5 benefícios de implementar um software de gestão de equipes

5 benefícios de implementar um software de gestão de equipes

Quando falamos sobre equipes, é imediata a relação com esportes coletivos. Mas um chama a atenção quando o assunto é tomada de decisão baseada em dados: o beisebol. Esse é uma ótima inspiração porque é um dos esportes em que mais se utilizam estatísticas. Os dados são de fato analisados e pesam nas decisões do técnico. Desde a contratação de novos atletas até a ordem de entrada dos rebatedores. Em um mercado cada vez mais competitivo, muitas vezes não se têm três chances para acertar como no beisebol. Por isso, você precisa de um bom software de gestão de equipes para a sua empresa monitorar, integrar e então revelar todo o potencial dos seus colaboradores.

A necessidade de automatizar os processos da gestão com o software é um movimento natural. A coleta, organização e processamento de dados sobre cada tarefa e cada colaborador, se são realizados sem o apoio de um sistema, geram muito mais trabalho e travam o avanço. Vamos levantar aqui pontos que impactam positivamente no gerenciamento de equipes. E, claro, soluções viabilizam essas boas práticas para aumentar a produtividade individual e coletiva.

>> Leitura recomendada: Como está o seu controle de horas trabalhadas?

Posições bem definidas

Assim como no beisebol, cada um deve ter suas responsabilidades muito bem delineadas. E essa não é uma questão de rigidez de estrutura, mas de clareza de processos. Pode ser a posição por formação ou experiência. Ou por exemplo o conjunto de responsabilidades específicas que o profissional está desempenhando em um determinado projeto.

Estabeleça quem é responsável por cada demanda, quem irá executar, quem deve ser consultado antes da ação e finalmente quem deve ser informado depois que a tarefa for concluída. Parecem muitas definições de uma só vez? Com um software de gestão de equipes, essa construção e alteração do fluxo de trabalho é simplificada ao máximo. Para isso, uma solução automatizada e inteligente, como o Runrun.it, favorece a sua gestão para organizar todo esse workflow. Um sistema de distribuição e priorização de atividades, sequências de responsáveis, aprovação de tarefas e entrega das demandas. Tudo em uma plataforma unificada e com a comunicação documentada.

>> Leitura recomendada: 4 razões para adotar agora um sistema workflow

Monitoramento

Para monitorar, é preciso observar o que pode ser quantificado. É importante destacar e mensurar o tempo trabalhado da equipe. Quantificar o esforço das pessoas por projetos e por clientes, as tarefas entregues, em andamento e para aprovação, e os custos a partir das horas registradas. E faça levantamentos que permitam que você monte uma trajetória. Os dados em uma linha do tempo indicam tendências e podem guiar suas decisões.

Com um software de gestão de equipes, como o Runrun.it, você consegue fazer o monitoramento das atividades em tempo real, com métricas de desempenho e alocação do tempo. Além de tornar a sua empresa mais transparente, e engajar os colaboradores a melhorar os seus resultados e aumentar a sua produtividade.

>> Leitura recomendada: Acompanhamento de tarefas para monitorar os projetos

Controle do tempo e das atividades

Assim como deixar claro os papéis de cada membro da equipe e observar seu desempenho, é preciso agir. Não faz sentido monitorar se os dados analisados não geram ações de controle para a melhoria contínua. É preciso, então, definir o que está sob controle, o que precisa ser modificado e o que não pode ser alterado. Afinal, só devemos nos concentrar nas ações que podemos mudar ou em segunda instância influenciar. No beisebol, um rebatedor não controla a maneira como a bola é lançada em sua direção, mas deve administrar da melhor forma sua tacada para ganhar o jogo.

Para exemplificar a questão do controle no ambiente de trabalho, imagine que você identifica por meio de um monitoramento que um funcionário está gastando muitas horas em uma determinada tarefa. Você pode analisar os motivos para isso acontecer, redistribuir as atividades, ou trocar os responsáveis. Se o problema for excesso de demandas, é possível até renegociar prazos com clientes e mudar a precificação dos projetos.

Um estudo de Paul Spector, pesquisador da Universidade do Sul da Flórida especializado em dinâmicas de trabalho e satisfação profissional, aponta que as pessoas se sentem confortáveis com a sensação de controle. Não o do tipo que limita, mas o que estabelece relações transparentes, com ajuste de expectativa, metas e responsabilidades claras. Segundo Paul, a dúvida ou a falta de controle afeta a produtividade. Mais um motivo para irmos direto para como um software de gestão de equipes pode facilitar esse trabalho de definição, monitoramento e controle.

Como, por exemplo, o Runrun.it que conta com o timesheet automático para calcular o tempo investido em cada tarefa. E, após o registro dos dados das horas, o sistema gera relatórios gerenciais. Com isso, os gestores podem enxergar os gargalos da operação, que setor produz mais, quais equipes estão com excesso de tarefas e como otimizar os processos.

As principais funcionalidades do software de gestão de equipes

1. Timesheet automático

Já abordamos aqui no blog a importância de preencher timesheets. Mas preencher manualmente planilhas, além de ser uma tarefa extra, não fornece o nível de dados necessário para análises em profundidade. Já com o sistema inteligente do Runrun.it, o timesheet automático permite que um profissional dê “play”, “pause” e entregue as tarefas. Então, ao mesmo tempo que a ferramenta indica o andamento dos trabalhos, ela também conta as horas não apenas de forma geral, mas por cliente e por tarefa.

2. Priorização de tarefas

A hierarquização das atividades é um ponto crucial para a organização do tempo e o aumento de performance. Como gestor(a), você define as prioridades e monta a lista de tarefas de cada membro da equipe no software. E a metodologia de pilha foi criada justamente para auxiliar esse processo. Pois ordena as atividades em ‘pilhas’ para facilitar o planejamento do dia a dia e possibilitar trabalhar de forma simultânea em diferentes projetos. Além disso, o método permite incluir ou alterar a prioridade de tarefas de acordo com o andamento da semana.

>> Leitura recomendada: Você tem uma boa gestão de tempo?

3. Acompanhamento do fluxo de trabalho

Com a automação de processos, a comunicação e a aprovação das tarefas são realizadas usando o sistema, de forma inteligente, rápida e documentada. Os gestores conseguem acompanhar o status de tarefas, projetos e clientes, e sabem em tempo real o que está acontecendo com a sua equipe.

Você não precisa perder tempo de seus funcionários para montar complicadas planilhas de status, e muito menos o seu tempo para decifrá-las. Um software de gestão de equipes estratégico, como o Runrun.it, sinaliza o cumprimeiro das tarefas e o andamento de projetos. A ferramenta traça perspectivas de quando haverá profissionais livres para novas tarefas. E, com algoritmos poderosos, tem estimativas reais das entregas e indica possíveis problemas referentes a prazos, antes que os atrasos gerem descontentamento dos clientes.

4. Comunicação unificada

Sem mensagens espalhadas em e-mails ou chats, grupos de WhatsApp ou post-its pela estação de trabalho alheia. O que deve ser feito e as informações necessárias para conduzir o trabalho estão todas em um só lugar ao utilizar um software de gestão de equipes, como o Runrun.it. Assim, você aumenta a produtividade da sua equipe e evita que demandas fiquem perdidas na caixa de mensagens dos colaboradores. Tudo centralizado, estruturado e formalizado dentro do sistema.

E, se por um imprevisto é preciso alterar a prioridade das tarefas, não há motivo para fazer reuniões ou passar de mesa em mesa oficializando a mudança. O profissional receberá notificações e será informado sobre a reorganização na sua própria lista de tarefas. Tudo dentro da mesma plataforma. Por isso, o Runrun.it é uma valiosa ferramenta para gerir até equipes remotas. Graças a essa capacidade de centralizar a comunicação, com vastos registros, porém sem burocracia.

Além da integração da equipe, a comunicação eficiente, possível por meio do software de gestão de equipe, gera um ambiente de trabalho agradável e transparente.

>> Leituras recomendadas:
Como desenvolver uma comunicação eficaz
[Infográfico] Trabalho em equipe: Guia para reuniões produtivas

5. Indicadores de desempenho

Os gestores têm nas mãos os registros de horas trabalhadas e tarefas cumpridas. Com o suporte de uma plataforma como Runrun.it, sabe em tempo real quem está com a produtividade dentro da meta e que equipe realmente precisa de reforços. O cruzamento dos dados inseridos pelos próprios colaboradores dão o norte para você fazer avaliações de desempenho das pessoas, tomar decisões de forma embasada e sem o viés de achismos. Sempre com a extração de relatórios de forma prática e instantânea para garantir agilidade nesse processo. Assim, o software de gestão de equipes torna a empresa mais eficiente e com um negócio orientado por dados (vale a pena ler esse artigo sobre data driven business).

>> Leitura recomendada: A importância dos indicadores de desempenho

Comece hoje mesmo

Como gestor(a) de uma equipe, você deve encontrar a melhor forma de coletar informações sobre cada profissional. E se o processo de compilação, recorte e análise é trabalhoso, a hora certa de agir provavelmente irá passar.

A automação faz toda a diferença nesse momento decisivo, porque permite que você tenha a qualquer instante uma análise precisa do cenário. Qual etapa do projeto será responsável por um eventual atraso, qual profissional está com rendimento abaixo do esperado e quem merece o reconhecimento. Qual a capacidade ociosa da sua operação, qual a rentabilidade de cada cliente e se há necessidade de novas contratações ou mudanças no quadro.

O Runrun.it permite que você desempenhe o papel estratégico da gestão para tomar as melhores decisões de forma estratégica e inteligente. Confira na prática o quanto as funcionalidades de um bom software de gestão de equipes impactam na sua empresa. Faça um teste grátis: https://runrun.it

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