Compreender de forma rápida e integral quais são os pontos fortes de uma empresa e onde ela tem espaço para melhorar é uma habilidade fundamental para um presidente ou gerente de sucesso. É por isso que contar com o diagnóstico organizacional é fundamental para sua organização alcançar uma visão do todo de maneira eficiente.
Basicamente, o diagnóstico organizacional é um instrumento que auxilia as companhias a analisar seus pontos positivos e vulnerabilidades, a mensurar os resultados e a construir os objetivos principais para o planejamento estratégico.
Para te ajudar a entender e a construir um diagnóstico organizacional, preparamos este artigo com dicas para você realizar essa etapa importante. Confira!
- O que diagnóstico organizacional
- Quando e como fazer o diagnóstico organizacional
- Para que serve o nível de maturidade
- Um raio-x da sua empresa
O que é diagnóstico organizacional?
Também chamada de diagnóstico empresarial, esta ferramenta de gestão serve para analisar a empresa como um todo e determinar a saúde de cada departamento.
Em outras palavras, com o diagnóstico organizacional é possível descobrir qual área está mais produtiva e bem organizada, e qual necessita de melhorias.
O diagnóstico organizacional deve ser realizado com base em dados objetivos, de forma imparcial e prática. Só assim os resultados vão oferecer informações detalhadas para a determinação das prioridades – e que ajudarão na tomada de decisão.
Uma boa dica é utilizar algumas das ferramentas clássicas de gestão para iniciar o diagnóstico organizacional, como a Matriz SWOT ou a Análise das 5 forças de Porter, que por meio da comparação, apontam os pontos de melhoria necessários para sua organização.
Quando e como fazer o diagnóstico organizacional
O diagnóstico organizacional é importante tanto para empresas em início de operação quanto para empresas que precisam reavaliar sua gestão.
Para começar seu diagnóstico, divida sua análise em quatro partes, e faça a si mesmo, aos outros gestores e aos seus colaboradores, as seguintes perguntas:
Marketing
- Investir no marketing de nicho é muito mais eficiente e barato. Eu tenho um público-alvo definido para concentrar meus esforços de marketing?
- Nos últimos anos, a comunicação mudou mais que nos anos anteriores. Será que estou divulgando meu produto de forma moderna e financeiramente otimizada?
- Principalmente em um pequeno negócio, o vendedor também faz parte da comunicação da empresa. Ele está fazendo um bom trabalho?
- Mais do que a verba de comunicação, sua mensagem deve ser eficaz. Seu discurso significa algo para os potenciais clientes?
>> Leitura recomendada: Guia completo para estruturar um plano de marketing
Gestão
- Bons funcionários são a alma de uma empresa. Você possui um processo seletivo organizado para contratações?
- Você sabe delegar as tarefas para não se sobrecarregar?
- O bom gestor deve coletar todos os dados operacionais e feedbacks da organização. Seus clientes estão satisfeitos? Seus colaboradores trabalham da melhor forma possível? Qual o efeito de cada procedimento?
>> Leitura recomendada: Microgestão pode gerar macroproblemas. Saiba evitar
Contabilidade e Finanças
- Uma gestão financeira bem feita não faz um mau negócio prosperar. Mas uma contabilidade descuidada pode destruir uma grande empresa. Este seu departamento está bem qualificado?
- Com uma contabilidade eficiente, você conhece seus custos. Mas e seus vendedores? Eles sabem quanto vale o produto e com quais preços podem trabalhar?
- Você cobra um preço justo, que proporciona lucro, mas ainda é atraente?
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Liderança
- O gestor e o líder são a cabeça do negócio. Eles podem ser a mesma pessoa, ou não. Você sabe diferenciar os dois?
- Agora que você identificou gestores e líderes, sabe dizer se eles estão fazendo cada um o seu trabalho?
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Com um diagnóstico organizacional bem feito, você já terá um panorama mais claro do funcionamento de sua empresa.
Em um segundo momento, você deve descobrir também o nível de maturidade de sua organização e dos departamentos individuais
No diagnóstico organizacional, também é válido entender se sua empresa está com o core business alinhado em todas as suas frentes ou precisa de um novo direcionamento, de acordo com os valores institucionais.
Para que serve o nível de maturidade?
A maturidade de uma empresa pode ser comparada ao nível de responsabilidade de uma pessoa.
O acúmulo de experiência e a capacidade de gerar bons resultados com o mínimo de esforço é característica desejável em colaboradores e também em organizações.
Por isso, no diagnóstico organizacional é desejável determinar se a empresa está desempenhando suas funções de forma eficiente e, se não está, qual é a distância que ela ainda deve percorrer.
Cada organização, no entanto, tem seus objetivos. “Desempenhar suas funções de modo eficiente” pode significar uma série de coisas.
Um gestor pode visar, por exemplo, maximizar lucros, melhorar as condições de trabalho de seus colaboradores ou destacar-se da concorrência com propostas inovadoras. Tenha este objetivo em mente quando for fazer seu diagnóstico organizacional.
Diagnóstico Organizacional: como calcular o nível de maturidade de sua empresa?
Para facilitar esta etapa específica, fizemos um passo a passo para definir o nível de maturidade organizacional.
1. Quem? Defina as principais áreas e setores da empresa.
2. O que? Liste as funções e os principais processos que cada uma dessas áreas realiza.
3. Como? Classifique cada um desses processos por nível de maturidade. Sugerimos uma escala como:
- Não realiza o processo
- Realiza de forma primária
- Gerencia e domina o processo
- Já consegue aperfeiçoar o processo
4. Quanto? Defina pesos para as áreas e processos, de acordo com seu ramo ou objetivo.
5. Qual o resultado? Faça as contas para alcançar uma pontuação numérica, segundo a classificação de maturidade e peso.
6. O que fazer? Com estes valores numéricos, é possível determinar o nível de maturidade por área e também da empresa como um todo. Agora, é arregaçar as mangas e buscar as soluções.
Uma outra maneira de identificar esse índice durante o diagnóstico organizacional é por meio da própria tabela de níveis de maturidade, cujo exemplo mostramos abaixo.
O raio-x da sua empresa
Um dos pilares do diagnóstico organizacional é enxergar que compreender o funcionamento de sua empresa é fundamental para tomar as decisões mais acertadas.
Mas fazer o diagnóstico organizacional pode ser uma tarefa trabalhosa. Por isso, você precisa do Runrun.it facilitar a identificação de eventuais problemas que aconteçam no fluxo de trabalho da sua equipe.
Pensando na visão do todo, nosso software de gestão conta com a funcionalidade Quadros, que permite o acompanhamento de todos os projetos de um determinado setor ou mesmo selecionar as tarefas mais importantes por meio dos filtros avançados.
Ao selecionar a visualização kanban nos quadros, as lideranças conseguem controlar a evolução das tarefas por etapas, percebendo inclusive em quais fases estão os gargalos de tempo.
Isso porque ao passar por cada coluna, o tempo de execução das tarefas (lead time) é contabilizado, resultando na média para cada fase. Logo, é possível enxergar em qual parte das atividades o processo é interrompido, causando atrasos e até mesmo mais gastos.
Para ter um diagnóstico organizacional mais completo, o Runrun.it também oferece aos gestores dashaboards com métricas personalizadas que podem ser criadas conforme o objetivo de mensuração.
Por exemplo, se a intenção é acompanhar a entrega de tarefas ou número de horas registrada por cliente, é possível selecionar filtros e criar métricas únicas, que são expressadas em gráficos bastante visuais e intuitivos.
Adote o Runrun.it para um diagnóstico organizacional eficiente
Sendo assim, com o Runrun.it o diagnóstico organizacional das operações é feito de maneira precisa e prática, facilitando a resolução de problemas e a tomada de decisão para que sua empresa continue eficiente.
Isso sem falar que o Runrun.it disponibiliza relatórios completos, que facilitam a interpretação de indicadores de desempenho e deixam os dados mais importantes acessíveis e claros para a sua gestão.
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