A metodologia lean é um tipo de gerenciamento que visa evitar desperdícios – de tempo, verba, mão de obra etc. -, utilizando apenas recursos necessários para a boa realização de um determinado trabalho, etapa ou processo. Vamos conhecer um pouco mais sobre lean? Veja o que você vai encontrar neste artigo:
- O que é a metodologia lean
- Qual é a origem do termo metodologia lean
- Quais são os tipos de lean
- Por que usar lean
- Como se aplica o lean
- Como adotar a cultura lean
- Uma ferramenta para enxugar suas operações
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O que é a metodologia lean?
Em uma tradução literal, o termo lean significa “enxuto”. Ou seja, trata-se de um método que faz uso somente dos recursos necessários para a realização de um determinado trabalho, etapa ou processo, evitando desperdícios e fazendo melhorias contínuas.
Um dos grandes benefícios é que essa metodologia, aplicada à gestão de negócios, minimiza desperdícios em diversas frentes. Seguindo os princípios lean, líderes e gestores são capazes de aproveitar melhor o tempo dos colaboradores e aumentar a produtividade de suas equipes tomando algumas ações como, por exemplo:
- Identificar e eliminar constantemente problemas que atravancam os processos de trabalho;
- Garantir que o fluxo de trabalho esteja claro para todos, eliminando ruídos na comunicação;
- Indicar sempre quais demandas e entregas são prioritárias;
- Fornecer o suporte necessário para que a equipe possa efetuar entregas contínuas e de qualidade;
A metodologia lean está associada ao Manifesto Ágil, que também prevê uma série de práticas para enxugar e dar mais leveza aos processos de desenvolvimento do seu projeto.
Qual é a origem do termo lean?
O conceito começou a ser utilizado na década de 1980 como “Lean Manufacture” (Manufatura Enxuta). Na época, carregava a filosofia de otimizar a produção de veículos da indústria japonesa. A Toyota, por exemplo, incorporou o método lean após a Segunda Guerra Mundial.
No entanto, foi o professor James P. Womack, do MIT (Massachusetts Institute of Technology) que tornou a filosofia lean conhecida mundialmente, após a publicação de seu livro “A máquina que mudou o mundo”, em 1990, – escrito em conjunto com Daniel T. Jones e Daniel Roos. Nesse livro, Womack detalhou seu estudo sobre a indústria automobilística – principalmente a Toyota.
Hoje em dia, o sistema lean de produção pode ser empregado em qualquer modelo de gestão como empresas de produtos e serviços, quando combinado a frameworks ágeis.
Quais são os tipos de lean?
Existem tipos de metodologia lean que adaptam a aplicação do pensamento enxuto a contextos e expectativas diferentes, mas conservando o cerne do lean thinking. Dessa forma, independente do segmento da organização, os cinco princípios da filosofia lean se mantêm, sendo eles:
- Valor: identificar o que é valor para o cliente e focar no seu desenvolvimento;
- Fluxo de valor: mapear todo o fluxo de valor, desde a matéria-prima até o produto final, e identificar as etapas que agregam valor e as que não agregam;
- Fluxo contínuo: buscar a eliminação de interrupções e gargalos no processo produtivo;
- Produção puxada: produzir apenas o que é necessário, quando é necessário, com base na demanda real do cliente;
- Melhoria contínua: buscar constantemente melhorias nos processos, envolvendo todos os colaboradores, e trabalhar em equipe para identificar e eliminar desperdícios.
Veja os diferentes tipos de lean e suas aplicações abaixo.
Lean startup
Lean startup é uma expressão concebida pelo americano Eric Ries, empreendedor do Vale do Silício. Ries cunhou o conceito no livro “A Startup Enxuta”, publicado em 2011, tornando-se um best seller nos Estados Unidos.
O livro foi escrito com base nos conhecimentos adquiridos por Ries, combinando técnicas de marketing, tecnologia, gestão e sua vivência em startups.
O objetivo é criar uma metodologia mais universal que pudesse ser aplicada a qualquer tipo de empresa – inclusive organizações de grande porte – a partir de uma poderosa ferramenta lean para melhorar os resultados da instituição.
Daí deriva, inclusive, a vertente do lean marketing (ou agile marketing), que é a aplicação desse entendimento enxuto aos processos do setor – com a otimização do uso de recursos financeiros, humanos e de tempo.
Assim sendo, falar de lean startup e de lean marketing é, também, falar da metodologia lean. E agora vamos ver como você pode aplicá-la na sua gestão.
Lean Manufacturing (Manufatura Enxuta)
O lean manufacturing, também conhecido como manufatura enxuta, é um dos tipos mais conhecidos de lean.
Ele se concentra na redução de desperdícios nos processos de fabricação, como estoques excessivos, tempos de espera e retrabalho. O objetivo é criar fluxos de trabalho eficientes e eliminar atividades que não agregam valor ao produto final.
O lean manufacturing utiliza métodos como 5S, para eliminar desperdícios do local de trabalho, e o Kanban, acompanhamento visual de produção, para alcançar melhores resultados.
Lean Office (Escritório Enxuto)
O lean office é uma abordagem aplicada a ambientes de escritório e administrativos. Seu objetivo é eliminar desperdícios, aumentar a produtividade e melhorar a qualidade dos processos e serviços dentro de um escritório.
O lean office utiliza técnicas como o mapeamento de processos, a padronização de tarefas, a redução de atividades não essenciais e o uso eficiente de recursos tecnológicos.
Ao implementar o lean office, é possível reduzir erros, eliminar atrasos e melhorar a satisfação dos clientes internos e externos.
Lean Construction (Construção Enxuta)
A Construção Enxuta, também conhecida como Lean Construction, é uma abordagem que visa aprimorar a indústria da construção por meio da redução de desperdícios e da melhoria da eficiência. Essa filosofia de gestão baseia-se nos princípios do lean manufacturing, adaptados para o contexto da construção.
Para isso, a abordagem incentiva o uso de práticas como o mapeamento de fluxo de valor, a padronização de processos, o gerenciamento visual (por meio do kanban) e a melhoria contínua.
Ao adotar a Construção Enxuta, as empresas do setor podem aumentar a eficiência, reduzir desperdícios e aprimorar a qualidade dos projetos de construção, proporcionando benefícios tanto para os envolvidos no processo quanto para os clientes finais.
Lean Healthcare (Saúde Enxuta)
O setor da saúde enfrenta constantemente desafios, como altos custos, longos tempos de espera e necessidade de melhorar a qualidade dos serviços.
Nesse contexto, surge o Lean Healthcare, ou Saúde Enxuta, uma abordagem que busca otimizar a eficiência dos processos e melhorar a qualidade do atendimento aos pacientes.
O Lean Healthcare baseia-se nos princípios da filosofia lean, adaptados para o contexto da área da saúde. Seu principal objetivo é eliminar desperdícios e reduzir atividades que não agregam valor, como esperas desnecessárias, movimentações excessivas e erros médicos.
Lean Six Sigma
O Lean Six Sigma é uma metodologia que combina os princípios do Lean e do Six Sigma para alcançar a excelência operacional em organizações.
Essa abordagem tem como objetivo aprimorar a qualidade dos processos, reduzir variações, eliminar desperdícios e melhorar a eficiência de uma empresa.
O Lean Six Sigma utiliza a análise de dados e ferramentas estatísticas para identificar problemas, determinar as causas-raiz e implementar soluções eficazes.
O Lean, com sua ênfase na redução de desperdícios, traz a perspectiva de eliminar atividades que não agregam valor e otimizar os fluxos de trabalho. Já o Six Sigma, focado na redução de variações e defeitos, visa garantir a consistência e a qualidade dos processos.
Essa abordagem tem sido amplamente adotada em diversos setores, desde manufatura até serviços, pois proporciona resultados tangíveis.
Ao implementar o Lean Six Sigma, as organizações podem melhorar a satisfação do cliente, reduzir os custos operacionais, aumentar a produtividade, diminuir o tempo de ciclo e melhorar a tomada de decisões baseada em dados.
Por que usar lean?
Utilizar a metodologia lean contribui para a inovação voltada à busca da entrega contínua de valor, consequentemente melhorando a relação com os clientes. Afinal, a alta competitividade do mercado é essencial, mas a experiência dos consumidores é que pauta a escolha entre uma opção ou outra.
Por isso, a metodologia lean contribui para a qualidade do produto ou serviço e reflete em aumento de produtividade nas organizações. Tendo em vista o objetivo de trazer eficiência aos negócios e reduzir custos, o lean proporciona uma estruturação de processos que evitam o desperdício – de trabalho, de recursos e de investimentos.
Como se aplica o lean?
A aplicação da metodologia lean pode variar dependendo do contexto específico de cada empresa ou setor. No entanto, existem alguns passos gerais que ajudam as organizações a implementar a filosofia lean com assertividade. Confira a seguir:
Passo 1: Entenda o valor para o cliente
Comece identificando o que é realmente importante para os seus clientes. Pense nos produtos ou serviços que eles valorizam e estão dispostos a pagar. Concentre-se em atender às necessidades e desejos deles.
Passo 2: Mapeie o fluxo de valor
Analise todo o processo produtivo, desde o início até a entrega final. Identifique todas as etapas envolvidas e o que acontece em cada uma delas. Veja quais atividades agregam valor e quais são desperdícios, exemplo esperas, retrabalhos.
Nesta etapa, gerenciadores de trabalho que medem o SLA das entregas, como o Runrun.it, ajudam as pessoas a entender os processos e pontos de melhoria.
Passo 3: Elimine os desperdícios
Agora é hora de eliminar os desperdícios identificados no mapeamento do fluxo de valor. Pense em maneiras de reduzir estoques, otimizar tempos de espera e minimizar movimentações desnecessárias. Foque em simplificar e agilizar o processo, evitar tudo o que não agrega valor ao cliente.
Passo 4: Estabeleça o fluxo contínuo
Crie um fluxo de trabalho contínuo, para isso evite interrupções e gargalos no processo produtivo. Busque formas de sincronizar as etapas e garantir que o trabalho flua sem obstáculos. Reduza tempos de setup e mantenha um ritmo constante de produção.
Passo 5: Adote a produção puxada
Ao invés de produzir com base em previsões ou estoques, adote a produção puxada. Isso significa produzir somente o necessário, quando é necessário, de acordo com a demanda real dos clientes. Dessa forma, você evita excesso e reduz o desperdício.
Passo 6: Incentive a melhoria contínua
Crie um ambiente propício para a melhoria contínua. Encoraje todos os colaboradores a identificar problemas e propor soluções. Promova a colaboração e o trabalho em equipe para encontrar formas de aprimorar constantemente o processo. Utilize ferramentas lean, como o kaizen, para facilitar esse processo de melhoria contínua.
Passo 7: Monitore e ajuste
Por fim, estabeleça indicadores de desempenho para acompanhar o progresso da implementação do lean. Meça os resultados alcançados e faça ajustes quando necessário.
Esteja aberto a feedbacks e aprendizado ao longo do processo. Neste passo, é essencial contar com uma ferramenta de gestão do trabalho. Com o Runrun.it, você pode customizar os KPIs do processo que deseja controlar e acompanhar em um dashboard.
Como adotar a cultura lean
Se você acredita que a metodologia lean funcionaria bem para sua empresa, há algumas etapas que você precisará executar para implementá-la na sua gestão. No artigo “Why the Lean Start-Up Changes Everything”, escrito para a Harvard Business Review por Steve Blank, o autor menciona três pilares do lean que devem ser seguidos:
1 – Enxugue o modelo de negócio com o Canvas
De acordo com Blank, mesmo que seu plano de negócios tenha sido baseado em meses de pesquisa, antes da sua real efetivação não há nada além de hipóteses – boas suposições – que precisam ser comprovadas na prática.
Assim, em vez de consolidar um longo relatório de plano de negócios, você deve usar uma ferramenta chamada Canvas para montar o seu business model.
Basicamente, trata-se de um diagrama que mostra, de forma integrada e visual, todos os aspectos relevantes em uma empresa. Assim, o Canvas serve de ponto de referência e linguagem comum na hora de trabalhar cada nova hipótese.
O Canvas é dividido em nove blocos e cada um é acompanhado de algumas perguntas que ajudam a definir seu conteúdo:
1. Parcerias Principais: Quais são seus principais parceiros e fornecedores e quais atividades vocês podem desenvolver juntos?
2. Atividade-Chave: Quais são as atividades mais relevantes para o seu negócio?
3. Recursos: Quais são os principais recursos que seu negócio requer?
4. Estrutura de custos: Quais são os custos mais importantes inerentes ao seu negócio?
5. Proposta de valor: Qual problema está sendo resolvido ou necessidade está sendo suprida por meio de seu produto ou serviço?
6. Relacionamento com os clientes: Que tipo de relação você deseja estabelecer com os seus clientes e como ela se integra ao seu modelo de negócio?
7. Canais de comercialização: Através de quais canais os seus clientes querem ser alcançados?
8. Segmento de Clientes: Quem são os seus clientes?
9. Fluxo de Receita: Qual valor os clientes estariam dispostos a pagar e como eles gostariam de pagar?
>> Leitura recomendada: Canvas online: em que cenário sua empresa pode se beneficiar
2 – Teste as possibilidades com o Customer Development
Após estruturar tudo com o Canvas, você deve testar suas hipóteses com uma abordagem chamada de “desenvolvimento com clientes”, ou customer development. Para isso, você precisará trocar informações com potenciais usuários, compradores e parceiros para pegar suas opiniões sobre todo e qualquer elemento do modelo de negócios.
3 – Adote o desenvolvimento ágil
Por fim, de acordo com Steve Blank, o lean orienta que você implemente o chamado “desenvolvimento ágil” em sua empresa. A metodologia ágil surgiu na indústria de software para fazer frente às práticas convencionais de gestão de projetos, como a Waterfall.
Em vez de fazer apenas uma entrega do produto final, no desenvolvimento ágil são feitas várias entregas de versões do software ao longo do projeto, visando uma maior colaboração com o cliente, priorizando as suas necessidades.
Os princípios do ágil são:
1. “Indivíduos e interações mais que processos e ferramentas”;
2. “Software funcional mais que documentação abrangente”;
3. “Colaboração do cliente mais que negociação de contratos”;
4. “Responder a mudanças mais que seguir um plano”.
Hoje, o ágil já ultrapassou as fronteiras da TI e os princípios ágeis são aplicados em empresas e organizações de diversas áreas. É aí que entram os frameworks, como Scrum e Kanban, que podem ser usados como ferramentas do lean manufacturing.
Eles oferecem uma série de práticas que auxiliam as equipes a desenvolver seus projetos de acordo com os princípios ágeis, ou seja, evitando a perda de tempo e de recursos, e integrando melhor a equipe.
Uma ferramenta para enxugar suas operações
O Runrun.it pode ser uma ótima ferramenta para você colocar o lean em prática. Nesta plataforma de gestão do trabalho, é possível ver quanto tempo os colaboradores estão investindo em cada tarefa e, assim, indicar quais demandas e entregas são prioritárias, assegurando que todos estejam engajados nos mesmos objetivos e evitando o desperdício de tempo.
Além disso, o software oferece acompanhamento em tempo real de todas as tarefas e projetos. Tendo a visão do todo, você consegue rapidamente identificar e eliminar eventuais gargalos nos processos, de maneira constante. Interessado? Crie sua conta e teste grátis: http://runrun.it
