Algum dia no trabalho, antes de iniciar a organizar as suas atividades rotineiras, provavelmente você já deve ter pesquisado: qual é o melhor gerenciador de tarefas?
Os motivos para essa busca não faltam, já que um software de gestão é primordial para listar as prioridades, acompanhar o desenvolvimento das tarefas, definir os prazos e compartilhar ideias e materiais com a equipe, tudo isso online.
Se você ainda está em dúvida de qual é o melhor gerenciador de tarefas, vamos te mostrar as características e funcionalidades que essa ferramenta deve oferecer e os motivos que tornam o Runrun.it no software de gestão ideal para equipes produtivas. Confira!
- Para que ter um gerenciador de tarefas?
- O que um bom gerenciador de tarefas deve oferecer?
- Vale a pena pagar por um gerenciador de tarefas?
Para que ter um gerenciador de tarefas?
O uso de diversas plataformas fragmenta a comunicação entre as equipes, que são obrigadas a gastar horas do seu dia procurando informações em e-mails, chats e outros canais distintos, reduzindo drasticamente a eficiência no trabalho.
Por isso, anotar, ordenar e monitorar as atribuições de maneira organizada é uma prática intrínseca ao trabalho, que vem de antes da transformação digital. Basta lembrar do hábito de registrar os compromissos e lembretes em agendas e bloquinhos de anotações.
Mas graças a digitalização desses recursos, tais procedimentos passaram a ser realizados por aplicativos e ferramentas online, facilitando o acesso às informações e dinamizando as relações no trabalho.
Portanto, gerenciadores de tarefas como o Runrun.it se tornaram uma solução prática a todos, uma vez que a plataforma entrega, por meio de uma vasta gama de funcionalidades, contexto 360º sobre projetos e tarefas, como tempo investido, status da demanda e mensuração dos resultados com indicadores personalizáveis.
O que um bom gerenciador de tarefas deve oferecer?
Determinados recursos são fundamentais na adoção de uma ferramenta. Para você direcionar a sua procura de qual é o melhor gerenciador de tarefas, separamos os principais aspectos para tomar essa decisão tão importante!.
Visibilidade das tarefas
Provavelmente todos os gerenciadores de tarefas vão te fazer enxergar com mais centralidade e organização suas demandas. Mas é preciso mais: a visão do todo precisa ser intuitiva, simples e organizada, para que as pessoas localizem o status das atividades com rapidez e facilidade.
Para que cada perfil gerencie suas atribuições da melhor forma possível, o Runrun.it disponibiliza três formatos de visualização: lista de tarefas, Kanban ou Gantt.
Como o nome indica, a lista de tarefas permite que você enumere as prioridades do jeito que preferir, seja por título, prazos, urgências ou status da tarefa.
O Kanban, por sua vez, funciona como um mural, no qual as atividades são divididas nas respectivas etapas de desenvolvimento até a coluna de entregas.
Já o Gantt é um tipo de cronograma interativo, onde é possível ver a distribuição das tarefas ao longo do período desejado, identificando assim a disponibilidade e capacidade que as pessoas possuem por dia ou projetos.
Centralizar as informações
O caminho para alcançar o fluxo de trabalho perfeito é manter a organização estratégica das demandas. Portanto, além de acompanhar o progresso das tarefas, é necessário ter um local para orientar e consultar as demandas com clareza.
No Runrun.it, o processo de delegação é completo para o responsável saber as datas importantes de entrega, a expectativa de resultados e qual é a prioridade desta tarefa. Existem vários recursos dedicados a cada tipo de setor, você pode descobrir como o Runrun.it se adapta ao seu setor no nosso nos nossos casos de uso por área.
A centralização das informações também abrange clientes externos, deixando o fluxo mais ágil. Enquanto com os formulários de solicitação é possível pedir as informações que precisa para tocar o seu trabalho, com a funcionalidade de usuário convidado, você compartilha o seu trabalho para a aprovação de todos os envolvidos externos deixando a comunicação na mesma página.
Outro atributo do Runrun.it que torna a sua rotina mais eficiente são os filtros rápidos e avançados (veja na imagem abaixo), que ajudam na localização das demandas por diversas categorias como clientes e prazos – há a possibilidade de criar seus próprios parâmetros de busca.
Mas a organização estratégica não para por aí: no Runrun.it, você consegue classificar as tarefas por tipos com tags.
Na prática, quando atribui uma tag à tarefa, consegue consultar todas as tarefas com aquela mesma etiqueta para gerar relatórios dedicados a um ou mais indicadores.
Por exemplo, tempo investido em X período com determinado tag (cliente, semana, tipo de projeto ou qualquer outro tipo de categoria criada pelas etiquetas). Uma visão surpreendente, não é mesmo?
Automatizar e priorizar tarefas
Em uma rotina de trabalho, muitas vezes utilizamos longos períodos para realizar tarefas burocráticas ou repetidas, que poderiam ser resolvidas com simples cliques ou até mesmo com a programação das ações.
Bem, graças a automação das tarefas, isso já é uma realidade para diversas empresas que adotam tais sistemas inteligentes para estruturar um fluxo de trabalho produtivo e eficiente.
E como isso funciona? Por meio da inteligência artificial, é possível padronizar automaticamente a execução de determinadas atividades, como a coleta de dados de uma campanha de marketing.
Por exemplo, ao invés de buscar cada resultado individualmente, você consegue extrair todos os números e informações em relatórios completos.
Melhor que isso é agendar o momento em que tais ações vão acontecer. Sistemas práticos e funcionais como o Runrun.it permitem a programação do início e final das tarefas com a frequência desejada, seja ela semanal ou diária.
Dessa forma, o tempo que seria aplicado para organizar os processos é melhor utilizado em atribuições mais analíticas e estratégicas, como as etapas de planejamento.
Também não podemos esquecer que o gerenciador de tarefas ideal possui ferramentas que melhoram a organização, destacando as prioridades da rotina profissional.
No Runrun.it, essa sinalização é feita de maneira visual, com o usuário acionando um símbolo de bandeirinha presente em todas as tarefas. A partir dessa ação, o ícone da flag fica em evidência e a atividade automaticamente passa a ocupar o topo da lista de tarefas, indicando a sua importância da demanda.
Gerenciar o tempo
Ao analisar as opções de qual é o melhor gerenciador de tarefas para a sua empresa, você também precisa avaliar como essa ferramenta auxilia na gestão do tempo, para que todos entendam como ele está sendo otimizado e distribuído por tarefas e projetos.
Por isso, é interessante pensar em usar uma plataforma que traz um entendimento de como o tempo pode ser utilizado de maneira inteligente na rotina das pessoas e na organização das tarefas.
Como exemplo de um recurso que facilita essa percepção, podemos citar o timesheet automático do Runrun.it. A partir do botão de play/pause nas tarefas, os(as) envolvidos(as) registram automaticamente o tempo utilizado para realizar tal demanda.
Com isso, é possível otimizar a gestão de tarefas, ao entender quais delas ocupam maior tempo na jornada de trabalho e podem ser reajustadas para tornar os processos mais fluidos e produtivos. Para entender melhor essa dinâmica, confira o depoimento do Alex Santos, CEO da Meu RH Online:
Suporte técnico
A facilidade de usar e a variedade de recursos são bons argumentos no momento de optar pelo melhor gerenciador de tarefas para você, assim como a assistência oferecida e suporte do sistema de gestão.
Considerando a importância da ferramenta para a realização do seu trabalho, as equipes técnicas do Runrun.it dão todo o apoio necessário nas fases de consultoria e implementação.
Focado em oferecer as soluções para seus desafios cotidianos, o atendimento é realizado de forma rápida, segura e transparente, respondendo todas as dúvidas por diferentes canais de comunicação.
Vale a pena pagar um gerenciador de tarefas?
Essa é uma dúvida bastante comum para quem está à procura de um sistema de gestão de tarefas.
É por isso que o Runrun.it conta com planos para cada tipo de empresa e necessidades. Vamos conhecê-los?
Plano grátis (Freemium)
O plano gratuito do Runrun.it é ideal para profissionais autônomos que desejam organizar as suas listas de tarefas com clareza e praticidade.
Com capacidade para equipes de até 5 usuários, a modalidade apresenta os recursos básicos da ferramenta, sem limites para usuários convidados ou número de tarefas, além de acesso a recursos mais completos no período de teste.
Plano Business
Se você trabalha em uma pequena ou média empresa, o plano Business irá atender todas as suas necessidades de fluxo de trabalho.
Com o mínimo de 5 usuários, o seu negócio tem acesso a toda a arquitetura de gestão de tarefas e projetos do Runrun.it, isso significa que seu fluxo de trabalho é otimizado com recursos como:
- Formulários de solicitação de demandas.
- Consulta de métricas e dashboard – Tenha em mãos relatórios de desempenho de produtividade e rentabilidade da sua equipe e projetos a hora que desejar.
- Smart Time Tracking® – Automatize o acompanhamento de esforço investido em cada tarefa e projeto.
- Utiliza a metodologia Scrum? Então aproveite todos os recursos da plataforma para usar o método (Burnup e pontos de história).
- Suporte por chat, telefone e e-mail
- E muito mais.
Como pode perceber, o plano Business é ideal para empresas que têm como maior objetivo investir na gestão dos seus negócios com recursos que interligam os dados em 360º para extrair um cenário completo da saúde organizacional.
Plano Enterprise
Esse modelo de conta é indicado para grandes empresas que desejam dar um passo além na gestão de tarefas e projetos.
Garantindo a proteção dos dados e informações, o plano Enterprise oferece como vantagens recursos como:
- Política de senhas – Um conjunto de boas práticas que oferece maior proteção aos dados de todos.
- Perfil de usuário auditor.
- Backup avançado de tarefas. –
- Interações com comitês de segurança.
- Treinamento e implementação presencial.
- Serviços de integração e automação.
- Integração com PowerBI – Leve os dados do Runrun.it para as suas plataformas favoritas de business intelligence.
Quer saber mais sobre a ferramenta e conversar com nossos consultores? Acesse runrun.it e dê o primeiro passo para ter mais produtividade na sua gestão de tarefas.
