Mensuração de resultados: descubra como medir o desempenho dos seus projetos e tarefas

Mensuração de resultados: descubra como medir o desempenho dos seus projetos e tarefas

“O que não pode ser medido, não pode ser gerenciado”. A famosa frase do estatístico norte-americano William Edwards Deming (1900 – 1993) é quase um mantra para a prática de mensuração de resultados.

A função de coletar, organizar e analisar os dados têm ajudado organizações e setores a tomar melhores decisões. No entanto, com o volume de informações e inúmeras frentes para serem analisadas, é comum não saber por onde começar ou pensar que só empresas sólidas no mercado conseguem investir neste trabalho.

Em vista disso, separamos neste artigo dicas para você começar a mensurar os seus resultados hoje e entender como investir nessa prática pode trazer benefícios para toda cadência da sua empresa. 

Além disso, no último tópico você confere exemplos práticos de como mensurar resultados de gestão de pessoas e projetos. Se você deseja aprofundar sua análise de resultados nessas esferas, te convidamos a usar o Runrun.it na sua operação para gerar relatórios de produtividade e rentabilidade. Teste grátis: https://runrun.it/

 

Por que meu negócio precisa mensurar resultados?

Como você sabe se as estratégias do seu negócio estão trazendo o retorno esperado? Onde os recursos da sua empresa estão sendo investidos? A resposta para essas e outras questões são identificadas no processo de mensuração de resultados.

Mas diferente do que pode parecer, implementar a cultura de resultados na sua empresa também gera efeitos comportamentais positivos nas equipes.

Isso porque quando os colaboradores se sentem à margem da operação, vendo-se privados de conhecer os resultados de seus próprios esforços, coloca-se em risco a confiança, que é o alicerce de qualquer relação.

O problema de (falta de) confiança no ambiente de trabalho, hoje em dia, é grave. 

Segundo uma pesquisa realizada pela American Psychological Association – cujo o link você confere no final do texto – revela que um quarto dos trabalhadores do país não confia em seus empregadores. 

O estudo foi realizado com 1.562 profissionais. E mais: somente metade deste contingente acredita que seus chefes são abertos e francos.

Esta falta de confiança está intimamente relacionada à falta de transparência organizacional — consequentemente de mensuração de resultados no ambiente de trabalho. 

Uma liderança transparente e “bem mensurada” é fator indispensável para o cultivo de uma cultura de confiabilidade entre gestores e seus colaboradores.

Veja a seguir mais motivos para adotar gestão por resultados na sua empresa.

1. Mensuração de resultados para criar a “atitude de dono”

Quando os times têm acesso às informações chave para suas operações, fica muito mais fácil engajá-los no propósito da empresa, além de estimular a atitude de dono — o tão valorizado ownership. 

Ou seja: colaboradores que se sentem tão responsáveis pelo sucesso do negócio como se fossem donos, sócios. Por conta disso, se tornam “vigilantes” dos valores e da cultura organizacional.

Logo, quando a empresa alimenta a atitude de dono, os esforços são multiplicados pelos colaboradores. 

Assim, a liderança consegue investir suas energias em tarefas essenciais de gestão, enquanto os outros membros da equipe desempenham suas tarefas satisfatoriamente.

2. O cultivo de relações melhores

Sabe-se que os colaboradores não se demitem de seus trabalhos, mas sim de seus chefes. Em 2014, uma pesquisa da empresa norte-americana Career Builder revelou que 37% dos 3.008 funcionários participantes estavam propensos a abandonar seus postos, devido a opiniões negativas sobre a performance de seus chefes.

Quando se trata de construir sólidas relações no ambiente de trabalho, a confiança é o principal alicerce. 

Vejamos o exemplo da plataforma conversacional para marketing Unbounce. A empresa elevou a transparência a um novo patamar com seu blog “Inside Unbounce” (Por dentro da Unbounce, em português). Trata-se de uma página da organização comandada por todos os colaboradores, sem curadoria específica.

A iniciativa não só expressa transparência para potenciais candidatos a trabalhar lá, clientes, stakeholders, entre outros, como também mantém os colaboradores da empresa envolvidos e atualizados em relação ao que acontece de importante na organização.

3. O alinhamento mais profundo

Liderança transparente por meio da mensuração de resultados gera colaboradores que entendem a missão, visão e valores da empresa, e que sabem como o seu trabalho vai ajudar a atingir os objetivos principais.

Um bom exemplo dessa prática é a empresa de Inbound Marketing HubSpot. A organização tem um “Wiki” que inclui dados financeiros (balanços, lucros, prejuízos, etc), agenda de reuniões da diretoria e da gerência, tópicos estratégicos, história da empresa. 

Enfim, basicamente tudo o que os colaboradores precisam saber para ficarem bem alinhados com os princípios da empresa.

Como começar a mensurar resultados agora?

Estamos falando muito sobre transparência, mas faltam dicas práticas para te ajudar a obter uma mensuração de resultados para ontem. 

Claro que pode se tratar de uma profunda mudança de cultura organizacional — e, por isso, levar um certo tempo para ser implantada. Mas existem algumas práticas que podem ser iniciadas hoje.

A primeira iniciativa é adotar métodos e indicadores de desempenho para avaliar a eficiência do trabalho do time. O processo pode ser dividido em quatro etapas básicas. Confira quais são e como colocá-las em prática.

1. Defina suas métricas

As métricas serão as principais aliadas na jornada de mensuração de resultados. É a partir de KPIs (Key Performance Indicator ou indicadores-chave de desempenho) que você consegue medir se suas ações estão gerando um desempenho satisfatório ou não.

Por isso, o primeiro passo é mapear quais ações do seu escopo de trabalho você quer acompanhar e então enriquecer essa visão com métricas que podem esboçar um panorama completo.

Pense no seguinte exemplo: se um setor de fiscalização só mede quantos estabelecimentos são vistoriados por dia, ele não tem uma visão da gestão de produtividade dos funcionários.

O setor está deixando de fora o tempo investido em cada fiscalização, a quantidade de estabelecimentos dentro das normas, os que não estavam e, principalmente, quais executaram as mudanças estabelecidas pelos profissionais.

Logo, não basta ter métricas para mensurar resultados, é preciso garantir um conjunto de dados que contemplam uma visão ampla. Por outro lado, cabe ressaltar que é um equívoco pensar que quanto mais métricas melhor. 

O processo de coleta e monitoramento dos dados não pode drenar o tempo das equipes, destinando menos esforço à análise – que é o que realmente entrega valor – e mais em organização de planilhas, por exemplo.

>> Leitura recomendada: Automação de processos: 6 dicas essenciais para empresas

2. Conte com o poder das ferramentas 

Para colocar a mensuração de resultados em prática, o ideal é contar com ferramentas de coleta e gestão de dados que organizam todas as informações em um único lugar. 

Assim, a equipe fica mais concentrada na análise crítica, do que no trabalho repetitivo de encontrar e organizar os dados. Por isso, as plataformas precisam ter recursos de integração com outras ferramentas, facilitando a automação do processo de mensuração.

Se a sua empresa tem como objetivo mensurar os resultados de projetos e produtividade da equipe, um gerenciador ideal para esse trabalho é o Runrun.it.

A plataforma de gestão coleta dados e os organiza em dashboard customizáveis, disponível para colaboradores e gestores. 

Além disso, você consegue levar essas informações com um clique para as suas plataformas de business intelligence com as integrações do Runrun.it

3. Tenha relatórios de fácil acesso

Se por um lado o papel do gestor é garantir uma execução eficiente das atividades, por outro também tem o compromisso de deixar à vista as métricas de desempenho para todos os colaboradores.

Contar com os insights de quem coloca a mão na massa melhora a autogestão e cria o sentimento de pertencimento.

Além disso, a informação fica centralizada e organizada para que futuros colaboradores a acessem ou mesmo para você encontrar facilmente um dado específico sem precisar gerar filtros cada vez que quiser fazer uma consulta.

4. Faça acompanhamentos periódicos

A quarta etapa só funciona quando a empresa já colocou em prática as fases anteriores, mas, ao mesmo tempo, sem o acompanhamento regular, o esforço de mensuração de resultados não tem sentido.

Por isso, o ideal é que gestores e analistas de dados tenham como tarefas examinar os dados gerados em um determinado período. Em seguida, compartilhar com a equipe explicando como cada resultado impacta para o trabalho da empresa e setor.

Outra vantagem do acompanhamento para a gestão é o levantamento de dados de eficiência dos colaboradores. Aqui estamos falando tanto da produtividade em fazer e entregar tarefas quanto o resultado das atividades. 

Por exemplo, se você for da área de marketing e uma das métricas de marketing acompanhadas for relacionada à atração de leads, avaliar o desempenho dos materiais realizados por determinado colaborador pode te ajudar a dar melhores feedbacks.

Vale lembrar que fazer a mensuração de resultados serve também para alinhar as expectativas dos dois lados, uma vez que o gestor visualiza melhor se as tarefas nas quais a equipe mais se dedica estão indo ao encontro das metas da empresa.

>> Leitura recomendada: Avaliação 360 graus: porque e como aplicar esse feedback com a sua equipe

Exemplos de como fazer a mensuração de resultados na prática

Como temos expertise em mensurar os resultados de produtividade gerados em projetos, tarefas e na gestão de pessoas, como skills, dividimos aqui modelos de métricas para você adotar.

Os dados mencionados a seguir podem ser organizados em qualquer ferramenta, como planilhas manuais, mas com o Runrun.it você tem esses dados automáticos e de fácil acesso. 

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Como mensurar resultados dos seus projetos?

O primeiro passo é mensurar as horas de cada colaborador responsável por tarefas ou etapas do projeto. Com esse total, você contabiliza os custos da operação, que precisam incluir desde as ferramentas utilizadas até os benefícios dos funcionários. 

Esse levantamento da gestão de projetos é chamado de hora-homem e você consegue extrair esse cálculo pronto pelo Runrun.it.

Com esses dados de custos operacionais em mãos, você pode comparar com o orçamento inicial do projeto. A análise de orçado x realizado te permite enxergar claramente se os custos estão dentro do previsto ou há gargalos. 

Se houver algum custo excedente, você pode partir para análise de horas investidas em cada tarefa para descobrir se houve algum conflito atípico, desacordos com o cliente que respingaram no fluxo de produção ou realmente há algo que precisa ser reorçado.

Às vezes não estamos falando de gastos extras, mas economia mesmo, como uma nova forma de executar as tarefas que resultou em aumento de produtividade. 

Logo, fazer essa mensuração de resultados ajuda a empresa a compartilhar as boas práticas de trabalho com todos.

Como mensurar resultados das tarefas?

Em relação às tarefas, as horas trabalhadas em cada atividade são o principal dado que norteia a avaliação de produtividade. Mas primeiro é preciso mensurar com assertividade quanto tempo cada tarefa gasta. 

Não vale chute, e isso requer um período de avaliação para entender a performance das pessoas. 

É comum pensar que porque sobrou tempo em uma tarefa, o trabalho foi eficiente, mas há dois problemas nisso:

  • A expectativa de entrega pode estar desatualizada;
  • Você planeja o seu workflow pensando em investir X tempo em uma tarefa quando não é necessário e outras demandas importantes ficam para trás.
 

Por isso, o ideal é manter uma rotina de acompanhamento de esforço e inclusive briefing, já que eles encaminham o trabalho para determinada direção.  

Como mensurar resultados das skills?

Quando você filtra as tarefas por tipos, como produção de conteúdo, e-mail marketing, consegue mensurar quais colaboradores têm uma melhor performance nessas atividades.

Aqui não estamos falando somente de gestão do tempo, mas toda a jornada da tarefa até a entrega. 

Ou seja: é importante mapear os números de refações, se correspondeu às expectativas do cliente, nível de autonomia do colaborador em resolver desafios sozinho e outras medidas qualitativas.

Com o recurso de tags do Runrun.it, você consegue atribuir uma etiqueta para cada tarefa e gerar um relatório com todas as informações sobre quais tarefas tiveram refação para quais clientes e tipos de tarefas, por exemplo.

Esses dados te permitem fazer uma melhor gestão de pessoas colocando os talentos certos nas tarefas certas. 

Se você viu valor na nossa solução de gestão, te convido a testar o Runrun.it por 14 dias grátis ou conversar com um dos nossos consultores e descobrir como podemos te ajudar: https://runrun.it/

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