8 razões para você substituir o e-mail por um software de gestão

8 razões para você substituir o e-mail por um software de gestão

“O e-mail é uma lista de tarefas aleatória, imposta pelos outros, independentemente da sua agenda”. Ao afirmar isso, Antonio Carlos Soares, CEO do Runrun.it, deixa claro por que empresas de todo o mundo estão substituindo o e-mail por um software de gestão. São vários os exemplos: a gigante francesa de TI Atos baniu o e-mail da vida de seus mais de 76 mil colaboradores, em 52 países, e adotou uma ferramenta de colaboração online.

Do outro lado do Canal da Mancha, na Grã-Bretanha, a Halton Housing Trust, uma ONG que cuida de pessoas sem moradia e gerencia milhares de casas, decidiu simplesmente extinguir a ferramenta em nome de um software de gestão. E a Van Meter, uma distribuidora de peças elétricas dos Estados Unidos, foi pelo mesmo caminho: acabou com os e-mails para melhorar a cultura interna da empresa.

E neste artigo, contamos sobre como a Virgin tem feito seus funcionários se desligarem dos e-mails por alguns momentos.

Software de gestão: uma tendência que veio para ficar

Ao que tudo indica, a adoção de ferramentas no lugar do correio eletrônico não é uma moda passageira. Até já abordamos o assunto anteriormente – por exemplo, neste artigo que propõe um “embate” saudável entre e-mail e gestor online.

Mas, se você ainda não está a par dessa nova forma de trabalho de equipes e gestores – ou se ainda precisa ser convencido(a) de que a inovação vale a pena -, aqui estão oito razões para acreditar no potencial transformador de um software de gestão:

1. Você economizará muito tempo

De acordo com um relatório econômico global da McKinsey, se você usa e-mail, está gastando mais de 1/4 da sua jornada de trabalho com isso. Já pensou no que você poderia fazer com esse tempo todo?

Mas não precisa entrar em desespero: de 25 a 30% de todo o seu tempo perdido com essas mensagens podem ser salvos se o principal canal de comunicação da empresa for substituído por uma plataforma social, como um software de gestão. Isso pode economizar seu tempo porque centraliza e organiza essa comunicação, tornando muito mais fácil encontrar as informações importantes no momento em que você mais precisa delas.

2. Você verá o aumento na produtividade

O primeiro e-mail foi enviado em 1971. Uma invenção incrível, mas que hoje se tornou inimigo nº1 da sua produtividade, simplesmente porque entrega todo tipo de mensagem sem te dizer o que é prioridade. Em um software de gestão, colaboradores trabalham com prioridades claras e todo o conhecimento relacionado às tarefas fica reunido e salvo dentro delas.

Existe um fluxo de trabalho, no sentido íntimo da palavra “fluxo”, uma vez que todas as equipes da empresa podem interagir dentro do mesmo sistema. E, ainda assim, as tarefas serão enviadas e recebidas apenas por quem tem autorização para enviá-las e recebê-las.

3. Você não dependerá mais do timesheet

Sabe quanto dinheiro a economia dos EUA perde, porque o tempo gasto com e-mails não é corretamente informado pelos profissionais em seus timesheets e, portanto, não é cobrado dos clientes? Absurdos US$ 7,4 bilhões por dia, segundo pesquisa “Time is Money”, da Accelo. Mas isso não deve durar muito. Basta pensar que, com um software de gestão, é preciso apenas clicar play/pause na tarefa e trabalhar.

O software cronometrará o tempo transcorrido e ainda estimará a data de entrega de todas as tarefas e projetos. E a melhor parte é que ele oferece aos gestores dados fundamentais para tomar decisões necessárias, seja cortar gastos, eliminar um gargalo na produção ou recompensar os profissionais mais produtivos.

4. Você encontrará o que procura

E-mail é um pesadelo quando você precisa recuperar a última versão de um arquivo ou reler o briefing da tarefa. Em vez de vasculhar sua caixa de entrada, a lixeira e, com sorte, suas pastas, você e todo o seu time podem encontrar rapidamente o que precisam, porque tudo estará dentro da sua ferramenta de gestão. E a vantagem não é só essa.

Ao invés de estarem trancados em uma conta de e-mail, os dados e arquivos ficam visíveis para quem tem permissão para visualizá-los e podem ser compartilhados com seus parceiros, fornecedores e clientes. Mesmo que um(a) profissional saia da empresa, seu capital intelectual estará a salvo para uma nova pessoa seguir com o trabalho.

5. Você descobrirá o que colaboração significa

Muitos CEOs consideram a pouca colaboração e a comunicação falha as principais causas do fracasso no ambiente de trabalho. Agora, pense no que ocorre quando mais de duas pessoas estão trabalhando juntas em um projeto. O e-mail simplesmente não foi criado para lidar com projetos mais complexos, que dependem de vários responsáveis.

A solução não é colocar em cópia no e-mail uma lista de pessoas, muitas das quais não precisam acompanhar o trabalho. É por isso que, com um software de gestão, é possível criar um fluxo inteligente de trabalho, sem precisar de nem um e-mail sequer e incluindo só quem realmente tem de estar a par da tarefa.

6. Você finalmente entenderá como evoluir

Ok, mas quando for preciso fazer um comunicado geral, só o e-mail conseguirá chegar a todos, né? Na verdade, não. Seja gestor(a) ou colaborador(a), todos poderão usar o software de gestão para compartilhar um aviso ou uma novidade.

7. Você organizará as informações

Chega de informações desencontradas ou deletadas na bagunça do e-mail. Quando seus colaboradores usam corretamente um software de gestão enquanto trabalham, todo o fluxo de trabalho fica organizado e os dados, preservados.

E não se preocupe com tarefas burocráticas: uma ferramenta como o Runrun.it, por exemplo, produz relatórios de tempo com apenas alguns cliques.

8. Você elimina os ruídos

Ferramentas como o e-mail são grandes responsáveis por esses ruídos na comunicação. E ruídos, você sabe, podem causar sérios conflitos. Uma mensagem mal interpretada, e pronto: o estrago está feito. Além disso, há sempre a desculpa (algumas vezes real) da mensagem ter ido parar na pasta de “spam”.

Um software de gestão elimina esse risco, porque formaliza a comunicação, tornando-se a ferramenta “oficial” de toda a empresa. Mais uma vez o Runrun.it pode ser muito útil, já que estrutura a forma como você e seu time se comunicam.

Com ele, toda tarefa pertence a um projeto e todo projeto pertence a um cliente. Você pode se comunicar com qualquer pessoa tanto dentro das tarefas, deixando comentários e anexos.

Substitua o e-mail agora mesmo

Convencido(a)? Então nada te impede de substituir agora mesmo o e-mail por um software de gestão. O próprio Runrun.it, por todas as funcionalidades já mencionadas, é uma opção confiável, completa e fácil de usar.

Com o Runrun.it, o fluxo de informações da sua empresa fica estruturado e centralizado. Está tudo lá, sem omissões, sem ruídos, sem perda de tempo. Bom para o colaborador e para o gestor. E se você ainda está em dúvida, aqui vai mais um argumento: o teste é grátis. Acesse e confira: http//runrun.it

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