Gestão do trabalho: tudo o que precisa saber para alinhar seus processos

Gestão do trabalho: tudo o que precisa saber para alinhar seus processos

Sabe quando a equipe faz entregas extraordinárias, mas em outros projetos as coisas saem do trilho? Geralmente quando essa diferenciação acontece sem motivo aparente, o problema está na gestão do trabalho ou na falta dela. 

A gestão do trabalho é uma estratégia de captar e documentar o seu processo das suas entregas possibilitando a replicação do método mesmo com clientes e equipes diferentes.

Isso é possível, porque todo projeto guarda elementos iguais que quando identificados podem ser padronizados em um fluxo de trabalho consistente. Conforme o seu portfólio de projetos amadurece, mais exemplos de ações de sucesso e pisadas na bola o seu negócio vai ter para estruturar uma gestão de trabalho à prova de riscos.

Quer descobrir como documentar e criar um workflow que não seja um caos para a sua equipe? Acompanhe o nosso artigo!

 

Os pilares da gestão do trabalho

A gestão do trabalho de sucesso é constituída por coesão, integração e participação. Na prática, a padronização do fluxo de trabalho precisa ir ao encontro de como as coisas costumam acontecer. Aqui mais vale um processo mais realista do que um cenário idealizado. 

Em seguida, há a integração das tarefas, responsáveis, indicadores e demais fatores. Pense que não é possível controlar nada que é fragmentado, muito menos garantir uma visão estratégica do que se passa na empresa quando nem a informação está centralizada e nem as pessoas trocam experiências umas com as outras. 

Por fim, existe a participação ativa das pessoas. Nenhum processo sobrevive com a falta de engajamento da equipe, portanto os funcionários precisam entender o impacto do seu trabalho para que haja um envolvimento autêntico nos processos. 

É neste fator de participação genuína que os elos entre coesão e integração se apresentam como fundamentais para a gestão do trabalho. Veja que se você exigir um processo pouco realista, as pessoas não se sentirão parte daquele projeto e muito menos serão capazes de inovar frente a rigidez do fluxo programada. 

Em contrapartida, muitas vezes um workflow pouco coerente é fruto da falta de informação centralizada que abre espaço para especulações sobre como as coisas deveriam funcionar. 

Acompanhe para ver a seguir como manter a coesão da gestão do trabalho na sua empresa.

Valores organizacionais e gestão do trabalho: como manter a coesão?

Assim como acontece em um grupo de afinidades ou em uma sociedade, uma empresa é constituída pela cultura que informa os valores organizacionais. Na prática, são os ideais que informam as ações e percepções das pessoas, pois deixam às claras o que realmente importa no ambiente de trabalho

Pense: a sua liderança reconhece quem compartilha experiências ou é mais valorizado aquele perfil que tem sangue nos olhos para bater as metas?

São valores diferentes, não estamos os classificando como melhor ou pior, mas sim aqui cabe compreender que se a empresa considera a colaboração acima de tudo, ela deve construir uma gestão do trabalho com reuniões criativas, pensar o ritmo das entregas em sinergia com o investimento em trocas de experiências, entre outros pontos. 

Por outro lado, imagine que as pessoas que pensam em suas metas individuais são as mais reconhecidas, inclusive financeiramente, mas o discurso de colaboração parece tão atraente que a empresa se esforça para construir essa gestão do trabalho sem alterar os seus valores. 

Para que a gestão do trabalho tenha coesão ao que o seu negócio realmente admira, busque atrelá-la aos valores organizacionais, inclusive aqueles não escritos, mas que você consegue mapear nos motivos pelos quais as pessoas geralmente são promovidas e recrutadas para os cargos de liderança, por exemplo.

O seu engajamento nesse processo de construção de fluxos de trabalho coesos que levam ao sucesso das entregas e das pessoas facilitará justamente o senso de pertencimento, diminui o estresse organizacional e demonstra que a empresa é madura, pois assume quem é e para onde está indo. 

No próximo tópico você encontra dicas de como fazer a integração de processos, projetos e pessoas na gestão do trabalho. Acompanhe!

>> Leitura recomendada: Cultura organizacional: entenda a importância e como praticá-la em home office

Gestão do trabalho integrada com o Runrun.it

Concomitantemente acontecem muitas coisas na sua empresa. Clientes e pessoas entram e saem, projetos são entregues e novos iniciam. A falta de organização sistêmica desse fluxo de trabalho pode levar à falta de padronização onde cada um faz da sua forma, inovações se perdem, logo o caos rege a gestão do trabalho. 

Por isso, a integração tem um papel estratégico de manter a identidade das suas entregas, pois mesmo com o fluxo intenso de informações as pessoas se sentem fazendo parte de um sistema em comum e onde a sua contribuição tem sempre o mesmo valor independentemente do projeto e cliente que atenda. Vejamos como fazer isso na prática:

Sistema comum para planejar, organizar e executar o trabalho

A gestão do trabalho é sempre um método flexível, que se adapta às circunstâncias para que as entregas sejam feitas com qualidade e responsabilidade. Mas o sistema pelo qual o projeto entra na fila da equipe, é planejado, organizado e construído deve ser padronizado.

Para projetos complexos, nossos clientes costumam usar fluxogramas para desenhar o passo a passo tanto para a equipe quanto para os clientes. Porém, esse método de visualização é apenas a ponta do iceberg. Com o Runrun.it, os novos pedidos são formalizados por meio do formulário de solicitação de tarefas da ferramenta. 

Com os formulários sem código do Runrun.it, você pergunta o precisa para pessoas internas e externas à sua empresa de forma amigável

Com esse recurso personalizável, os demandantes dos nossos clientes informam o que precisam, para quando e com que orçamento. Com essas informações em mãos, a empresa faz reuniões de kick off para compreender o escopo do projeto e o encaixa em um modelo coerente com as expectativas.

Esses casos valem para novos pedidos, porque em uma empresa existem muitas demandas recorrentes, de forma que, quando uma entrega é concluída, outra começa simultaneamente. 

Para isso, nossos clientes criam tarefas e projetos modelos (podendo ser atribuídas repetições de início como semanal, mensal). A cada nova leva, esses modelos são abertos e os responsáveis são notificados automaticamente.

Um hack dos gestores de projetos é construir o planejamento do projeto em um gráfico de gantt em que visualiza a data de início e término de cada tarefa em um cronograma. O recurso possibilita visualizar dependências de atividades, gargalos de tempo em que os funcionários estão sobrecarregados ou ociosos. Com o Runrun.it, exclusivamente há a visualização da capacidade de execução onde é possível identificar o volume de tarefas em cada dia.

Gantt e indicador de capacidade do Runrun.it te mostra o volume da pauta de cada pessoa por dia

No entanto, para quem executa as tarefas, outros modos de visualização da pauta de trabalho são os mais utilizados, como em lista e kanban, isso sem interferir no entendimento do todo.

Deu para compreender  que um negócio maduro tem uma estrutura clara de como pedidos e entregas acontecem independentemente das características próprias das solicitações, como escopo, periodicidade e orçamento. 

Veja a seguir como funciona a integração do meio do projeto, ou seja, quando as pessoas estão executando suas tarefas, etapa crucial para uma boa gestão do trabalho.

>> Leitura recomendada: Automação de processos: 6 dicas essenciais para empresas

Organização sistêmica de um projeto

A cada projeto iniciado e concluído, a sua gestão do trabalho evolui. Mesmo quando madura, quanto mais os passos são executados, mais inovações são colocadas em prática pela equipe ou quem sabe na empresa inteira. 

Para isso, é preciso que o workflow seja nítido, assim as pessoas já sabem como as coisas devem ser feitas e justamente identificam rapidamente quando algo fora da curva veio a agregar.

Na experiência dos nossos clientes existem dois caminhos na organização dos projetos. O primeiro é a delegação de um dono do projeto que se responsabiliza pela criação, organização dos responsáveis e acompanhamento das entregas. 

Esse método impulsiona o espírito de liderança, mas pelo volume de trabalho está mais próximo da realidade de empresas B2B, onde os projetos podem ser em menor número e mais longos. 

O segundo e mais habitual é a figura de um gestor de contas ou de customer success abrindo as tarefas, organizando prazos e briefing, bem como acompanhando e revisando as entregas. 

Quando abertas no Runrun.it, as tarefas são atribuídas a uma sequência de responsáveis e tarefas pré-requisitos, o que automatiza o processo de passagem de bastão, pois conforme alguém conclui a sua parte, o novo dono é notificado.

Automatize a sequência de responsáveis nas tarefas do Runrun.it

Além dessas sinalizações dos responsáveis, as pessoas estão na mesma página sobre a etapa do projeto, subtarefas, tipo de atividade, cliente, tempo previsto de investimento na execução, comentários que direcionam a produção, entre outros pontos. Veja que o contexto fornecido na tarefa já situa a pessoa para a entrega que esperam dela.

Além desse encadeamento individual, no Runrun.it o panorama geral também fica à vista, por exemplo, as etapas do projeto, acúmulo de tarefas em uma fase, prioridades, atividades que precisam de refação. 

Tudo isso para tornar visual o fluxo do trabalho e quantificar as ações em informações mensuráveis para a equipe e o cliente. 

Justamente sobre o cliente, a padronização das informações da gestão do trabalho é um dos temas que mais entrega valor aos demandantes, pois é com esses dados que ele enxerga o investimento da equipe nas suas solicitações. 

Descubra a seguir como construir rituais de atualização e organização do trabalho para amadurecer a sua gestão.

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Padronização da forma como as informações são organizadas

Este tópico se diferencia dos demais, porque ele aborda a gestão do trabalho para além das fronteiras da empresa, ou seja, a relação com clientes, fornecedores, parceiros de mais pessoas ou empresas que venham a ter algum vínculo com o seu negócio.

A lógica de como as informações entram, circulam e se dão por encerradas segue um padrão burocrático-formal no sentido de ter uma lógica estratégica para a organização sistêmica e ágil da empresa. Isso não significa tornar o sistema moroso, mas sim que alguns critérios devem ser seguidos para garantir a segurança da informação e das relações.

De maneira prática, quando um novo lead é registrado no seu sistema, como costuma ser feita a distribuição entre os vendedores. Quando o cliente que acessar as informações do projeto ainda não concluído, como a equipe reage a esse pedido.

 Existem várias circunstâncias pontuais ou corriqueiras que precisam ser definidas para que uma ou outra pessoa não seja indevidamente privilegiada e principalmente frustrações não ocorram.

Temos clientes, por exemplo, que padronizam a comunicação com o cliente desta forma: utilizam apenas e-mail, vetando troca de informações via chat e quando o escopo do projeto é definido, a conversa é tratada diretamente com o gestor.

Pode parecer para alguns que a equipe é desfavorecida, mas na verdade essa padronização dialoga intimamente com os valores organizacionais da empresa, que preza no desenvolvimento de especialistas em contas, com essa centralização, o gestor se torna expert nas dores, anseios e condições de cada cliente.

Por fim, o próximo tópico trata como você pode definir uma gestão do trabalho ideal para o seu negócio sem perder o engajamento da equipe.

Gestão do trabalho não deve ser sofrida, tem que ter engajamento

As técnicas de gestão do trabalho surgem para dar maior qualidade de vida às pessoas no ambiente de trabalho por meio do aperfeiçoamento da utilização das ferramentas disponíveis.  Em outras palavras, não adianta ter bons recursos tecnológicos e humanos se eles são subutilizados, muito menos não investir na contratação de ferramentas que pela deficiência de recursos levará a perda de produtividade e frustração da equipe.

Em resumo, uma boa gestão do trabalho não causa sofrimento, ela é fluida. No máximo existe um tempo de adaptação, mas se fizer sentido para as pessoas elas não lutaram contra o workflow estabelecido.

Para criar uma gestão do trabalho à prova de desmotivação, em que nenhuma etapa do processo soe desnecessário, existem algumas questões norteadoras que vão te ajudar:

  • Como essa etapa/tarefa auxilia no desenvolvimento competitivo da pessoa responsável?
  • Seria bom para a competitividade da empresa e da pessoa envolvida a utilização profunda de determinada ferramenta?
  • Quanto tempo a gestão do trabalho, da forma como está estruturada, permite que a pessoa foque no que entrega valor ao cliente?
  • Como a gestão do trabalho favorece a produtividade das pessoas mais do que representa um conjunto de passos?
 

Você pode perceber que gestão do trabalho está em consonância com o aumento do desenvolvimento de habilidades de maneira coordenada e em ser uma técnica que desafoga as pessoas.

Se você se interessou pelo tema, no nosso guia de delegação de tarefas você encontra um pack de materiais para promover o desenvolvimento da equipe de maneira estratégica e organizada. Baixe gratuitamente! 

 

E se você quer levar a sua gestão do trabalho para outro nível de eficiência, teste o Runrun.it e conte com o apoio da nossa equipe de consultores para adaptar a nossa ferramenta para os seus processos: https://runrun.it/

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