Recentemente, produzimos um webinar intitulado Desburocratizando a gestão. Nele, aproveitamos todo o conhecimento de Raphael Albergarias, Presidente do IPMA Brasil (International Project Management Association), e de AC Soares, CEO e cofundador do Runrun.it, para compartilhar lições de como tornar o fluxo de trabalho mais fluido e obter resultados ainda melhores, implementando processos menos morosos.
Você pode acompanhar o webinar na íntegra clicando no play no vídeo abaixo:
E agora reunimos, neste artigo, os principais pontos do bate-papo, que teve inúmeros insights que você não pode perder. Olha só:
Para onde o gestor precisa olhar?
De acordo com Raphael, um dos maiores obstáculos à desburocratização da gestão relaciona-se à accountability, ou a prestação de contas. “Você tem a accountability, a autoridade e o regime de prestação de contas: essas três coisas costumam caminhar descasadas nas empresas”, diz ele. Diante disso, ele afirma que “todo projeto é uma acomodação de interesses”, e interesses vêm de pessoas. “Se o gestor não entende de pessoas, ele passa a ter um problema”, lembra Raphael.
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Feitos esses comentários, ele indica alguns pontos para os quais o gestor deve sempre olhar: “qual é o negócio com que estou trabalhando?” Cada negócio tem um contexto, uma dinâmica diferente. “Aí sim vou adequar o ciclo de vida do meu projeto à velocidade na resposta de que meu projeto precisa”, afirma o Presidente do IPMA.
Um terceiro ponto fundamental é a aceitação da mudança ao longo dos projetos. “Como é que eu preparo os meus recursos para isso?”, provoca Raphael. De acordo com ele, é preciso criar gestão como competência organizacional; é preciso treinar as pessoas para entenderem do negócio, para inclusive melhorarem as metodologias usadas.
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“Nada substitui o nosso cérebro”
O pensamento de AC Soares vai na mesma linha. Para ele, “Nada substitui o nosso cérebro. Nada substitui sua capacidade de olhar a realidade e interpretá-la”, o que ajuda os gestores a debaterem francamente o que não será feito. “Na grande maioria das empresas, não há recursos para fazer tudo o que deve ser feito, ainda mais depois de dois anos de crise”, lembra o CEO do Runrun.it. Então, a priorização é fundamental.
E para que haja essa priorização – indispensável à melhora no fluxo do trabalho -, o gestor deve “revelar as coisas que estão acontecendo, mapear os investimentos de tempo que os colaboradores estão fazendo”. E isso, lembra AC Soares, está na raiz do próprio Runrun.it: saber o que os colaboradores estão fazendo, em que tipo de tarefas estão dedicando esforços.
Trazendo “realidade” para o seu planejamento
Com esse mapeamento, AC Soares afirma que fica muito mais fácil elaborar um planejamento realista, calcado no que realmente está acontecendo – o que evita perda de tempo com tarefas desnecessárias e, em consequência, desburocratiza a gestão.
Ecoando Raphael Albergarias, AC lembra que esse planejamento deve ser dinâmico, e não estático. “Tudo muda muito a todo momento, inclusive os requisitos do projeto”, afirma o gestor. “Uma vez que todos os esforços vão na direção de gerar valor para o cliente e que as coisas estão mudando, é muito razoável pensar que os requisitos mudem, até porque os colaboradores vão receber novas informações, vão aprender mais sobre ferramentas e metodologias”.
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Após essa reflexão, AC Soares apresenta aquelas que considera as principais responsabilidades do gestor no sentido melhorar o fluxo de trabalho e obter melhores resultados:
- fazer a realidade emergir no planejamento;
- ter o entendimento de como as pessoas estão investindo seu tempo;
- explicitar as prioridades da empresa, decidindo o que não vai ser feito;
- ajustar expectativa sobre o que vai ser feito, e quando vai ser feito;
- e, principalmente, se o projeto está relacionado à entrega de valor para os clientes e os stakeholders.
Quem, então, deve ser o gestor desburocratizado de hoje?
A partir daí, Laura Lopes, que mediou o webinar, questionou Raphael e AC sobre quais atributos deve ter um gestor hoje em dia. O Presidente da IPMA lembra que “quem quer gerir tem que ter senso de propósito”.
E aponta o aspecto que considera o mais importante de todos: “gerir é para quem está a fim de desenvolver uma equipe. Saber que eu não entrego nada, quem entrega é a equipe”; nesse sentido, ele lembra que uma das principais funções do gestor é “filtrar o que chega à equipe”, pois, do contrário, muito trabalho desnecessário será feito. Aí também entra a necessidade de conhecer a fundo a equipe, para saber exatamente o que cada um consegue e não pode fazer.
AC reafirma a importância da capacidade de adaptação do gestor, sem que o foco se perca. “Acredito muito nessa história do planejamento em execução, adaptando-se ao que está acontecendo, sem perder o foco no benefício que está sendo criado, e com controle para não estourar a equipe”.
Engajando a equipe numa metodologia ou numa crença
Por fim, os gestores falaram sobre o engajamento do time: o que fazer para que os colaboradores mergulhem de cabeça numa nova metodologia ou ferramenta?
Para AC Soares, a resposta se resume ao propósito. “Se o propósito for compartilhado, fica muito mais fácil todo mundo se envolver numa metodologia, num sistema, no que quer se seja”. Para ele, se as pessoas estão magnetizadas por um propósito, o engajamento será natural. “Se não estiverem, elas não deveriam estar lá”. Raphael Albergarias pensa da mesma forma. “Ou o pessoal acredita, ou não acredita e procura outro lugar para trabalhar”, complementa ele.
Desburocratizando a gestão com uma ferramenta
Como você deve ter percebido, o Runrun.it é uma ferramenta que auxilia na gestão de projetos e na tomada de decisão para empresas atentas às mudanças do mercado. Com ele, é possível aprimorar o fluxo do trabalho ao centralizar o controle da comunicação e das horas dos seus colaboradores, sem perder dados importantes sobre a produtividade.
A ferramenta permite, ainda, que você mantenha um monitoramento regular das atividades, acompanhando o andamento de cada tarefa realizada e quanto tempo falta para que seja concluída. Conheça mais testando grátis: http://runrun.it
