Guest-post produzido por Bruna Goss, content manager da Umbler, Startup de Cloud Hosting pensada para agências e desenvolvedores, com foco total no usuário e na agilidade de publicação de sites e emails.
Se você ouve falar em métodos ágeis, ou agile, no que pensa? Muito provavelmente você pensa em equipes de desenvolvimento de software. Métodos ágeis são conhecidos e amplamente utilizados por desenvolvedores de todo mundo. Agilidade é uma parte essencial da indústria de tecnologia de informação, que também vêm ganhando espaço em outras equipes que não trabalham com desenvolvimento, como marketing, vendas, financeiro. Existem até igrejas e organizações não governamentais aplicando métodos ágeis na sua gestão.
Mas, se toda a base dos princípios ágeis é voltada para Software, como trazê-los para outras equipes? É possível responder a essa questão com um dos valores do próprio manifesto ágil: indivíduos e interações mais que processos e ferramentas. Mais do que adaptar um ou outro princípio ágil, equipes não técnicas podem utilizar métodos ágeis como guia para repensar a gestão de seus projetos. É uma maneira de enxergar o trabalho e realização de tarefas que podem, sim, trazer muitos benefícios para equipes de todas as áreas. Os próprios princípios ágeis deixam isso claro:
- Nossa maior prioridade é satisfazer o cliente através da entrega contínua e adiantada de software com valor agregado;
- Mudanças nos requisitos são bem-vindas, mesmo tardiamente no desenvolvimento.
- Processos ágeis tiram vantagem das mudanças visando vantagem competitiva para o cliente.
- Entregar frequentemente software funcionando, de poucas semanas a poucos meses, com preferência à menor escala de tempo.
- Pessoas de negócio e desenvolvedores devem trabalhar diariamente em conjunto por todo o projeto.
- Construa projetos em torno de indivíduos motivados. Dê a eles o ambiente e o suporte necessário e confie neles para fazer o trabalho.
- O método mais eficiente e eficaz de transmitir informações para e entre uma equipe de desenvolvimento é através de conversa face a face.
- Software funcionando é a medida primária de progresso.
- Os processos ágeis promovem desenvolvimento sustentável. Os patrocinadores, desenvolvedores e usuários devem ser capazes de manter um ritmo constante indefinidamente.
- Contínua atenção à excelência técnica e bom design aumenta a agilidade.
- Simplicidade–a arte de maximizar a quantidade de trabalho não realizado–é essencial.
- As melhores arquiteturas, requisitos e designs emergem de equipes autoorganizáveis.
- Em intervalos regulares, a equipe reflete sobre como se tornar mais eficaz e então refina e ajusta seu comportamento de acordo.
Repare nas palavras em negrito: as ideias principais transmitidas através dos princípios ágeis podem (e devem) ser aplicadas em outras equipes. Indivíduos motivados, comunicação entre equipes, trabalho em conjunto, simplicidade e foco no cliente deveriam estar presentes nos princípios de equipes de marketing, de vendas, de educação. Reflexão sobre os processos e sobre como equipes podem ser mais eficientes também deve ser uma constante, assim como um ritmo de trabalho constante e entregas contínuas.
Ok, é possível pensar os princípios ágeis para outras áreas, mas, como conseguir isso? É aí que entram os frameworks, como Scrum e Kanban, por exemplo. Esses frameworks vão oferecer uma série de práticas e rituais que auxiliarão as equipes a operar seus projetos de forma ágil, uma “tentativa prática de atingir o ideal de agilidade”. Vamos focar no Scrum, por ser o framework que usamos no nosso projeto de conteúdo na Umbler.
Scrum, basicamente, atua em três frentes: dividir para conquistar; analisar e adaptar; e criar uma cultura de transparência dentro da equipe e entre as equipes. No Scrum, um dos pontos centrais são as Sprints – períodos de tempo que variam de uma a quatro semanas. Em cada Sprint são escolhidas e priorizadas tarefas do Backlog (uma lista de diversas tarefas projetadas pelo Product Owner do projeto) que serão realizadas durante aquele período de tempo. Durante todos os dias, a equipe faz uma pequena reunião falando das tarefas que estão realizando. Ao final da Sprint, é feita uma reunião de retrospectiva, para entender os pontos fortes e fracos daquele período. Depois, é feita mais uma Sprint, e assim por diante (essa é uma visão bastante simplificada do framework Scrum, se você quiser saber mais, acesse o guia da Scrum Alliance).
Portanto, você divide tarefas grandes em diversas tarefas, ou “entregáveis”, analisa e adapta o processo a cada sprint e cria uma cultura de transparência ao deixar claro, através do uso de quadros e das reuniões diárias, o que cada um está fazendo. Por mais que o framework tenha sido pensado para o desenvolvimento de software, é possível aplicá-lo à produção de conteúdo, de relatórios e de campanhas, por exemplo. De acordo com Jeff Sutherland, um dos criadores do framework, a utilização de Scrum pode dobrar a produtividade de todas as equipes, sendo indicado especialmente para equipes que estejam lidando com desafios complexos. Entre alguns dos benefícios da adoção de Scrum estão:
- Entender suas tarefas dentro de um contexto maior, e por que cada tarefa é importante;
- Ter feedback sobre o que está sendo produzido;
- Saber exatamente quais são as prioridades para o período, diminuindo o sentimento de “apagando incêndios”
- Acompanhar o desempenho da equipe – através dos quadros e das reuniões diárias – sem microgerenciar;
Se você quer aplicar Scrum no seu projeto, é importante definir o que você vai considerar como Working Software (o seu “entregável”, sua medida de progresso) e o conceito de “Done” (entregue, o que vai ser considerado uma tarefa pronta) e como sua equipe entrará no Scrum (quem terá cada função). A partir dessas definições, é possível começar a implementar o Scrum no projeto.
Agile Marketing: aplicando princípios ágeis ao marketing de conteúdo
Uma das áreas que mais tem se beneficiado das ideias de agilidade é justamente o marketing (já existe, inclusive, um manifesto do marketing ágil). Com cada vez mais canais, pontos de interação e ideias para desenvolver, torna-se difícil seguir planejamentos de seis ou 12 meses e dar conta de manter um fluxo de produção de conteúdo, ativação de redes sociais, campanhas e relatórios com equipes e orçamentos muitas vezes reduzidos. De acordo com a pesquisa “The State of Agile Marketing”, os principais desafio de profissionais são criar campanhas inovadoras e manter-se atualizado com as mudanças de mercado e os concorrentes. A colaboração com outras equipes também é apontada como um desafio pela pesquisa “State of Marketing Work”, que mostra que os principais conflitos que profissionais de marketing têm ao trabalhar com outras equipes são:
- Falta de comunicação/ruído na comunicação;
- Prioridades conflitantes;
- Falta de entendimento acerca da urgência/timing do projeto.
Jeff Julian, autor do livro “Agile Marketing: building endurance for your content team”, reflete esse momento ao falar sobre equipes que “começam a ser atingidas diariamente com mais expectativas de conteúdo. Vocês começam a perder os prazos e é como se as rodas começassem a sair do carro, deixando-os sem rumo” (tradução livre). É aí que uma visão ágil, com foco no cliente, em interações, experimentos e entregas contínuas é extremamente benéfica, principalmente ao considerar que os três principais conflitos dos profissionais de marketing seriam solucionados pelos três principais benefícios de utilizar Scrum: mais transparência, melhor priorização e acompanhamento do desempenho e das tarefas da equipe de marketing. Isso é capaz de aumentar não só a produtividade, mas também a colaboração entre diversos departamentos. Além disso, uma abordagem ágil comprovadamente auxilia equipes a entregar projetos mais rápido e melhora a qualidade do trabalho, de acordo com “The State of Agile Marketing”. Para saber mais, acesse nosso artigo sobre agile marketing.
E você? Já utiliza métodos ágeis na sua equipe? Já pensou em utilizar? Conte nos comentários como é esse processo na sua empresa!
