A expectativa por um salto na produtividade na era da IA era universal, imaginando um futuro onde a sobrecarga seria passado e a inovação, a nossa única tarefa. A Inteligência Artificial invadiu o mundo corporativo com a promessa de uma utopia de eficiência.
A narrativa era promissora, com ferramentas capazes de automatizar o trabalho tedioso, analisar dados em segundos e gerar conteúdo. Isso seria possível com um simples comando, devolvendo nosso bem mais precioso: o tempo.
Contudo, a realidade se mostrou mais complexa. Para muitos, a promessa de libertação se transformou em uma grande dúvida: estamos mais conectados, mais “assistidos” por tecnologia, e ainda assim, mais sobrecarregados. As notificações se multiplicam, e a sensação de estar ocupado, mas não produtivo é constante. A tecnologia nos deu velocidade, mas esqueceu de nos entregar o mapa para alcançar a verdadeira produtividade na era da IA.
Neste artigo, descubra caminhos além da ilusão da velocidade e construa um sistema robusto de produtividade na era da IA. Além disso, acompanhe quais estratégias práticas você pode implementar hoje para transformar sua relação com o trabalho e realmente sentir os benefícios da produtividade na era da IA.
Boa leitura!
A eficiência da IA e a nova pressão por produtividade
Por que a IA nos deixou mais ocupados em vez de mais produtivos?
Como adaptar técnicas clássicas de gestão do tempo à era da IA?
Como construir um sistema inteligente de produtividade com automação?
A eficiência da IA e a nova pressão por produtividade
Para entender como alcançar a produtividade na era da IA, é preciso observar como ela está sendo aplicada no dia a dia e quais os desafios reais enfrentados pelos profissionais. Uma pesquisa recente do Runrun.it, intitulada “Uso de IA no Trabalho em 2025“, ouviu 365 profissionais brasileiros e revelou um cenário curioso.
No contexto atual, a IA atua majoritariamente como um copiloto para tarefas intelectuais, auxiliando, mas não substituindo, o raciocínio humano.
Os principais usos identificados são:
- Geração de textos: 73%
- Aprimoramento de trabalhos existentes: 62%
- Organização de ideias: 61%
- Análise de dados: 48%
- Criação de imagens ou vídeos: 35%
Esses números revelam que a IA tem sido aplicada sobretudo para potencializar a criatividade e a organização, não necessariamente para automatizar processos de ponta a ponta.
Na prática, isso significa:
- Geração de conteúdo (textos, imagens e vídeos) – com ferramentas como ChatGPT e Midjourney, acelerando fases de ideação e permitindo maior escala de produção.
- Otimização de tarefas – como analisar vídeos longos, resumir informações ou sugerir pautas, reduzindo o tempo gasto em etapas manuais e repetitivas.
Porém, o estudo ainda aponta um efeito colateral importante: a eficiência proporcionada pela IA está criando novas pressões sobre os profissionais. Cerca de 41% relatam sentir maior cobrança por ritmo, volume ou qualidade das entregas após a adoção das ferramentas.
As principais percepções de pressão incluem:
- 28% dizem ser cobrados para gastar menos tempo em tarefas simples.
- 22% relatam prazos cada vez mais curtos.
Essa pressão é ainda mais intensa nas áreas de Marketing e Comunicação, onde 93,5% dos profissionais já utilizam IA com frequência. Neste cenário, 47% relatam aumento nas cobranças por produtividade.
Dessa forma, esses dados revelam um ponto importante: adotar tecnologia não é suficiente. É preciso repensar os processos de trabalho e alinhar expectativas para a produtividade com IA.
Sem uma estratégia clara e suporte institucional, a busca por produtividade pode rapidamente se transformar em sobrecarga.
Por que a IA nos deixou mais ocupados em vez de mais produtivos?
A tecnologia que deveria nos liberar acabou, em muitos casos, intensificando a cultura do “sempre ativo”. A velocidade da IA gerou uma expectativa de resposta imediata, transformando o desafio da produtividade na era da IA em uma corrida de contra o tempo.
O que é o “trabalho sobre o trabalho” e como ele atrapalha sua produtividade?
O “trabalho sobre o trabalho” é a epidemia silenciosa que sabota a produtividade na era da IA. Refere-se a todas as tarefas que não são o seu trabalho principal, mas que são necessárias para realizá-lo. Neste caso, podem estar incluídos: procurar informações, cobrar atualizações, organizar arquivos e preencher relatórios. A IA, ironicamente, pode agravar isso ao fragmentar ainda mais as informações em novas ferramentas, tornando o desafio da produtividade na era da IA ainda maior.
Por que a multitarefa destrói o foco e a produtividade na era da IA?
A Inteligência Artificial nos permite realizar várias tarefas ao mesmo tempo, mas isso nem sempre é sinônimo de eficiência. Nosso cérebro não foi projetado para a multitarefa, ele funciona melhor quando foca em uma atividade por vez. Ao alternar constantemente entre e-mails, mensagens e ferramentas de IA, acabamos fragmentando nossa atenção.
Cada troca impõe um “custo de contexto”: precisamos de tempo e energia para retomar o raciocínio anterior. Com isso, o trabalho se torna mais superficial, o cansaço aumenta e os resultados caem. Para alcançar verdadeira produtividade na era da IA, é essencial priorizar o foco, e não a quantidade de tarefas realizadas.
Como adaptar técnicas clássicas de gestão do tempo à era da IA?
A solução para o caos digital não é mais tecnologia, mas a utilização com consciência. Métodos consagrados são a base para uma produtividade na era da IA sustentável. A chave é adaptá-los para este novo contexto.
Matriz de Eisenhower: suas decisões com apoio da IA
A Matriz de Eisenhower é a ferramenta definitiva para direcionar seus esforços e maximizar a produtividade na era da IA. Sua aplicação é transformadora.
Quadrante 1: Urgente e importante (faça agora)
O que é: Crises, prazos finais.
Papel da IA: A IA pode fornecer dados rápidos, mas a decisão final é sua. A produtividade na era da IA neste quadrante vem da aceleração da análise, não da delegação da responsabilidade.
Quadrante 2: não urgente e importante (agende/planeje)
O que é: Planejamento, desenvolvimento, estratégia. É o quadrante do crescimento e da verdadeira produtividade na era da IA.
Papel da IA: Use a IA para pesquisar, analisar e automatizar outras tarefas, liberando seu tempo para focar aqui.
Quadrante 3: urgente e não Importante (delegue)
O que é: Interrupções, relatórios de rotina.
Papel da IA: Este é o superpoder para a produtividade na era da IA. Delegue para a IA a tarefa de transcrever reuniões, categorizar e-mails e gerar relatórios.
Quadrante 4: não urgente e não importante (elimine)
O que é: Maus hábitos, distrações.
Papel da IA: Ao automatizar o Quadrante 3, a IA reduz a sobrecarga que nos leva a procrastinar aqui, indiretamente impulsionando a produtividade na era da IA.
Princípio de Pareto: foco e priorização com IA
Princípio de Pareto, também conhecido como a regra 80/20, mostra que cerca de 80% dos resultados vêm de apenas 20% dos esforços. Aplicado à produtividade na era da IA, esse conceito ganha novo significado.
Em vez de tentar usar todas as ferramentas disponíveis ou responder a cada notificação, o desafio é identificar quais atividades realmente movem o ponteiro. Sendo assim, podem ser aquelas em que a combinação entre inteligência humana e artificial gera o maior impacto.
A IA pode apoiar esse processo ao analisar dados, identificar padrões e até sugerir prioridades, mas cabe a nós decidir onde investir atenção e energia. A produtividade real nasce quando usamos a tecnologia para ampliar o que importa, e não para multiplicar tarefas.
Assista ao vídeo abaixo para entender como a Matriz de Eisenhower e a Regra 80/20 ou Princípio de Pareto ajudam na produtividade na era da IA.
A regra dos 2 minutos: vencendo a procrastinação e o ruído mental
Popularizada por David Allen, a regra é simples: se uma tarefa leva menos de dois minutos para ser concluída, faça-a imediatamente.
A Regra dos 2 minutos na era da IA
A regra evoluiu. Agora, a pergunta é: “Isso pode ser feito em menos de 2 minutos por mim ou pela minha IA?”. Responder um e-mail simples, encontrar um arquivo, agendar uma reunião, muitas dessas tarefas de 2 minutos podem ser delegadas instantaneamente a um assistente de IA, limpando seu radar mental para o que realmente importa.
Como construir um sistema inteligente de produtividade com automação?
Ir além de usar a IA para tarefas pontuais e começar a construir um sistema integrado é o que separa os amadores dos profissionais na busca pela produtividade na era da IA.
Por isso, o objetivo é criar um verdadeiro ecossistema digital onde a automação trabalha para você em segundo plano. Desta forma, é possível cuidar da logística para que você possa se concentrar na estratégia e na execução criativa.
O que significa adotar um mindset de automação no dia a dia?
A ferramenta mais poderosa para construir seu sistema é uma nova maneira de pensar. O “Mindset de Automação” é a prática de olhar para o seu próprio trabalho com um olhar crítico e se perguntar constantemente não “o que eu tenho que fazer agora?”, mas sim “como eu posso garantir que esta tarefa nunca mais precise ser feita manualmente por mim?”.
Adotar esse mindset significa treinar seu cérebro para identificar padrões, ineficiências e oportunidades de otimização em tudo o que você faz. É uma mudança de reativo para proativo.
O diagnóstico semanal: sua auditoria de automação
Para tornar isso prático, reserve 30 minutos no final de cada semana para fazer uma “auditoria de automação”. Pegue um caderno ou abra um documento e responda a estas perguntas-chave:
Identificação da dor (onde está o atrito?):
- Qual tarefa repetitiva mais consumiu meu tempo ou energia mental esta semana?
- Em que momento as pessoas tiveram que esperar por mim para uma ação simples?
- Qual informação eu tive que procurar mais de uma vez?
Análise do processo (pode ser automatizada?):
- Esta tarefa pode ser descrita como uma série de regras lógicas “Se-Isso-Acontecer-Então-Faça-Aquilo”?.
- Estou gastando tempo em uma tarefa que uma máquina poderia fazer de forma mais rápida e precisa? .
- Este fluxo de trabalho envolve mover dados manualmente entre duas ou mais plataformas ?
Seleção da ferramenta (qual é o método certo?):
- Isso pode ser resolvido com uma regra simples dentro de uma ferramenta que já uso?
- Isso requer uma ferramenta de integração para conectar diferentes aplicativos?
Isso é um processo complexo que se beneficiaria de uma plataforma de gestão de trabalho como o Runrun.it, que pode automatizar um fluxo de trabalho inteiro com várias etapas e pessoas envolvidas?
Comece Pequeno, automatize em camadas
Você não precisa automatizar todo o seu trabalho da noite para o dia. A chave para uma produtividade na era da IA sustentável é começar com as “pequenas vitórias”!
O papel de uma plataforma centralizadora como o Runrun.it
A proliferação de ferramentas exige um “comando” central. É aqui que uma plataforma como o Runrun.it se torna aliada da sua estratégia de produtividade na era da IA.
Estrutura e padronização:
Com templates de projetos e tarefas, o Runrun.it padroniza fluxos, um pilar para uma produtividade na era da IA escalável.
Automação de fluxos de trabalho:
As automações do Runrun.it movem o trabalho adiante sem intervenção manual, eliminando o “trabalho sobre o trabalho” e impulsionando a produtividade na era da IA.
Visibilidade e previsibilidade:
Dashboards com a fornecem uma visão clara, tornando a produtividade na era da IA uma realidade mensurável e gerenciável.
Ao adotar este mindset e aplicar a automação em camadas, você deixa de ser apenas um usuário de ferramentas de IA e conectar-se com a produtividade. Você transforma a tecnologia de uma fonte de distração em um conjunto de assistentes digitais que trabalham para proteger seu tempo e amplificar seu foco. O resultado torna a produtividade na era da IA uma realidade tangível e poderosa.
FAQ – A produtividade na Era da IA
1. A IA realmente aumentou a produtividade ou é só ilusão?
A IA trouxe velocidade na execução de tarefas como análise de dados e geração de códigos. No entanto, isso não significa automaticamente mais produtividade. Muitos profissionais continuam sobrecarregados porque a tecnologia acelerou o ritmo, mas não necessariamente trouxe mais direção ou foco.
2. Por que ainda me sinto sobrecarregado, mesmo usando ferramentas de IA?
Porque os vilões clássicos da gestão do tempo continuam presentes:
- Multitarefa: tentar fazer tudo ao mesmo tempo reduz a qualidade do trabalho.
- Urgências falsas: notificações digitais nos afastam do que realmente importa.
- Procrastinação: adiar tarefas gera acúmulo e ansiedade.
A IA ajuda, mas não substitui a necessidade de métodos de gestão de tempo.
3. Quais técnicas clássicas ainda funcionam na Era da IA?
Três estratégias continuam essenciais:
- Técnica Pomodoro – manter foco em blocos de 25 minutos.
- Matriz de Eisenhower – priorizar o que é importante em vez do que é apenas urgente.
- Regra dos 2 Minutos – evitar acúmulo de pequenas pendências.
Esses métodos ganham ainda mais valor quando combinados com a IA.
4. O que significa “trabalho sobre o trabalho”?
É todo o esforço indireto que você faz para conseguir executar sua tarefa principal. Exemplos: procurar informações em várias plataformas, cobrar atualizações, copiar e colar dados em relatórios, enviar lembretes.
Essas atividades não são estratégicas, mas consomem muito tempo e energia.
5. Como a automação pode ajudar a reduzir a sobrecarga?
Automação não é sobre substituir pessoas, mas sobre delegar à tecnologia as tarefas repetitivas e de baixo valor. Isso libera energia mental para trabalhos criativos, estratégicos e de maior impacto.
6. O que significa adotar um “mindset de automação”?
É pensar como engenheiro e se perguntar regularmente:
- Qual tarefa repetitiva tomou mais tempo essa semana?
- Isso pode ser transformado em uma regra simples?
- Essa tarefa precisa ser feita por mim ou pode ser automatizada?
Esse pensamento transforma a rotina e cria espaço para inovação.
7. Como o Runrun.it contribui nesse cenário?
O Runrun.it é como um software de gestão de tarefas, um aliado estratégico, oferecendo:
- Automação de processos que elimina trabalho repetitivo.
- Clareza e padronização na gestão de demandas.
- Previsibilidade e foco, especialmente para áreas como Marketing e Administrativo.
Assim, equipes conseguem organizar prioridades, reduzir ruído e realmente alcançar mais produtividade.
