Software de gestão: veja porque você precisa implementá-lo ainda hoje

Software de gestão: veja porque você precisa implementá-lo ainda hoje

Se existe algo em comum entre empresas inovadoras de sucesso, é isto: em algum momento, alguém do time teve coragem de tomar uma decisão ousada. Quando a operação enfrentava problemas específicos e muitas vezes recorrentes (eles sempre surgem), alguém foi capaz de sugerir um caminho inusitado, surpreendente. E muitas vezes este caminho passa, necessariamente, pela adoção de um software de gestão, que se torna o ponto de inflexão na história da empresa.

“Como assim, ponto de inflexão?” É isso mesmo: softwares de gestão, quando bem escolhidos e utilizados, são capazes de transformar a história de uma empresa. De não apenas ajudá-la a superar problemas crônicos, como colocá-la em sintonia com o que há de mais atual em termos de prática de gestão. Isso significa mais produtividade em menos tempo, e com economia de recursos.

Veja agora de que forma um software pode contribuir para a sua gestão:

+ Organização para o gestor

a) Você deve saber como ninguém quanto trabalho dá realizar um planejamento consistente. Também sabe que ele deverá ser respeitado para que o projeto seja dos bons. Por isso, é fundamental que você saiba exatamente a quem delegar, e que seus colaboradores recebam tarefas apenas de quem está autorizado.

Um software de gestão ajuda muito nesse ponto. Um exemplo é o Runrun.it, que permite a criação de espécies de dossiês dos projetos, funcionando como um repositório de informações e documentos relativos a eles.

b) Softwares como o Runrun.it também evitam os atrasos que resultam da falta de monitoramento. Porque, com ele, você sabe exatamente quanto tempo falta para que uma tarefa seja cumprida, com base no histórico de funcionários. Tomar decisões de alto impacto para a melhoria dos resultados vem daí.

c) Além disso, sempre ajuda na organização ter relatórios para acompanhar em que pé está cada tarefa, quanto tempo sua equipe gastou em cada projeto, quais tarefas demandaram mais tempo, quais recursos foram mais usados ou quando cada colaborador da sua equipe estará livre para receber uma nova demanda. São informações que te ajudarão a tomar decisões sólidas – e a detectar gargalos e demandas não previstas no início do projeto.

+ Engajamento para a equipe

a) Saber o que fazer primeiro: eis um tremendo dilema para a maioria dos profissionais – sobretudo os que não são orientados por um software de gestão. Como sempre afirmamos aqui no blog, priorizar é fundamental. Mas, além disso, é comum que uma área solicite serviços para outra área dentro da empresa. Se essas solicitações são feitas de forma desestruturada, surgem vários chefes. Portanto, o mais saudável é haver uma hierarquia definida de quem pode delegar tarefas para quem. Com um software de gestão, há muito mais controle.

b) A situação é bem comum: equipes com alto nível de conhecimento técnico, mas que não se comunicam bem e estão desmotivadas. Ou pior: são pegas de surpresa, tendo de realizar tarefas emergenciais. Por isso, quando chegar um e-mail ou uma ligação alterando o escopo do projeto, que deverá ser entregue dali a poucos dias, não há tempo para burocratizar. O diálogo deve ser preservado, assim como as novas decisões, para não desorientar a equipe. Se você tiver um repositório onde colocar tudo isso, sua gestão vai ficar muito mais fácil – como ficará mais fácil engajar os colaboradores.

c) Seus funcionários precisam saber que contribuíram, positiva ou negativamente, para a composição do resultado final. O projeto só será um sucesso (ou um fracasso…) se cada membro da equipe reconhecer o seu próprio papel nele. Então, você pode criar uma avaliação de desempenho e adotar um sistema que dê uma nota para cada usuário. Os critérios podem ser vários: número de tarefas que entregou, se entregou no prazo, se reestimou a entrega, se teve que reabrir muitas tarefas etc. Você também poderá premiar os colaboradores mais eficientes e ainda incentivar a produtividade dos demais.

>> Leitura recomendada: Saiba como Runrun.it incorpora a gamificação para incentivar a produtividade

+ Produtividade para a organização

a) Menos estresse e mais credibilidade. Toda grande empresa passa por auditorias frequentes. Ter um software de gestão que organiza o fluxo de trabalho interno pode não só melhorar os resultados da avaliação como garantir índices de qualidade, como o ISO 9000.

b) Se tudo – clientes, projetos e todas as informações atreladas a eles – está dentro um sistema online de gestão, a chance de conflitos é menor. A lucratividade também pode ser proporcionada por um ambiente onde bem-estar e gentileza norteiam o trabalho.

+ Análises justas

a) Com informações reais sobre o trabalho de todos, é possível entender melhor a produtividade do seu time, para saber quem de fato entrega e quem precisa melhorar. Afinal, alguns perfis ficam “apagados” por serem mais introspectivos, mas isso não significa que não estejam entregando.

b) Assim, com um software de gestão, você conseguirá coletar, organizar e analisar dados sobre o comportamento de seus colaboradores. E isso interfere significativamente no seu processo decisório, de modo que você possa antecipar tendências e aprimorar a estratégia.

c) Além disso, um software de gestão também serve para ampliar o reconhecimento de que os colaboradores são o mais valioso recurso de uma empresa. Portanto, é necessário mensurar para entender o que os torna engajados, produtivos e felizes no ambiente de trabalho.

+ Facilidade na comunicação

Um software de gestão permite comentários – e os organiza -, de forma que você consegue centralizar a comunicação relativa a um projeto. Um exemplo, como já dissemos, é o Runrun.it, que estrutura a forma como você e seu time se comunicam.

No Runrun.it, toda tarefa pertence a um projeto e todo projeto pertence a um cliente. Você pode se comunicar com qualquer pessoa tanto dentro das tarefas, deixando comentários e anexos, quanto dentro dos projetos, usando o aplicativo Docs da própria solução. Para saber mais, consulte este artigo sobre comunicação eficaz.

+ Tomada de decisão correta

Com os relatórios fornecidos por um software de gestão, você poderá tomar decisões mais certeiras, sem nenhum “chutômetro”. Até porque definir a melhor forma de tomada de decisão é apenas parte da tarefa. Como falamos, os dados que você vai utilizar fazem muita diferença. Para coletar essas informações, ordená-los em relatórios claros ou até mesmo acompanhá-las no dia a dia da empresa, você pode também pode contar com o Runrun.it.

Com a ferramenta, gestores e outros envolvidos nas decisões podem enxergar a empresa de forma objetiva e organizada, facilitando a adoção de novas estratégias. Saiba mais lendo este artigo sobre tomada de decisão.

+ Previsibilidade

A estimativa de tempo e o cálculo automático de priorização permitem gerenciar seu projeto com muito menos risco. Aliás, a previsibilidade é uma palavra-chave para qualquer gestão há bastante tempo. Cada vez mais líderes procuram formas de monitorar a eficiência de suas equipes para garantir maior produtividade nas entregas.

E um software de gestão proporciona exatamente isso: com base em relatórios de desempenho, você consegue prever com precisão o tempo necessário a cada tarefa relativa a um projeto.

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