Foi-se o tempo em que o Excel era a ferramenta preferida de quem realiza a gestão de custos em projetos. Claro que o editor de planilhas ainda é muito utilizado, mas hoje existem inúmeras outras soluções e metodologias que tornam essa atividade muito mais prática, fácil e segura.
Ter opções que automatizam estes processos é ótimo, porque, nos tempos atuais, a gestão de custos em projetos tornou-se ainda mais importante para o desenvolvimento de qualquer negócio. Então, vamos às dicas!
- Elaborando o plano de gestão dos custos
- Estimando os custos de um projeto
- Avalie o custo de cada colaborador
- Solicitando orçamentos para terceiros
- Rentabilidade não pode ser um mistério
- Controle do “orçado x realizado”
- Automatizando a sua gestão de custos em projetos
A gestão de custos – assim como qualquer outra modalidade de gestão – deve ser construída com cuidado e executada com mais cuidado ainda, por se tratar do coração financeiro da sua empresa. E é sobre essa construção que falaremos agora — vinculando a gestão de custos à gestão de projetos.
O Project Management Institute (PMI) define o gerenciamento ou gestão de custos em projetos como sendo “os processos envolvidos em estimativas, orçamentos e controle dos custos necessários”. O objetivo desta área é “estimar o orçamento do projeto de forma que ele seja cumprido sem variações”, ou seja, fazer com que ele seja concluído dentro do orçamento aprovado.
As 4 etapas da gestão de custos em projetos
O PMO – Escritório de Projetos destrincha os processos de gestão de custos em projetos em quatro fases:
1. Planejar o gerenciamento de custos
Aqui, a pessoa da gestão irá listar as políticas e procedimentos para planejar, gerenciar, executar e controlar os custos.
2. Estimar os custos
Em outras palavras, pontuar os gastos necessários para executar as atividades do projeto.
3. Determinar o orçamento
Aqui é importante deixar claros os custos estimados das atividades para estabelecer uma linha de base.
4. Controlar os custos
Significa monitorar o status do projeto para atualizar o orçamento e gerenciar alterações na linha de base dos custos.
Vamos conhecer mais detalhadamente algumas delas a seguir.
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Elaborando o plano de gestão dos custos em projetos
O primeiro passo a ser dado é a verificação de todos os recursos necessários a um projeto. Ou seja, a quantidade de funcionários, a possibilidade de contratação de terceiros, os materiais e equipamentos necessários, e por aí vai.
Aqui, é indispensável que você realize um planejamento detalhado e aprofundado, discriminando também a quantidade de cada item a ser utilizado. Este não é o momento de confeccionar orçamentos; em vez disso, dedique esforços a programar, a partir das etapas do projeto, tudo o que será necessário para completar cada uma dessas tarefas.
Aproveitando a deixa: se você estiver em dúvida sobre o que considerar nesse momento, leia nosso artigo sobre ingredientes que não podem faltar em um bom planejamento de projetos.
Estimando os custos de um projeto
Planejou todos os recursos necessários? Hora de verificar os custos disso. É nessa etapa que você passa a conhecer os valores envolvidos no projeto. É o momento de pedir orçamentos e avaliar qual será a projeção de gastos do que será realizado.
É o momento, também, de verificar os custos internos da sua empresa. Quanto custará o trabalho daquela equipe no projeto? A resposta virá muito mais facilmente se você adotar um gerenciador de projetos estratégico, como o Runrun.it, que te auxilia a monitorar as horas e os recursos dedicados a qualquer atividade, chegando a dados muito mais realistas e fundamentados.
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Avalie o custo de cada colaborador
Você não sabe qual o custo por hora de um colaborador? Ora, a conta é bem simples. Basta somar o valor mensal que a empresa gasta com este colaborador (junte tudo: salário, benefícios e impostos) e dividir essa quantia por 168 (21 dias x 8h, ou o número de horas trabalhadas em um mês).
Dessa maneira, você saberá se o valor que você está cobrando para executar um projeto está de acordo com o que está sendo gasto.
No Runrun.it, cada colaborador que usa a ferramenta tem um perfil de usuário. Lá, os administradores podem inserir esta informação, que fica visível apenas para a gerência. É importante registrar o valor de hora/homem de cada funcionário no Rurnun.it para que o sistema consiga gerar um relatório de custos fiel à realidade, permitindo que o gestor ou a gestora saiba quanto um usuário investiu em determinada tarefa, projeto e cliente para descobrir se os projetos estão sendo rentáveis ou comparar custo estimado e gasto real.
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Solicitando orçamentos para terceiros
Vale lembrar que, na gestão de projetos, além do esforço de sua equipe, é muito provável que você precise de fornecedores externos. E externos, aqui, significa tanto terceirização quanto aqueles que não fazem parte de sua gerência (freelancers ou serviços de help desk, por exemplo). Esses custos também devem estar associados ao projeto.
Neste momento, os fornecedores são escolhidos, os valores são fechados e você terá em mãos o custo total para realizar o projeto, para levá-lo à aprovação do cliente. Tenha em mente que apurar os custos e despesas de um trabalho está diretamente ligado a precificar corretamente seu produto ou serviço, levando em consideração a sua margem de lucro. Por isso, a gestão de custos de um projeto deve ser minuciosa – lembre-se de que a pessoa da gestão é a responsável pelo sucesso ou pelo fracasso das atividades de sua equipe.
[TESTE] Gestão de custos: você sabe economizar?
Rentabilidade não pode ser um mistério
Lembre-se sempre: o preço final de um serviço prestado ou produto vendido depende do quanto é investido para que ele exista. Sem uma boa gestão de custos em projetos, a empresa pode cobrar um valor fora da realidade (para cima ou para baixo) e prejudicar suas margens de lucro, seu volume de vendas e seu equilíbrio financeiro.
Sabendo disso, você já deve fazer o seu controle com todos os gastos, fixos e variáveis, tentando identificar investimentos desnecessários e outros que merecem atenção especial, porque geram mais vendas, por exemplo. Acontece que fica inviável inserir e ficar atualizando todos esses dados numa planilha manualmente.
Automação como chave da gestão de custos em projetos
Gerir mal um projeto pode causar diversos prejuízos, entre eles, o retrabalho. No dia a dia corrido de uma agência ou setor de marketing, em que múltiplos projetos acontecem ao mesmo tempo, fazer uma gestão de projetos eficaz é essencial para a organização das tarefas e para a rentabilidade da empresa. A automação vem para otimizar esse processo.
Um estudo feito pela Resultados Digitais em parceria com a Rock Content mostrou que cerca de 77% das agências brasileiras já utilizam alguma ferramenta de gerenciamento de projetos para organizar e dinamizar as atividades.
Além dessas vantagens, um gerenciador de projetos inteligente precisa atender às necessidades da gestão. Segundo uma pesquisa da Capterra, os recursos mais solicitados são:
- Compartilhamento de arquivos;
- Controle de tempo;
- Integração de e-mail;
- Gráfico de Gantt e
- Gerenciamento de orçamento.
É compreensível que esses recursos sejam esperados de um software de gestão, pois eles auxiliam de forma estratégica, seja numa comunicação interna eficiente, seja no relacionamento com clientes e stakeholders, seja pela aquisição de novos projetos. E vale lembrar que todos eles são encontrados no Runrun.it!
O compartilhamento de arquivos com a equipe é feito diretamente na ferramenta, através de anexos, e também é possível compartilhar com pessoas externas à empresa pelo recurso o “usuário convidado”.
O Runrun.it faz o controle de tempo com o Time Tracking, um recurso que envolve apenas clicar em um botão para dar play quando se inicia a tarefa ou pause quando parar de trabalhar nela. Isso vai gerar um timesheet automático, dispensando que esse registro seja feito de forma manual. Além disso, permite visualizar o tempo investido pelos colaboradores em cada tarefa do seu cliente e se eles estão gastando horas demais, tornando o projeto ou serviço menos rentável.
Com relação a integrações, Runrun.it pode ser integrado ao e-mail e a outras ferramentas. Essa implementação é feita com o auxílio do suporte do Runrun.it de forma fácil e sem burocracias.
E, por fim, o gráfico de Gantt e relatórios gerenciais, incluindo o gerenciamento do orçamento são outras funcionalidades que o nosso software oferece, dentre muitas outras, que irão ajudar no cumprimento do cronograma, essencial no controle de gastos, e na tomada de decisões.
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Controle do “orçado x realizado”
Segundo pesquisa global do PMI, em 2016, as empresas estavam concluindo apenas 53% dos projetos dentro do orçamento original. Para manter a rentabilidade dos serviços da sua empresa, com a sua margem de lucro, é fundamental equilibrar o “orçado x realizado”.
O controle sobre essa relação não pode escapar das mãos dos gestores. Porque não adianta somente traçar o planejamento orçamentário. Mas é necessário também estabelecer indicadores de desempenho, e fazer o acompanhamento e a mensuração, em tempo real, de como andam os custos da sua empresa para determinado cliente ou serviço.
A gestão de custos eficaz vai corrigir possíveis desvios em relação ao planejado, e garantir que o projeto seja entregue dentro do orçamento e de acordo com o escopo.
Um software inteligente de gestão do trabalho, como o Runrun.it, traz inúmeras vantagens neste caso. A ferramenta tem o Dashboard com métricas personalizadas para você enxergar exatamente os KPIs de que precisa. Também possui algoritmos poderosos com estimativas preditivas que mostram se o seu orçamento tende a estourar.
Para saber mais dicas de como monitorar o custo dos seus serviços para não ultrapassar o planejado, confira o nosso artigo sobre a relação “orçado x realizado”. Também leia este texto do nosso blog para melhorar a entrega de projeto na sua empresa.
Automatizando a sua gestão de custos
Você sabia que o percentual de organizações que usam planilhas para gerenciar seus projetos vem caindo? Foi o que a VersionOne apurou em uma pesquisa recente. Adotar um gerenciador de projetos tem sido a melhor escolha para o sucesso dos projetos.
Uma outra pesquisa, feita pela Colmeia, mostrou que 77% dos projetos de alto desempenho usam software de gerenciamento de projetos.
Além de ser um software completo de gestão inteligente do trabalho, o Runrun.it permite gerenciar projetos através da priorização de tarefas e também possibilita incluir gastos extra de tarefas não ligadas àquelas cadastradas no sistema.
Se você deseja automatizar o controle de custos de seus projetos e trabalhar de uma forma mais transparente com sua equipe, conheça agora o Runrun.it. Faça um teste grátis: http://runrun.it.
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