Imagem das peças de um quebra-cabeças representando os processos organizacionais

Saiba como gerenciar os processos organizacionais no seu trabalho

Presentes em todas as áreas de atuação, os processos organizacionais são um conjunto de atividades operacionais e gerenciais necessárias para executar as tarefas previstas no fluxo de trabalho. Atualmente, a realização desses processos é otimizada pela tecnologia, já que ferramentas completas como o Runrun.it são essenciais para mapear e organizar todas as etapas de criação e desenvolvimento. 

Neste artigo, vamos te mostrar o que são os processos organizacionais, como eles estão distribuídos na rotina profissional e mostrar quais são as melhores práticas e ferramentas para gerenciá-los com agilidade e eficiência. 

O que são os processos organizacionais? 

Da organização de uma to do list até aprovação das entregas, a rotina de trabalho é composta por diversos processos organizacionais. 

O uso desse termo serve justamente para definir procedimentos corriqueiros que estão interrelacionados e envolvem o alinhamento de informações, a colaboração entre equipes e o uso de ferramentas para gerenciar o fluxo de trabalho

Visualizar quais são esses processos organizacionais ainda parece meio nebuloso para você? Para clarear as ideias, vamos trazer um exemplo bem corriqueiro no marketing: a publicação de conteúdo nas redes sociais. 

Para tal tarefa, é preciso gerenciar e organizar processos como: 

  • Checar o cronograma de postagens; 
  • Revisar o copy; 
  • Aprovar vídeos e 
  • Selecionar os materiais e montar os posts para cada rede; 
  • Programar data e horário de publicação.

Conseguiu notar como apesar de simples, essa estrutura de processos é importante para que as atividades sejam bem realizadas e atinjam seus objetivos? 

Os processos operacionais formam um conjunto basilar para que o trabalho flua de maneira intuitiva e prática. Até por essa característica, é natural que existam diferentes tipos de processos em uma organização, como vamos mostrar no próximo tópico. 

Os tipos de processos organizacionais

Se antes os processos organizacionais das empresas eram feitos manualmente ou por meio de planilhas (muitas vezes ainda são), atualmente eles são executados de maneira mais funcional, graças aos recursos automatizados e padronização de processos

Mas algo que permanece igual são as classificações dos tipos de processos que fazem parte do cotidiano. Normalmente eles são divididos em: 

  • Primários (ou essenciais); 
  • De apoio e 
  • Gerenciais 

Processos Primários 

São aqueles que ligam o serviço realizado pela sua empresa ao cliente final. Ou seja, são processos essenciais que realizam a entrega solicitada pelos consumidores. 

Os processos primários estão relacionados ao core business do seu negócio, logo demonstra a principal atividade entregue pela sua marca ao público-alvo. 

Geralmente, eles funcionam como uma base para as operações, e precisam da adição de processos complementares para serem efetivados. 

Alguns exemplos de processos primários são: a programação de websites para clientes, a emissão de notas ou documentos fiscais ou mesmo a criação de um artigo para o blog. 

Processos de Apoio 

Tal qual o nome sugere, eles dão um suporte adicional ao processo primário, auxiliando na efetivação das atividades principais. 

Podemos dizer que esses processos organizacionais tem um perfil mais voltado para o alinhamento das operações. 

Entre as etapas que podem ser elencadas como processos de apoio está o armazenamento das informações e materiais em plataformas de gestão e a conferência do estoque, que mantém todos informados da disponibilidade/capacidade de entrega.  

Processos gerenciais 

Por fim, entramos nos processos gerenciais, que possuem um propósito fundamental: controlar e coordenar os processos essenciais e de apoio. 

Por isso, a gestão de processos gerenciais tem como traços característicos o ajuste, padronização e a melhoria contínua dos procedimentos realizados, para que ao fim da jornada os clientes tenham suas necessidades atendidas.  

Como exemplo para os processos gerenciais, conseguimos elencar as pesquisas de acompanhamento e satisfação, que extraem detalhes importantes para os próximos ciclos produtivos e as avaliações de desempenho, que a partir de indicadores, conseguem averiguar se as metas estabelecidas foram alcançadas. 

A hierarquia dos processos organizacionais 

Até aqui já vimos o que são os processos organizacionais e quais são os tipos existentes deles. Contudo, ainda resta uma dúvida importante: como os processos são organizados nas empresas? 

A resposta dessa pergunta aparece na forma da hierarquia de processos, que traz à gestão, mostrando qual é a cadeia de atividades mais importante a ser feita de uma maneira visual. No infográfico a seguir, destacamos como os processos podem ser ranqueados dentro dessa estrutura: 

Diante de tantos passos, ter uma plataforma para gerenciar os processos é fundamental para o sucesso da sua empresa. 

O gerenciador de processos do Runrun.it entrega a estrutura ideal para organizar os projetos, descrever subprocessos, alocar responsáveis, criar tarefas, compartilhar o progresso com os clientes e manter todos os materiais e históricos na mesma página. 

Como melhorar os processos organizacionais com o Runrun.it 

Uma vez que os processos organizacionais são basilares para a estrutura de uma empresa, investir na padronização, mapeamento, integrações e demais ações que promovem a melhoria contínua dos processos só gera benefícios para a sua organização. 

Graças aos recursos tecnológicos, esse conjunto de atividades podem ser gerenciados de ponta a ponta em plataformas como o Runrun.it, que disponibiliza uma infraestrutura completa para acompanhar, automatizar e flexibilizar o fluxo de trabalho. 

Tenha a visão do todo (e para todos) 

 Monitorar a execução de tarefas por meio de planilhas além de ser complexo e exaustivo, acarreta no desperdício de tempo. Sendo assim, a melhor forma de acompanhar os processos organizacionais é por meio dos Quadros (kanban). 

Intuitivos e visuais, os Quadros do Runrun.it são personalizáveis conforme a sua área de atuação e dão o panorama completo de quais processos e tarefas estão em andamento em tempo real. 

Com poucos cliques, é possível adicionar novas entradas, alocar responsáveis, passar o bastão das atividades, marcar prioridades e muito mais. 

Sem contar que no Runrun.it, lideranças e profissionais podem selecionar a melhor maneira de enxergar as atribuições do dia. Além do já mencionado kanban, é possível visualizar o cronograma e a capacidade da equipe com o Gantt e priorizar os itens mais importantes na lista de tarefas. 

Centralize as informações com os formulários 

Outra das facilidades que a ferramenta entrega aos usuários é a centralização dos processos de solicitação. Com os formulários, as pessoas conseguem criar questionários únicos para coletar informações, documentos e detalhes importantes para dar sequência às suas demandas. 

O melhor de tudo é que com as automações, você consegue configurar os formulários e receber as respostas em forma de tarefa no seu quadro de preferência, o que garante agilidade e praticidade no momento de gerenciar os processos. 

Crie sequências de atividades 

Quando falamos da hierarquia de processos, vimos que muitas das etapas são interdependentes. Isso pode ser obstáculo quando não há clareza de qual será o passo seguinte ou de qual profissional pegará o bastão depois de parte da atividade ser entregue. 

Com as regras e sequências, é possível alocar automaticamente os profissionais da equipe para tarefas específicas. Assim, a própria ferramenta envia uma notificação quando for a sua vez de iniciar a tarefa. 

Padronize processos de forma intuitiva 

Ter modelos prontos de tarefas, formulários e projetos é de grande ajuda quando as atividades se repetem com determinada frequência. 

Os templates de tarefas do Runrun.it podem ser facilmente clonados, mantendo a sua estrutura básica e permitindo as edições pontuais que sejam necessárias. 

Isso sem falar das ações em massa, que em poucos cliques permitem a edição, configuração e entregas de processos de uma única vez. 

Realize integrações com ferramentas de trabalho 

Já pensou em agregar o gerenciador de processos ao calendário, sistema de vendas e até mesmo plataformas de Power BI? O Runrun.it conta diversos tipos de integrações com demais ferramentas essenciais no trabalho, que podem ser configuradas nativamente, via API ou pelo Zapier. 

A ferramenta ideal no gerenciamento de processos 

Reconhecido pelo G2 Crowd, maior site especializado na avaliação de softwares, como um dos melhores gerenciadores de projetos do mundo, o Runrun.it otimiza o acompanhamento, a colaboração, a gestão do trabalho e a tomada de decisão no trabalho. 

Tudo isso em um sistema ágil, fácil de usar e que oferece todo o suporte para você trabalhar com tranquilidade. Crie sua conta grátis: https://use.runrun.it/

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