Time intelligence: reunindo as informações que os gestores nunca saberiam
Daniele Charão. 12 de julho de 2018
Fazer a gestão do tempo da sua equipe, controlar as atividades realizadas e as horas investidas em cada projeto não é apenas mais uma alternativa. É fundamental para a sua empresa saber exatamente essas informações. Inclusive, vale lembrar que os gastos com a folha de pagamento em empresas de serviço, por exemplo, representam 60% ou mais dos seus custos. Então, com esses dados em mãos, você poderá melhorar a operação, aumentar a produtividade das pessoas e conseguir resultados mais efetivos. Para isso, é cada vez mais necessário contar com uma ferramenta com time intelligence.
Mas o que significa este sistema? Neste artigo, vamos explicar tudo o que você precisa saber sobre a mensuração do tempo e a inteligência a partir dos dados coletados para embasar a tomada de decisão. Além disso, você também vai entender o funcionamento, como aplicar na sua organização e os benefícios. Assim como, os motivos para adotar o quanto antes o time intelligence e parar de perder dinheiro.
Até porque os resultados produzidos no seu negócio estão diretamente relacionados com o tempo despendido pela sua empresa. Seja o tempo investido em projetos, desperdiçado em reuniões e tarefas improdutivas, ou com atividades operacionais que não geram o retorno esperado.
Um jogo de xadrez demanda, na maioria das vezes, o controle do tempo de forma inteligente para a execução das jogadas, sem perder de vista a estratégia. E, assim como no tabuleiro, assumir essa gestão do tempo é fundamental para o seu negócio. Pois permite descobrir as horas alocadas pelas pessoas e a lucratividade real dos seus serviços. No entanto, muitas empresas não conseguem gerar dados completos sobre o tempo que investem em cada tipo de tarefa e cliente, o que, no fim, resulta em conclusões incorretas ou precipitadas sobre a rentabilidade de seus projetos.
Então, para escapar desse panorama confuso, o time intelligence chega para solucionar os problemas dos gestores e donos de empresas. E se torna peça-chave para ter uma visão completa da sua operação, já que fornece dados vindos da mensuração do tempo e possibilita saber informações que jamais seriam possíveis. Time intelligence nada mais é do que disponibilizar as métricas da gestão do tempo em forma de dados e informações importantes para a sua tomada de decisão.
Com ele, é simples e fácil de compreender onde, quando e como as horas da sua equipe são investidas em tempo real. Ou seja, monitorar quais as tarefas foram realizadas ou estão em execução, se o planejamento foi cumprido, se houve atrasos, analisar as datas e os prazos, e como foi a entrega de projeto.
Com isso, dá para identificar oportunidades e possibilidades de otimização do tempo para controlar melhor os seus gastos e tornar o seu negócio mais rentável. Isso faz com que as decisões e o pensamento estratégico saiam da intuição e estejam embasados por números.
Antes, o foco e as preocupações dos gestores eram, principalmente, com atendimento, gestão de projetos, gestão de custos, gestão de pessoas e satisfação do cliente. Porém, depois de um tempo sendo relegado, o tempo agora tem sido cada vez mais valorizado. Mas qual a importância disso para a sua empresa?
De acordo com esta pesquisa global da McKinsey, só 9% dos executivos entrevistados estavam “muito satisfeitos” com a alocação das horas trabalhadas em sua empresa. Para piorar, apenas 52% disseram que investem o seu tempo conforme as suas prioridades estratégicas.
O fato é que o tempo se tornou a moeda corrente mais valiosa que existe – e você pode ver como estudos comprovam a importância da gestão do tempo. E é necessário aprender a gerenciar esse patrimônio com cuidado e planejamento. para evitar prejuízos de dinheiro e de produtividade das pessoas. Esta pesquisa da America Online e da Salary.com, divulgada no artigo do New York Times, mostra que os profissionais só trabalham três dos cinco dias da semana, desperdiçando os outros dois. É uma perda grave.
Outro estudo relaciona a ociosidade e o seu impacto na produtividade e no faturamento das empresas. De acordo com Teresa Amabile e Andrew Brodsky, 78% dos profissionais americanos relataram uma experiência de ócio no trabalho. E chegou-se à estimativa alarmante de US$ 100 bilhões por ano como o custo da ociosidade para a economia dos Estados Unidos.
Por isso, pensar no tempo como um ativo, entender como ele é usado pela equipe e monitorá-lo com um sistema de time intelligence permite trazer uma vantagem competitiva para o seu negócio.
Para começar a entender o time intelligence na sua estratégia, o primeiro passo é rastrear melhor o tempo de seus funcionários. Imagine só que uma empresa, com 50 funcionários e uma jornada diária de oito horas, vai registrar a cada ano cerca de 100 mil horas trabalhadas. Como saber onde todo esse tempo foi gasto?
Vale a pena aqui investir um tempinho para pensar sobre a gestão de horas na sua empresa e tirar aquela impressão de que nunca há tempo para nada. Quantificar e medir como os funcionários usam o seu tempo identifica oportunidades para maximizar a produtividade. Mas também pode apresentar áreas em que os esforços estão duplicados, com sobrecarga ou gargalos.
Por isso, essa mensuração serve principalmente para ajudar os gestores a visualizar a real eficiência da equipe, fazer análises precisas do uso de tempo e traçar os parâmetros para coordená-la.
E como colocar essa mensuração em prática? Com o registro das horas por meio de um timesheet automático e descomplicado. Enquanto preencher planilhas manualmente, além de ser uma tarefa extra, não fornece os dados necessários para análises em profundidade, um software automatizado facilita o preenchimento e gera as informações de que os gestores precisam.
É o que acontece, por exemplo, se você usar uma ferramenta de gestão do trabalho como o Runrun.it. A plataforma possui recursos de contagem do tempo ao realizar as tarefas. Basta o usuário dar “play”, “pause” e entregá-las para registrar as horas exatas dedicadas a cada atividade de forma automática.
Com isso, por meio de um sistema integrado de time intelligence, através da mensuração do tempo, são fornecidos os dados para a análise e o controle das horas dos colaboradores. E o Runrun.it permite visualizar e monitorar esses números de maneira ainda mais rápida através do seu Dashboard customizável. Nele, você pode contar com as métricas de alocação do tempo, as tarefas e os projetos em andamento.
Analisar os resultados e as métricas de desempenho
Por falar em métricas, um dos pontos fortes do time intelligence é proporcionar a avaliação da sua empresa como um todo. Com os gráficos e os dados facilmente disponíveis em uma única tela, é possível ter todos os KPIs ao seu alcance. As informações são essenciais para analisar a performance do negócio de acordo com seus objetivos. Além disso, vão servir como referência para a tomada de decisão e para a criação de estratégias para o crescimento da empresa. Vale a pena ler o nosso artigo sobre indicadores de desempenho para conhecer melhor os tipos de KPIs e este, sobre gestão de desempenho, com novos métodos para o desenvolvimento dos colaboradores.
Mas os benefícios não param por aí e os números vão além. Com o time intelligence, também é possível ter indicadores de produtividade e eficiência das pessoas. Para então saber quem está produzindo e entregando as tarefas com qualidade e no prazo. Isso de acordo com as metas definidas e os projetos estipulados. E se necessário, com o monitoramento do tempo e os dados das atividades pelo sistema em tempo real, os gestores intercedem para reorganizar a rota. Então, podem substituir os responsáveis por tarefas e/ou alterar a estratégia.
Motivação e engajamento do time
No entanto, além de avaliações e tomadas de decisão, todas essas informações também podem e devem servir de motivação para a sua equipe. Para isso, os líderes e gestores contam com metodologias como a gestão à vista. Com o modelo, os principais itens de metas e desempenho são divulgados para todos de forma clara em um local de fácil visibilidade. Outro importante recurso é o KPI dashboard, que mede o rendimento da sua empresa, o que funciona e o que não funciona na sua gestão. Para implementar essas metodologias na sua gestão, você pode contar com um software de gestão, como o Runrun.it, e usar o seu Dashboard para colocar seus indicadores à vista de todos, por meio de gráficos e planilhas personalizadas.
Time intelligence e business intelligence
Os termos são parecidos, mas não vamos confundi-los. Enquanto o time intelligence ganha força como a inteligência para reunir os dados através da mensuração do tempo, o business intelligence (BI) é um conceito mais antigo. Começou a se expandir na década de 1980, como mostra este artigo do portal Dataconomy, e intensificou sua relevância com o crescimento do Big Data.
As ferramentas de BI extraem, concentram e interpretam as informações vindas de diferentes fontes como sistemas de gestão empresarial, de relacionamento com clientes e de planilhas. Assim, apresentam diferentes indicadores e dashboards de dados. O que permite identificar problemas na operação, oportunidades e outras possibilidades para otimizar o seu negócio. Além de possuir potencial para o processamento de uma grande massa de dados, evoluindo junto com a tecnologia.
Claro que o registro dos dados e a mensuração do tempo são de suma importância para a sua empresa. Mas como converter essas informações de time intelligence em resultados práticos? É o que veremos a seguir com quatro vantagens dessa estratégia para o seu negócio.
1. Otimizar processos
Nada pior para a sua empresa do que aquelas tarefas se acumulando na mesa dos colaboradores, sem priorização, processos confusos e com o risco de perder os prazos. Mas o que o time intelligence tem a ver com isso? Tudo (ou quase isso), pois com a inteligência dos dados a partir da mensuração das horas trabalhadas em cada etapa do projeto dá para notar onde estão os problemas que atrapalham o workflow no seu negócio.
Então, se os processos não estão bem organizados e registrados, os colaboradores podem se perder entre as atividades. Inclusive, desperdiçando seu tempo com refação e gerando prejuízos. Para evitar que isso aconteça, que tal automatizar o fluxo de trabalho? Com um software de gestão como o Runrun.it, você cria processos estruturados com distribuição das demandas para execução dos projetos.
O que otimiza toda a sua operação, facilita a comunicação de forma transparente e desburocratizada, ajuda a motivar a equipe e a aumentar o engajamento. O resultado: fica mais fácil cortar o mal e evitar que as falhas no workflow comecem a gerar uma bola de neve.
Esse é mais um ponto em que o time intelligence funciona muito bem. Porque os dados do tempo de cada pessoa por tarefas, projetos e clientes mostram o que deve ser realizado para tornar a equipe mais produtiva. Com os gráficos de horas, você consegue visualizar as áreas que precisam ser modificadas para melhorar a efetividade delas. Por exemplo, procurar atividades que consomem muito tempo e geram pouca recompensa.
Exemplo de gráfico de horas registradas nos últimos 30 dias
É neste ponto que entra uma ferramenta de gestão de tarefas com time intelligence, como o Runrun.it. Usando a plataforma, você realiza um planejamento mais elaborado da lista de demandas da equipe. O que permite fazer com que as pessoas foquem em itens que realmente importam. O resultado: você aumenta a produtividade e, muitas vezes, evita a contratação de mais funcionários de maneira desnecessária.
3. Reduzir os custos e aumentar a lucratividade
Aqui passa a ficar ainda mais interessante para os gestores, já que estamos falando de dinheiro no bolso. O time intelligence se prova fundamental também ao colaborar com os custos e a lucratividade. E a sua aplicação traz resultados diretos, pois é possível entender o exato esforço de cada tarefa para entregar os projetos para os clientes.
As perguntas “Quem está fazendo o quê? Por quanto tempo, e quanto está custando?” se encaixam perfeitamente neste cenário. Com essas informações de um software como o Runrun.it, você sabe os custos das pessoas nos projetos, calcula a rentabilidade da equipe e verifica a lucratividade dos clientes. O que permite gerenciar os seus gastos, repensando a sua forma de precificação para tornar os clientes mais rentáveis.
Vemos aqui uma relação clara do time intelligence com a gestão de custos e a rentabilidade do cliente. Quando o sistema de inteligência mostra dados de produtividade em alta, bom desempenho dos colaboradores e entregas efetivas, fica mais fácil aumentar o seu retorno financeiro.
Todos os processos da sua empresa, com o uso de um sistema de gestão integrado e a aplicação do time intelligence, levam a uma melhor tomada de decisão. Com o Runrun.it a seu favor, será mais simples estruturar a coleta e criar métricas assertivas para apontar os KPIs que te interessam. Afinal de contas, se perder em um mar de informações não vai ajudar nenhum gestor.
Então, depois de formular esses indicadores, você terá os dados a serem coletados a partir da mensuração do tempo e das atividades. Tanto das tarefas realizadas, quanto das atrasadas ou em execução. Com esses números, poderá desenvolver análises aprofundadas. E também estudar o planejamento, calcular o valor de cada cliente e definir os rumos para o seu negócio de forma fundamentada.
Uma estratégia guiada por dados, deixando de fora o feeling e a intuição de líderes e gestores. Assim como as organizações de alta performance já vivem essa cultura de dados, sua empresa também sentirá os benefícios do time intelligence e poderá alavancar o seu crescimento.
Inteligência artificial na gestão do tempo e no futuro
Não é de hoje que as tecnologias estão relacionadas aos negócios. São ferramentas de CRMs (Gestão de Relacionamento com Clientes), ERPs (Sistemas Integrados de Gestão Empresarial), BIs (Business Intelligence), entre outras. E o time intelligence é a inteligência aplicada que utiliza algoritmos poderosos para mensurar o tempo investido de cada pessoa e gerar dados de desempenho.
Nessa velocidade de aperfeiçoamento da inteligência artificial, já temos máquinas inteligentes como gestores de pessoas. Conhecidos como robobosses, os chefes robôs, em tradução livre, tomam decisões que antes eram feitas por humanos. Como, por exemplo, a priorização de demandas do modo mais eficiente possível e a análise de desempenho.
Segundo o relatório de tendências de tecnologia no ambiente de trabalho do Gartner, neste ano já existem mais de três milhões de trabalhadores em todo o mundo supervisionados por robobosses. No futuro, são essas máquinas que vão supervisionar os negócios de forma sistematizada, guiando a automação de processos e tarefas. São as chamadas self-managed-companies. Ou as empresas autogerenciadas, que estão evoluindo e encontrando novas formas de coordenar atividades como o fluxo de trabalho.
Além dos chefes robôs ajudando na gestão dos negócios, as ‘tarefas humanas’, principalmente as operacionais, estão passando pela automação. Como já mostrou esta pesquisa da McKinsey, cerca de 60% das ocupações têm pelo menos 30% de atividades que podem ser automatizadas. Por isso, é necessário estar preparado para lidar com os avanços da inteligência artificial e entender as mudanças provocadas.
Transformações como no modelo de trabalho e na valorização de habilidades emocionais e cognitivas estão em curso. Nesse contexto, as soft skills são as competências mais desejadas atualmente. Já que levam em conta os talentos não técnicos, como empatia, criatividade e facilidade de adaptação.
Vale também ficar de olho em outros artigos que podem te ajudar:
Para extrair informações que você não conseguiria saber antes, você precisa utilizar o time intelligence na sua gestão. E para entender como está sendo investido o tempo da sua equipe e como organizá-lo, você precisa de um software de gestão, como o Runrun.it. O sistema te propicia todas as ferramentas para gerenciar as horas das pessoas de forma inteligente, com dados estruturados para ajudar no seu planejamento.
Com as métricas da mensuração do tempo, é possível ter uma visão 360 graus da sua empresa. E ter o controle das horas trabalhadas e do tempo gasto por tarefas, projetos e clientes. Além disso, os dados são fácil e rapidamente visualizados através do Dashboard, com todos os indicadores à sua vista.
Faça valer o seu tempo, dê um xeque-mate e veja os ganhos de uma estratégia com time intelligence. Teste grátis agora: http://runrun.it
Escrito por Daniele Charão
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