Como otimizar o tempo igual a CEOs – 3 dicas para turbinar o seu dia a dia

Como otimizar o tempo igual a CEOs – 3 dicas para turbinar o seu dia a dia

Comandar uma empresa global é um desafio e tanto. O escopo do trabalho é vasto e abrange diversos níveis da organização. São unidades diferentes de negócio, e relacionamento com uma grande lista de colaboradores, stakeholders, clientes, mídia e inclusive governo. O CEO tem que estar envolvido com todos, garantir a produtividade da empresa e a qualidade da entrega. Só de imaginar já parece que não é possível conciliar tudo isso no horário comercial. Mas CEOs, acredite se quiser, também têm famílias! Como os homens e as mulheres que assumem essa posição de diretores executivos conseguem? Reunimos aqui alguns hábitos e ferramentas que você pode adotar para descobrir como otimizar o tempo igual a CEOs.

Em primeiro lugar, alguns dados que provavelmente vão te impressionar. Eles vêm de um estudo publicado na Harvard Business Review realizado com 27 CEOs (25 homens e duas mulheres):

  • Os CEOs entrevistados trabalharam durante 79% dos finais de semana, em uma média diária de 3,9 horas, e em 70% das férias, numa média diária de 2,4 horas;
  • Quase metade (47%) do trabalho de um CEO é realizado na sede da empresa. O resto é ocupado por visitas a filiais, reuniões externas, viagens e em home office;
  • Ao todo, os CEOs relataram trabalhar uma média de 9,7 horas por dia e 62,5 horas semanais.

 

>> Leitura recomendada: Como se tornar um CEO de uma empresa

Agora, que você já conhece a rotina dos executivos, listamos três caminhos que você pode seguir para saber como otimizar o tempo igual a CEOs:

1) Crie, siga e compartilhe sua agenda

O tempo é finito e diversos assuntos brigam para ocupar mais minutos do seu dia. Sem uma definição de horários, uma reunião pode se estender desnecessariamente. Ou um compromisso pode ser esquecido ou deixado de lado, porque sua presença foi requisitada em uma conversa que poderia ser realizada posteriormente. Uma agenda eficaz é um dos segredos de como otimizar o tempo igual a CEOs. Sem ela, as demandas mais urgentes (mas nem sempre mais importantes) assumem o controle. E o que é imprescindível para o sucesso pode não ser realizado.

>> Leitura recomendada: Gestão do tempo: Ser produtivo x ser ocupado

Veja que montar uma agenda é mais do que organizar seu dia. É planejar a semana atual e as seguintes, criando lacunas para poder absorver novos eventos. Além de ter foco para distribuir as tarefas e as responsabilidades em uma linha de tempo clara. E um ponto importante é dividir sua agenda com pessoas-chave da organização.

Com um simples calendário no Google, você pode compartilhar de forma digital o seu planejamento de tempo com sua equipe de líderes. Assim, as pessoas ajudam você a respeitar e seguir sua própria agenda. Colaboradores que se reportam diretamente a você saberão quando podem contar com a sua atenção. Gestores saberão, por meio dos seus compromissos, as suas prioridades e consequentemente as prioridades da empresa. Outra forma de compartilhar a rotina é por meio de um software de gestão como o Runrun.it, que apresenta, com clareza e praticidade, uma lista de tarefas diárias.

Mas saiba que não se trata de virar refém da sua agenda. Ainda segundo o estudo da HBR, o tempo que os CEOs dedicam para o que estava inicialmente planejado para a semana varia de 14% a 80%.

Agenda de tarefas e priorização

Diante desse contexto avassalador, a agenda invariavelmente é fundamental para a organização do tempo, a priorização e a noção do que está por vir. E um aspecto em comum entre os diretores entrevistados foi que, quanto mais horas da agenda eles conseguem cumprir, mais confortável se sentem a respeito da gestão do tempo.

>> Leitura recomendada: Como a agenda de tarefas aumenta a produtividade

2) Reuniões menores e melhores

Não é preciso radicalizar e acabar com as reuniões. Ainda de acordo com o estudo da HBR, 61% das horas trabalhadas de um CEO são de “interação cara a cara”. Esse contato é essencial para exercer sua influência, acompanhar o que está acontecendo, delegar corretamente algumas tarefas e identificar soluções.

O que é preciso ter em mente é o valor de cada minuto de reunião. Saber como otimizar o tempo igual a CEOs implica tirar proveito desse tempo precioso. E mais: fugir das armadilhas que drenam o tempo de todos. A dica, aqui, é programar reuniões mais curtas. Deixe o padrão de uma hora para trás e comece a agendar reuniões pontuais, de 20, ou 30 minutos, com pautas bem claras. Além de atrasos serem inadmissíveis, é preciso estar preparado para esse encontro.

Quem tem experiência em multinacionais sabe que os americanos levam muito a sério o tempo de uma reunião. Então, estimule o hábito de ir direto ao ponto nas reuniões na sua empresa. Além disso, evite conversas para “quebrar o gelo” e só convide as pessoas realmente importantes para aquela reunião.

>> Leitura recomendada: [Ebook] Reuniões: necessárias ou disfuncionais?

3) Delegar é viver

Você pode até não se considerar uma pessoa centralizadora. Mas é muito comum encontrar líderes que se apegam a algumas tarefas e acabam sobrecarregados. E como otimizar o tempo igual a CEOs se você não consegue delegar?

Neste artigo da Fast Company, alguns CEOS revelam como fazem para manter a produtividade em alta. Bedros Keuilian, CEO e fundador do Fit Body Boot Camp, uma marca fitness de rápido crescimento nos Estados Unidos, conta como descobriu o que ele realmente precisa realizar e o que pode deixar na mãos de outros profissionais.

Segundo Keuilian, no começo da empresa, ele fazia praticamente tudo. Pensava nas campanhas de marketing, gerenciava a equipe, lidava com o suporte ao cliente, fazia os cheques de pagamento, criava conteúdo para mídias sociais, entre outros. Obviamente, Bedros ficava sem tempo e estava estressado. Então, ele percebeu que apenas 5% das coisas que fazia realmente influenciavam o faturamento.

Mas quais atividades eram representadas por esses 5%? Uma combinação do que ele sabia fazer muito bem, com o que tinha uma importância crucial para a operação. Ele resolveu, então, se dedicar 100% a essa parcela do trabalho. As demais tarefas delegou para pessoas que reuniam qualidades e habilidades para desempenhar da melhor forma.

>> Leitura recomendada: Como delegar tarefas e aumentar produtividade

Adote um time de líderes e entenda como otimizar o tempo igual a CEOs

Por isso, formar uma equipe de líderes, de gestores de confiança a quem você possa delegar, influencia diretamente na sua gestão de tempo. E, se você é do tipo que fica apreensivo com o andamento dos trabalhos que delegou, pode resolver essa questão com uma boa plataforma de gestão. Braço direito dos gestores, o Runrun.it, por exemplo, permite a visualização do que está acontecendo nos projetos em um Dashboard personalizado.

Cada colaborador faz o input do que está sendo feito através de um timesheet automático e você monitora o andamento das tarefas e projetos. Assim, você vê em tempo real que trabalho terá o prazo comprometido ou que etapa precisa de maior atenção de um supervisor. Inclusive, é possível trocar os responsáveis por determinada atividade para não atrasar as entregas. Com isso, você tem uma gestão 360 ao seu alcance.

Seja cada vez mais estratégico

Pense nesses três hábitos: seguir uma agenda, utilizar reuniões de forma consciente e delegar trabalho. Uma plataforma de gestão inteligente, como o Runrun.it, ajuda você a colocar na prática essa mudança e assumir cada vez mais uma postura estratégica. Faça um teste grátis e descubra como otimizar o tempo igual a CEOs: http://runrun.it


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