Saiba como evitar prejuízos com uma boa organização de projetos múltiplos

Saiba como evitar prejuízos com uma boa organização de projetos múltiplos

Quando falta organização na gestão de equipes múltiplas, o prejuízo pode ser bastante alto. Isso vale especialmente para as pequenas e médias empresas. Para essas organizações, os resultados da má organização de projetos podem levar até mesmo à falência.

Normalmente, as pequenas e médias empresas têm recursos limitados de TI e financeiros para enfrentar uma implementação por conta própria. Por conta disso, tornam-se altamente dependentes de ferramentas e conhecimentos externos que possam auxiliar nesse processo.

Isso porque as pequenas e médias empresas não têm, geralmente, a experiência e a habilidade necessárias à resolução de problemas que surgem da má organização dos projetos múltiplos. Com isso, o rendimento fica muito abaixo do que seria esperado com um bom sistema de organização de projetos.

Entendendo a organização de projetos múltiplos

A organização de projetos múltiplos (MPM) diz respeito a uma prática de gerenciamento em que um gerente de projetos é designado para liderar múltiplos trabalhos simultaneamente. Por ser fácil de implementar mesmo com recursos limitados, essa prática tem se popularizado em muitas organizações, já que melhora a eficiência do gerenciamento de equipes múltiplas.

Neste caso, o gerente deve ser designado a projetos que não tenham os mesmos objetivos e dependências. Pense em um gerente que já esteja liderando um projeto de melhoria de um produto, por exemplo. Ele também poderia liderar, simultaneamente, um projeto de melhoria de processos internos e outro menor, envolvendo, por exemplo, uma atualização de TI.

Esse gerente deverá ser encarregado de tomar as menores decisões dentro da hierarquia organizacional. Essa atribuição de decisão e liderança a vários gerentes, cada um coordenando diferentes projetos, constitui a base da organização de projetos múltiplos. Já falamos sobre gestão de projetos e do método de pilha por aqui no blog; então, você pode acessar os textos para se aprofundar mais no tema.

Por que é importante abordar o assunto de organização de projetos nesse momento?

De acordo com Mark Mortensen e Heidi K. Gardner, articulistas da Harvard Business Review, a atribuição simultânea de funcionários na organização de projetos múltiplos não é novidade.

Sua prática é comum nas empresas, atingindo 81% das equipes lideradas em uma pesquisa com mais de 500 gerentes, e podendo chegar a até 95% em outras pesquisas relacionadas.

Mas qual o motivo para a adoção desse método? O artigo sobre organização excessivamente engajada da HBR elenca três razões principais para esse fato:

1) As empresas precisam de especialistas multidisciplinares na resolução de problemas maiores e mais complexos. Nesses casos, a opinião de um generalista poderia acarretar em grandes prejuízos, sendo mais desejável a solução formulada a partir de diversos especialistas com conhecimento aprofundado de diferentes áreas.

2) As empresas têm enfrentado pressão cada vez maior devido à setorização e barreiras geográficas. Isso exige redução de custos e melhor aproveitamento dos recursos. E também significa que o tempo e os funcionários disponíveis devem ser aproveitados em seu rendimento máximo, criando um rodízio de projetos quando é necessário trocar algum membro de uma equipe, de forma a não paralisar os processos.

3) Como os modelos organizacionais estão se tornando cada vez mais centralizados, diminuindo a hierarquização, os funcionários acabaram ganhando maior autonomia nas decisões e no andamento dos projetos. Tal processo aumentou o engajamento das equipes e promoveu maior retenção de talentos. Isso significa pessoas envolvidas não só em múltiplos projetos, como também em múltiplas organizações, compartilhando tempo e inteligência entre as empresas para otimizar ainda mais os resultados.

Dicas para criar uma boa organização de projetos

Ainda de acordo com o artigo da Harvard Business Review, apesar de a gestão de projetos múltiplos ser um grande desafio, quando bem realizada pode ajudar a reduzir custos. Com isso, você consegue capitalizar melhor os benefícios de organização de projetos com equipes múltiplas.

Confira as dicas a seguir para melhorar a gestão de projetos da sua empresa:

1. Atribua prioridades aos líderes empresariais das equipes

Observe como eles exercem essa liderança e como os integrantes são compartilhados entre os grupos. Saiba mais sobre como definir as prioridades da sua empresa em nosso artigo sobre priorização.

2. Estabeleça confiança e intimidade entre os membros

Oficialize o grupo com uma reunião presencial em que todos se apresentem.

3. Mapeie as habilidades de todos os envolvidos

Aproveite para apresentá-las durante o encontro mencionado no ponto anterior.

4. Depois de iniciado um projeto, acompanhe as equipes

Gerencie o tempo utilizado nas tarefas, estabelecendo um fluxo por meio de cronogramas e reforçando a realização das atividades com reuniões regulares.

5. Crie um ambiente de aprendizado para as múltiplas equipes

Isso faz com que seus membros compartilhem experiências e resultados. Eleja também um segundo líder de projetos para exercer a comunicação cruzada periódica entre as equipes.

6. Delegue atividades para evitar a sobrecarga dos líderes

Entenda mais sobre delegação de tarefas em nosso artigo relacionado.

7. Crie um planejamento antecipado dos recursos que serão mobilizados

Acompanhe este passo a passo sobre como criar um orçamento empresarial para ter maior noção desse tipo de planejamento.

8. Impulsione a motivação para criar maior coesão

Isso reforça a construção da identidade entre os grupos por meio de sistemas de recompensa.

9. Use softwares de apoio como o Runrun.it

Com eles, você conseguirá definir prioridades e melhorar a gestão de múltiplos projetos. Confira também nosso artigo com dicas para redução de custos e vazamentos.

Uma última dica: fique de olho na sobrecarga

Apesar dos benefícios reconhecidos dessa prática, a organização de projetos com um fluxo ineficiente de comunicação entre as equipes e a má coordenação dos funcionários envolvidos pode gerar burnout – ou sobrecarga psicológica e emocional.

Por isso, é fundamental sistematizar corretamente a gestão dos projetos múltiplos, e uma das formas de se chegar a isso é definindo prioridades. Saiba mais sobre como evitar a sobrecarga no trabalho lendo nosso artigo.

E use uma ferramenta como o Runrun.it para acompanhar a organização de projetos múltiplos. Afinal, o software de gestão permite trabalhar em mais de um projeto simultaneamente, o que possibilita que sua empresa ganhe tempo e aumente os lucros ao melhorar o fluxo de comunicação entre as equipes. Faça um teste grátis: http://runrun.it

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