Onboarding é o nome dado ao processo de recepção, treinamento e adaptação de um novo profissional em qualquer empresa. Do inglês, onboarding significa “embarcar”, ou seja, é o primeiro momento de contato com a cultura da empresa, pessoas, ambiente de trabalho e funções que até então foram conversadas somente por entrevistas.
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Só quem está na pele de um líder sabe o quanto desafiador pode ser encontrar o profissional ideal – e, mais ainda, integrar esse profissional à cultura organizacional. Felizmente, há formas de agilizar esses processos, pensadas para encurtar o tempo de adaptação de novos colaboradores. Uma delas é o onboarding.
O que você vai encontrar neste artigo sobre onboarding:
- Na gestão de pessoas, o que é onboarding?
- Uma ótima solução contra o turnover
- Como realizar o processo de onboarding de novos funcionários?
- No primeiro dia, acerte nos detalhes
- Checklist para receber o novo funcionário
- Como usar a tecnologia no processo de onboarding?
- Tecnologia para o engajamento ser mantido
Onboarding na gestão de pessoas
Onboarding é um conjunto de processos que visa diminuir o tempo que um novo colaborador leva para atingir seu pleno potencial dentro de uma empresa. Isso porque muito além da simples orientação, a maneira como os colaboradores são introduzidos à empresa e às suas funções afeta a sua produtividade e engajamento.
Funcionários que recebem acompanhamento de um mentor, que se preocupa com sua adaptação à nova experiência desempenham melhor suas tarefas. Mais importante que isso, criam laços mais rapidamente com a equipe, engajam-se mais com a empresa e têm níveis gerais de satisfação mais altos.
Assim, aumenta a probabilidade da sua equipe ter sucesso do desempenho das atividades ao ter passado pela experiência de alguém explicar de maneira clara o passo a passo das funções, configurar as contas essenciais para o dia a dia e conhecer as metas da empresa e do setor.
O processo de onboarding também pode ser feito com os novos clientes, confira dicas no nosso artigo sobre Customer Success.
Um onboarding bem feito pode reduzir taxas de turnover
Um dos principais objetivos de se realizar um sólido plano de onboarding é reduzir o turnover – que é o termo que designa a entrada e saída de colaboradores em uma empresa. Porque, uma vez que o colaborador experimenta aquela preciosa sensação de “pertencimento”, seu vínculo com a empresa certamente se fortalecerá.
De acordo com a pesquisa “Employee Engagement: An Action Plan”, feita pelo Brandon Hall Group, 70% das companhias nos Estados Unidos afirmam que o engajamento é uma prioridade para evitar turnover.
Já o estudo “Becoming irresistible: A new model for employee engagement”, realizado pela Bersin and Associates, e divulgado pela consultoria Deloitte, revelou que as empresas que oferecem um amplo reconhecimento aos funcionários têm taxas de rotatividade 31% menores do que as empresas que não têm essas iniciativas.
>> Leitura recomendada: Tendências globais na gestão de pessoas
Como realizar o processo de onboarding de novos funcionários
O processo de onboarding começa antes mesmo do primeiro dia de um novo funcionário. Um processo de integração bem sucedido inicia já durante o recrutamento e a contratação.
Na verdade, de acordo com o artigo “How to Build an Onboarding Plan for a New Hire”, da Inc., o onboarding está ligado (e, de certa forma, começa) com a “marca do empregador”, ou seja, atraindo pessoas que têm o perfil adequado para os objetivos do seu negócio.
Por exemplo, se sua empresa é do setor de tecnologia e ela tem uma marca “cool”, utilizando mídias sociais e conteúdos inovadores para atrair novos talentos, o onboarding também segue esse ritmo descontraído – afinal, esse seria um posicionamento coerente para uma empresa de TI. Agora, se, no primeiro dia de trabalho, o novo talento receber vinte formulários para preencher, essa imagem “cool” irá por água abaixo. Para manter essa sinergia, acompanhe as nossas dicas:
Seja transparente desde o momento da entrevista
A recomendação de especialistas é a de que a orientação comece antes que um candidato seja formalmente contratado. Uma sugestão é inserir o máximo de informação sobre o ambiente de trabalho e a cultura na seção de “Trabalhe conosco” do seu site ou no anúncio do cargo. Deixe tudo bem claro e evidente.
A ideia é que, assim, quando vier para a entrevista, o candidato já saiba bastante sobre a organização. Desta forma, é mais provável que você atraia candidatos engajados com os objetivos e a cultura de sua empresa. E que tenham maior potencial de ser altamente produtivos.
Lide com burocracias de forma inteligente
Uma nova contratação vai exigir o preenchimento de muita papelada. É inevitável. Então, porque não facilitar? Muitas empresas optam por enviar documentos legais com a proposta formal de contratação por e-mail.
Você também pode enviar, antes do primeiro dia, uma espécie de “manual do funcionário”, com todas as informações que ele precisa ter sobre sua empresa, para que não seja bombardeado quando chegar – já será um dia cheio de informações para ele.
No primeiro dia, acerte nos detalhes
O primeiro dia de trabalho nunca é fácil para ninguém: nem para o gestor, nem para o empregado. Enquanto o novo profissional precisa entender o funcionamento de tudo, o líder gastará um tempo com explicações.
Assim, aqui é fundamental evitar jogar um calhamaço de informações em cima do novo colaborador: ele provavelmente não se lembrará de tudo. Então, para o plano de onboarding ser efetivo, você deve apresentar informações básicas de uma forma fácil de serem compreendidas.
Uma maneira de se fazer isso é considerar os pequenos detalhes. Por exemplo, se o sistema de telefonia da empresa é diferente, explique ao recém-chegado. Essa observação é de John Sullivan, professor de gestão da Universidade de São Francisco. “Se uma pessoa é nova, não sabe usar o telefone e acidentalmente desliga na cara de um cliente em potencial, este cliente não vai levar em consideração que pode ser um funcionário recém-chegado à empresa”, afirma o professor.
Para dicas sobre as melhores práticas de onboarding remoto, confira o webinar que nosso CEO, Antonio Carlos Soares, gravou sobre o assunto, é só dar o play:
Checklist para receber o novo funcionário
Para te guiar neste processo de integração, você pode adotar uma checklist com as etapas e informações que você precisa passar já no primeiro dia. Um exemplo de checklist de onboarding é esse:
- Providencie tudo que é necessário para o trabalho: desde a cadeira até o computador;
- Configure contas de e-mail dele e ferramentas como o Runrun.it;
- Providencie materiais de consulta para os softwares que ele terá que usar;
- Apresente aos colegas de trabalho;
- Se possível, prepare uma apresentação (verbal ou com modelos de slides) sobre a área em que ele vai atuar. E se for o caso da integração de um grupo maior, agende apresentações dos líderes com os novatos;
- No primeiro dia, é importante ter o acompanhamento constante do supervisor ou líder do novo funcionário.
Como usar a tecnologia no processo de onboarding
De acordo com o texto “4 Reasons Technology Is the Future of Onboarding”, da Entrepreneur, formulários digitais agilizam boa parte da burocracia na hora da contratação, justamente porque podem ser acessados por aparatos mobile, como celulares – os novos contratados podem completar esses formulários em qualquer lugar e momento.
Apresentações sobre o produto ou serviço que o seu negócio oferece e sobre a cultura organizacional podem ser transmitidos em formato de vídeo para ajudar no onboarding. Assim, novos funcionários também conseguem rever facilmente os conteúdos, tornando essa memorização mais fácil.
Além disso, o treinamento de novos funcionários pode ser otimizado pela tecnologia. As plataformas digitais de treinamento estão mais customizáveis do que nunca. Podem ser facilmente adaptadas para diferentes posições de sua empresa, de forma que o conteúdo seja ainda mais relevante.
Tecnologias para manter o engajamento de funcionários
Por fim, ferramentas que organizam a gestão do trabalho também são valiosas aliadas de seu processo de onboarding, pois auxiliam que o novo funcionário tenha clareza sobre suas tarefas prioritárias e informação ao seu alcance, além disso, esses softwares de gestão se tornam fontes confiáveis para consultas sobre decisões já tomadas.
Uma dessas soluções é o Runrun.it, a primeira ferramenta brasileira de gestão de projetos e tarefas. Com ele, motivar e administrar a equipe torna-se um processo muito mais fácil. Crie sua conta e teste grátis: http://runrun.it
