9 razões para começar a usar um gerenciador de tarefas

9 razões para começar a usar um gerenciador de tarefas

Um gerenciador de tarefas é uma ferramenta que serve para listar as atividades que devem ser executadas individualmente ou por um grupo de pessoas, possibilitando também a mensuração do tempo e a comunicação fluída entre as pessoas do time.

Neste artigo sobre gerenciador de tarefas você vai encontrar 9 razões que definem porque é tão importante escolher um para a sua empresa e saber qual software foi eleito o mais fácil de ser usado em todo mundo.

Gerenciando muitas tarefas ao mesmo tempo? Clique no player abaixo para ouvir enquanto trabalha.

 

O que é um gerenciador de tarefas? 

O gerenciador de tarefas é uma ferramenta com funções bastante estratégicas para o trabalho, estabelecendo prioridades, deixando as relações profissionais mais transparentes e ajudando na obtenção da produtividade, sem estourar prazos ou perder a qualidade nas entregas. 

[TESTE] Você sabe usar um gerenciador de tarefas?

Você se considera mais ou menos produtivo do que os profissionais que conhece? Na hora de organizar suas tarefas do dia, da semana ou do mês, você usa um gerenciador de tarefas para definir uma ordem de prioridades? Mas prioridade para você é o que é urgente ou o que é importante?

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As funções de um gerenciador de tarefas 

Indispensável para qualquer equipe, o gerenciador de tarefas é o grande responsável por otimizar as rotinas profissionais. Vamos conhecer as múltiplas utilidades dessa ferramenta? 

1. Um recurso para priorizar tarefas 

Em empresas com muitos clientes e grande fluxo de trabalho, é comum iniciar o dia com uma lista imensa de tarefas a fazer. Algumas vezes, mais de uma delas tem um teor de urgência, e aí vem a dúvida clássica: “por onde eu começo?”. 

A falta de priorização ou o excesso de trabalho pode levar a problemas sérios, como a perda do foco ou ao impulso de querer resolver várias coisas simultaneamente, elevando o risco de cometer erros. 

Por isso, compreender quais são as prioridades também ajuda a evitar a procrastinação e melhora a organização e a gestão de tarefas.

Para começar a entender quais são as suas prioridades e deixar a ansiedade de lado, você precisa saber quais são as informações triviais da sua tarefa:

  • O que deve ser feito?
  • Em qual projeto e para qual cliente?
  • Qual a data de entrega?
  • Quanto tempo, em média, ela leva para ser concluída?
  • Quão importante ela é?
 

Em um gerenciador de tarefas, você consegue obter todas as informações acima, e ainda tem a visão do todo. Assim, você pode dividir uma grande demanda em pequenas partes, por exemplo, facilitando a sua conclusão. 

Quando o colaborador chegar ao trabalho, vai saber exatamente o que deve ser feito, porque já está tudo indicado pelo gestor. Sempre que uma tarefa mais importante surgir, basta colocá-la no topo da lista ou sinalizá-la como urgente. 

O gerenciador de tarefas Runrun.it permite fazer isso de forma visual, acionando uma bandeirinha vermelha, mostrando para toda equipe que aquela tarefa se tornou prioritária.

Gerenciador de tarefas | Runrun.it

>> Leitura recomendada: Gestão à vista: informações ao alcance da sua equipe.

2. Organizar informações e definir prazos

O tempo é um recurso precioso e cada vez mais escasso na agenda de todos. Imagine então perder horas do seu dia, em que você poderia estar produzindo, por conta de informações desencontradas. Complicado, não é?

Confiança e transparência são fundamentais para a construção de uma relação saudável entre profissionais. No entanto, sem um gerenciador de tarefas que registre todas as atividades, pode ficar difícil. 

Um gerenciador de tarefas que também atua como ferramenta de organização e comunicação, como o Runrun.it, mantém na atividade todos os detalhes inerentes a ela, exibe diálogos e comentários com a equipe e usuários convidados e guardar anexos. 

Exemplo de gerenciamento de tarefas | Runrun.it

Assim, é possível consultar e centralizar todas as solicitações feitas, complementar, redefinir e recomeçar sempre que necessário. 

Outra funcionalidade de um gerenciador de tarefas é servir como um cronograma de projetos. Além de poder inserir em cada demanda o dia e a hora desejados para a entrega, é possível agendar o início de uma atividade e receber um alerta na tela quando aquele horário estiver próximo. 

Desta forma, fica mais fácil não esquecer uma reunião ou entregar um relatório importante na data combinada.

>> Leitura recomendada: Controle vs. acompanhamento: o que é melhor para o home office?

3. Mensurar o tempo investido nos projetos

Convenhamos: planilha de horas trabalhadas não é uma forma muito eficiente de medir o tempo gasto em um projeto. Cedo ou tarde, os profissionais acabam se esquecendo de preenchê-la.

E mesmo que ela esteja devidamente preenchida, encarar uma planilha com centenas de linhas, tentando cruzar dados para buscar as informações que precisa, só trará perda de tempo e resultados imprecisos.

Por isso, um gerenciador de tarefas precisa oferecer também um timesheet automático. No Runrun.it , o colaborador só precisa dar “play” para trabalhar e “pause” para descansar ou mudar de tarefa. 

Gestão do tempo no quadro de tarefas | Runrun.it

O sistema não só mede o tempo, acompanhando a eficiência da equipe, como também produz relatórios que informam aos gestores os números de que precisam para ter insights e tomar decisões importantes, como eliminar gargalos e rever o orçamento.

Quais dados é possível obter através do gerenciador de tarefas?

Quando você e sua equipe dão o “play” na tarefa no Runrun.it, isso gera uma série de dados que serão apresentados para você, através dos nossos relatórios. Dessa forma é possível saber:

  • Custo por projeto;
  • Horas trabalhadas por projeto;
  • Horas trabalhadas por cliente;
  • Produtividade da equipe ou de um colaborador específico;
  • Horas trabalhadas em um determinado tipo de tarefa;
  • Horas disponíveis por colaborador,
  • Quanto tempo a tarefa ficou em cada etapa.
 

Além de gerenciar as tarefas você também poderá obter informações importantes para a sua gestão utilizando uma ferramenta como o Runrun.it. Para saber mais sobre os ganhos com o uso do "play" por sua equipe, assista ao vídeo abaixo:

Dicas de gerenciamento de tarefas | Runrun.it
 

4. Tornar a sua equipe mais produtiva 

Você já parou para pensar que a produtividade da equipe vai além da quantidade de tarefas que cada indivíduo consegue realizar num determinado tempo com qualidade? Ela está intrinsecamente ligada à motivação dos colaboradores. 

E manter um colaborador motivado envolve questões de clima organizacional, alinhamento com os princípios da empresa, incentivos, comunicação e reconhecimento do trabalho de cada um, por parte da gestão, para que todos encontrem o seu propósito dentro da organização. 

>> Leitura recomendada: Saiba como a motivação intrínseca pode transformar sua equipe 

E aí você pode estar se perguntando como um gerenciador de tarefas pode ajudar nisso. Mais do que informar o índice de produtividade de cada profissional e equipe, um gerenciador de tarefas avançado, como o Runrun.it, oferece algumas vantagens:

  • Incentivar a interação entre os colaboradores;
  • Premiar os profissionais com medalhas de desempenho, conforme eles realizam as ações dentro do sistema;
  • Informar quantas tarefas foram entregues e quanto tempo cada uma levou para ser concluída;
  • Ajudar a própria equipe a entender em quais etapas ela está sendo mais eficiente e antecipar atrasos,
  • Ajudar a enxergar os gargalos.
 

Adotar um gerenciador de tarefas gera um impacto positivo nos negócios, pois ele auxilia no crescimento profissional dos que o utilizam, além de melhorar o relacionamento com os colaboradores e com os clientes.

>> Leitura recomendada: 5 passos para melhorar os resultados com o controle de produtividade

5. Controlar as atividades com o gerenciador de tarefas

Saber quem está realizando o quê e quando  é fundamental para a sua gestão caminhar nos trilhos, não perder prazos e conseguir entregas efetivas. O gerenciador de tarefas pode se tornar essencial se você precisar:

  • Acompanhar as tarefas;
  • Estruturar uma sequência de atividades;
  • Monitorar o andamento das etapas do projeto;
  • Avaliar como cada passo está sendo conduzido;
  • Ter a visão do todo.
 

Com esses dados ao seu alcance, é mais fácil prever possíveis atrasos e intervir naquelas tarefas que consomem mais tempo do que o considerado ideal, assim como tomar medidas para automatizar o processo, cumprir o cronograma e evitar retrabalho, como a troca de responsáveis por uma atividade ou a modificação da estratégia. 

Ao longo dos projetos, o gerenciador de tarefas vai gerar gráficos que mostram o quanto foi cumprido das demandas, quais tomaram mais tempo e muitas outras informações úteis para a sua gestão.

Por isso, um organizador de tarefas  tem um papel estratégico na gestão do trabalho, pois coloca todas essas informações à vista. 

O Runrun.it, por exemplo, é um gerenciador que possui o Quadros, uma função que oferece a visão do todo, e um Dashboard personalizado, em que é possível criar os KPIs necessários para a sua empresa e acompanhar os indicadores de desempenho em uma única tela e em tempo real.

Dashboard de gestão do tempo | Runrun.it

O gerenciador de tarefas também conta com um recurso chamado Gráfico de Gantt, que permite uma visualização simples do andamento das atividades da sua equipe. 

Por ser uma metodologia ágil e intuitiva, no nosso gerenciador de tarefas todos os responsáveis por um projeto conseguem entender rapidamente o que precisa ser feito e a que pé está o trabalho, sem a necessidade de inúmeras reuniões e trocas de e-mail.

Com esses dados ao seu alcance, é mais fácil antecipar possíveis atrasos e intervir naquelas tarefas que consomem mais tempo do que o considerado ideal. Assim como tomar medidas para acelerar o seu processo e cumprir o cronograma do projeto.

6. Ter reuniões mais produtivas

Um gerenciador de tarefas também possibilita reduzir as reuniões. Uma pesquisa realizada pela Economist Intelligence Unit mostrou que, das 40 horas de trabalho semanal de um gerente, em média 21 horas são aplicadas em reuniões, 8 em leituras de e-mails e 11 no trabalho individual. 

O estudo apontou ainda que os gestores gastam cerca de 16 horas em atividades que poderiam ser evitadas, que não precisavam existir, não necessitavam da sua atenção ou com reuniões desnecessárias, como as de apresentação do status de atividades. 

Só com um gerenciador de tarefas é possível mensurar quanto tempo é investido em cada tipo de tarefa na semana. Isso irá ajudar o gestor a organizar a rotina e aumentar sua produtividade. 

A ferramenta também evita que você acabe “atrapalhando” o trabalho da equipe desnecessariamente fazendo microgestão.

Isso porque, com um organizador de atividades , é possível saber o andamento das atividades em tempo real, do computador ou do celular, facilitando a comunicação com as pessoas. Dessa forma, fica viável organizar todos os dados em um só lugar, formalizar cada passo, distribuir demandas e dar feedbacks.

Com a economia de tempo que um gerenciador de tarefas inteligente promove, a gestão pode investir em demandas mais importantes, como o planejamento estratégico dos projetos.

>> Leitura recomendada: Como ter reuniões produtivas?

7. Fornecer estimativas realistas

Na era dos dados, não cabe mais presumir datas de entrega dos projetos aleatoriamente. Um dos benefícios do gerenciador de tarefas é justamente mensurar e, através de algoritmos, estimar com precisão e transparência o prazo de cada atividade, inclusive, prevendo atrasos.

Com o gerenciador de tarefas é possível:

  • Ter a visão do todo;
  • Obter dados e relatórios por período;
  • Monitorar a execução das atividades com precisão;
  • Cumprir prazos;
  • Aumentar a probabilidade dos projetos serem mais rentáveis e bem sucedidos,
  • Ter mais confiança e satisfação do cliente.
 

8. Gerenciar equipes

Como já vimos antes, um gerenciador de tarefas ajuda a delegar demandas, no acompanhamento dos jobs e na formalização da comunicação. Com o Runrun.it, fica mais simples definir as responsabilidades de cada um da equipe e controlar as atividades. Além disso, os gestores podem acompanhar diretamente no software as horas trabalhadas por demanda dos clientes ecalcular a lucratividade de cada um deles.

Uma metodologia que pode te ajudar a gerenciar melhor os projetos, ou processos, da sua equipe é o kanban. De origem japonesa, a ideia é estruturar o seu fluxo de trabalho em etapas com tarefas sendo movimentadas até sua conclusão. 

No gerenciador de tarefas Runrun.it, você tem um kanban inteligente que apresenta a visão do todo. Cada coluna representa uma etapa da tarefa e, assim que uma tarefa é concluída, basta arrastar o card para a etapa desejada.

Automaticamente, o sistema fornece o tempo médio das tarefas em cada etapa, o que facilita a visualização de gargalos. E também quanto tempo demora para as tarefas percorrem todo o fluxo (lead time).

Movimentação de tarefas dentro do quadro | Runrun.it
 

Concentrar as demandas e todas as informações necessárias em um gerenciador de tarefas contribui para um melhor aproveitamento do tempo e dos recursos, além de ser uma maneira de incentivar o trabalho em equipe, uma vez que todos podem contribuir e enxergar o andamento dos projetos.

9. Extrair dados e análises da gestão de tarefas

É indispensável que os gestores tenham todas as informações de que precisam à vista e de forma fácil e prática. Um software como o Runrun.it, além de ser um gerenciador de tarefas, possui o recurso de time intelligence.

Com o sistema, é possível reunir os dados a partir da mensuração do tempo de forma organizada, processá-los e analisá-los. Os números são transformados em informações importantes que servem para embasar a tomada de decisões e os gestores conseguem obter informações que jamais seriam possíveis. 

 
Exemplo do Dashboard com métricas customizáveis que o gerenciador de tarefas Runrun.it oferece.
Exemplo do Dashboard com métricas customizáveis do gerenciador de tarefas Runrun.it
 

O gerenciador de tarefas mais fácil de usar do mundo

Eleito pelo G2 Crowd como o software de gestão mais fácil de usar do mundo, o Runrun.it entrega funcionalidades que dão total visibilidade aos usuários, otimizam a gestão tempo, promove a colaboração entre equipes, automatizam o fluxo de trabalho e simplificam as atividades gerenciais. 

Descubra todos os benefícios proporcionados pela ferramenta fazendo o teste gratuito por 14 dias: http://runrun.it 

gerenciador de tarefas para que serve um
 

Pesquisas mencionadas 

https://impact.economist.com/perspectives/sites/default/files/EIU_Lucidchart-Communication%20barriers%20in%20the%20modern%20workplace.pdf

 

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