Guia para descomplicar a Gestão de Projetos

Guia para descomplicar a Gestão de Projetos

A disciplina da gestão de projetos é repleta de desafios. Você, gerente de projetos, bem sabe. É preciso ter habilidades bastante refinadas de controle de tempo, trabalho em equipe, e organização do fluxo de trabalho. Tudo isso para alcançar o grande objetivo final, que pode ser tanto um ótimo ROI, quanto vendas espetaculares, ou ainda, a tão almejada entrega antes do planejado. Concordo, é difícil. Mas, depois deste post, você começará a pensar em formas de tornar essas etapas todas mais eficientes, mais simples.

Você não está sozinho(a) nesta jornada. Com a necessidade crescente das empresas de chegar a resultados cada vez mais ambiciosos, é completamente natural ter dúvidas sobre os melhores métodos e práticas de gerenciamento de projetos. Mas toda essa aflição começa a desaparecer aqui. Neste guia, reunimos alguns dos conceitos fundamentais e oferecemos uma série de dicas, para você entender a teoria e transformá-la em prática.

Neste guia, você vai conferir os seguintes tópicos:

O que é gestão de projetos?

Provavelmente você já está familiarizado(a) com a definição de projeto. Mas, vamos recapitular. Em poucas palavras, um projeto é um conjunto de atividades temporárias, realizadas em grupo, e destinadas a produzir um produto, serviço ou resultado. É assim que o PMBOK (Project Management Body of Knowledge), um guia elaborado por uma das mais renomadas instituições da área, o Project Management Institute, define o termo.

Se fôssemos ilustrar o que um projeto significa, ele seria uma série de círculos com áreas de intersecção entre si (como um diagrama de Venn). Alguns desses círculos seriam as etapas do projeto, e ainda outros círculos seriam as equipes. Já as áreas de intersecção representam a interdependência que existe entre essas dimensões de um projeto. Afinal, se uma equipe vai mal, a outra sai prejudicada. Se uma etapa atrasa, atrasam todas as seguintes.

E bem, para reger uma estrutura complexa como essa, alguém deve estar encarregado, como um ponto de sincronização, de alinhamento entre todas as partes. Essa pessoa é justamente você, gestor(a) de projetos. Portanto, gerenciar projetos é aplicar conhecimentos, habilidades e técnicas de forma que todas as dimensões que compõem um universo complexo, a que chamamos de projeto, se integrem para trazer os resultados necessários dentro do prazo e do orçamento previstos.

Entendido isso, vamos agora nos aprofundar sobre a gestão de três dimensões essenciais de um projeto: o escopo, o cronograma e os custos.

Gerenciamento do escopo do projeto

Você certamente está ciente da importância de definir e controlar o escopo do projeto. O problema é que o escopo pode ser mais difícil de gerenciar do que você imagina. Mudanças no escopo são esperadas durante o ciclo de vida da maioria dos projetos. Vale lembrar que essas mudanças terão um maior impacto no custo e cronograma se feitas depois do início do projetos do que se forem realizadas durante a fase de planejamento.

No entanto, caso a mudança no escopo seja necessária depois de iniciado o projeto, as partes interessadas (cliente e equipe) precisam entender exatamente como ela irá impactar nas datas das entregas e nos custos.

Para minimizar o efeito das mudanças tardias durante o ciclo de vida de um projeto, o(a) gestor(a) pode se valer de uma estratégia: detalhá-lo ao máximo e deixar tudo documentado. Para você se aprofundar no assunto, recomendamos a leitura de um manual sobre Gerenciamento Eficaz do Escopo do Projeto, elaborado pelo PMI.

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Gerenciamento do cronograma do projeto

Muitas vezes nos referimos ao cronograma como um documento técnico. Todas aquelas datas e números certamente levam a essa percepção. Outra fama negativa associada a ele é a de ser incompreensível, exceto para quem o criou e aqueles que executam o trabalho.

Para facilitar, pense no cronograma como uma ferramenta de comunicação de gestão. Afinal, ele indica se um projeto está ou não no caminho certo, e deve poder ser facilmente interpretado e avaliado. Aqui está sua chance de brilhar como gerente de projetos: quanto mais preciso e detalhado o cronograma, mais chances de o projeto ser concluído no tempo.

Usando o Gantt como aliado do seu cronograma

O gráfico de Gantt é usado para descomplicar a gestão de projetos, uma vez que ele mostra todas as atividades planejadas numa linha do tempo. Na vertical do gráfico, ficam listadas as etapas ou tarefas do projeto e, diante de cada uma delas, o tempo necessário para sua execução, na forma de barras horizontais. Também é possível criar um Gantt com as tarefas de cada colaborador, ou ainda, dos seus clientes, dependendo do que sua ferramenta de gestão pode oferecer. Se você ainda não usa uma, confira nosso guia das ferramentas de gestão.

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Modelo de Gráfico de Gantt gerado pelo Runrun.it

Com as informações apresentadas no Gantt, você é capaz de tomar decisões sobre mudanças com maior antecedência, e finalmente identificar tarefas que estão tomando mais tempo do que deveriam e quais ainda não foram iniciadas.

Gestão de custos do projeto

Durante a gestão de um projeto, é fundamental conhecer quanto tem custado cada uma de suas etapas, em decorrência do número de horas que sua equipe se dedicou. No entanto, por falta da tecnologia adequada, essa gestão de custos nem sempre é feita em tempo real ou com a constância que requer.

Para começar, tenha em mente quanto vale o trabalho de cada colaborador. Essa conta não é difícil: basta somar o valor que a empresa gasta com ele por mês (salário, benefícios e impostos) e dividir por 192 (24 dias x 8h, ou o número de horas trabalhadas em um mês). Dessa forma, você saberá se o valor que está cobrando para executar um projeto está de acordo com o que está sendo gasto.

Mas, como dissemos,ao escolher uma metodologia para gerenciar as atividades de sua equipe, avalie se ela inclui uma forma de automatizar o controle das atividades e seus custos. Afinal, é inviável realizar esse controle à mão, num sem fim de planilhas, pela questão do tempo que você perde e pela propensão a errar ao digitar.

Além do esforço de sua equipe, os projetos podem precisar de fornecedores externos para serem executados. Externos, por exemplo, são os serviços terceirizados. Esses custos também devem estar associados ao projeto. Inclusive, se tiver interesse em se aprofundar, indicamos a leitura do ebook sobre os segredos de uma gestão orçamentária de projetos.

Do papel à nuvem: A nova gestão de projetos é automatizada

Processos claros de gestão e de execução do trabalho. Você não tem dúvidas de que isso é vital para o sucesso de um projeto e a produtividade de uma equipe, certo? O ponto é: como definir processos claros de fato, que as pessoas queiram seguir? Criar uma ferramenta de gestão própria? Caríssimo, nem pensar.

O que existe no mercado há alguns anos é uma série de softwares de gerenciamento de projetos, que não exigem nem sequer instalação, apenas contratação. Neste guia para escolher um software de gestão, damos algumas dicas. E adiantamos: fuja dos estrangeiros, e prefira os nacionais com versão mobile. Assim, gestores e colaboradores poderão trabalhar com a maior facilidade possível, gastando o mínimo.

De forma geral, um software de gerenciamento de projetos pode ser entendido como uma ferramenta capaz de estruturar o fluxo de trabalho, e dessa forma, combater as aflições de gestores, como a distribuição de tarefas, o acompanhamento dos prazos e custos, e a comunicação com o time.

Alimentados por dados, esses softwares podem mostrar as causas para inúmeras questões que o gestor se faz diariamente, e apontar que direções tomar. A decisão, portanto, fica baseada em números, em fatos, e não mais em intuição. A título de curiosidade: esse processo de avaliar o desempenho e identificar comportamento benefícios e prejudiciais de uma equipe se chama People Analytics. Leia mais sobre isso neste artigo.

Há um padrão de qualidade na sua gestão de projetos?

O principal problema que toda organização enfrenta é executar projetos que atendam (ou superem) às expectativas de seus clientes. Inúmeros projetos são concluídos fora do orçamento e dos prazos estabelecidos.

Por isso, toda vez que um novo projeto é implementado, é comum que a empresa deseje aprimorar o modelo de gestão anterior. Essa vontade é muito saudável e faz todo sentido. Pesquisas melhores práticas e novas metodologias e tecnologias para gerenciar projetos nunca é demais.

As causas mais comuns para a baixa qualidade de um projeto têm a ver com a quebra, ou mesmo, a falta de normas de qualidade. Seja numa estimativa de custos equivocada, num planejamento feito às pressas, e especialmente, no diálogo escasso. Uma equipe que não se conversa não alinha expectativas e necessidades e conduz o projeto com precariedade.

De acordo com um artigo sobre o impacto da qualidade na gestão de projetos, elaborado pelo PMI, “em busca da perfeição para alcançar um projeto, um grande número de organizações tem adotado e implementado processos de melhoria na qualidade do processo, tais como Gerenciamento da Qualidade Total (GQT), Controle de Qualidade Total (CQT), Controle Estatístico de Processo (CEP), Ciclo PDCA, entre outras.”

Essas disciplinas têm por objetivo reduzir falhas, gerenciar recursos e riscos, controlar custos e cronograma. Recomendamos a leitura do ebook: Criando equipes altamente produtivas, que aborda os princípios de qualidade e do contínuo aperfeiçoamento na gestão de projetos, por meio de técnicas como Getting Things Done, Método de Eisenhower e Ciclo PDCA.

Como faz gestão de projetos? Metodologias e Frameworks

As discussões sobre as melhores metodologias para gerenciamento de projetos podem acabar em debates acalorados. A realidade é que todas elas possuem prós e contras e podem ser aplicadas com resultados positivos. Confira um pouco sobre as principais metodologias e para quais modelos de equipes são apropriadas.

1. Método Tradicional

Esse costuma ser a escolha mais indicada para cenários com equipes muito grandes, em que a documentação detalhada das fases do projeto é uma exigência. O foco está nos processos e no monitoramento do status do projeto conforme as entregas. Ou seja, a ideia é de que só existe progresso quando é entregue o todo — Só então é que o cliente atestará satisfação ou insatisfação com o produto/serviço.

No entanto, é um método de estrutura mais rígida, pouco flexível a modificações e com grande exaltação da figura do gerente de projetos. Nessa categoria, se destacam as boas práticas oriundas do PMI e CMMi.

a) Waterfall

A metodologia Waterfall (cascata em inglês) é considerada a forma mais tradicional de gerenciar projetos. Todas as etapas são seguidas de forma sequencial. As fases básicas geralmente são de definição de requisitos, planejamento, execução e validação, podendo variar dependendo do tipo de iniciativa.

É recomendada para projetos de grande escala, com equipes de funções mais tradicionais, em que o planejamento minucioso e um processo mais previsível são primordiais

O modelo em cascata só permite que o projeto avance quando uma fase está completa. Voltar algumas etapas, dar saltos para frente ou sobrepor atividades não é permitido. Além disso, no Waterfall os requisitos são totalmente definidos no início do projeto e geralmente sofrem pouca ou nenhuma alteração durante sua execução.

Com etapas tão bem definidas e sequenciais, os projetos em cascata ficam mais simples de ser compreendidos pela equipe e o fluxo das atividades é mais organizado. Para que o planejamento seja feito, é necessário avaliar e estruturar as etapas com antecedência e prever cenários.

Contudo, o método Waterfall recebe críticas por sua rigidez. Se uma etapa foi inteiramente concluída, voltar atrás e refazer parte do trabalho implica custos elevados. Além disso, projetos gerenciados em cascata geralmente apresentam resultados somente após sua conclusão.

Outro problema é a dificuldade de determinar, num estágio inicial, todos os requisitos necessários para a finalização do projeto. A metodologia pode não trazer bons resultados quando ele é muito complexo ou de longa duração.

2. Métodos Ágeis

A adoção de um modelo ágil tende a ser o melhor caminho para equipes menores, em que é preciso flexibilidade diante de constantes mudanças na execução das atividades. Além disso, um método assim propõe a participação mais próxima do cliente, iterações mais curtas e testes automatizados.

Isso não significa, porém, que uma metodologia ágil não possa ser empregada em grandes projetos. Há inclusive uma tendência de se combinar elementos das duas metodologias, a tradicional e a ágil, selecionando os pontos que funcionam melhor para o projeto em questão.

a) Pilha de tarefas

O método de pilha se baseia na ideia de que a primeira tarefa da lista é a primeira a ser trabalhada e concluída, pois ocupa o topo na ordem de prioridade. No entanto, o gestor sempre tem a liberdade para repriorizar as demandas. Ou seja, à medida que as necessidades mudam, também é possível mudar a ordem das tarefas dentro da pilha, que pode reunir tarefas dos mais variados projetos. As grandes vantagens do gerenciamento de pilha são justamente essa flexibilidade e a noção de movimento que imprime na execução do projeto, até que a pilha seja zerada. Neste artigo, contamos como a metodologia de pilha foi criada e como pode ser produtiva para a sua empresa.

b) Kanban

Um framework em que as tarefas ficam divididas por status. Em um quadro branco, você desenha três colunas: “a fazer”, “fazendo” e “feito” e em seguida define o número limite (WIP Limit) de tarefas que cada profissional pode ter. Assim, se alguém deseja fazer uma demanda a outro colega que já atingiu seu limite de, suponhamos, três tarefas em andamento, ele deve primeiro ajudá-lo a concluir uma delas. O senão desse método é que ele pode acabar incentivando o comportamento multitarefa, que, diversos estudos apontam, está longe de implicar mais produtividade.

c) Scrum

Também considerado um framework para gerenciamento ágil de projetos. No Scrum há papéis e responsabilidades bem definidos, assim como diversas etapas a cumprir. O trabalho é dividido em períodos, chamados de Sprints. As etapas a cumprir são mantidas numa lista conhecida como Backlog. No início de cada Sprint, é feita uma reunião de planejamento, na qual se priorizam os itens do Backlog e a equipe avalia as atividades que cabem dentro do Sprint.

Acima de tudo, o Scrum é uma maneira de evidenciar problemas no desenvolvimento dos projetos. Ele não vai resolvê-los, mas dará mecanismos para que a equipe tenha maior visão sobre eles e corra atrás de soluções. Isso porque, a cada Sprint, acontece uma reunião de avaliação. E, como os Sprints não são longos (de 2 a 4 semanas), a remediação é rápida.  

Com relação às desvantagens, muitas vezes os prazos para a entrega das atividades não são estipulados de forma coerente, atrasando o resultado final. E, como ele prevê pessoas com funções semelhantes, pode produzir problemas de comunicação, deixando os membros da equipe confusos quanto às suas responsabilidades. Para dar certo, é preciso uma equipe bem ciente de suas incumbências. Para ajudar nessa tarefa, recomendamos a leitura da gestão de projetos no Runrun.it com Scrum.

Para resumir, confira uma tabela comparativa dos métodos:
gestão de projetos

Biblioteca da Gestão de Projetos

Quando se trata de gestão de projetos, educação nunca é de menos. Ao olhar, inclusive, para as tendências salariais, notamos que gerentes mais instruídos e com mais certificações conseguem ascender muito mais do que aqueles que confiam apenas na própria experiência. E a diferença é substancial.

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Cursos e certificações

 

Blogs que recomendamos

InfoQ

O blog do InfoQ apresenta sempre informações de muita relevância, especialmente na categoria Ágil e, além disso, oferece o download gratuito de livros como Scrum e XP Direto das Trincheiras e Kanban e Scrum – Obtendo o Melhor de Ambos.  

Ricardo Vargas

O blog traz textos do brasileiro especialista em gerenciamento de projetos, riscos e portfólio. Ricardo Vargas é também autor de quinze livros e o conteúdo também é disponibilizado em inglês.

Project Management

Provavelmente o maior portal sobre Gerenciamento de Projetos que segue o Modelo Tradicional disponível na atualidade. O site traz muitas informações sobre Projetos, Programas, Portfólio e Práticas. Além de oferecer a possibilidade de download de uma série de documentos e templates de projetos.

PMI

Órgão mundialmente reconhecido, o PMI mantém uma série de publicações sobre Gerenciamento de Projetos. Seguindo fortemente o Modelo Tradicional de Gerenciamento de Projetos, o site oferece uma série de benefícios aos afiliados como o download digital do PMBOK, templates e webinars.

Documentos e manuais

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Escolha seu software de gestão

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