A gestão de processos é uma prática fundamental para qualquer empresa que busca melhorar sua eficiência, economizar tempo e reduzir seus custos operacionais. No entanto, para ter sucesso nessa empreitada, é necessário definir e monitorar as métricas de processo certas.
Neste artigo, separamos algumas das principais métricas de gestão de processos e suas fórmulas de cálculo, que podem ser aplicadas aos processos de qualquer área da sua empresa, como o Marketing, RH, Contabilidade, Administrativo, Financeiro, entre outras.
Vamos nessa?
- O que são métricas de processos?
- Quais são as principais métricas de processos
- Descomplique as metas de processos com o Runrun.it
O que são métricas de processos?
Podemos definir as métricas de processo como indicadores utilizados para mensurar o desempenho de processos, ações e estratégias realizadas nas empresas.
Classificadas como quantitativas ou qualitativas, as métricas de processo auxiliam a avaliar itens como a eficiência, produtividade, esforço, qualidade e desempenho geral dos processos.
Aplicando as métricas corretamente, você se torna capaz de visualizar os pontos de melhoria necessários para otimizar os processos. Mais que isso: tais indicadores facilitam o monitoramento das ações e apontam quando é o momento de fazer ajustes no fluxo de trabalho.
Quais são as métricas de processo?
Existem diversas métricas que podem ser utilizadas para monitorar o desempenho dos processos de uma empresa. A seguir, selecionamos as mais importantes que você deveria conhecer.
Lead Time (LT)
O Lead Time é o tempo decorrido desde o momento em que uma solicitação é realizada até o momento em que ela é efetivamente concluída e entregue de volta ao solicitante.
Essa métrica é importante para avaliar a capacidade de resposta e a agilidade dos processos de negócio, além de ser um fator crítico na satisfação do cliente, seja ele interno ou externo.
Fórmula de cálculo do Lead Time:
LT = Data final da Entrega – Data da solicitação inicial
Para o entendimento dessa métrica ficar mais claro, separamos um exemplo clássico na área de RH:
No processo de recrutamento, o lead time pode ser o tempo desde o momento em que uma vaga é aberta até o momento em que o novo funcionário começa a trabalhar.
Se a vaga é aberta em 1º de março e o profissional começa a trabalhar em 30 de março, o lead time será de 30 dias.
Cycle Time (CT), ou Tempo de Ciclo
O tempo de ciclo é o período de trabalho efetivamente investido para que a solicitação seja concluída. Percebeu a sutileza? O Lead Time é o tempo decorrido, enquanto o Cycle Time é o tempo investido.
Em resumo, o Cycle Time é uma métrica crucial para avaliar a eficiência do processo, pois quanto menor for o tempo de ciclo, mais produtiva a área será.
Fórmula de cálculo do Cycle Time:
Cycle time = Volume de horas investidas na atividade A + Volume de horas investidas na atividade B
Ainda na área dos recursos humanos, trouxemos outra situação para simular a aplicação do cálculo do Cycle Time:
Suponha que para fazer uma contratação, uma pessoa tenha gasto 2 horas para escrever e publicar a vaga, enquanto outra gastou 4 horas fazendo a seleção dos candidatos. Depois, foram gastas mais 4 horas em entrevistas, mais 1 hora para decisão final e, finalmente, mais 6 horas nos processos de admissão.
Neste caso, o Cycle Time do processo completo terá sido de 17 horas (2+4+4+1+6).
E como escolher entre Lead Time e Cycle Time? Não precisa escolher, eles trazem visões diferentes e muito úteis, mas para públicos distintos. O Lead Time traz a visão do cliente (interno ou externo) sobre o seu processo. Provavelmente é isso que você, como gestor, vai ter que negociar com as pessoas que abrem solicitações para a sua área.
Já o Cycle Time traz uma visão interna, sobre a produtividade das pessoas na execução das tarefas envolvidas na entrega daquela solicitação.
>> Leitura recomendada: Como manter os processos de RH em dia
Provavelmente, essa métrica poderá ser discutida em duas situações:
- Na busca do aumento de produtividade, através de treinamentos, melhores ferramentas de trabalho, uso de pessoal mais sênior, modificação de rotinas internas e outras formas de aprimoramento contínuo; e
- Nos momentos de negociação de preços, especialmente para áreas que trabalham com modelos avançados de custeio, como repasse de custos internos através de Custeio Baseado em Atividades (ABC Costing) e áreas ou empresas que atendem diretamente clientes externos, que contratam esses serviços em pacotes, por exemplo.
Essas duas métricas se encontram no estabelecimento de Acordos de Nível de Serviço, o famoso SLA – Service Level Agreement!
Tempo de Espera (TE), ou Wait Time
O Tempo de Espera é a quantidade de tempo que uma solicitação passa esperando em uma fila antes de ser processada.
Reduzir esse índice é essencial para melhorar a satisfação do cliente e a eficiência geral do processo. Sendo assim, uma forma de ver o Tempo de Espera é com o cálculo de diferença entre o Lead Time e o Cycle Time.
Fórmula de cálculo do Tempo de Espera:
TE = Lead Time – Cycle Time
Outra maneira de calcular o Tempo de Espera é somando todo o período em que a solicitação ficou parada, seja em qual etapa isso aconteça.
Tempo de Espera = Volume de horas em espera na etapa A + Volume de horas em espera na atividade B
Taxa de Produção (TP)
A Taxa de Produção indica a quantidade de solicitações entregues ou processadas em um determinado período de tempo.
Tal métrica é útil para avaliar a capacidade produtiva de uma área ao longo do tempo – por isso, é importante que ela seja medida por processo ou por tipo de solicitação.
Fórmula de cálculo da Taxa de Produção
Taxa de produção = Quantidade de solicitações atendidas / Tempo
Exemplo:
Um departamento pode ter atendido 50 solicitações de agendamento de férias em uma semana; ou 20 contratações em um mês.
Custo Médio por Transação (CPT)
O Custo Médio por Transação, ou por Solicitação, calcula o custo total associado à execução de uma unidade entregue ou processada.
Esse custo deve incluir não só as horas trabalhadas, mas também eventuais materiais usados e despesas específicas incorridas. A métrica ajuda a avaliar a rentabilidade e a eficiência de um processo. Ela deve ser analisada ao longo do tempo e sempre levando em consideração o tipo da solicitação em questão.
Fórmula de cálculo da Taxa de Produção
CPT = Custo Total do Projeto / Número de transações
Há também uma fórmula alternativa para medir os custos de maneira mais precisa e individualizada, como mostramos a seguir.
Custo horário* x Cycle Time
(* Consiste na soma do salário e encargos dividido pela jornada de horas de trabalho)
Nesta situação, é importante identificar o volume de horas gasto por cada pessoa que trabalhou na solicitação.
Esta é a melhor forma quando se calcula a rentabilidade de serviços ou quando há repasse interno de custos.
Isso porque os custos reais envolvidos em uma solicitação, de forma a aumentar a assertividade de estimativas realizadas e aumentar a previsibilidade das entregas de uma área.
>> Leitura recomendada: Indicadores de desempenho para planejar suas metas de negócio
Descomplique as métricas de processos com o Runrun.it
As métricas de gestão de processos são fundamentais para avaliar o desempenho e identificar oportunidades de melhoria. E a melhor forma de visualizá-las de maneira prática e eficiente é com um software de gestão como o Runrun.it.
Altamente visual e intuitiva, a plataforma simplifica o acompanhamento dos processos com a visão kanban, que deixam todas as etapas de produção à vista das equipes e gestores. Assim, cada tarefa pode ser monitorada do início ao fim em um modelo de quadro personalizado para cada área de atuação.
Na ferramenta, você pode contabilizar o tempo e esforço aplicado em cada fase de execução, conhecendo assim os gargalos e pontos de melhoria que podem ser feitos para melhorar o lead time e o cycle time de cada processo.
As automações do Runrun.it otimizam a criação de cronogramas online com prazos ajustáveis, a delegação de funções por etapa de trabalho e a centralização das informações essenciais dos processos em uma página.
O melhor de tudo é que todas as fórmulas para cálculo das métricas de processo ficam em segundo plano, uma vez que o software conta com um dashboard completo de relatórios, onde é possível extrair informações sobre esforço por tipo de tarefa, horas e recursos aplicados e custos por projetos e processos.
Agora que você já conhece os atributos que o Runrun.it oferece para que você faça a gestão operacional do seu processo aplicando melhorias em tempo real, crie sua conta grátis e teste a ferramenta: https://use.runrun.it
