Concisão, coesão e foco: dicas para escrever o melhor e-mail profissional

Concisão, coesão e foco: dicas para escrever o melhor e-mail profissional

Embora as coisas estejam mudando, o mundo corporativo ainda é cheio de etiquetas e regras. Cada processo preserva códigos de conduta específicos, que, embora não estejam oficialmente escritos, tornaram-se conhecidos por todos. São atitudes, iniciativas e comportamentos esperados para que tais códigos permaneçam compreensíveis a qualquer um. O mais tradicional desses códigos é o e-mail profissional.

Mas o fato é que muita gente não toma o devido cuidado com o assunto, então é fundamental aprofundar a conversa. Até porque, além de um instrumento de trabalho, o e-mail profissional é o cartão de visitas de muita gente. E você sabe, a primeira impressão é a que fica.

Então, para que você use essa ferramenta da melhor forma possível – e para que capriche na forma como se apresenta a seus contatos -, selecionamos abaixo algumas dicas imperdíveis.

E não se trata de uma seleção aleatória: é a técnica do e-mail de cinco frases de autoria do havaiano Guy Kawasaki, um dos maiores especialistas mundiais na área de tecnologia de marketing.

Olha só:

As cinco perguntas

Kawasaki afirma que cada e-mail profissional que você envia deve responder a cinco perguntas básicas:

1. Quem é você?
2. O que você quer?
3. Por que você pediu isso para mim?
4. Por que eu deveria fazer o que foi pedido?
5. Qual é o próximo passo?

Idealmente, as frases a seguir devem responder cada uma de tais questões – ainda que a fórmula não precise ser exatamente essa.

A principal lição de Kawasaki é a de que o bom e-mail profissional é aquele que equilibra gentileza e concisão. Ou, em outras palavras: deve ser breve, mas sem jamais ser grosseiro.

O especialista afirma que as respostas para as perguntas acima são tudo de que uma pessoa inteligente precisa para tomar uma decisão. Assim, você deve se assegurar de que as cinco frases a serem escritas façam o seu ponto de modo bastante claro.

As dicas de Kawasaki para isso são:

  • Pense no objetivo do e-mail
  • Remova qualquer detalhe que não sirva a esse objetivo
  • Remova qualquer detalhe que não responda diretamente alguma das cinco perguntas acima.

Neste sentido, é melhor enviar três e-mails curtos do que um longo com três assuntos não-relacionados.

Facilite para o destinatário

E-mails mais curtos geram respostas mais rápidas. Quanto mais focada e “mastigada” for sua mensagem, mais facilidade você terá em obter uma resposta.

Comedimento é tudo – menos na hora de elogiar

Uma exceção da regra de Kawasaki para evitar a prolixidade: se o único motivo pelo qual você vai enviar um e-mail profissional é para enaltecer alguém, escreva à vontade. Pode esquecer as cinco perguntas e a concisão.

>> Leitura recomendada: Como escrever um e-mail errado prejudica sua carreira

Pedindo uma apresentação

Entendeu como escrever um e-mail profissional na medida? Ótimo! Mas nossas dicas ainda não terminaram. Neste artigo do portal Life-long Learner, o empreendedor Scott Britton, cuja empresa SinglePlatform foi vendida por U$ 100 milhões, realiza uma análise de um e-mail apropriado para pedir uma apresentação. Os pontos críticos levantados por ele incluem:

  • Uma pergunta explícita;
  • Um contexto convincente sobre por que você está pedindo a apresentação;
  • Um exemplo de tração ou parcerias que aumente a credibilidade;
  • Agradecimento;
  • Uma padronização que garanta que o destinatário pode encaminhá-lo para a pessoa de seu interesse.

Apresentando duas pessoas

neste texto do Start-up of You, o fundador do LinkedIn, Reid Hoffman, e o empreendedor Ben Casnocha explicam que existem três maneiras de apresentar as pessoas por e-mail. O melhor dos três envolve:

  • Verificar com ambas as partes para ter certeza de que querem a apresentação;
  • Fazer a apresentação com uma breve explicação de quem é cada pessoa mencionada e por que elas deveriam se conectar;
  • Deixar claro quem vai dar o próximo passo (por exemplo, quem dará sequência primeiro).

Isso pode ser mais trabalhoso do que colocar endereços de e-mail de duas pessoas no campo CC e falar: “Jason e Brad, considerem-se conectados!”. Porém, é muito mais eficaz no sentido de garantir o seu verdadeiro resultado: que as duas pessoas que estão se apresentando se conectem de forma relevante e construam um relacionamento produtivo para ambas.

Pedindo feedback

Neste artigo, o Fundador da TechStars, David Cohen – que recebe 50 pedidos frios de feedback por e-mail a cada dia -, explica quais elementos essenciais devem ser incluídos:

  • Conhecer a pessoa que você está enviando o e-mail, mostrando-lhes isso;
  • Fazer um pedido específico e fácil de ser respondido por ele.

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Ferramentas alternativas ao e-mail profissional

Pois é, são muitas as sutilezas que envolvem a redação de um e-mail profissional. Mas a boa notícia é que há ferramentas que, cada vez mais, vêm substituindo o e-mail na comunicação interna de uma empresa.

Como o Runrun.it, que organiza as tarefas de forma que você consiga controlar tudo por meio de uma interface simples e fácil de usar, facilitando também a comunicação com os envolvidos e diminuindo o número de mensagens. Porque a palavra-chave, aqui, é produtividade, e em tempo real. Quer conhecer mais? Faça agora mesmo o teste grátis: http://runrun.it

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