Sistema de gestão do trabalho: ao seu lado para superar os desafios do dia a dia

Sistema de gestão do trabalho: ao seu lado para superar os desafios do dia a dia

Vamos falar sobre o que é fundamental para o seu negócio: gestão do trabalho. Ainda mais quando se trata de gerenciar não só a sua própria rotina, mas também a de uma equipe. Se já existe quem seja capaz de enlouquecer só com as tarefas que tem para realizar sozinho(a), imagine incluir, entre essas tarefas, aquela de comandar o desempenho de outras pessoas?

Felizmente, os avanços são diretamente proporcionais aos desafios. Hoje, há uma série de métodos e sistemas que garantem maior controle sobre a gestão do trabalho, evitando possíveis erros ao longo do processo. Mesmo que a implantação de um sistema de gestão do trabalho possa ser um processo complexo, certamente contribui para a modernização da empresa.

Um sistema (ainda) maquiavélico

A reflexão sobre sistemas de gestão de trabalho remonta a muitos séculos atrás. Em sua famosa obra O Príncipe, o italiano Nicolau Maquiavel propôs que o medo constituía a forma mais eficaz de manipular os trabalhadores a realizarem seu trabalho. O curioso é que, mais de 400 anos depois, essa estratégia ainda seja utilizada em algumas organizações.

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Já, nos tempos atuais, Antonio César Amaru Maximiano, professor e pesquisador da USP, ressalta a recorrência da microgestão. No livro Teoria Geral da Administração: da revolução urbana à revolução digital, ele comenta sobre as organizações e as lideranças coercitivas, que ainda usam sua influência para induzir os funcionários à submissão. É muito comum que esse tipo de comando seja construído a partir da insegurança e dos conflitos nas relações. Desnecessário dizer que o resultado seja o medo do desemprego e até a estagnação profissional.

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A evolução na forma como as pessoas trabalham no século XX

Por mais que falemos de Maquiavel, o fato é que devemos ao século XX a forma como gerenciamos o trabalho hoje. Foi quando grandes transformações atingiram organizações que ainda estão em funcionamento – pois mudou-se a estratégia de administração.

Podemos dividir essa transformação em três períodos diferentes:

1. Era Industrial Clássica

Até meados de 1950, observamos um enorme crescimento da industrialização, em escala mundial. Foi neste momento que as organizações adotaram uma estrutura organizacional burocrática, conhecida pelo formato piramidal e centralizador.

Nessa época, os cargos eram designados de maneira fixa e definitiva para que se obtivesse o máximo de eficiência do trabalhador na sua jornada. Ou seja, ele era treinado apenas para exercer uma única função de modo a rentabilizar a operação da empresa e render lucros ao empregados. A gestão via os funcionários apenas como fornecedores de mão de obra bruta para operarem as máquinas.

2. Era Industrial Neoclássica

Tem início após a II Guerra Mundial (de 1950 a 1990), quando tudo começou a mudar de maneira intensa e muito rápida. As transações comerciais, que eram locais, passaram a ser regionais; e as regionais viraram internacionais, o que levou a um aumento significativo da concorrência entre as empresas.

Este foi o período em que organizações passaram a incentivar a inovação, uma vez que se tratava de uma estratégia para se defender e ainda ganhar espaço diante da concorrência. Assim, o desenvolvimento tecnológico proporcionou condições para que as empresas produzissem, em grande escala, uma variedade de produtos e serviços. Resultado: o modelo clássico tornou-se obsoleto.

3. Era da Informação

Tudo começou a evoluir de maneira mais rápida a partir da década de 1990, quando tem início a era da internet de largo alcance. A economia, que já era internacional, passou a ser global. Chega o momento de empresas darem importância para o capital humano e para o capital intelectual. Enquanto que, até ali, a economia era majoritariamente baseada na manufatura e na exploração de recursos naturais.

A partir dessa era, os recursos mais importantes passam a ser as próprias pessoas,  seus conhecimentos e suas habilidades. Tornar esse conhecimento útil e produtivo se transformou na maior responsabilidade de qualquer gestor.

São diversos os desdobramentos dessa mudança de entendimento, mas um dos principais é que, quanto mais informação for compartilhada com as pessoas que trabalham com você, mais preparadas elas estarão para executar suas tarefas.

Modelos de gestão do trabalho

Em paralelo a essas eras, os modelos de gestão do trabalho também foram evoluindo. O primeiro data de 1903 e ficou conhecido como “Administração Clássica”. O sistema trazia os fundamentos descritos pelo francês Henri Fayol (neste artigo você conhece mais sobre ele).

Tal modelo de gestão do trabalho tinha como foco a eficiência e eficácia operacional na administração industrial. Ou seja, buscava alternativas para eliminar os desperdícios nas indústrias, constituindo um dos principais elementos na formação dos preços dos produtos.

A partir disso, o norte-americano Frederick Taylor planejou incrementar a produtividade, com a diminuição dos custos e o aumento das margens de lucro, para enfrentar a crescente concorrência em todos os mercados.

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A importância de se adaptar aos novos tempos

Desde então, as transformações ocorreram de maneira acelerada. Hoje, é cada vez mais necessário que qualquer organização reflita sobre sua forma de operar, pois só uma estrutura ágil e flexível é capaz de responder rapidamente às mudanças.

>> Leitura recomendada: Da inovação à transformação: como encontrar e mudar o seu modelo de negócio   

Neste contexto, alguns fatores tornaram-se chave para o sucesso. A transparência organizacional é um deles e no link você encontra tudo o que precisa saber sobre ela.  

A gestão do trabalho também pode ser remota

Além disso, novas formas de gestão do trabalho devem aliar as necessidade da empresa às dos colaboradores. Por exemplo, já não são poucas as empresas que hoje oferecem trabalho remoto. Muitas organizações chegaram à conclusão de que o importante é as entregas e não a presença no escritório.

Uma pesquisa do instituto norte-americano Gallup afirma que a parcela de pessoas que trabalham de quatro a cinco vezes por semana de maneira remota cresceu de 24% (em 2012) para 31% (em 2016).

Mas é importante lembrar que trabalhar remotamente exige muita disciplina. Além disso, em grande parte dos casos, é preciso um sistema de controle de entrega que consiga mensurar a produtividade do colaborador ou qualquer outro KPI que for relevante para a equipe (entenda o que é KPI).

A era dos sistemas

Já que mencionamos os sistemas de gestão do trabalho, vale conhecer mais sobre eles. São ferramentas usadas para facilitar a complexa tarefa de gerenciar pessoas e metas e conectar a estratégia da empresa à execução de projetos. Isto levando-se em conta que, nas empresas, existem dois tipos de trabalhos: os projetos e o trabalho operacional.

O trabalho operacional é formado por uma sequência de processos repetitivos. É o contrário de um projeto, que é um conjunto de atividades temporárias, realizadas em grupo e destinadas a obter algum produto, serviço ou resultado específico.

Diante da necessidade de controle sobre todas as atividades do ambiente profissional – no intuito de realizar entregas de qualidade dentro do prazo, de manter a equipe motivada e de garantir novos clientes, além de manter os já existentes –, o número de demandas a serem monitoradas exige sistemas de gestão de trabalho com alguma complexidade. São eles que nos ajudam a planejar, organizar e conduzir uma gestão eficiente, uma vez que oferecem funcionalidades como:

  • Controle de tempo investido nas tarefas
  • Estimativa de entrega
  • Predição de prazos e orçamentos estourados
  • Gestão orçamentária
  • Formalização de demandas
  • Níveis de permissão de acesso
  • Gráficos de performance
  • Dashboard da equipe
  • Relatórios gerenciais

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