Sem gestão de custos, não há gestão de projetos. Veja dicas para controlar melhor seus gastos

Sem gestão de custos, não há gestão de projetos. Veja dicas para controlar melhor seus gastos

Foi-se o tempo em que o Excel era a ferramenta preferida de quem realiza a gestão de custos. Claro que o software da ainda é muito utilizado, mas hoje existem inúmeras outras soluções e metodologias que tornam essa atividade muito mais prática, fácil e segura. O que é ótimo, porque, nos tempos atuais, a gestão de custos tornou-se ainda mais importante para o desenvolvimento de qualquer negócio.

O assunto está sempre em pauta aqui no blog:

 

Agora, queremos te ajudar a amarrar aquelas ferramentas e metodologias ali de cima em um plano bem estruturado. Pois a gestão de custos – assim como qualquer outra modalidade de gestão – deve ser construída com cuidado e executada com mais cuidado ainda, por se tratar do coração financeiro da sua empresa. E é sobre essa construção que falaremos agora — vinculando a gestão de custos à gestão de projetos.

Elaborando o plano de gestão dos custos

O primeiro passo a ser dado é a verificação de todos os recursos necessários a um projeto. Ou seja, a quantidade de funcionários, a possibilidade de contratação de terceiros, os materiais e equipamentos necessários, e por aí vai.

Aqui, é indispensável que você realize um planejamento detalhado e aprofundado, discriminando também a quantidade de cada item a ser utilizado. Este não é o momento de confeccionar orçamentos; em vez disso, dedique esforços a programar, a partir das etapas do projeto, tudo o que será necessário para completar cada uma dessas tarefas.

Aproveitando a deixa: se você estiver em dúvida sobre o que considerar nesse momento, leia nosso artigo sobre ingredientes que não podem faltar em um bom planejamento de projetos.

Estimando os custos de um projeto

Planejou todos os recursos necessários? Hora de verificar os custos disso. É nessa etapa que você passa a conhecer os valores envolvidos no projeto. É o momento de pedir orçamentos e avaliar qual será a projeção de gastos do que será realizado.

É o momento, também, de verificar os custos internos da sua empresa. Quanto custará o trabalho daquela equipe no projeto? A resposta virá muito mais facilmente se você adotar uma ferramenta estratégica de gestão como o Runrun.it, que te auxilia a monitorar as horas e os recursos dedicados a qualquer atividade, chegando a dados muito mais realistas e fundamentados.

>> Leitura recomendada: Gestão de custos digital: um sonho para agências

Avaliando o trabalho de cada colaborador

Você não sabe qual o custo por hora de um colaborador? Ora, a conta é bem simples. Basta somar o valor mensal que a empresa gasta com este colaborador (junte tudo: salário, benefícios e impostos) e dividir essa quantia por 168 (21 dias x 8h, ou o número de horas trabalhadas em um mês).

Dessa maneira, você saberá se o valor que você está cobrando para executar um projeto está de acordo com o que está sendo gasto.

>> Leitura recomendada: Como fazer uma avaliação de desempenho inteligente

Solicitando orçamentos para terceiros

Vale lembrar que, na gestão de projetos, além do esforço de sua equipe, é muito provável que você precise de fornecedores externos. E externos, aqui, significa tanto terceirização quanto aqueles que não fazem parte de sua gerência (freelancers ou serviços de help desk, por exemplo). Esses custos também devem estar associados ao projeto.

Neste momento, os fornecedores são escolhidos, os valores são fechados e você terá em mãos o custo total para realizar o projeto, para levá-lo à aprovação do cliente. Tenha em mente que apurar os custos e despesas de um trabalho está diretamente ligado a precificar corretamente seu produto ou serviço, levando em consideração a sua margem de lucro. Por isso, a gestão de custos de um projeto deve ser minuciosa – lembre-se de que o gestor é o responsável pelo sucesso e pelo fracasso das atividades de sua equipe.

Guia para descomplicar a Gestão de Projetos

Para completar, sugerimos que você leia nosso guia completo para facilitar a gestão de projetos: o que é, como fazer, metodologias, gráfico Gantt, os melhores cursos, blogs e muito mais. Reunimos alguns dos conceitos fundamentais e oferecemos uma série de dicas para você entender a teoria e transformá-la em prática.

E agora que você está bem informado(a) a respeito da gestão de custos, que tal fazer um teste para avaliar seus conhecimentos? Clique aqui e confira.

Rentabilidade não pode ser um mistério

Lembre-se sempre: o preço final de um serviço prestado ou produto vendido depende do quanto é investido para que ele exista. Sem uma boa gestão de custos, a empresa pode cobrar um valor fora da realidade (para cima ou para baixo) e prejudicar suas margens de lucro, seu volume de vendas e seu equilíbrio financeiro.

Sabendo disso, você já deve fazer o seu controle com todos os gastos, fixos e variáveis, tentando identificar investimentos desnecessários e outros que merecem atenção especial, porque geram mais vendas, por exemplo. Acontece que fica inviável inserir e ficar atualizando todos esses dados numa planilha manualmente. Então, esperamos que essas dicas ajudem a otimizar o processo!

>> Leitura recomendada: 4 dicas para aumentar a rentabilidade dos clientes

Controle do “orçado x realizado”

Segundo pesquisa global do Project Management Institute, em 2016, as empresas estavam concluindo apenas 53% dos projetos dentro do orçamento original. Para manter a rentabilidade dos serviços da sua empresa, com a sua margem de lucro, é fundamental equilibrar o “orçado x realizado”.

O controle sobre essa relação não pode escapar das mãos dos gestores. Porque não adianta somente traçar o planejamento orçamentário. Mas é necessário também estabelecer indicadores de desempenho, e fazer o acompanhamento e a mensuração, em tempo real, de como andam os custos da sua empresa para determinado cliente ou serviço. A gestão de custos eficaz vai corrigir possíveis desvios em relação ao planejado, e garantir que o projeto seja entregue dentro do orçamento e de acordo com o escopo.

Um software inteligente de gestão do trabalho, como o Runrun.it, traz inúmeras vantagens neste caso. A ferramenta tem o Dashboard com métricas personalizadas para você enxergar exatamente os KPIs de que precisa. Também possui algoritmos poderosos com estimativas preditivas que mostram se o seu orçamento tende a estourar. Além disso, permite visualizar o tempo investido pelos colaboradores em cada tarefa do seu cliente e se eles estão gastando horas demais, tornando o projeto ou serviço menos rentável.

Para saber mais dicas de como monitorar o custo dos seus serviços para não ultrapassar o planejado, confira o nosso artigo sobre a relação “orçado x realizado”. Também leia este texto do nosso blog para melhorar a entrega de projeto na sua empresa.

Automatizando a sua gestão de custos

Ah, e uma última orientação: se você deseja automatizar o controle de custos de seus projetos e trabalhar de uma forma mais transparente com sua equipe, conheça agora o Runrun.it. Além de ser um software completo de gestão inteligente do trabalho, ele permite gerenciar projetos através da priorização de tarefas.

E também possibilita incluir o valor da hora/homem de sua equipe e gastos extras – de tarefas não ligadas àquelas cadastradas no sistema. Teste grátis: http://runrun.it

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