Gerenciador de tarefas: para que serve um?

Gerenciador de tarefas: para que serve um?

Qual a primeira ideia que vem à sua mente quando ouve falar de um gerenciador de tarefas? Provavelmente, uma ferramenta que serve para listar as tarefas que você vai executar. Bem, essa é uma função realmente útil, mas no dia a dia das empresas, mais do que tarefas, é preciso gerenciar equipes. E é para isso que serve essa ferramenta. Para deixar as prioridades claras e tornar as relações de trabalho mais transparentes, além de mensurar o tempo investido em cada projeto e até mesmo avaliar o desempenho dos colaboradores. Quer saber como exatamente? Continue lendo e você verá:

Para saber o que é preciso fazer primeiro

Por onde eu começo? Esta é uma dúvida clássica que aflige muitos de nós quase todos os dias. De repente já se passou um tempão e estamos presos no mesmo lugar. Um gerenciador de tarefas existe para evitar essa ansiedade e ajudá-lo a se decidir. Ele permite que você visualize sua lista de tarefas em ordem de prioridade e estima ainda uma data de entrega para todas elas. Além disso, sempre que você avaliar que uma tarefa é importante e urgente, basta arrastá-la para o topo da lista. Chamamos isso de metodologia de pilha. Em uma plataforma de gestão do trabalho como o Runrun.it, os gestores conseguem priorizar as demandas das pessoas de acordo com a sua necessidade e podem modificá-las na hora em que quiser.

Para selar e honrar compromissos

Acabar com o disse-me-disse e informações desencontradas é uma das condições para haver uma relação de confiança entre os profissionais. No entanto, sem um gerenciador de tarefas, pode ser difícil. Afinal, como garantir que um compromisso foi firmado? Com uma ferramenta de gestão, organização e comunicação, como o Runrun.it, todos os diálogos ficam registrados nas tarefas e, assim, é possível recombinar, mas jamais alegar que algo não foi combinado. Além disso, para se programar melhor, o profissional pode criar uma tarefa com alerta.

>> Leitura recomendada: Ferramentas de comunicação para ajudar a sua empresa

Para medir o tempo investido nos projetos

Convenhamos: planilha de horas é uma das formas mais arbitrárias de medir o tempo gasto em um projeto. Cedo ou tarde, os profissionais acabam se esquecendo de preenchê-la. Por isso, você notará que os gerenciadores de tarefas mais modernos, por exemplo o Runrun.it, oferecem também um timesheet automático. Ou seja, basta dar ‘play’ para trabalhar, pause para descansar ou mudar de tarefa e, quando concluir, clicar em entregar. O sistema não só mede o tempo como ainda produz relatórios que informam aos gestores os números de que precisam para tomar decisões, desde eliminar gargalos até rever o orçamento.

>> Leitura recomendada: Como automatizar a planilha de horas trabalhadas

Para descobrir quão produtivo cada um é

Você não precisa ouvir mais uma vez que reconhecer o bom trabalho da equipe é fundamental para perpetuá-lo, ou que, sem motivação não há produtividade que dure. O que você quer ouvir, na verdade, é como resolver essa questão. Mas pode ficar descansado(a), pois um gerenciador de tarefas se encarrega dessa missão para você, todo santo dia. Mais do que informar o índice de produtividade de cada profissional e equipe, ferramentas de gestão de tarefas mais avançadas ainda premiam os profissionais com medalhas de desempenho conforme produzem e interagem uns com os outros. Assim como o Runrun.it que ajuda a mensurar os dados de produtividade, fornecendo ferramentas para os gestores tornarem suas equipes mais produtivas.

>> Leitura recomendada: Como obter indicadores de produtividade e eficiência

Para controlar as atividades

Saber quem está realizando o que e quando é fundamental para a sua gestão caminhar nos trilhos, não perder prazos e conseguir entregas efetivas. Então, você precisa fazer o acompanhamento de tarefas, organizando a estrutura com uma sequência de atividades a serem executadas pelas pessoas. E, com o uso de um gerenciador de tarefas, você pode monitorar o andamento das etapas do projeto e avaliar se cada passo está sendo bem conduzido pelos responsáveis.

Com esses dados ao seu alcance, é mais fácil prever possíveis atrasos e o(a) gestor(a) pode intervir naquelas tarefas que consomem mais tempo do que o considerado ideal. Assim como tomar medidas para acelerar o seu processo e cumprir o cronograma, como a troca de responsáveis por uma atividade ou a modificação da estratégia.

Por isso, uma ferramenta estratégica de gestão do trabalho permite a você ter todas essas informações à vista. O Runrun.it, por exemplo, possui um Dashboard personalizado, em que é possível criar os KPIs necessários para a sua empresa. Além de acompanhar os indicadores de desempenho em uma única tela e em tempo real.

Para ter reuniões mais produtivas

Um gerenciador de tarefas também possibilita reduzir as reuniões de acompanhamento. Vale lembrar que as reuniões representam 15% do tempo gasto em uma empresa, segundo esta matéria do New York Times. E muito desse tempo é desperdiçado com a apresentação do status de atividades. Então, antes de iniciar a reunião, pense bem se ela é realmente funcional ou se só vai consumir o tempo das pessoas presentes.

Com uma ferramenta de gestão como o Runrun.it, você evita atrapalhar o trabalho da equipe de forma desnecessária, pois a plataforma permite saber o andamento das atividades em tempo real e facilita a comunicação com as pessoas. Com ela, os gestores conseguem organizar todos os dados em um só lugar, formalizam cada passo e podem distribuir demandas e dar feedbacks.

>> [Ebook] Reuniões mais efetivas, menos tempo perdido

Para fornecer estimativas realistas

Se querem saber quando será a entrega das tarefas e dos projetos, os gestores normalmente precisam perguntar às pessoas, o que causa interrupções no trabalho da equipe. No entanto, mais um dos benefícios de um gerenciador de tarefas é dar transparência nessa relação. Usando sistema como o Runrun.it, você conta com algoritmos poderosos que traçam estimativas precisas das entregas e, inclusive, preveem atrasos.

Isso favorece uma visão completa dos projetos, pois, através de dados e relatórios por período, é possível monitorar a execução das atividades com precisão. O que ajuda a cumprir os prazos e aumenta as chances dos projetos serem mais rentáveis e bem-sucedidos.

>> Leitura recomendada: Dicas para entrega de projeto bem-sucedida

Para gerenciar equipes

Como já vimos antes, o gerenciador de tarefas ajuda na distribuição de demandas, no acompanhamento de tarefas e na formalização da comunicação. Tudo isso envolve a gestão de equipes e mostra a importância do sistema neste quesito. Com uma ferramenta como o Runrun.it, fica mais simples definir as responsabilidades de cada um da equipe e controlar as atividades.

Além disso, os gestores podem acompanhar as horas trabalhadas por tarefas e por clientes para saber como calcular a rentabilidade dos projetos e a lucratividade de cada cliente. Inclusive, com as informações em mãos, é possível encontrar formas de melhorar a produtividade das pessoas.

>> Leitura recomendada: 5 benefícios de um software de gestão de equipes

Para descobrir informações que você nunca saberia

Você, gestor(a), tem todas as informações que precisa à vista e de forma fácil e prática? Um software como o Runrun.it, além de gerenciador de tarefas, possui o recurso de time intelligence. Com o sistema, é possível reunir os dados a partir da mensuração do tempo de forma organizada, processá-los e analisá-los.

Então, os números são transformados em informações importantes que servem para embasar a tomada de decisões. E os gestores conseguem saber informações que jamais seriam possíveis. Conheça mais sobre o time intelligence, a sua aplicação no Runrun.it e como o sistema pode ser útil para o seu negócio neste nosso artigo.

Exemplo do Dashboard de métricas do Runrun.it

Colocando em prática o gerenciador de tarefas

Agora que você já não tem mais dúvidas sobre a utilidade de um gerenciador de tarefas, você deve estar querendo uma sugestão sobre qual adotar. Então, conheça o Runrun.it, que permite automatizar o fluxo de trabalho, distribuir as tarefas, gerenciar sua equipe, controlar o tempo investido por cada pessoa nas tarefas e aumentar a produtividade de todos, além de facilitar a comunicação.

Com a ferramenta, você também conta com métricas de desempenho, podendo criá-las e personalizá-las, e pode visualizar os indicadores de que a sua empresa precisa em uma única tela e em tempo real. Experimente grátis: http://runrun.it

 

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