Sabe aquela impressão de “eu já vi isso antes”? O chamado “dejà vu”, ou “já visto”, em francês, quando parece que já vivemos alguma situação específica ou que já estivemos em um lugar qualquer. Isso acontece muito no meio corporativo. Principalmente quando se trata de projetos, que, muitas vezes, têm tarefas similares e sequência de demandas parecidas. É para colocar ordem nisso que existem modelos de projetos. Ou seja, templates, estruturas prontas que vão facilitar e agilizar o seu fluxo de trabalho.
Quem utiliza os modelos de projetos, e por que eles fazem a diferença?
O uso de modelos de projetos costuma ser mais recorrente em empresas que tenham operações semelhantes, cujos trabalhos sigam padrões que não mudem muito. Por exemplo, uma desenvolvedora de softwares que precise definir requisitos para as soluções que cria. Ou uma agência de propaganda, que precisa dos modelos para padronizar o atendimento aos clientes e realizar os projetos com mais agilidade. Ou, ainda, uma consultoria que dependa da realização de diagnósticos de seus clientes.
Seja como for, os modelos fazem parte de uma gestão de projetos eficiente. Aqui, o principal benefício é a economia de tempo, uma vez que, com um template já definido, você só precisa duplicá-lo de acordo com cada novo projeto que seja. Então, chega de perder tempo repetindo um trabalho que pode simplesmente ser reutilizado.
Com uma ferramenta online de gestão do trabalho, o(a) gestor(a) consegue evitar esse retrabalho. Por exemplo, o gestão de projetos oferece a possibilidade de duplicar modelos de projetos para cada novo cliente que chega e, assim, otimizar os seus processos. Veja, agora, porque você precisa adotar essa prática para ontem.
A priorização acima de tudo
Os profissionais que sabem organizar-se e entender qual é a importância de cada tarefa ou projeto nunca são pegos de surpresa por acúmulos de trabalho ou por crises. Por isso, quando os modelos de projetos são bem definidos e conhecidos por todos da equipe, fica muito mais fácil priorizar e focar no trabalho que é realmente importante.
Aproveitando a deixa, vale sempre lembrar que a metodologia ágil é uma aliada indispensável da sua priorização. Com origem na indústria de desenvolvimento de softwares, hoje ela auxilia gestores a organizar projetos de forma estruturada — com modelos bem definidos –, o que facilita muito a identificação daquilo que é mais importante.
Um software estratégico de gestão, como o Runrun.it, faz a diferença aqui, também. Com ele, você não só pode duplicar modelos de projetos, mas também consegue priorizar as tarefas de modo simples, permitindo às suas equipes que trabalhem em diversos projetos de forma simultânea. O que possibilita agilizar a execução das tarefas de acordo com as necessidades da empresa e dos clientes.
A gestão de processos precisa de modelos
Vamos recapitular o conceito: a gestão de processos une gestão de negócios e tecnologia da informação. E, com isso, otimizar os resultados de uma organização melhorando os processos do negócio. Trocando em miúdos, a gestão de (ou por) processos nada mais é do que a interação entre as várias atividades que são realizadas nas empresas, pelos diversos departamentos.
Dá para imaginar como a adoção de modelos de projetos é importante para essa atividade, não? Principalmente quando se trata de processos operacionais, aqueles repetitivos, que sua equipe desempenha no dia a dia. Padronizar é fundamental, e “padrões” e “modelos” são sinônimos.
Além disso, quando você tem esses padrões bem definidos, consegue avaliar melhor o que está funcionando bem e o que precisa ser corrigido. Em um mercado absolutamente concorrido, esse processo de melhoria é indispensável para a sua empresa manter um diferencial competitivo.
Você pode contar com o Runrun.it nesse quesito. A ferramenta é extremamente útil para a gestão de processos, pois facilita a comunicação entre as pessoas, organiza as demandas e permite que você saiba quando as tarefas e os projetos serão entregues por meio de algoritmos poderosos com estimativas preditivas.
Fluxo de trabalho em ordem e mais ágil
Como afirmamos acima, os modelos de projetos também tornam o fluxo de trabalho muito mais ágil e organizado. Isso tem a ver com a boa documentação das tarefas, que impede que seus colaboradores se percam em meio a tudo o que deve ser feito.
Adotar uma ferramenta de gestão como o Runrun.it faz a diferença neste aspecto, também. Pois, além dos modelos de projetos disponíveis, a solução oferece uma série de funcionalidades para o dia a dia. Como facilitar a distribuição de demandas, o acompanhamento de tarefas, o monitorando cada etapa do projeto, e o controle de horas trabalhadas para saber o que cada pessoa está fazendo. Tudo para você formatar o seu workflow e guiar o seu negócio através dele.
Gestão de pessoas mais eficiente com modelos de projetos
Outro importante benefício da adoção de modelos de projetos consiste na melhoria da gestão de pessoas. Os templates fazem a diferença, uma vez que permitem a você acompanhar o desempenho e a performance do time com muito mais segurança. Inclusive, com uma ferramenta como o Runrun.it, você consegue unificar a comunicação com a sua equipe em um só lugar, facilitando a troca de informações e a formalização das demandas.
E também pode ter o controle das atividades e das horas trabalhadas em cada atividade, sabendo o desempenho e a efetividade da entrega das pessoas nas tarefas. O que permite melhorar o reconhecimento e auxiliar na capacitação de cada colaborador. Isso sem mencionar nos ganhos de produtividade, ao encontrar pontos da execução de projetos em que cada um pode evoluir.
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Gestão de pessoas: Aumentando a performance do seu time
Modelos de projetos no Runrun.it
Para criar padrões, organizar o fluxo de tarefas, a distribuição das demandas e ter processos mais claros, o Runrun.it oferece a função de modelos de projetos. Com a funcionalidade, você ganha a facilidade de duplicar templates para cada novo cliente que chega a partir de uma estrutura já formatada.
A aba “modelos de projetos” é muito simples de ser utilizada, e funciona da seguinte forma:
1. Imagine que sua equipe tenha realizado o projeto 1, com 23 tarefas fixas;
2. Outro cliente demanda um projeto muito semelhante. Para isso, basta que se cadastre um novo modelo para o projeto 1 na página de modelos de projetos;
3. Dentro deste novo modelo, adicione as “tarefas modelo”. Depois, basta criar um projeto a partir deste modelo.
Para saber mais sobre os modelos no Runrun.it, acesse este artigo. Também veja aqui como a agência de marketing digital A4D conseguiu melhorar o seu fluxo de trabalho com a funcionalidade.
Automação e gestão de projetos
Além de se beneficiar dos modelos de projetos, torne sua gestão mais ágil, defina e automatize os processos, consiga métricas de desempenho e alocação do tempo das pessoas com o Runrun.it. Usando o Dashboard, você pode criar e customizar os indicadores para ter os KPIs de que precisa sempre à vista. Adote hoje mesmo todas essas facilidades reunidas na ferramenta que é o braço direito do gestor. Faça um teste grátis hoje mesmo: https://runrun.it
