Gerenciador de tarefas: para que serve em 9 dicas!

Gerenciador de tarefas: para que serve em 9 dicas!

O que você vai encontrar neste artigo:

Para que serve um gerenciador de tarefas?

Qual a primeira ideia que vem à sua mente quando ouve falar de um gerenciador de tarefas? Provavelmente, uma ferramenta que serve para listar as tarefas que você vai executar. Bem, essa é uma função realmente útil, mas no dia a dia das empresas, mais do que tarefas, é preciso gerenciar equipes. E é para isso que serve essa ferramenta. Para deixar as prioridades claras e tornar as relações de trabalho mais transparentes,

além de mensurar o tempo investido em cada projeto e até mesmo avaliar o desempenho dos colaboradores. Quer saber como exatamente? Acompanhe nossas 9 dicas essenciais!

1. Para saber o que é preciso fazer primeiro

Por onde eu começo? Esta é uma dúvida clássica que aflige muitos de nós quase todos os dias. De repente já se passou um tempão e estamos presos no mesmo lugar. Para começar a entender quais são as suas prioridades e deixar a ansiedade de lado, você precisa saber quais são as informações triviais da sua tarefa:

  • O que deve ser feito?
  • Em qual projeto e para qual cliente?
  • Qual a data de entrega?
  • Quanto tempo, em média, ela leva para ser concluída?
  • Quão importante ela é?

Em uma plataforma de gestão do trabalho como o Runrun.it, você consegue visualizar com mais eficácia todas as informações acima, em sua lista de tarefas. Assim, quando você chegar ao trabalho vai saber o que deve ser feito.

Além disso, os gestores conseguem priorizar as demandas dos colaboradores de acordo com a necessidade. Sempre que houver uma tarefa que é mais importante, basta arrastá-la para o topo da lista. Chamamos isso de metodologia de pilha.

Saber qual é a sua prioridade também vai te ajudar a procrastinar menos e a organizar as suas atividades da melhor forma possível. Assim, você consegue dividir uma demanda em pequenas partes, por exemplo, se essa for a forma mais fácil para você concluí-la.

2. Para selar e honrar compromissos

O tempo é um recurso precioso e cada vez mais escasso na agenda de todos. Imagine então perder horas do seu dia, em que você poderia estar produzindo, tudo por conta de um disse-me-disse e informações desencontradas! Complicado, não é?

Confiança e transparência são fundamentais para a construção de uma relação saudável entre profissionais. No entanto, sem um gerenciador de tarefas, pode ser difícil. Afinal, como garantir que um compromisso foi firmado?

Com uma ferramenta de gestão, organização e comunicação, como o Runrun.it, todos os diálogos ficam

registrados nas tarefas e, assim, é possível recombinar, mas jamais alegar que algo não foi combinado. Além disso, para se programar melhor, o profissional pode criar uma tarefa com alerta, assim não tem mais a desculpa de esquecer a reunião, ou deixar de entregar um relatório importante na data certa.

>> Leitura recomendada: Ferramentas de comunicação para ajudar a sua empresa

3. Para medir o tempo investido nos projetos

Convenhamos: planilha de horas trabalhadas é uma das formas mais arbitrárias de medir o tempo gasto em um projeto. Cedo ou tarde, os profissionais acabam se esquecendo de preenchê-la. Ou você, eventualmente, vai se encontrar encarando uma planilha com linhas infinitas, tentando cruzar dados para buscar as informações que precisa.

Por isso, você notará que os gerenciadores de tarefas mais modernos, como o Runrun.it, oferecem também um timesheet automático. Ou seja, basta dar “Play” para trabalhar, “Pause” para descansar ou mudar de tarefa e, quando concluir, clicar em “Entregar”. O sistema não só mede o tempo como ainda produz relatórios que informam aos gestores os números de que precisam para tomar decisões, desde eliminar gargalos até rever o orçamento.

Quais dados eu posso obter através dos relatórios do Runrun.it?

Quando você e sua equipe dão o “Play” na tarefa, isso gera uma série de dados que serão apresentados para você, através dos nossos relatórios. Dessa forma é possível saber:

  • Custo por projeto;
  • Horas trabalhadas por projeto;
  • Horas trabalhadas por cliente;
  • Produtividade da equipe ou de um colaborador específico;
  • Horas trabalhadas em um determinado tipo de tarefa;
  • Horas disponíveis por colaborador;
  • Em qual etapa está a tarefa;

Além de gerenciar as tarefas você também poderá obter informações importantes para a sua gestão!

>> Leitura recomendada: Como automatizar a planilha de horas trabalhadas

4. Para descobrir quão produtivo cada um é

Você não precisa ouvir mais uma vez que reconhecer o bom trabalho da equipe é fundamental para perpetuá-lo, ou que, sem motivação não há produtividade que dure. O que você quer ouvir, na verdade, é como resolver essa questão.

Mas já pode ficar descansado(a)! Um gerenciador de tarefas se encarrega dessa missão para você, todo santo dia. Mais do que informar o índice de produtividade de cada profissional e equipe, ferramentas de gestão de tarefas mais avançadas oferecem algumas vantagens:

  • Incentivar a interação entre os colaboradores;
  • Premiar os profissionais com medalhas de desempenho, conforme eles realizam as ações dentro do sistema;
  • Informar quantas tarefas foram entregues e quanto tempo cada uma levou para ser concluída;
  • Ajudar a enxergar os gargalos.

Assim como o Runrun.it que ajuda a mensurar os dados de produtividade, fornecendo ferramentas para os gestores tornarem suas equipes mais produtivas.

>> Leitura recomendada: Como obter indicadores de produtividade e eficiência

5. Para controlar as atividades

Saber quem está realizando o que e quando é fundamental para a sua gestão caminhar nos trilhos, não perder prazos e conseguir entregas efetivas. Ainda mais se você precisar:

  • Acompanhar as tarefas;
  • Estruturar uma sequência de atividades;
  • Monitorar o andamento das etapas do projeto;
  • Avaliar como cada passo está sendo conduzido.

Com esses dados ao seu alcance, é mais fácil prever possíveis atrasos e o(a) gestor(a) pode intervir naquelas tarefas que consomem mais tempo do que o considerado ideal. Assim como tomar medidas para acelerar o seu processo, cumprir o cronograma e evitar retrabalho, como a troca de responsáveis por uma atividade ou a modificação da estratégia.

Por isso, uma ferramenta estratégica de gestão do trabalho permite a você ter todas essas informações à vista. O Runrun.it, por exemplo, possui um Dashboard personalizado, em que é possível criar os KPIs necessários para a sua empresa. Além de acompanhar os indicadores de desempenho em uma única tela e em tempo real.

6. Para ter reuniões mais produtivas

Um gerenciador de tarefas também possibilita reduzir as reuniões de acompanhamento.

O livro, Time, Talent, Energy: Overcome Organizational Drag and Unleash your Team’s Productive Power (de Michael Mankins e Eric Garton), baseado em uma pesquisa realizada com a Economist Intelligence Unit, mostrou que das 40 horas de trabalho semanal de um gerente, em média, 21 horas são aplicadas em reuniões, 8 em leituras de e-mails e 11 no trabalho individual.

A pesquisa apontou ainda que os gestores gastam cerca de 16 horas em atividades que poderiam ser evitadas, que não precisam existir, não necessitavam da sua atenção, ou com reuniões desnecessárias, como as de apresentação do status de atividades. Então, antes de iniciar a reunião, pense bem se ela é realmente funcional ou se só vai consumir o tempo das pessoas presentes.

>>Leitura recomendada: Como ter reuniões produtivas?

Com uma ferramenta de gestão como o Runrun.it, você evita atrapalhar o trabalho da equipe de forma desnecessária, pois a plataforma permite saber o andamento das atividades em tempo real e facilita a comunicação com as pessoas. Com ela, os gestores conseguem organizar todos os dados em um só lugar, formalizam cada passo e podem distribuir demandas e dar feedbacks.

>> [Ebook] Reuniões mais efetivas, menos tempo perdido

7. Para fornecer estimativas realistas

Se querem saber quando será a entrega das tarefas e dos projetos, os gestores normalmente precisam perguntar às pessoas, o que causa interrupções no trabalho da equipe. No entanto, mais um dos benefícios de um gerenciador de tarefas é dar transparência nessa relação. Usando sistema como o Runrun.it, você conta com algoritmos poderosos que traçam estimativas precisas das entregas e, inclusive, preveem atrasos.

Os benefícios são:

  • Visão completa dos projetos;
  • Obtenção de dados e relatórios por período;
  • Monitoramento da execução das atividades com precisão;
  • Cumprimento de prazos;
  • Maior probabilidade dos projetos serem mais rentáveis e bem sucedidos,
  • Maior confiança e satisfação do cliente.

>> Leitura recomendada: Dicas para entrega de projeto bem-sucedida

8. Para gerenciar equipes

Como já vimos antes, o gerenciador de tarefas ajuda na distribuição de demandas, no acompanhamento de tarefas e na formalização da comunicação. Tudo isso envolve a gestão de equipes e mostra a importância do sistema neste quesito. Com uma ferramenta como o Runrun.it, fica mais simples definir as responsabilidades de cada um da equipe e controlar as atividades.

Além disso, os gestores podem acompanhar as horas trabalhadas por tarefas e por clientes para saber como calcular a rentabilidade dos projetos e a lucratividade de cada cliente. Inclusive, com as informações em mãos, é possível encontrar formas de melhorar a produtividade das pessoas.

Uma metodologia que pode te auxiliar a gerenciar melhor os projetos da sua equipe é o kanban. De origem japonesa, a ideia é é estruturar o seu fluxo de trabalho em etapas, que conforme vão sendo movimentadas até sua conclusão.

No Runrun.it, você tem disponível o RR-Board®, nosso kanban inteligente cada coluna representa uma etapa da tarefa e assim que uma tarefa é concluída, basta arrastar o card para a próxima etapa.

>> Leitura recomendada: 5 benefícios de um software de gestão de equipes

9. Para descobrir informações que você nunca saberia

Você, gestor(a), tem todas as informações que precisa à vista e de forma fácil e prática? Um software como o Runrun.it, além de gerenciador de tarefas, possui o recurso de time intelligence. Com o sistema, é possível reunir os dados a partir da mensuração do tempo de forma organizada, processá-los e analisá-los.

Então, os números são transformados em informações importantes que servem para embasar a tomada de decisões. E os gestores conseguem saber informações que jamais seriam possíveis. Conheça mais sobre o time intelligence, a sua aplicação no Runrun.it e como o sistema pode ser útil para o seu negócio neste nosso artigo.

Exemplo do Dashboard de métricas do Runrun.it

 

Colocando em prática o gerenciador de tarefas

Agora que você já não tem mais dúvidas sobre a utilidade de um gerenciador de tarefas, você deve estar querendo uma sugestão sobre qual adotar. Então, conheça o Runrun.it, que permite automatizar o fluxo de trabalho, distribuir as tarefas, gerenciar sua equipe, controlar o tempo investido por cada pessoa nas tarefas e aumentar a produtividade de todos, além de facilitar a comunicação.

Com a ferramenta, você também conta com métricas de desempenho, podendo criá-las e personalizá-las, e pode visualizar os indicadores de que a sua empresa precisa em uma única tela e em tempo real. Experimente grátis: http://runrun.it

 

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