A ordem de serviço é um documento utilizado pelas empresas para organizar e centralizar as informações de entrada de demandas. A padronização do seu uso gera transparência tanto para a instituição quanto para o cliente: com os dados registrados em um único local, é mais fácil acompanhar o andamento das solicitações.
As vantagens não param por aí, pois as empresas que adotam boas práticas de ordem de serviço conseguem planejar as atividades dos funcionários com mais assertividade; a longo prazo isso inclui análises sobre tempo de entrega, dificuldade das atividades, mapeamento de recursos gastos, e todos esses dados podem ser transformados em padrões de trabalho.
Contudo, para esse resultado de gestão de qualidade ser alcançado, é necessário ir além de boas práticas e possuir ferramentas que organizam o fluxo de trabalho. Quer saber o motivo? Descubra neste post!
- O que é uma ordem de serviço?
- Quando emitir uma ordem de serviço?
- Quem deve emitir a ordem de serviço?
- Quais são os tipos de ordem de serviço?
- Como fazer e gerenciar as solicitações de ordem de serviço?
- Qual o melhor sistema para ordem de serviço?
O que é uma ordem de serviço?
Ordem de serviço, também conhecida como O.S., é um documento utilizado para formalizar as responsabilidades assumidas com o cliente. Diversos setores, desde instalação de software a atividades de limpeza, utilizam esse recurso como uma ferramenta de comunicação interna para organizar o fluxo do trabalho.
No documento são registradas informações importantes sobre a tarefa a ser feita e quem a fará, dados do cliente, previsão de conclusão, materiais a serem utilizados, valor cobrado e outros detalhes para a equipe dar início à produção de forma objetiva e ordenada.
Por isso, os ganhos vão muito além da organização da informação registrada: com um bom modelo de ordem de serviço online, a empresa otimiza os processos e traz maior eficiência e produtividade no dia a dia.
>> Leitura recomendada: Saiba como gerenciar solicitações e serviços com o Service Desk
Quando emitir uma ordem de serviço?
A ordem de serviço é obrigatória para iniciar qualquer prestação de serviços, seja ela criada a partir do pedido de um cliente ou pela determinação de um contrato.
Isso pode ocorrer tanto em situações rotineiras, como a manutenção preventiva de equipamentos, quanto em situações emergenciais, como o conserto de uma máquina que apresentou falha.
>> Leitura recomendada: Como gerenciar as demandas de forma ágil
Quem deve emitir a ordem de serviço?
A responsabilidade pela emissão da ordem de serviço pode variar de acordo com a situação. Em alguns casos, ela é emitida pelo próprio solicitante, enquanto em outros ela é emitida pelo responsável pela execução do trabalho.
Quais são os tipos de ordem de serviço?
Existem vários tipos de ordem de serviço, cada um com suas especificidades. Alguns exemplos mais utilizados são:
- Ordem de serviço de manutenção preventiva: usada para agendar e registrar serviços de manutenção em equipamentos e máquinas;
- Reparo: serve para formalizar o conserto de um equipamento ou máquina que apresentou falha;
- Instalação: formaliza a instalação de um equipamento ou sistema;
- Serviço de limpeza: emitida por serviços de limpeza e conservação de ambientes;
- Pedido de serviço: diferente das demais, essa O.S. cria uma solução nova para um cliente. Como por exemplo: a implementação de um novo processo de pagamento no site da empresa, a produção de estratégias de marketing digital e até mesmo a contratação de profissionais.
Como fazer e gerenciar as solicitações de ordem de serviço?
Para fazer e gerenciar as solicitações de ordem de serviço, é preciso seguir algumas etapas:
- Crie um formulário de solicitação de ordem de serviço: Crie um formulário padrão que os clientes possam preencher para solicitar um serviço. O formulário deve incluir informações básicas, como nome do solicitante, formas de contato, descrição do serviço, data de início e término, materiais necessários e outras especificações relevantes sobre a demanda.
- Atribua um número de ordem de serviço: Atribua um número de ordem de serviço único a cada solicitação de serviço. Isso facilitará o rastreamento de cada solicitação de serviço individualmente.
- Utilize uma ferramenta para rastreamento de ordem de serviço: Adote uma ferramenta de gestão de demandas para manter o controle de todas as solicitações de serviço recebidas.
- Priorize as solicitações de serviço: Atribua um nível de prioridade a cada solicitação de serviço com base na urgência e importância do serviço solicitado.
- Atribua os responsáveis por realizar o serviço: Atribua a demanda para a equipe que irá realizar o serviço solicitado. Certifique-se de que os responsáveis pela entrega tenham as habilidades necessárias para concluir o trabalho e estejam disponíveis para a execução das tarefas.
- Atualize o status da ordem de serviço: Mantenha o cliente atualizado sobre o status de sua solicitação de serviço. Atualize-o à medida que o status da solicitação de serviço muda.
- Conclua a ordem de serviço: Após a conclusão do trabalho, indique que a ordem de serviço foi concluída. Envie uma fatura ao cliente para pagamento, se aplicável.
- Analise o desempenho da ordem de serviço: Analise regularmente as entradas e saídas de demandas para identificar tendências e áreas que precisam de melhorias.
Qual o melhor sistema para ordem de serviço?
Antigamente, as ordens de serviço eram feitas à mão, tudo era anotado em talões impressos. Hoje, a maioria das empresas já aderiu à O.S. online, eliminando os riscos de erro humano nessa etapa e automatizando a entrada da demanda no fluxo de trabalho da equipe responsável.
Existem softwares de formulários online que servem como sistema de ordem de serviço, como o Runrun.it, que a cada nova solicitação cria automaticamente tarefas em um Kanban inteligente, automatizando o fluxo de trabalho. A triagem dessas demandas passa a ser bem mais ágil, afinal, é possível contar com informações completas para de fato definir responsáveis e recursos necessários.
Veja abaixo como montar um modelo de ordem de serviço no formulário do Runrun.it e dar seguimento às novas solicitações de forma organizada:
Formulário de ordem de serviço
Com os formulários do Runrun.it, você pode criar modelos de ordem de serviço para cada tipo de solicitação com campos específicos para as informações do demandante, detalhamento da atividade a ser realizada e espaço para a inclusão de anexos em qualquer formato. Tudo com um layout amigável para o seu cliente preencher.
Assim que o preenchido, o formulário automaticamente gera uma tarefa no seu fluxo de trabalho com as informações organizadas de forma ordena. Muitas etapas manuais são eliminadas neste processo e a sua gestão de demanda é otimizada!
Centralização e padronização na abertura de solicitações
Essa maneira de formalizar a entrada de demandas na sua equipe com o Runrun.it ainda tem a vantagem de eliminar o uso de múltiplos canais de abertura de chamados e garante que a atividade sempre entre com as informações necessárias para dar continuidade ao trabalho sem mais trocas de e-mail com o cliente.
Já o gerenciamento e o monitoramento da demanda ao longo do seu progresso é facilitado com a visualização descomplicada do fluxo de trabalho e a geração de relatórios de desempenho. A centralização oferecida pelo Runrun.it ainda simplifica a comunicação com o cliente através da funcionalidade de usuário convidado, isso significa que você conversa pelo chat da tarefa ou pede aprovação das entregas com muita fluidez.
Centralize a entrada de ordem de serviço com o Runrun.it e não perca mais prazos e nem qualidade. Teste gratuitamente o Runrun.it: https://runrun.it/
