Guia para descomplicar a Gestão de Projetos

Guia para descomplicar a Gestão de Projetos

Toda gestão de projetos é repleta de desafios. Você, gerente de projetos, bem sabe. É preciso ter habilidades bastantes refinadas de controle de tempo, trabalho em equipe e organização do fluxo de trabalho. Tudo isso para alcançar o grande objetivo final, que pode ser tanto um ótimo ROI, quanto vendas espetaculares ou ainda a tão almejada entrega antes do planejado.

Com a necessidade crescente das empresas de chegar a resultados mais ambiciosos, é completamente natural ter dúvidas sobre os melhores métodos e práticas de gerenciamento de projetos. Mas toda essa aflição começará a desaparecer a partir de agora. Neste guia, reunimos alguns dos conceitos fundamentais e oferecemos uma série de dicas para você entender a teoria e transformá-la em prática.

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Neste guia, você vai conferir os seguintes tópicos:

 

O que é gestão de projetos?

Provavelmente, você já conhece a definição de projeto. Mas, vamos recapitular. Em poucas palavras, um projeto é um conjunto de atividades temporárias, realizadas em grupo, e destinadas a produzir um produto, serviço ou resultado. É assim que o termo é definido pelo Project Management Body of Knowledge (PMBOK), um guia elaborado por uma das mais renomadas instituições da área, o Project Management Institute (PMI).

Se fôssemos ilustrar o que um projeto significa, ele seria uma série de círculos com áreas de intersecção, como um diagrama de Venn. Alguns desses círculos seriam as etapas do projeto e os outros seriam as equipes. Já as áreas de ligação representam a interdependência que existe entre essas dimensões, afinal, se uma equipe vai mal, a outra sai prejudicada e se uma etapa atrasa, atrasam todas as seguintes.

Para reger uma estrutura como essa, alguém deve estar encarregado, como um ponto de sincronização, de alinhamento entre todas as partes. Essa pessoa é o gestor de projetos. Portanto, gerenciar projetos é aplicar conhecimentos, habilidades e técnicas, de forma que todas as perspectivas que compõem este universo complexo, o qual chamamos de projeto, se integrem para trazer os resultados necessários dentro do prazo e do orçamento previstos.

5 vantagens da gestão de projetos

A maior vantagem de uma gestão de projetos bem feita é um resultado de sucesso, disso ninguém duvida. Porém, a jornada que vai levar a esse sucesso precisa ser igualmente satisfatória, contemplando o cliente, o gestor e a equipe, cumprindo os prazos e sem estourar o orçamento.

A seguir, listamos cinco vantagens de uma boa gestão de projetos:

1. Maior controle de processos 

A gestão de processos garante que o fluxo de trabalho ocorra de forma natural e eficiente na sua empresa. Dessa forma, é possível centralizar todas as etapas, recursos, prazos e os colaboradores envolvidos no projeto, desde o primeiro contato até a conclusão e entrega do projeto. 

2. Cumprimento do cronograma de projetos

Sabemos que, muitas vezes, os cronogramas acabam não sendo cumpridos, isso porque os projetos podem mudar no meio do caminho e contratempos podem surgir. Portanto, é importante acompanhar e verificar as etapas do cronograma e atentar-se aos prazos, para que o projeto termine dentro do tempo estimado.

Para gerenciar o tempo de forma inteligente existem recursos de  controle das atividades, como a planilha de horas trabalhadas ou o timesheet automatizado. 

3. Minimização de riscos 

Correr riscos faz parte do desenvolvimento de qualquer projeto, dependendo do seu tamanho e de quantas equipes estão envolvidas. Entretanto, isso não significa tomar decisões sem cautela ou deixar de acompanhar o progresso e os custos do projeto. Além disso, a gestão de projetos não pode ser resumida a um eterno apagar de incêndios, mas sim a um acompanhamento saudável e constante. 

4. Agilidade na tomada de decisões 

O tempo é fundamental no processo de tomada de decisão. Isso porque, se você demorar, pode perder o timing. E se for rápido, pode acabar apenas reagindo à situação e não pensar nas consequências.

Logo, é importante ter equilíbrio nesses momentos e, acima de tudo, ter todas as informações necessárias à disposição para fazer uma boa escolha. Afinal, ter dados à mão é resultado de uma boa gestão de projetos.

5. Maior satisfação do cliente 

Um dos maiores vilões da produtividade é o retrabalho, que é ruim para o cliente e para a equipe, que terá de voltar a trabalhar na mesma demanda quando poderia estar atendendo outra. 

Agora vamos nos aprofundar sobre a gestão de três dimensões essenciais de um projeto: o escopo, o cronograma e os custos.

Gerenciamento do escopo do projeto

Você certamente está ciente da importância de definir e controlar o escopo do projeto. O problema é que o escopo pode ser mais difícil de gerenciar do que você imagina, porque mudanças no escopo são esperadas durante o ciclo de vida da maioria dos projetos. Vale lembrar que, quando realizadas no meio do projeto, as alterações causam mais impacto nos custos e no cronograma do que quando elas já são previstas na fase de planejamento.

No entanto, caso a alteração no escopo seja necessária depois de iniciado o projeto, as partes interessadas (cliente e equipe) precisam entender exatamente como ela irá impactar nas datas das entregas e nos custos.

Para minimizar o efeito das mudanças tardias durante o ciclo de vida de um projeto, a gestão pode se valer de uma estratégia: detalhá-lo ao máximo e deixar tudo documentado. Para você se aprofundar no assunto, recomendamos a leitura do manual sobre Gerenciamento Eficaz do Escopo do Projeto, elaborado pelo PMI. O link está no final do artigo.

Dividir o projeto em fases pode tornar o controle e a administração mais transparentes. Então, posteriormente, ao fazer uma análise dos projetos desenvolvidos pela equipe, você poderá identificar qual é a fase mais crítica e aplicar melhorias.

Gerenciamento do cronograma do projeto

Muitas vezes, nos referimos ao cronograma como um documento técnico. Todas aquelas datas e números certamente levam a essa percepção. Outra fama negativa associada a ele é a de ser incompreensível, exceto para quem o criou e para aqueles que executam o trabalho.

Para facilitar, pense no cronograma como uma ferramenta de comunicação de gestão. Afinal, ele indica se um projeto está ou não no caminho certo, e precisa ser facilmente interpretado e avaliado. Aqui está a chave para brilhar como gerente de projetos, pois quanto mais preciso e detalhado o cronograma, maiores as chances de o projeto ser concluído no tempo previsto.

Usando o Gantt como aliado do seu cronograma

O gráfico de Gantt é usado para descomplicar a gestão de projetos, uma vez que ele mostra todas as atividades planejadas numa linha do tempo. Na vertical do gráfico ficam listadas as etapas ou tarefas do projeto e, diante de cada uma delas, o tempo necessário para sua execução, na forma de barras horizontais. Também é possível criar um Gantt com as tarefas de cada colaborador, ou ainda, dos seus clientes, dependendo do que sua ferramenta de gestão pode oferecer. Se você ainda não usa uma, confira nosso guia de ferramentas de gestão.

Gif interativo mostrando o gráfico de gantt para a gestão de projetos
Com o cronograma Gantt do Runrun.it é possível fazer uma gestão de projetos visual e interativa

Com as informações apresentadas no Gantt, os gestores conseguem decidir sobre mudanças com maior antecedência. Inclusive, poderão identificar tarefas que estão tomando mais tempo do que deveriam e quais ainda não foram iniciadas.

Gestão de custos do projeto

Durante a gestão de um projeto, é fundamental conhecer quanto tem custado cada uma de suas etapas, em decorrência do número de horas que a equipe se dedicou. No entanto, por falta de tecnologia adequada, essa gestão de custos nem sempre é feita em tempo real ou com a constância que requer.

Para começar, tenha em mente quanto vale o trabalho de cada colaborador. Essa conta não é difícil: basta somar o valor que a empresa gasta com ele por mês (salário, benefícios e impostos) e dividir por 192 (24 dias multiplicado por 8 horas) ou pelo número de horas trabalhadas em um mês. Dessa forma, você saberá se o valor que está cobrando para executar um projeto está de acordo com o que está sendo gasto.

Mas, como dissemos, ao escolher uma metodologia para gerenciar as atividades de sua equipe, avalie se ela inclui uma forma de automatizar o controle das atividades e dos custos. Afinal, é inviável realizar esse controle à mão, num sem fim de planilhas, pela questão do tempo que você perde e pela propensão a errar ao digitar.

>> Leitura recomendada: Como automatizar a planilha de horas trabalhadas

Do papel à nuvem: a nova gestão de projetos é automatizada

Processos transparentes de gestão e de execução do trabalho são vitais para o sucesso de um projeto e a produtividade de uma equipe. A questão é: como definir processos compreensíveis, que as pessoas queiram seguir? Criar uma ferramenta de gestão própria pode sair caro e se tornar inviável.

O que existe no mercado há alguns anos é uma série de softwares de gerenciamento de projetos que não exigem nem sequer instalação, apenas contratação. Neste guia para escolher um software de gestão, damos algumas dicas. E adiantamos: fuja dos estrangeiros e prefira os nacionais com versão mobile. Assim, gestores e colaboradores poderão trabalhar com a maior facilidade possível, gastando o mínimo.

De forma geral, um software de gerenciamento de projetos pode ser entendido como uma ferramenta capaz de estruturar o fluxo de trabalho e, dessa forma, combater as aflições de gestores, como a distribuição de tarefas, o acompanhamento dos prazos e custos e a comunicação com o time.

Alimentados por dados, esses softwares podem mostrar as causas para inúmeras questões que o gestor se faz diariamente e apontar quais direções tomar. A decisão, portanto, fica baseada em números, em fatos, e não mais em intuição. A título de curiosidade: esse processo de avaliar o desempenho e identificar comportamentos benéficos e prejudiciais de uma equipe se chama People Analytics.

Há um padrão de qualidade na sua gestão de projetos?

O principal problema que toda organização enfrenta é executar projetos que atendam ou superem as expectativas de seus clientes. Inúmeros projetos são concluídos fora do orçamento e dos prazos estabelecidos. Por isso, toda vez que um novo projeto é implementado, é comum que a empresa deseje aprimorar o modelo de gestão anterior. Essa vontade é muito saudável e faz todo sentido. Pesquisar melhores práticas, novas metodologias e tecnologias para gerenciar projetos nunca é demais.

As causas mais comuns para a baixa qualidade de um projeto têm a ver com a quebra ou com a falta de normas de qualidade, seja numa estimativa de custos equivocada, num planejamento feito às pressas ou, especialmente, pela escassez de diálogo. Uma equipe que não se comunica, não alinha expectativas e necessidades, tende a conduzir o projeto com precariedade.

De acordo com um artigo sobre o impacto da qualidade na gestão de projetos, elaborado pelo PMI, em busca da perfeição para alcançar um projeto, um grande número de organizações tem adotado e implementado processos de melhoria na qualidade do processo, tais como Gerenciamento da Qualidade Total (GQT), Controle de Qualidade Total (CQT), Controle Estatístico de Processo (CEP), Ciclo PDCA, entre outras.

Essas disciplinas têm por objetivo reduzir falhas, gerenciar recursos e riscos, controlar custos e cronograma. Pensando nisso, recomendamos a leitura do ebook: Criando equipes altamente produtivas, que aborda os princípios de qualidade e do contínuo aperfeiçoamento na gestão de projetos, por meio de técnicas como Getting Things Done, Método de Eisenhower e Ciclo PDCA.

Metodologias e frameworks de gestão de projetos

As discussões sobre as melhores metodologias para gerenciamento de projetos podem acabar em debates acalorados. A realidade é que todas elas possuem prós e contras e podem ser aplicadas com resultados positivos. Confira um pouco sobre as principais metodologias e para quais modelos de equipes são apropriadas.

1. Método Tradicional

Esse costuma ser a escolha mais indicada para cenários com equipes muito grandes, em que a documentação detalhada das fases do projeto é uma exigência. O foco está nos processos e no monitoramento do status do projeto conforme as entregas. Ou seja, a ideia é que só existe progresso quando é entregue o todo. Só então é que o cliente irá sinalizar sua satisfação ou insatisfação com o produto/serviço.

No entanto, é um método de estrutura mais rígida, pouco flexível a modificações e com grande exaltação da figura do gerente de projetos. Nessa categoria, se destacam as boas práticas oriundas do PMI e do CMMi.

1.1 Waterfall

A metodologia Waterfall (cascata, em inglês) é considerada a forma mais tradicional de gerenciar projetos. Todas as etapas são seguidas de forma sequencial. As fases básicas geralmente são de definição de requisitos, planejamento, execução e validação e podem variar dependendo do tipo de iniciativa.

É recomendada para projetos de grande escala, com equipes de funções mais tradicionais, em que o planejamento minucioso e um processo mais previsível são primordiais.

O modelo em cascata só permite que o projeto avance quando uma fase está completa. Portanto, voltar algumas etapas, dar saltos para frente ou sobrepor atividades não é permitido. Além disso, no Waterfall, os requisitos são totalmente definidos no início do projeto e geralmente sofrem pouca ou nenhuma alteração durante sua execução.

Com etapas tão bem definidas e sequenciais, os projetos em cascata ficam mais simples de serem compreendidos pela equipe e o fluxo das atividades é mais organizado. Para que o planejamento seja feito, é necessário avaliar e estruturar as etapas com antecedência e prever cenários.

Contudo, o método Waterfall recebe críticas por sua rigidez. Se uma etapa foi inteiramente concluída, voltar atrás e refazer parte do trabalho implica custos elevados. Além disso, os projetos gerenciados em cascata geralmente apresentam resultados somente após a sua conclusão.

Outro problema é a dificuldade de determinar, num estágio inicial, todos os requisitos necessários para a finalização do projeto. A metodologia pode não trazer bons resultados quando ele é muito complexo ou de longa duração.

2. Métodos Ágeis

A adoção de um modelo ágil tende a ser o melhor caminho para equipes menores, em que é preciso flexibilidade diante de constantes mudanças na execução das atividades. Além disso, um método assim propõe a participação mais próxima do cliente, iterações mais curtas e testes automatizados.

Isso não significa, porém, que uma metodologia ágil não possa ser empregada em grandes projetos. Até porque há uma tendência de se combinar elementos das duas metodologias, a tradicional e a ágil, selecionando os pontos que funcionam melhor para o projeto em questão, como no framework Water Scrum Fall.

2.1 Kanban

O kanban é um framework em que as tarefas ficam divididas por etapa ou status. Em um quadro branco, você desenha três colunas: “a fazer”, “fazendo” e “feito” e em seguida define o número limite de tarefas que cada profissional pode ter. Assim, se alguém deseja fazer uma demanda a outro colega que já atingiu seu limite de, suponhamos, três tarefas em andamento, ele deve primeiro ajudá-lo a concluir uma delas. É uma forma de criar um sentimento de responsabilidade colaborativa sobre os resultados.

No Runrun.it, você conta com uma versão do kanban chamada Quadros, que fornece a visão do todo do trabalho que está sendo feito, seja por uma equipe, em um projeto ou processo, ou pela empresa inteira. Automaticamente, ele mostra o tempo que cada atividade permanece em cada etapa, ajudando a identificar gargalos.

Imagem de um mockup que simula o kanban para gestão de projetos

2.2 Scrum

Também é considerado um framework para gerenciamento ágil de projetos. No scrum, há papéis e responsabilidades bem definidos, assim como diversas etapas a cumprir. O trabalho é dividido em períodos, chamados de sprints. As etapas a cumprir são mantidas numa lista conhecida como backlog. No início de cada sprint, é feita uma reunião de planejamento na qual se priorizam os itens do backlog e a equipe avalia as atividades que cabem dentro do sprint.

Acima de tudo, o scrum é uma maneira de evidenciar problemas no desenvolvimento dos projetos. Ele não vai resolvê-los, mas dará mecanismos para que a equipe tenha maior visão sobre eles e corra atrás de soluções. Isso porque, a cada sprint, acontece uma reunião de avaliação. E, como as sprints não são longas, duram entre 2 e 4 semanas, a remediação é rápida.

Com relação às desvantagens, muitas vezes os prazos para a entrega das atividades não são estipulados de forma coerente, atrasando o resultado final. E, como ele prevê pessoas com funções semelhantes, pode produzir problemas de comunicação, deixando os membros da equipe confusos quanto às suas responsabilidades. Para dar certo, é preciso uma equipe bem ciente de suas incumbências. Para ajudar nessa tarefa, recomendamos a leitura da gestão de projetos no Runrun.it com Scrum.

Para resumir, confira uma tabela comparativa dos métodos:

Tabela comparativa entre os modelos  de gestão de projetos tradicionais e ágeis

Planejamento: um passo crítico na gestão de projetos

Pode não ser a parte mais empolgante, mas o planejamento estratégico é fundamental para o seu projeto ter sucesso. Com ele, os gestores identificam os objetivos desejados, minimizam o risco de erros, evitam perder prazos e realizam a entrega do que foi combinado. E se não for feito o planejamento adequado, alinhando as demandas com os clientes e orientando a equipe da forma correta, o projeto certamente não atingirá o resultado esperado.

Um relatório feito pelo PMI mostra o dinheiro desperdiçado pelas empresas por causa de problemas no desempenho dos projetos. Em média, são 99 milhões de dólares perdidos para cada 1 bilhão investido, segundo a pesquisa.

Para evitar isso, os gestores precisam desenvolver um plano de ação, diluindo-o em tarefas e estabelecendo datas para a conclusão. Dessa forma, as etapas serão alcançadas no prazo e você conseguirá tornar os processos mais ágeis e produtivos.

O que faz o planejamento falhar

O principal erro do planejamento na gestão de projetos é não planejar direito. Pode parecer óbvio, mas não adianta realizar um planejamento sem dedicar o tempo e o esforço devido. Segundo um artigo do TechRepublic, são três as razões principais que podem atrapalhar o bom andamento de um planejamento:

1. Impaciência: a vontade de acelerar o passo faz os gerentes não se concentrarem no planejamento. Com isso, não realizam esta etapa de forma adequada e entram logo no modo de execução. O que normalmente acaba resultando, no mínimo, em retrabalho.

2. Falta de compreensão: não entender o impacto do bom planejamento na execução e no sucesso do projeto é uma das causas para que os gestores apressem essa fase.

3. Expectativas irreais: a pressão para finalizar o projeto em um determinado tempo coloca os gerentes em uma situação complicada. Então, com dificuldade para cumprir o prazo, eles pulam o planejamento para tentar compensar.

Criando um projeto assertivo

Por outro lado, se você conseguir evitar esses deslizes comuns e fazer um planejamento cuidadoso, a sua gestão de projetos só tem a ganhar. Por isso, veja cinco dicas para te ajudar a montar um plano certeiro:

1. Definição dos objetivos: é necessário ter uma sólida e clara compreensão sobre o que se espera do projeto. Com isso em mente, fica mais fácil desenhar a estratégia, traçando as etapas e determinando as tarefas e os recursos para cumpri-las.

2. Prazos e custos: os gestores precisam estipular as datas de cada etapa e colocar tudo em um cronograma para guiar a equipe. E, considerando o período para a realização e a equipe envolvida, precificar o valor do projeto se torna mais simples.

3. Gerenciar a equipe: a comunicação transparente é peça-chave para mostrar o que se espera de cada profissional durante o projeto. Quando o time conta com colaboradores e fornecedores externos, uma gestão de pessoas eficaz passa a ser ainda mais importante.

4. Gestão da qualidade: para avaliar o andamento do projeto, é preciso adotar indicadores de desempenho, os famosos KPIs. Com as métricas, é possível enxergar se tudo está funcionando e fazer ajustes de cronograma, verba ou pessoas a fim de atingir os objetivos. Para ajudar no processo, vale conhecer o ciclo PDCA. O método consiste em quatro etapas: planejar, fazer, verificar e agir/corrigir. É um modo de gestão interativa justamente para aprimorar os processos de forma contínua e melhorar os resultados.

5. Antecipação de problemas: analise previamente todos os aspectos do projeto para identificar os obstáculos. Todo plano estratégico precisa contar com ações de contingência para o caso de algo não previsto acontecer no decorrer do processo.

[Webinar] Evolução tecnológica e os impactos na gestão de projetos

A tecnologia trouxe muitas facilidades para o mercado de trabalho. Isso significa que você não precisa mais fazer a sua gestão através de planilhas, e-mails e post-its. Nesse vídeo, Rafael Gontijo, coordenador de Vendas do Runrun.it, fala um pouco sobre o novo mindset de gestão do trabalho, ressaltando quais são as vantagens de usar um software de gerenciamento de tarefas para administrar seus projetos.

 

6 motivos para utilizar uma ferramenta de gestão de projetos

1. Segurança de dados

Saber gerenciar as informações relevantes para a sua empresa é fundamental para tomar decisões satisfatórias e até para fazer a gestão à vista.

2. Ganho de produtividade

Com a tecnologia, você será capaz de acompanhar em tempo real tudo que acontece no projeto, para saber exatamente em que cada colaborador está trabalhando. Com esse controle, fica mais fácil saber quais colaboradores estão entregando mais e melhor e quais são seus gargalos.

3. Melhor comunicação

Gerenciar uma equipe apenas através do e-mail pode causar grandes confusões por conta de informações desencontradas e pela falta de registro das decisões importantes. Ao utilizar uma ferramenta de gestão única, você não corre esse risco e a comunicação entre todos da empresa fica bem mais transparente.

4. Padronização

Ter um fluxo de trabalho e processos bem definidos significa que todos sabem o que fazer e qual papel estão ocupando na engrenagem da empresa. Como tudo está registrado na ferramenta de acordo com o padrão, as informações não precisam ser normalizadas e fica fácil fazer o acompanhamento.

5. Gestão de tempo eficiente

Uma ferramenta de gestão completa, como o Runrun.it, por exemplo, possui time tracking integrado. Com isso, você consegue extrair dados de quanto tempo um projeto demorou para ser concluído ou quanto tempo demorou em cada etapa. E também se você está fazendo a precificação de serviços de maneira correta.

6. Automatização de relatórios

Fazer relatórios para avaliar os números finais e de acompanhamento do projeto é uma das tarefas mais árduas do gestor. Utilizando uma ferramenta de gestão, você consegue automatizar a geração desses relatórios e partir direto para a análise dos dados.

O software ideal para a sua gestão de projetos

Escolher mal um software de gestão de projetos é desperdício de tempo e dinheiro. O Runrun.it é uma plataforma completa, criada com o objetivo de tornar o trabalho dos gestores de projeto muito mais fácil. Isso porque o sistema fornece indicadores de produtividade automáticos e um Dashboard customizável, que te permite acompanhar tudo que acontece na sua empresa em tempo real, além de automatizar o processo de geração de relatórios. Experimente grátis: http://runrun.it.

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Conteúdos mencionados:

https://brasil.pmi.org/brazil/KnowledgeCenter/Articles/~/media/6C7DED441D3043FFA409AB586BB9CD36.ashx

https://www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/learning/thought-leadership/pulse/pulse-of-the-profession-2018.pdf

https://www.techrepublic.com/article/why-planning-is-the-most-critical-step-in-project-management/

https://pt.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_Venn

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