15 Segredos de um Planejamento Estratégico muito bem-feito

15 Segredos de um Planejamento Estratégico muito bem-feito

Nenhuma grande estratégia resiste ao tempo sem uma cuidadosa reflexão. Afinal, sendo o meio de alcançar os melhores resultados possíveis com o mínimo gasto, uma estratégia não pode ser deixada ao léu. Um planejamento estratégico muito bem-feito é incontornável. Isto é, um planejamento que dê conta de priorizar, refinar e distribuir os projetos ao longo do tempo, para as equipes responsáveis, e com os recursos disponíveis.

Entendemos que é importante analisar um planejamento em toda a sua complexidade, que vai muito além do que costumamos ver: um documento compartilhado online com a equipe, que em nada garante o entendimento e o cumprimento do que está escrito. Para tirar suas dúvidas, listamos a seguir 15 segredos para converter o planejado em realizado.

– Preparativos –

1. Planeje por blocos de curto prazo

Como chegar às pequenas tarefas diárias que levarão ao sucesso no longo prazo? Tente dividir o tempo, traçando objetivos e resultados trimestrais, e convidando os líderes das áreas para que proponham as ações que julgam necessárias para atingi-los.

Essa metodologia é chamada de OKRs (Objectives and Key Results) e é adotada por diversas multinacionais, como o Google, sobretudo porque atua de forma democrática, permitindo às áreas sugerir no que gostaria de trabalhar, conforme julga importante, e entender melhor seu papel no todo da empresa.

O ideal é estabelecer um roteiro de duas ou três reuniões com cada área ou líder de área. Para tornar a reunião produtiva – algo que parece difícil, mas não é – discutam o que vem dando certo nos últimos tempos e, portanto, pode entrar no planejamento estratégico do trimestre e, em seguida, partam para as ideias inéditas.

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2. Defina metas numéricas e específicas

A melhor forma de saber se o seu planejamento estratégico terá valido a pena no final do período é usar indicadores de desempenho numéricos, ou KPIs. Sim, eles podem mudar ao longo do tempo, mas tenha cuidado para fazê-lo só em caso de uma alteração no foco estratégico da empresa.

Quando se é específico e se usa números, e não só frases, para descrever as metas, fica mais simples acompanhar os os avanços e correr para corrigir atrasos. Fica mais simples tomar decisões. As pessoas passam a entender o que é importante e o que ainda têm de fazer para o importante acontecer.

Com ferramentas de análise e mineração de dados disponíveis no mercado, os líderes ainda enfrentam o desafio de escolher os dados mais relevantes para embasar o crescimento do negócio, além de ter de lidar com discrepâncias entre diferentes resultados de diferentes ferramentas. No entanto, ainda é mais interessante usar KPIs do que os ignorar.

3. Use templates de planejamento estratégico

Templates são uma forma de padronizar o planejamento estratégico das diferentes áreas da empresa. Padronizar, por exemplo, a análise da concorrência (por meio da análise SWOT), ou a rentabilidade da carteira de produtos (usando-se a matriz BCG). E assim, fica mais fácil comparar os dados.

Mas, para evitar que departamentos distintos tenham de se enquadrar em todas as seções de um template, uma solução é dar autonomia às áreas para eliminar as categorias ou requerimentos que não fazem sentido.

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– Montando o planejamento –

4. Crie uma lista de espera

Com sorte, você terá uma pilha de boas ideias dadas pela sua equipe. Mas é preciso selecionar algumas poucas para levar adiante. Para isso funcionar, o que o consultor Nick Tasler sugere é: priorize e tenha uma lista de espera para os demais objetivos.

Vamos supor que, durante o planejamento estratégico deste trimestre, vocês chegaram a uma série de ações para impulsionar o crescimento da empresa, como o lançamento de novos produtos, a melhoria na qualidade do atual portfólio, o aumento do envolvimento dos colaboradores nas decisões, a redução de custos gerais etc.

Apesar de todos terem potencial para expandir a rentabilidade da empresa este ano, o ideal é manter de três a cinco para o trimestre ou semestre. De Steve Jobs a Warren Buffett, esse é o conselho. Já o restante vai para a lista de espera, onde pode ficar por até 6 meses.

5. Teste as ideias

Uma estratégia é uma hipótese: a de que um conjunto de ações levará ao resultado esperado. Por exemplo, a hipótese de que investimento em inbound marketing ajudará no aumento da geração de leads, ou que o treinamento da equipe de vendas pode melhorar o sucesso das negociações. São estratégias possíveis.

Acontece que, muitas vezes, os pressupostos estão apoiados em palpites, e não em testes ou pesquisas e, com isso, a diretoria não se sente confortável para incentivar ou investir as ações, preferindo manter o negócio como está. De fato, às vezes a ideia é bastante inovadora e não tem estudos consistentes a respeito.

Para superar a inércia, e não inibir a inovação e a participação das pessoas, a tática é: peça aos gestores que testem as ideias propostas, ao longo do trimestre, e acompanhem os resultados para entender o que funciona e o que pode ser repensado. Assim, os envolvidos têm autonomia e motivação para trabalhar no que propuseram, em vez de se calar diante das crenças da diretoria.

6. Tenha clareza na linguagem

Segundo um estudo de Donald Sull, expert em crescimento de empresas em mercados turbulentos, quase 50% dos executivos não veem uma ligação entre as estratégias mais importantes da sua empresa. E dois em cada três gestores não entendem a direção que estão seguindo. Isto é, não entendem aonde sua empresa quer chegar.

Sem um planejamento estratégico muito bem-feito, sua empresa pode entrar para essa mesma estatística. Uma forma muito simples, mas ignorada, de contornar isso é parar de adotar frases vazias. Do tipo: “Alavancar nossa capacidade operacional a nível global”, ou “Redesenhar nossos preços e estratégia comercial para estimular a demanda, mantendo o acesso do mercado”. Parece até outro idioma.

E o resultado é que a equipe não entende o que é preciso fazer. Não está claro. Se preciso, defina uma lista de expressões proibidas, tais como “alavancar”, “redesenhar”, “sinergia” e “robusto”. Esse é um dos raros tipos de censura com bom propósito. Em vez de frases vagas, seja específico(a). Muito específico(a).

7. Faça perguntas provocadoras

É muito importante que o processo de planejamento estratégico envolva discussões, debates, enfim, bastante diálogo. Afinal, é necessário bastante confiança no que é proposto para seguir adiante com os projetos. Para evitar a paralisação do processo, a solução é: faça perguntas quando os planos forem apresentados pelas áreas.

Alguns exemplos: “Quais são as duas ou três coisas que precisam funcionar para essa estratégia funcionar?”, “Se seguirmos esta estratégia, o que estamos decidindo não fazer?”, ou ainda, “Há algum tipo de habilidade nova que precisamos desenvolver para esse planejamento dar certo?”.

8. Estabeleça papéis claros

É fundamental definir com clareza as responsabilidades e, por vezes, as metas de cada pessoa na empresa, não só de cada equipe. Esse papel cabe aos líderes das áreas. Isso inclui também criar uma hierarquia para que não comecem a pipocar gargalos porque as demandas são cobradas de modo informal entre os times. E nem atrasos, já que as prioridades mudam o tempo todo.

9. Não subestime a cultura

“A cultura devora a estratégia numa garfada. De café da manhã”, disse Peter Drucker, reconhecido pelo foco nas relações humanas em suas teses sobre a Administração moderna. E o que seria uma cultura forte o suficiente para devorar a estratégia? A cultura de não valorização da inovação, da falta de transparência entre os membros da equipe, de falta de autonomia dos líderes e colaboradores, e de comunicação difícil.

Se sua empresa está seguindo neste caminho, mas não era assim no princípio, lembre-se de que “a cada nova pessoa que entra para a equipe, a camaradagem e a cultura da empresa inevitavelmente mudam, e ter um planejamento estratégico para preservar o espírito inicial do time e adaptá-lo à nova realidade, mesmo com os números crescendo, é fundamental”, aconselha Kim Kaupe, CEO da ZinePak

A cultura está para a equipe, assim como os anúncios da empresa estão para os clientes. A equipe é o cliente interno, que precisa se apaixonar pelo lugar onde trabalha e pelo que faz, para continuar ali. E isso depende de um ponto comumente negligenciado: coerência.

Cultura não se resume à lista de valores, visão e missão da empresa, mas tem muito mais a ver com a semelhança entre as atitudes dos líderes e colaboradores no dia a dia e a promessa de solução que a empresa vende. Ou seja, uma empresa que vende uma solução de bem-estar mas todos vivem em clima de tensão, estresse e detração tem uma cultura incoerente. Como esperar engajamento do time ao planejamento estratégico em uma circunstância dessas?

Líderes coerentes sabem que a estratégia de uma empresa revela a sua cultura. É inevitável. Você identifica quando os chefes falam de uma gestão descentralizada, mas existe uma clara hierarquia e os líderes não são acessíveis ao time.

Se a estratégia da empresa é focada no consumidor, não pode haver um número alto de reclamações. Caso haja, é preciso ouvir as más notícias e discutir o tema com a equipe. Se a empresa não encontrar uma forma de falar sobre pontos negativos como alta rotatividade, liderança abusiva, conflitos pessoais, queda na rentabilidade, o engajamento não vai melhorar.

Outra dimensão da cultura organizacional que impacta diretamente no processo de planejamento estratégico é o fato de ela ser como um código ético que emana de todo o trabalho feito. Um conjunto de práticas modelo, de padrão de qualidade e de postura profissional esperados de todos os integrantes.

Uma empresa pode até incentivar um planejamento estratégico, mas se a cultura não mudar, o colapso estará sempre à porta. Por isso, um planejamento estratégico precisa levar em conta as seguintes questões: Alguma dessas ações fortalecerá nossa cultura? Como? Um dos objetivos é aumentar o engajamento da equipe?

– Pondo a mão na massa –

10. Busque uma ferramenta de gestão

Para Randy Rayess, CEO da VenturePact, quando a empresa é pequena, grande parte das tarefas é feita à mão. Mas, “à medida que o negócio cresce e ganha clientes, inúmeros processos internos tem de ser aprimorados e também mensurados. Isso só é possível com ferramentas que deixam o pessoal focar no que é estratégico sem esquentar a cabeça com pendências que um sistema pode resolver sozinho ou com alguns cliques.”

Além dessa questão, uma ferramenta de gestão é fundamental para acompanhar o progresso do planejamento e, dependendo da escolhida, ter uma estimativa da data de entrega e dos custos.

11. Comunique muito bem e com frequência

Se o planejamento não é compartilhado, e relembrado, ele deixa de ser estratégico, e não é executado. Por isso, existem as etapas necessárias de apresentação geral, compartilhamento online com a equipe, e de revisitar, sempre que preciso, o plano para esclarecer o que de fato é esperado.

Quando todas as pessoas conseguem explicar o planejamento e dizer como afetam as demais áreas e  como são por elas afetadas, aí sim temos uma estratégia forte. No entanto, a maior parte das empresas subestima essa parte.

– Avaliando o planejado –

12. Mensure o desempenho do time

Rahim Charania, CEO da American Fueling Systems, líder na produção de combustíveis alternativos nos EUA, destaca que “Quando você está ganhando dinheiro, parece que o trabalho de todo mundo está sendo bem-feito. Mas o que parece ter qualidade pode estar repleto de falhas despercebidas por conta do ritmo acelerado do dia a dia.”

Essas mesmas falhas podem voltar a te assombrar quando o mercado desacelerar – a menos que você tenha tomado atitudes para que a equipe esteja no seu melhor nível, por meio de avaliações de desempenho regulares. Neste artigo você confere como fazer isso sem deixar mágoas, e assim, manter o planejamento estratégico nos trilhos.

13. Avalie a satisfação dos clientes

“Conforme a sua empresa amplia e você atrai novos negócios, é comum deixar no baú alguns antigos clientes”, diz Ryan Wilson, CEO da FiveFifty. Por isso, ele recomenda, “é fundamental medir sua satisfação, ter um indicador que mostre se a empresa está crescendo de forma sustentável” – ou se precisa de uma tecnologia como um CRM para dar conta de tudo.

14. Revise sua visão do negócio

O melhor modo de começar a avaliar o seu planejamento estratégico é reavaliar a sua visão. Para algumas organizações, a visão estava relacionada ao desenvolvimento de um certo produto, ao como de costume, consistia em ações para atingir a primeira missão da empresa. Nada mudou desde então?

15. Lembre-se de que nenhum objetivo é imutável

Ao contrário das coisas sagradas, de caráter permanente, os objetivos de um planejamento estratégico podem ser alterados ao longo do percurso. Basta que haja uma boa justificativa, como dissemos anteriormente, uma mudança no foco estratégico da empresa, desencadeada por um pedido de investidores, consenso da equipe ou pela constatação de que o indicador de desempenho em questão era incoerente.

É sempre possível rever o plano para ver o que está funcionando e o que não está. Ao fazê-lo, deixe o ego e o orgulho na porta. É preciso estar disposto a descartar estratégias de produto, campanhas de marketing, e lançar mão de novas ideias. O objetivo, nunca perca de vista, é construir o melhor planejamento daqui para a frente, sem se martirizar pelos eventuais prejuízos do que foi feito até então.

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