Saiba como realizar a organização de projetos

Saiba como realizar a organização de projetos

Quando falta organização na gestão de equipes múltiplas, o prejuízo pode ser bastante alto. Isso vale especialmente para as pequenas e médias empresas, pois nessas organizações, os resultados da má organização de projetos podem levar até mesmo à falência.

Normalmente, as empresas de médio e pequeno porte têm recursos financeiros e estruturais limitados para realizar uma   implementação por conta própria. Por conta disso, tornam-se altamente dependentes de ferramentas e conhecimentos externos que possam auxiliar nesse processo.

Isso porque essas organizações não têm, geralmente, a experiência e a habilidade necessárias à resolução de problemas que surgem da má organização dos projetos múltiplos. Com isso, o rendimento fica muito abaixo do que seria esperado com um bom sistema de organização de projetos.

Neste artigo, vamos mostrar a você como aplicar as técnicas e ferramentas no seu cotidiano de trabalho e como as plataformas e softwares de gestão são seus principais aliados nessa missão. 

 

Entendendo a organização de múltiplos projetos

A organização de múltiplos projetos diz respeito a uma prática de gestão de projetos em que um coordenador de determinado setor é designado para liderar múltiplos trabalhos simultaneamente. Por ser fácil de implementar, mesmo com recursos limitados, essa prática tem se popularizado em muitas organizações, já que melhora a eficiência do gerenciamento de equipes múltiplas.

Neste caso, o ideal é que o gerente seja designado a projetos que não tenham os mesmos objetivos e dependências. Pense em um profissional que já esteja liderando um projeto de melhoria de um produto, por exemplo. Ele também poderia liderar, paralelamente, um projeto de melhoria de processos internos e outro menor, envolvendo uma atualização de TI.

Esse gerente deverá ser encarregado de tomar as menores decisões dentro da hierarquia organizacional. Essa atribuição de decisão e liderança a vários gerentes, cada um coordenando diferentes projetos, constitui a base da organização de múltiplos projetos. 

Por que é importante falar sobre a organização de projetos?

A atribuição simultânea de colaboradores na organização de projetos não é novidade. Inclusive, é uma prática bastante comum nas empresas, como mostram os pesquisadores Heidi K. Gardner e Mark Mortensen no artigo Como manter o foco se você estiver atribuído a vários projetos ao mesmo tempo, publicado na Harvard Business Review. 

No artigo, os acadêmicos discorrem sobre a motivação desse método ser tão adotado no meio corporativo, elencando três razões principais para esse fato: 

1) As empresas precisam de especialistas multidisciplinares na resolução de problemas maiores e mais complexos. Nesses casos, a opinião de um generalista poderia acarretar em grandes prejuízos, sendo mais desejável a solução formulada a partir de diversos especialistas com conhecimento aprofundado de diferentes áreas, algo que pode ser visto nos squads formados para a realização de projetos. 

2) As empresas têm enfrentado uma pressão cada vez maior devido à setorização. Isso exige redução de custos e melhor aproveitamento dos recursos. E também significa que o tempo e os funcionários disponíveis devem ser aproveitados em seu rendimento máximo, criando um rodízio de projetos quando é necessário trocar algum membro de uma equipe, de forma a não paralisar os processos.

3) Como os modelos organizacionais estão se tornando cada vez mais centralizados, diminuindo a hierarquização, os funcionários acabaram ganhando maior autonomia nas decisões e no andamento dos projetos. Tal processo aumentou o engajamento das equipes e promoveu maior retenção de talentos. Isso significa pessoas envolvidas não só em múltiplos projetos, como também em múltiplas organizações, compartilhando tempo e inteligência entre as empresas para otimizar ainda mais os resultados.

Dicas para criar uma boa organização de projetos

Ainda de acordo com o artigo da Harvard Business Review já mencionado, apesar de a gestão de projetos múltiplos ser um grande desafio, quando bem realizada pode ajudar a reduzir custos. Com isso, você consegue capitalizar melhor os benefícios de organização de projetos utilizando ferramentas como por exemplo, um software de gestão

Confira as dicas a seguir para melhorar a organização dos projetos da sua empresa: 

Elenque prioridades 

Assim como as tarefas, os projetos devem ser classificados conforme sua ordem de importância para a organização. Ao estabelecer as prioridades em um cronograma, a sequência de atividades fica mais nítida para todos os colaboradores, o que permite um fluxo de trabalho mais ágil e eficiente. 

Uma maneira de realizar a organização dos projetos é por meio de gerenciadores de projetos como o Runrun.it. Completa e funcional, a plataforma permite ordenar e filtrar os modelos de projetos por cliente, entrega estimadas, atividades, orçamento investido, entre outras opções que facilitam a rotina dos gestores.

Gif mostrando as forças de organização de projetos

Deixe os projetos visíveis

Quando a informação é compartilhada em aplicativos ou murais da empresa, os projetos se tornam mais compreensíveis e isso, por consequência, facilita a execução das atividades. Um modelo de organização dos projetos bastante utilizado é o kanban, um framework ágil lembrado por seu formato simples, que divide as demandas em três colunas essenciais: tarefas para fazer, em execução e finalizadas. 

No Runrun.it, o kanban é um instrumento da gestão à vista simbolizado pela ferramenta Quadros, que permite o acompanhamento de todas as etapas do projeto em qualquer  lugar. Por meio de filtros, você pode enxergar as tarefas de apenas um projeto, de uma equipe ou pessoa específica, ou todos os projetos de um cliente, por exemplo. Ou seja, os filtros ajudam a fazer o recorte que você precisa no momento.

Exemplo de organização de projetos mostrando os cards percorrendo o kanban
No kanban, define-se etapas pelas quais as tarefas devem passar até ser entregues. Isso torna o fluxo mais enxuto e ágil

Na plataforma, é possível criar quantos quadros forem necessários, dependendo do número de fluxos da empresa. Outra maneira de acompanhar os projetos é por meio das tags das tarefas. Esse recurso permite catalogar demandas, projetos, clientes e etapas a partir de um termo que pode ser aplicado em determinada situação. Por exemplo, para selecionar as tarefas da área de marketing, o usuário pode criar uma tag com essa nomeação e encontrar as demandas com mais facilidade. 

Gif de organização de projetos usando as tags de tarefas

Centralize as informações

A organização de projetos em um gerenciador prevê também a centralização das informações, para que não haja desperdício de tempo ao buscar conversas em e-mails, chats ou outros canais de comunicação. No Runrun.it, os dados são armazenados na nuvem para que a atualização seja automática e em tempo real. 

A ferramenta permite que você interaja com os colaboradores, acompanhe prazos do projeto e a disponibilidade da equipe na mesma tela. E mais: com o usuário convidado, é possível manter os clientes a par da evolução dos projetos, mesmo que eles não possuam conta na plataforma. Através da funcionalidade, os gerentes e líderes conseguem aprovar materiais e compartilhar arquivos e mensagens com usuários externos, o que sem dúvida facilita a organização de projetos. 

Distribuição equilibrada de tarefas

A função de delegar tarefas exige bastante sensibilidade dos líderes, além de conhecer bem a sua equipe e os processos necessários para a execução de um projeto. A organização de projetos começa na gestão de tarefas, com a divisão justa e responsável de demandas entre os profissionais do seu time. 

Mais que propiciar um acompanhamento realista do projeto, a distribuição de funções tem influência na produtividade da equipe, uma vez que um colaborador sobrecarregado não irá desempenhar suas atividades com a mesma qualidade e motivação. Para evitar que isso aconteça, é importante contar com um indicador de capacidade, que irá apontar a disponibilidade de cada pessoa durante o período selecionado e orientar uma delegação de atividades mais apropriada diante de cada cenário. 

No Runrun.it, esse indicador é representado pelo gráfico de Gantt,  uma ferramenta que te ajuda a planejar e executar projetos por meio de uma visualização simples das tarefas da sua equipe. A ideia fundamental da ferramenta é ser ágil e intuitiva: todos os responsáveis por um projeto conseguem entender rapidamente o que precisa ser feito e a que pé está o trabalho. Além disso, o gráfico de Gantt pode ser bastante útil para gerenciar equipes remotas, pois coloca todos na mesma página sem a necessidade de inúmeras reuniões e trocas de e-mail.

Organize seus projetos com o Runrun.it

Uma ferramenta como o Runrun.it  é a ideal para acompanhar a organização de múltiplos projetos. Afinal, o software de gestão permite trabalhar em mais de um projeto simultaneamente, o que possibilita que sua empresa ganhe tempo e aumente os lucros ao melhorar o fluxo de comunicação entre as equipes. Faça uma experiência grátis e conheça todas as funcionalidades dessa plataforma completa:  http://runrun.it

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Pesquisas e artigos mencionados

https://hbr.org/2017/11/how-to-stay-focused-if-youre-assigned-to-multiple-projects-at-once

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