Defina suas prioridades no trabalho com a Matriz de Eisenhower

Defina suas prioridades no trabalho com a Matriz de Eisenhower

Elencar prioridades durante a rotina de trabalho é um dos desafios do profissional contemporâneo. Sem uma organização preliminar, distribuir atividades em suas devidas ordens de execução pode ser complicado. E com o limite entre a vida profissional e os afazeres pessoais cada vez mais estreito, as tarefas podem se acumular e gerar eventuais atrasos, o que acarreta em altos níveis de estresse e ansiedade. Ao mesmo tempo, existem ferramentas atemporais que atendem ao propósito de gerenciar as demandas de forma prática, como a Matriz de Eisenhower

Criada em homenagem ao 34º presidente norte-americano, Dwight Eisenhower, a matriz é baseada em um sistema que estrutura as principais responsabilidades com agilidade e clareza. A solução é capaz de oferecer aos líderes e gestores uma visualização completa de todas as atribuições, facilitando a tomada de decisões e permitindo a entrega das atividades no prazo previsto, trazendo benefícios na hora de planejar a gestão do tempo

A Matriz de Eisenhower vem provando a sua eficiência há décadas e foi incorporada ao ambiente digital, deixando o gerenciamento das tarefas mais dinâmico e simplificado. Nesse post, vamos explicar quais são os benefícios possibilitados por essa técnica, desde a  organização da rotina de trabalho ao aumento da produtividade. Confira!

 

Um breve histórico da inspiração para a Matriz de Eisenhower 

Condecorado pelo exército americano, Dwight Eisenhower é uma figura importante na história recente dos Estados Unidos. Responsável por comandar as forças armadas do país da Segunda Guerra Mundial, Eisenhower foi eleito presidente em 1953, posto que ocupou por dois mandatos. O governante era conhecido pela sua produtividade e por uma abordagem extremamente eficaz no que diz respeito à gestão das tarefas

Pragmático, ele esteve à frente de decisões que impactaram diretamente o progresso da nação que, hoje, é considerada a mais poderosa do mundo, aprovando projetos que deram origem à NASA e à DARPA, essa última que, futuramente, viria a criar a Internet. Por essa mentalidade, sua objetividade e sistema de trabalho eram alvo de curiosidade e podem ser resumidos em uma única frase dita por ele: 

O que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante.”

Tal fala se tornou a base daquela que viria a se tornar a Matriz de Eisenhower. Contudo, o método só ganhou fama após a publicação do livro Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes, de Stephen Covey, no qual o autor destrinchou a metodologia para o público. Dali para frente, a ferramenta passou a ser utilizada e recomendada quando o assunto era produtividade e decisões assertivas. 

>> Leitura recomendada: Como tomar decisões eficientes na sua empresa.

O que é e como funciona a Matriz de Eisenhower

A Matriz de Eisenhower tem a função principal de definir as prioridades, classificando as demandas conforme critérios de urgência e importância. Essa avaliação leva em consideração também as definições do que são as tarefas importantes, as urgentes e quais delasagregam as duas características. Vamos lembrar quais as diferenças entre elas?

>> Tarefas importantes: são aquelas que estão diretamente ligadas ao alcance de uma meta ou objetivo definido em projetos ou no planejamento estratégico da empresa. 

>> Tarefas urgentes: se referem às atividades que possuem um prazo determinado para sua conclusão ou são necessárias uma gestão de crise. 

Representada por um plano cartesiano, a Matriz de Eisenhower distribui as tarefas em quadrantes relativos às categorias de níveis de prioridade, separando cada uma delas em seus respectivos quadrantes, conforme o exemplo abaixo: 

Plano cartesiano demonstrando os quatro quadrantes da matriz de eisenhower

Esses quadrantes são importantes para a organização de quem utiliza este recurso, pois tornam as classificações das tarefas mais visíveis e perceptíveis. Para entender melhor, vamos explicar as nomenclaturas de cada um dos quadrantes da Matriz de Eisenhower: 

1º quadrante: faça agora 

O primeiro espaço é destinado às tarefas que são urgentes e importantes. Nele, devem ser assinaladas as atividades que não podem esperar, pois representam ações de suma importância para a empresa e devem ser entregues no prazo estimado. Ou seja, são aquelas demandas que de nenhuma forma podem ser deixadas para o dia seguinte. 

2º quadrante: coloque em sua agenda 

Seguindo a ordem de classificação, a área do segundo quadrante é reservada para tarefas que possuem um tempo de entrega um pouco mais elástico, mas ainda assim são importantes. O objetivo é que elas sejam registradas para que cada ação em torno delas seja estudada, planejada e revisada. Geralmente são referentes a atribuições de médio e longo prazo. 

Leitura recomendada: A importância do planejamento tático. 

3º quadrante: atribuir à outra pessoa

Nesse espaço ficam as tarefas que possuem um tom de urgência, mas não são tão importantes. Dentro da escala de prioridade, elas estão na terceira posição e devem ser resolvidas após a finalização das tarefas nos primeiros quadrantes. Um exemplo são as mensagens de email entre departamentos ou revisões dos processos. São atividades que precisam ser feitas, mas podem ser delegadas a outros membros da equipe.

4º quadrante: faça mais tarde 

Por fim, as tarefas alocadas no último quadrante são aquelas que devem ser repensadas ou até mesmo descartadas. O grau de importância irá variar conforme o cargo ocupado, mas se elas não preenchem os requisitos dos espaços anteriores, elas podem ser deixadas para outro momento.

Como implantar a Matriz de Eisenhower na rotina de trabalho 

Por sua funcionalidade, a Matriz de Eisenhower muitas vezes é descrita como uma ferramenta inicial para a gestão de projetos. A partir da construção dela e da disposição das tarefas é possível dar andamento à sequência dos processos e elaborar  cronogramas e timesheets que estimam os prazos e as entregas. 

Prática, a técnica pode ser aplicada em contextos analógicos e digitais, dependendo, claro, do propósito e dos responsáveis por utilizá-la, seja em um projeto individual ou em trabalhos em equipe. Um bom exemplo é a incorporação da Matriz de Eisenhower na gestão à vista. Considerando esse cenário, a ferramenta pode ser construída em um painel ou mural ao qual o time tenha acesso e possa interagir com a Matriz de Eisenhower, utilizando post-its para anotar as tarefas e distribuir as demandas conforme suas prioridades. Dessa forma, todos poderiam visualizar as ordens do dia com facilidade. 

Já no campo virtual, a Matriz Eisenhower pode tanto manter seu formato original quanto ganhar outras configurações nos softwares de gestão de trabalho. Com a metodologia ágil aparecendo com mais frequência nas empresas, as atribuições da matriz são alinhadas aos frameworks, como o kanban. Enquanto a Matriz de Eisenhower estrutura os níveis de urgência e importância das tarefas, a metodologia kanban mostra o progresso das demandas até que sejam finalizadas. 

>> Leitura recomendada: Gerencie sua equipe com o gráfico de gantt

Os benefícios da Matriz de Eisenhower 

As vantagens da Matriz de Eisenhower não se resumem ao ranqueamento das tarefas prioritárias. A ferramenta é prática e estimula que as tomadas de decisão sejam feitas com racionalidade e não no calor do momento, ajudando a resolvendor eventuais problemas. 

A organização possibilitada pelo método também impacta diretamente os índices de produtividade, já que as tarefas fundamentais serão realizadas antes e as demandas subsequentes podem ser realocadas conforme o fluxo de trabalho. Isso sem falar que a Matriz gera vários benefícios em relação à gestão do tempo, pois as atividades com menor grau de relevância podem ser repensadas para futuros projetos ou mesmo excluídas do planejamento. 

A Matriz de Eisenhower é um recurso que deve ser revisitado constantemente, pois a sua estrutura permite que as tarefas nela alocadas sejam avaliadas com o passar dos dias. Uma tarefa que hoje está no quarto quadrante pode ganhar importância com os acontecimentos rotineiros. Da mesma maneira, uma demanda pode perder a sua urgência e ser atribuída a outras pessoas da equipe, equilibrando a balança de responsabilidades e evitando a sobrecarga de trabalho

Uma ferramenta para não perder as prioridades de vista 

Quer saber quais são as demandas mais importantes do dia e a estimar os prazos de entregas das tarefas? Você pode contar com uma plataforma completa como o Runrun.it, um software inteligente de gestão de tempo que facilita a organização do fluxo de trabalho e do planejamento de projetos. 

Com um dashboard intuitivo e que reúne todas as informações que você precisa, a ferramenta conta com a funcionalidade Quadros, que permite o acompanhamento das atividades em tempo real e a criação de filtros personalizados, tornando os prazos e as prioridades transparentes para toda a equipe. Crie sua conta e teste grátis: http://runrun.it. 

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Conteúdos mencionados

https://www.nasa.gov/feature/60-years-ago-eisenhower-proposes-nasa-to-congress/

https://www.darpa.mil/about-us/darpa-history-and-timeline

https://www.amazon.com.br/H%C3%A1bitos-das-Pessoas-Altamente-Eficazes/dp/8576840626

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