Quais as melhores práticas para utilizar ao máximo o seu gerenciador de tarefas?

Quais as melhores práticas para utilizar ao máximo o seu gerenciador de tarefas?

Conciliar todos os afazeres profissionais e pessoais é um processo complexo quando você não conta com uma ferramenta automatizada ao seu dispor. Em nossa época, graças aos avanços da tecnologia, temos acesso a softwares funcionais e completos, que tornam o cotidiano mais simples. Entre as melhores práticas do gerenciador de tarefas estão a agilidade na hora de priorizar as demandas mais importantes e a distribuição equilibrada das funções para os integrantes da equipe. 

Essenciais para manter o fluxo de trabalho contínuo e para organizar a gestão do tempo, essas plataformas também abraçam outros métodos e ferramentas que são frequentemente utilizadas na área da gestão de projetos e na administração das empresas, como vamos mostrar nesse artigo. Confira: 

 

Antes de tudo, o que é o gerenciamento de tarefas?

Para que as equipes atuem em sinergia e sem falhas na comunicação é preciso que as atividades sejam organizadas em um sistema que enfatiza a prioridade das atribuições e estabeleça orientações compreensíveis para que cada profissional entenda as suas responsabilidades, bem como a de seus colegas. Essa prática é conhecida como o gerenciamento das tarefas e também prevê que todos os integrantes trabalhem conectados a uma mesma plataforma, para que as informações estejam centralizadas e acessíveis a qualquer momento e em qualquer lugar. 

Por isso, para alcançar as melhores práticas com um gerenciador de tarefas, é necessário o comprometimento da equipe em torno da ferramenta, para que os processos automáticos não sejam interrompidos e garantam a entrega dos projetos no prazo programado. Com os softwares de gestão, as relações de trabalho se tornam mais transparentes, sendo possível inclusive distribuir as tarefas de maneira otimizada, sem causar sobrecarga de trabalho a nenhum colaborador. 

Melhores práticas com o gerenciador de tarefas 

Diante das oportunidades que os gerenciadores de tarefas nos possibilitam, separamos em tópicos as principais usabilidades encontradas em  ferramentas de gestão, como o Runrun.it

Organização das prioridades

Para executar as melhores práticas com o gerenciador de tarefas, é preciso primeiramente realizar um processo de adaptação e imersão na ferramenta. Naturalmente, pensamos que podemos controlar nossas atividades mentalmente ou anotando os insights e compromissos em diversos lugares.

Contudo, com a frequência de compromissos da rotina de trabalho e dos imprevistos que acontecem, acabamos por correr atrás do relógio ao invés de seguir fielmente as demandas em sua ordem de prioridade. Portanto, pense no gerenciador de tarefas como um braço auxiliar, pronto para ser acionado a qualquer momento, seja ele habitual ou de emergência, afinal elas podem acontecer em todas as empresas. 

Para que nenhuma atividade seja esquecida, é importante classificá-las conforme a sua ordem de urgência e importância, seguindo os princípios da Matriz de Eisenhower, que estabelece níveis de prioridade em seus quadrantes.

No gerenciador de tarefas, uma das melhores práticas é utilizar os filtros e ícones de sinalização, que destacam a necessidade do cumprimento das atividades no prazo combinado. 

A ferramenta do Runrun.it permite a sinalização das tarefas essenciais de diferentes maneiras

Para tornar a  gestão de tarefas mais descomplicada, tenha em mente as diferentes definições de tarefas. Ao entender como elas se encaixam no fluxo de trabalho, as fases de criação ficam mais evidentes e não há o risco de interromper o ciclo produtivo. Na tabela abaixo, exemplificamos quais são os modelos de tarefas mais comuns que são presenciados no dia a dia de trabalho.

Tabela mostrando as diferenças entre os 4 tipos de tarefa: emergenciais, urgentes, no prazo e planejadas

Conhecidas pela sua aplicação no controle dos processos e na efetivação de critérios de segurança, as checklists facilitam o nosso cotidiano, pois descrevem os passos primordiais em uma ordem lógica, trazendo fluidez à sequência das demandas. Essa ferramenta também pode ser observada entre as melhores práticas de um gerenciador de tarefas como o Runrun.it, que incorporou o recurso aos cartões de tarefas, facilitando a visualização dos usuários.

Acompanhamento das tarefas 

Ao se tratar de gerenciamento de tarefas, um dos principais anseios dos gestores e coordenadores é o acompanhamento das atividades, sobretudo em modelos de trabalho à distância, como o home office ou o trabalho híbrido. O uso de uma plataforma completa faz a diferença na relação entre as equipes que estão no escritório, em casa ou em um coworking. 

Isso porque esses sistemas possuem dashboards interativos, que integram funcionalidades em um só lugar e viabilizam o acompanhamento da tarefa em tempo real, sem a necessidade de interrupções ou cobranças exageradas típicas da microgestão. Ao organizar as atividades no Runrun.it, os líderes podem conferir o que está acontecendo em seu departamento, definir prazos por meio de um cronograma e estabelecer métricas e indicadores de desempenho a partir de widgets personalizados. 

Além disso, o gerenciador de tarefas tem como uma das melhores práticas o cálculo do tempo que uma atividade leva para percorrer todas as etapas dentro do workflow. Com o mecanismo do play na tarefa, também é possível verificar o tempo investido em cada demanda, facilitando a mensuração dos resultados e gerando timesheets automaticamente, trazendo uma economia valiosa para a gestão do tempo

No Runrun.it, é possível acompanhar o tempo investido nas tarefas entregues e nas que ainda estão em andamento.

Distribuição das tarefas

Entender qual é a real disponibilidade dos membros da sua equipe é fundamental para evitar a sobrecarga de trabalho, um fator que causa a desmotivação e pode gerar consequências mais graves para a saúde mental do colaborador. Sendo assim, ter um indicador de capacidade é uma das melhores práticas do gerenciador de tarefas, favorecendo a distribuição dos trabalhos pela quantidade de espaços disponíveis na agenda do profissional. 

Um instrumento bem valioso que ajuda nesse ajuste é o gráfico de Gantt, também presente na plataforma do Runrun.it. O recurso pode ser utilizado como um modelo de visualização dos projetos atuais, bem como do seu planejamento por períodos. Já com a opção de habilitar a visibilidade da capacidade, você consegue acompanhar a jornada de trabalho de cada usuário no sistema, por meio de um gráfico de cores que indica as horas livres ou preenchidas da sua equipe, promovendo uma alocação justa de tarefas. Para conferir todas as possibilidades da ferramenta, assista o vídeo tutorial que trazemos abaixo. 

Criando relatórios na gestão de tarefas 

Para alcançar uma gestão com foco na eficiência, é preciso analisar os dados obtidos a partir das entregas realizadas. Logo, a definição de métricas de avaliação e de relatórios de desempenho são algumas  das melhores práticas do gerenciador de tarefas. Por meio deles, a identificação dos gargalos se torna mais compreensível, bem como a verificação de outros índices que podem ser desenvolvidos dentro do próprio Runrun.it. 

A partir do levantamento de tais informações, os gestores e coordenadores possuem mais assertividade na hora de criar seu planejamento, já sabendo como as demandas podem ser organizadas para melhorar a gestão do trabalho como um todo, levando em consideração os tipos de tarefa, os horários de trabalho e as filas de prioridade de cada envolvido no projeto. 

Os relatórios no Runrun.it são dinâmicos e atendem a diferentes necessidades 

Comunicação centralizada 

Cada atribuição, por menor que seja, tem seu valor e sua importância dentro de uma empresa. Considerando que as tarefas possuem pontos em comum e processos que podem ser aplicados em outros projetos, nada melhor que compartilhar as informações em um lugar acessível a todos os integrantes da equipe e da empresa, não é mesmo? 

Dessa maneira, uma comunicação facilitada é uma das melhores práticas vistas no gerenciador de tarefas, pela promoção da unidade dos processos e nitidez ao enxergar o passo a passo de execução. Por isso, contar com um painel que integre todos os arquivos e materiais da tarefa faz a diferença na centralização das informações, tornando o trabalho mais coeso e deixando todo mundo na mesma página. 

Uma das novas funcionalidades do Runrun.it, o usuário convidado, permite o envio e o compartilhamento de materiais para a aprovação de clientes e profissionais externos ao software, fazendo com que os feedbacks sejam mais rápidos e assertivos e, por consequência, a entrega dos projetos seja mais eficiente. 

Todas as melhores práticas de gestão de tarefas em um só lugar

O Runrun.it é um gerenciador de projetos completo, com recursos que prezam pela funcionalidade e agilidade dos processos. Com ele, é possível acompanhar toda a jornada dos projetos, do início ao fim, e delegar as tarefas com equilíbrio e responsabilidade. 

Descubra todos os benefícios de contar com a ferramenta em uma experiência gratuita. Crie sua conta e faça o teste: https://runrun.it/pt-BR 

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