O reembolso de despesas serve para garantir que funcionários não tenham que arcar com despesas profissionais.
Para pessoas com carteira assinada, a determinação é assegurada pela Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT), enquanto em caso de PJ (Pessoa Jurídica) empresa e prestador de serviço definem despesas a serem reembolsadas mediante negociação em contrato.
Portanto, para as organizações evitarem problemas trabalhistas, é essencial seguir o que a lei estipula em termos de reembolso, bem como as mesmas desenvolverem e divulgarem sua própria política, que pode abranger diretrizes específicas do negócio.
Conheça mais sobre reembolso de despesas e veja como construir um fluxo de solicitação na sua empresa.
- O que é reembolso de despesas?
- Como funciona o reembolso de despesas?
- Como contabilizar o reembolso de despesas?
- Quais os tipos de reembolso?
- Quais as formas de reembolso?
- Como lançar um reembolso?
O que é reembolso de despesas?
O reembolso de despesas é o processo no qual as empresas restituem os gastos que os colaboradores desembolsam para realizar suas atividades profissionais.
O ressarcimento integral representa uma fonte de motivação ao estimular reuniões presenciais com clientes, pesquisas a campo e outras ações que elevem a eficiência da empresa.
Como funciona o reembolso de despesas?
De acordo com a CLT — lei que regulamenta as relações de trabalho no Brasil — os reembolsos podem se dar seguintes formas:
- O colaborador encaminha os comprovantes e notas fiscais dos seus gastos para o setor financeiro, que deverá aprovar e realizar o reembolso integral ou parcial a depender da política interna;
- O empregador disponibiliza antecipadamente uma quantia definida em política interna que deve ser utilizada para determinada atividade;
- Pode ser feito de maneira mista, com parte dos valores sendo adiantados pela empresa e a outra parte sendo compensada após o envio dos comprovantes de pagamento.
Qual dessas formas faz mais sentido para as necessidades da sua empresa?
Como contabilizar o reembolso de despesas?
Para contabilizar o reembolso é preciso ter um padrão para este processo. Primeiro, defina os custos que podem ser ressarcíveis de acordo com as especificidades das funções realizadas pela sua empresa.
Se você não tem uma dimensão geral dos tipos de despesas que ocorrem no negócio, aplique uma pesquisa para descobrir os possíveis custos extras.
A elaboração e divulgação da lista de custos reembolsáveis permite um fluxo de aprovação de gastos alinhado com os gestores e um melhor planejamento para os funcionários de suas atividades fora do escritório e mesmo em viagens.
Em seguida, é necessário estipular o teto de gastos. Apesar de alguns custos serem variáveis, outros podem ser indicados, como valor de diária, que incluem alimentação e deslocamento durante uma viagem. Isso permite que a empresa organize melhor seus gastos.
Por fim, é preciso criar um padrão de registros necessários para a solicitação de cada tipo de reembolso. Deixe as instruções claras, tempo de resposta e principalmente centralize os pedidos.
O Runrun.it pode servir como esse centralizador de solicitações. O gerenciador possui um formulário específico para reembolso, no qual pessoas internas ou externas à conta podem preencher e as respostas são automaticamente distribuídas no fluxo de trabalho personalizado para o processo de reembolso.
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Quais os tipos de reembolso de despesas?
Em geral, os pedidos de reembolso mais comuns são referentes à auxílio home office, combustível e diárias de viagem. Saiba mais sobre cada um:
Auxílio home office
Gastos que antes eram considerados pessoais — como água, luz e internet — passam a ser incluídos como despesas de trabalho em regimes de home office.
Por isso, as empresas passaram a acordar com seus colaboradores um auxílio que cobre parcial ou integralmente custos com equipamentos e infraestrutura para o trabalho remoto.
Reembolso de combustível
Para ser reembolsado de forma justa em despesas com combustível, a empresa pode calcular a média de consumo de combustível no caso do funcionário que se desloca para o trabalho.
Já quando o funcionário utiliza o veículo para realizar suas atividades laborais, ele precisa apresentar os recibos de compra ou registros de abastecimento que indiquem a quantidade de combustível comprada, o preço por litro ou galão, a data da compra e o local onde o abastecimento foi feito.
Reembolso de viagens
Durante uma viagem a trabalho, é esperado que o colaborador tenha gastos com hotel, passagens e alimentação que devem ser reembolsados pela empresa.
Nesse cenário, fica em evidência a criação de uma política de reembolso, que estabelece o valor da diária, teto para custo de hóteis e passagens a depender das circunstâncias de cada viagem.
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Quais as formas de reembolso?
Há três formas de reembolso que podem ser utilizadas: simples, detalhada e flexível. Leia mais sobre cada tipo.
Reembolso simples
Nesse modelo as despesas são descritas sem a necessidade de detalhamento. Apesar de menos burocrático, ainda é preciso informar quais registros serão aceitos como comprovante, quando é permitido usar aplicativos de transporte, condições para compra de passagem, entre outras informações.
Reembolso detalhado
Este tipo também é conhecido como completo. Nele, além dos dados contidos no reembolso simples, há um termo de responsabilidade do colaborador enquanto estiver fora do local de trabalho habitual e os níveis de aprovação para cada despesa.
Nesse tipo de reembolso, também há a necessidade de diretrizes para reserva e compras de passagens, aluguel de veículos estarem descritos detalhadamente.
Reembolso flexível
Tanto o reembolso simples quanto detalhado, podem ser flexíveis. Isso porque nem todas as situações são previsíveis, por isso adaptar as regras conforme a realidade da empresa e como será avaliado o reembolso em situações de imprevistos, torna a sua política de reembolso flexível.
Sabe qual modelo se adapta melhor ao seu negócio? Então agora veja como lançar um pedido de reembolso de despesas.
Como lançar um reembolso?
O processo de lançamento de reembolso de despesas para funcionários geralmente segue um conjunto de etapas para garantir que o pedido seja registrado, verificado e reembolsado de maneira eficiente. Aqui está uma visão geral do processo:
1. Coleta de documentação
O funcionário que deseja solicitar um reembolso de despesas deve coletar todos os registros solicitados, como recibos, faturas ou comprovantes de pagamento que comprovem as despesas.
2. Preenchimento de formulário
A maioria das empresas fornece um formulário de reembolso de despesas que o funcionário deve preencher.
Nesse formulário, a pessoa fornece informações detalhadas sobre as despesas, como a data da despesa, o valor, a finalidade e qualquer informação adicional necessária.
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3. Anexação de documentos
O funcionário anexa os documentos comprobatórios ao formulário de reembolso de despesas. Isso pode incluir escanear ou fazer cópias físicas dos recibos e anexá-los ao formulário.
4. Envio para Aprovação
O funcionário envia o formulário de reembolso preenchido e os documentos comprobatórios para o departamento responsável na empresa. Esse departamento geralmente é o setor de RH, Financeiro ou Contabilidade.
5. Verificação e aprovação
O departamento responsável verifica as despesas e os documentos para garantir que eles estejam em conformidade com as políticas de reembolso da empresa.
Isso pode envolver a verificação das datas, valores e finalidades das despesas. Se tudo estiver em ordem, o reembolso é aprovado.
6. Processamento financeiro
Após a aprovação, o departamento financeiro da empresa processa o pagamento do reembolso. Isso pode ser feito por meio de depósito bancário, emissão de cheque ou outra forma acordada entre a empresa e o funcionário.
7. Comunicação com o funcionário
O solicitante é informado quando o reembolso será processado e como ele será recebido. Isso geralmente inclui uma estimativa de prazo para o pagamento.
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8. Cálculo do valor a ser reembolsado
Determine o valor a ser reembolsado ao funcionário com base nos recibos ou comprovantes de despesas aprovados. Certifique-se de que todos os valores estejam corretos e em conformidade com a política da empresa.
9. Lançamento na folha de pagamento
O lançamento do reembolso é geralmente feito pelo departamento de Recursos Humanos ou pelo setor de folha de pagamento da empresa.
O valor do reembolso é adicionado à folha de pagamento do funcionário na seção de “Vencimentos” ou em uma categoria específica de reembolso.
10. Registro Contábil
A empresa registra o pagamento do reembolso em seus registros contábeis para rastreamento e relatórios financeiros.
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