Quando o assunto é gestão financeira, não existe um manual padronizado a ser seguido por todas as empresas, já que cada qual possui suas particularidades e formas de operar. Contudo, é fundamental conhecer aspectos básicos referentes ao tema, como a diferença entre orçamento estático e orçamento flexível.
Os dois modelos de orçamento estão entre os mais tradicionais e, por isso, levantam dúvidas e questionamentos sobre as facilidades e dificuldades de implementação na corporação.
Para você entender as características do orçamento estático e orçamento flexível e descobrir como o Runrun.it te ajuda a controlar e organizar a gestão de custos da sua empresa.
- Introdução aos tipos de orçamento
- Orçamento estático e orçamento flexível: qual escolher?
- Por que utilizar para realizar seu orçamento empresarial?
- Montando seu orçamento empresarial com inteligência
Introdução aos tipos de orçamento
No passo a passo para realizar um orçamento empresarial, é preciso saber como organizar as finanças da sua empresa e prever os gastos de forma planejada.
Esta análise geral, no entanto, não cobre toda a infinidade de modelos criados por gestores e estudiosos. Por isso, é necessário aprofundar um pouco mais o entendimento sobre o tema.
Antes de tudo, é importante sabermos que orçamento estático e orçamento flexível não são os dois únicos tipos de orçamento empresarial praticados no mercado.
Para ficar nos exemplos mais conhecidos, podemos citar, além destes dois, o orçamento contínuo, o orçamento revisado ou Forecast, o orçamento Base Zero ou OBZ, o orçamento Base Histórico, o orçamento matricial e o orçamento colaborativo ou descentralizado.
Voltando às duas estrelas do texto de hoje, primeiro, vamos descobrir o que é cada um. Embora o nome já dê uma boa dica, vamos abordar ambos com mais detalhes a seguir:
O que é orçamento estático?
Nesta modalidade de orçamento empresarial, os cálculos de todos os itens de um orçamento, tais como receitas, custos, despesas e investimentos, são feitos a partir de estimativas pré-fixadas.
As estimativas do orçamento estático podem ser de produção, de vendas ou de qualquer outra variável que a empresa deseje usar como direcionador.
Com esses valores definidos, a área que distribui verba para as demais consegue prever o orçamento para cada uma. E a partir dele, é possível entender qual será o gasto máximo com pessoal, matéria prima, fornecedores e outros recursos.
Uma vez que este número é fixado, a empresa segue com os valores mesmo que haja alguma alteração, seja na demanda, na produtividade ou nos resultados.
Aos olhares mais atentos pode parecer uma má ideia esse “engessamento”. Mesmo assim, muitas empresas, especialmente as de grande porte, preferem o orçamento estático.
O que é orçamento flexível?
O orçamento flexível é uma modalidade de orçamento empresarial que considera de forma mais atenta os custos variáveis de uma empresa.
Na realidade, de forma mais livre, pode-se dizer que a prática do orçamento flexível considera quase tudo como custo variável. As peças orçamentárias não mais são fixadas com base em uma estimativa pré-determinada de produção ou vendas.
Agora, admite-se uma variação dos recursos disponibilizados para custos, despesas e investimentos, conforme a variação dos resultados.
Por exemplo: É aceitável que uma empresa gaste mais em matéria prima ou logística para vender o dobro do que vendeu no mês anterior, certo? Estes gastos, afinal de contas, são o que chamamos de gastos variáveis.
Mas, e se a empresa tiver, por exemplo, que aumentar seu quadro de funcionários para atingir esta meta de dobrar as vendas? No orçamento flexível, a empresa tem a liberdade de adaptar seu orçamento empresarial para cada mudança de cenário.
É importante lembrar que, para elaborar um orçamento flexível eficiente, a empresa tenha clara a distinção entre custos e despesas.
O que será “flexível” são os custos, e as despesas manterão seu cálculo estático ou tradicional. Conhecer bem sua empresa é o primeiro passo para tomar essas decisões.
>> Leitura recomendada: Descubra como efetuar o gerenciamento de riscos na sua empresa
Orçamento estático e orçamento flexível: qual escolher
Antes de realizar esse comparativo, é preciso reforçar: para cada empresa e cada caso, uma solução ou abordagem diferente. Vamos listar abaixo alguns motivos pelos quais você poderia escolher cada um dos modelos de orçamento para sua empresa:
Em empresas de maior porte, pequenas flutuações em cada área geralmente acarretam impactos pequenos, que se diluem na organização e não justificam um planejamento mais versátil.
Como não há mudanças no meio do caminho, o acompanhamento dos planos é muito mais simples, envolve menos profissionais e muito menos recursos.
A elaboração do orçamento é muito mais rápida, pois leva menos variáveis em consideração. Quase não há manutenção no orçamento, seja com revisões ou transferências orçamentárias.
Isso faz com que os gestores que elaboraram o orçamento fiquem mais atentos às áreas onde ele não funcionou, impulsionando o monitoramento de tendências e desvios.
Com este monitoramento, o próximo orçamento estático será mais preciso, mantendo, no entanto, as vantagens acima.
Por que usar um orçamento flexível:
Empresas de menor porte podem aplicar o orçamento flexível de forma mais fácil, pois os departamentos são reduzidos e as alterações de rumo são mais ágeis.
As peças orçamentárias têm maior valor ou significado para o processo de acompanhamento em caso de mudanças de cenário.
A empresa tem a oportunidade de aproveitar bons momentos do mercado para maximizar lucros e aumentar as vendas de forma dinâmica e veloz.
De forma semelhante, ela tem a possibilidade de proteger-se de fases ruins do mercado, minimizando perdas e reagindo de forma mais eficiente.
>> Leitura recomendada: Aprenda a calcular os índices de lucratividade
Por que utilizar o Runrun.it para realizar seu orçamento empresarial?
Assim como outros tópicos, a gestão de custos é um item que precisa estar previsto no seu planejamento estratégico.
Afinal de contas, é preciso prever os recursos necessários para as atividades da empresa, controlar despesas fixas e variáveis e definir qual será o modelo de orçamento empresarial vigente.
E fazer isso sem uma ferramenta completa ao seu lado é bem complicado. Com o Runrun.it, você consegue colocar na balança a relação entre orçado x realizado.
Ou seja: avaliar as projeções de investimentos que tinha ao início do ciclo e mensurar o que realmente foi utilizado nos projetos, aumentando a capacidade de visualizar a rentabilidade de cada um deles.
Nos próximos parágrafos, vamos exemplificar com os recursos da nossa ferramenta que podem ajudar você a realizar a gestão orçamentária da melhor maneira.
Controle de custos
Seja no orçamento estático ou no flexível, o controle de custos é uma área que precisa ser acompanhada continuamente. O diferencial é que no Runrun.it, existem diversas formas de realizar essa atividade. Confira:
- Custo por hora do usuário: a ferramenta permite que você determine um valor hora/homem, facilitando o entendimento do investimento por colaborador nos projetos em andamento.
- Orçamento estimado do cliente: A partir do valor determinado no orçamento estático, é possível identificar os custos do projeto, desde os gastos com mão-de-obra até fornecedores externos.
- Custos extras: para as organizações que adotam o orçamento flexível, o software detalha os gastos adicionais aplicados, ajudando a reavaliar os investimentos para o próximo período.
Orçado x realizado
Como já mencionamos, o relatório de orçado x realizado é um dos trunfos que o Runrun.it oferece para seus usuários. Entre as possibilidades dessa opção estão o balanço entre o custo projetado e os recursos de fato utilizados, a diferença em horas aplicadas para cada projeto e os gastos alocados para cada cliente.
A partir desses indicadores, é possível revisar o orçamento estático com bastante praticidade e realizar as adaptações que achar convenientes no orçamento flexível.
Além do mais, o orçado x realizado do Runrun.it conta com filtros que facilitam a segmentação por período desejado, tornando o acompanhamento mais intuitivo.
Relatórios completos e integrados
Com a automação do Runrun.it, as atividades geram dados fundamentais para a criação de relatórios, a partir do timesheet automático e de outros widgets que oferecem a visão do todo.
Com relatórios de custos, de esforço por tarefa, de horas disponíveis, entre outros, é possível definir e acompanhar os gastos no orçamento estático, ou mesmo perceber se não é o momento de adaptar para o modelo de orçamento flexível.
Isso sem falar nas possibilidades de integração com as plataformas de Power B.I, que facilitam a decodificação e interpretação dos dados financeiros, mantendo a organização do seu orçamento em dia.
Montando seu orçamento empresarial com inteligência
Como pudemos ver, cada método tem suas próprias características. No entanto, sabemos o quanto o orçamento estático e orçamento flexível bem planejados podem facilitar o funcionamento de sua empresa.
Para manter seus profissionais focados no planejamento e ter todo o suporte que você precisa para você e sua equipe, conte com ferramentas de gestão como o Runrun.it.
Com o Runrun.it, você organiza seus custos e despesas, adapta o rumo da sua empresa a cada mudança e consegue trabalhar com muito mais facilidade e produtividade. Teste grátis: https://runrun.it
