Organização evita acúmulo de trabalho e crises, e os profissionais que sabem se organizar e entender qual é a importância de cada tarefa, projeto ou atitude nunca são pegos de surpresa. Não que as crises não apareçam na vida destas pessoas. Mas, através de um bom esquema de priorização, não é preciso viver resolvendo problemas.
Populares no meio empresarial, as ferramentas de priorização são fundamentais para identificar os pontos de melhoria imediatos e quais as ações que podem ser delegadas para outras pessoas da equipe ou mesmo serem deixadas para depois. E o mais importante: essas metodologias empresariais, quando aplicadas junto a um gerenciador de tarefas como o Runrun.it, auxiliam na avaliação dos riscos e em uma tomada de decisão mais assertiva.
Quer entender como uma matriz de priorização e outras ferramentas podem ajudar a definir quais são as tarefas que você deve realizar primeiro? Então confira nossas dicas nesse artigo!
- Definindo o que é importante
- Métodos eficientes de priorização
- Matriz de Priorização GUT
- Matriz de Eisenhower
- Matriz B.A.S.I.C.O
- Ferramentas online para priorização
Definindo o que é importante
Parte de uma priorização eficiente é entender a diferença entre importante e urgente. Importante é aquilo que fará diferença na gestão da empresa. São as metas a atingir, o planejamento no longo prazo e tudo o que fará a organização crescer e prosperar.
Urgente é aquilo que, se não for abordado logo, perderá o sentido ou se agravará rapidamente. Como exemplo, você pode pensar em uma oportunidade temporária de investimento ou numa crise de relações públicas.
Em uma primeira olhada, a impressão que temos é que as duas classificações são parecidas. No entanto, a falta de definição de prioridades acaba por fazer empresas perderem tempo, dinheiro e esforços em tarefas de menor importância. Prazos são ultrapassados, oportunidades são perdidas e até mesmo o engajamento dos colaboradores é afetado.
Priorizando com os métodos ágeis
Ao falar de métodos que privilegiam a priorização das atividades, podemos lembrar da metodologia ágil. Originada na indústria de desenvolvimento de softwares, hoje ela auxilia gestores a organizar projetos de forma estruturada, através de frameworks simples e práticos, que facilitam muito a identificação daquilo que é mais importante.
Adotado em outras áreas de atuação, como o marketing, o mindset ágil é fundamental para o desenvolvimento de campanhas e planejamentos mais eficazes, priorizando as ações mais importantes, o que traz um retorno no aumento da produtividade e constrói aprendizados valiosos para o crescimento de uma empresa.
Com o Runrun.it, a execução da gestão ágil é estimulada pela criação de projetos com ciclos de duração pré-determinados, como os sprints, que permitem mudanças flexíveis e a priorização de atividades nos prazos definidos, o que resulta ganhos na produtividade e eficiência na entrega dos projetos
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Métodos eficientes de priorização
Gestores e líderes de equipes adoram ferramentas que tornam a priorização uma prática mais simples e compreensível. Elementos como uma matriz de priorização ajudam a visualizar os pontos principais e trazem transparência para a gestão de projetos. Pensando nisso, separamos algumas técnicas que vão orientar a priorização das demandas no seu trabalho.
Matriz de Priorização GUT
Criada por Charles H, Kepner e Benjamin B. Tregoe, especialistas na resolução de problemas corporativos, a matriz de priorização de GUT consiste em uma tabela que pontua as tarefas prioritárias de acordo com a sua Gravidade (G), Urgência (U) e Tendência (T), critérios que formam o acrônimo que nomeia a ferramenta.
Aplicável em qualquer segmento, a matriz de priorização não tem como objetivo apontar as soluções do problema, mas sim elaborar uma pontuação de priorização que serve como indicativo de qual processo deve ser executado primeiro. Por esse motivo, ela geralmente é adotada junto de outras técnicas de gestão, como a 5W2H, Matriz SWOT e do ciclo PDCA.
Esse ranqueamento é baseado nos critérios de classificação dos problemas. A gravidade diz respeito aos recursos (humanos, financeiros e materiais) disponíveis para a realização do projeto. Já o segundo padrão de classificação é a urgência, relativa ao prazo estipulado para a entrega do produto ou funcionalidade em desenvolvimento.
Por fim, a tendência simboliza um padrão de acompanhamento das atividades e pode ser respondida com a seguinte pergunta: se não resolvermos esse problema hoje, ele irá se tornar grave aos poucos ou rapidamente?
Como montar uma Matriz de Priorização GUT
O primeiro passo para criar uma matriz de priorização GUT é listar os problemas que afetam a execução do seu projeto no momento. Na sequência, em uma escala de 1 a 5, considerando que a número 5 representa a nota de maior gravidade, você irá classificar:
- Quão grave é o seu problema;
- Qual o limite de tempo que você tem para resolvê-lo;
- Qual a probabilidade de esse problema se transformar em uma crise.
Depois de inserida a pontuação, você irá multiplicar os três itens e o resultado que obtiver o maior valor irá apontar a atividade que precisa ser priorizada acima das demais. Para você entender melhor o esquema de priorização, criamos um exemplo prático abaixo.
Para realizar o lançamento de um novo produto de seu cliente, uma agência de marketing se deparou com alguns impasses e o gestor precisa decidir qual será o primeiro a ser resolvido:
Equipe reduzida para a produção dos conteúdos publicitários.
Distribuição da verba disponível para a realização da campanha paga.
Falta de acompanhamento das atividades realizadas.
Aplicação na Matriz de Priorização GUT:
Feita a priorização conforme a ordenação dos pontos, o gestor irá demandar a sua atenção para elaborar um plano de ação eficiente para solucionar seus impasses e dar continuidade a realização dos seus projetos.
Matriz de Eisenhower
Esse modelo de priorização parte do método utilizado pelo ex-presidente norte-americano Dwight Eisenhower para determinar a sua agenda de decisões e compromissos.
Seguindo o formato de um plano cartesiano, a matriz de Eisenhower estabelece a classificação de urgência e importância em quatro quadrantes, que simbolizam a priorização das atividades frente a outras demandas. Basicamente, os campos podem ser categorizados da seguinte forma:
De muita importância e muita urgência: crises.
De muita importância, mas pouca urgência: metas e planos.
De pouca importância, mas muita urgência: interrupções.
De pouca importância e pouca urgência: distrações.
Uma vez classificadas as tarefas disponíveis dentro destes quadrantes, você pode então decidir como irá proceder, como mostramos em nossa sugestão abaixo:
Matriz B.A.S.I.C.O.
Outra matriz de priorização muito útil para um segundo momento, quando já detectamos quais são os problemas mais graves e urgentes, é a matriz B.A.S.I.C.O. A ferramenta se concentra em encontrar quais as melhores soluções para os problemas que já foram classificados por ordem de prioridade.
Como vocês já devem ter imaginado, o nome desta matriz é mais uma sigla. B.A.S.I.C.O se refere a:
Benefícios: qual o tamanho do ganho que esta solução trará à empresa ou aos envolvidos?
Abrangência: quantas pessoas, departamentos ou qual porcentagem do mercado esta solução irá afetar?
Satisfação: qual o impacto que esta solução terá sobre a satisfação do cliente interno ou colaborador?
Investimentos: qual é o custo de implementação desta solução?
Clientes: qual o impacto que esta solução terá sobre a satisfação do cliente externo ou consumidor?
Operacionalidade: qual é a facilidade de se aplicar esta solução ao problema?
De forma semelhante à matriz GUT, monte uma planilha onde as soluções são classificadas por estes seis critérios, em notas de 1 a 5. Assim, chega-se a uma classificação objetiva que permite uma decisão de qual solução deve ser aplicada prioritariamente.
Ferramentas online para priorização
Esses e outros formatos de priorização são bastante utilizados no meio empresarial, ganhando novas facetas conforme as atualizações tecnológicas transformam a maneira como trabalhamos e realizamos a gestão de tarefas.
Das planilhas aos aplicativos, não podemos nos esquecer que os gerenciadores de tarefas também são responsáveis pela evolução e praticidade das operações, integrando recursos de maneira automatizada, o que só traz benefícios para o cotidiano de trabalho.
Essas plataformas online disponibilizam recursos e widgets virtuais que favorecem a criação de modelos de projetos de maneira simplificada e funcional, além de possibilitar diferentes maneiras de realizar a priorização das tarefas. O Runrun.it, por exemplo, conta com uma interface intuitiva, tornando as ações mais claras para seus usuários.
Conectado ao cotidiano de trabalho, o software disponibiliza diversas formas para ajustar a priorização das tarefas ao longo do dia. Através da função Quadros, o gestor pode sinalizar as atividades mais importantes clicando na flag, tornando a tarefa na primeira da lista ao mesmo tempo que os usuários alocados nela serão notificados da classificação de urgência.
Por ser bastante visual, a prática oportuniza a comunicação da equipe, deixando todos na mesma página. Também é possível realizar a priorização das tarefas ao ordenar os cards por sua ordem de preferência nas colunas do kanban, ou mesmo ao alterar os número de posição na lista de execução na lista de atividades.
Ao priorizar as tarefas com o Runrun.it, você permite às suas equipes que realizem o trabalho em equipe trabalhem simultaneamente no que é mais importante para a empresa e os clientes. Sem bagunças ou desperdício de esforços e de forma organizada. Conheça grátis: http://runrun.it.
