Home office: guia completo para gestão de equipes remotas

Home office: guia completo para gestão de equipes remotas

Home office ou trabalho remoto é uma prática de flexibilização na qual os colaboradores podem trabalhar de qualquer lugar, basta ter um computador e conexão com a internet. O modelo é permitido por lei, desde 2017, no Brasil, mas passou a fazer parte da realidade de muitas empresas em 2020, por conta da pandemia da COVID-19.

O que parecia uma mudança distante há alguns anos se tornou um modelo de trabalho em ascensão pelo mundo praticamente do dia para a noite. A rapidez com que a implementação do home office aconteceu não deixou de trazer vantagens competitivas, econômicas e de qualidade de vida para equipes e empresas.

Mas, para não perder os benefícios do trabalho remoto são necessárias algumas ações e medidas específicas por parte dos líderes e gestores, além de ferramentas de comunicação e gestão em nuvem, tanto para a distribuição das atividades de maneira justa quanto para manter a comunicação organizada e garantir a execução das atividades dentro do esperado.

Pensando nisso, nós elaboramos esse guia com tudo que você precisa saber sobre o home office, que vão desde dicas de organização e gerenciamento de tarefas a distância, a boas práticas para líderes manterem a conexão com a equipe:

 

Principais aspectos do home office para não perder de vista

Manter uma empresa funcionando de maneira produtiva e estratégica já é difícil em condições normais. Fazer uma empresa trabalhar remotamente também é algo, no mínimo, desafiador mesmo em condições normais. Então, ter que fazer as duas coisas juntas, em um cenário de crise sanitária, pode ser ainda mais difícil. 

No entanto, as dificuldades não anulam os benefícios do home office, mas é necessário levar em conta os desafios que você e a sua equipe podem se deparar para fazer o planejamento do trabalho remoto de maneira assertiva e sem expectativas que não condizem com a realidade. Por isso, para garantir que as atividades continuem a fluir dentro da sua empresa, elencamos os 4 principais aspectos que devem ser observados mais de perto.

1) Gerenciamento de entregas

É um costume que adquirimos com escritórios físicos avaliar a quantidade de horas trabalhadas mas, quando passamos para o trabalho a distância, é importante focar nas entregas, já que essa é a principal métrica para  revelar a produtividade do trabalho da sua equipe.

Nesse sentido, é importante dar um voto de confiança para o time. Aliás, confiança aliada à transparência são as ferramentas fundamentais para evitar a microgestão. É preciso dar espaço para que a equipe consiga trabalhar, mas sempre contando com a presença do gestor, que vai estar acompanhando a qualidade das entregas, e claro, prestando apoio e dando orientações sempre que for necessário.

2) Ferramentas de comunicação

Para que o trabalho remoto funcione, os membros da equipe precisam se comunicar e, além disso, visualizar o trabalho que está sendo feito por cada um. Para isso, é importante contar com ferramentas, seja de chat ou videoconferência, e também definir um lugar para centralizar toda a informação do que está ocorrendo na empresa. 

Para isso, você pode contar com o Quadro kanban no Runrun.it, que deixa todos na mesma página sobre o andamento das tarefas. Já se você trabalha com projetos longos e complexos, o Runrun.it tem a opção de cronograma interativo, no qual você pode fazer o planejamento dos seus projetos e acompanhar pela própria ferramenta.

3) Rituais

Ao trabalhar remotamente é importante começar e finalizar o dia fazendo um check-in e um check-out, que nada mais é do que avisar seus colegas de equipe que você está disponível ou que finalizou o seu expediente, através da ferramenta de comunicação escolhida por vocês. Isso evita qualquer constrangimento que alguém possa sentir ao fazer uma solicitação de aprovação ou de ajuda, sem saber se a pessoa está ou não trabalhando. 

A maioria dos rituais que colaboram para o andamento do trabalho remoto são emprestados da metodologia ágil, como as dailys e as weeklys. 

A daily tem um formato muito simples: é uma reunião diária, de no máximo 20 minutos, na qual as pessoas falam sobre 3 itens simples que norteiam o fluxo de trabalho no dia: 

  • O que eu fiz ontem;
  • O que pretendo fazer hoje;
  • Existe algum bloqueio/impedimento para realização das minhas tarefas.
 

Se, na daily, a palavra de ordem é objetividade, na weekly, a conversa pode ser um pouco mais longa, justamente para colocar em pauta assuntos que demandam mais reflexão, como definição de estratégias ou análise de briefing, por exemplo. Também são nessas reuniões que você garante que haja colaboração na sua equipe, pois as interações que antes ocorriam de maneira natural no ambiente presencial, no home office acontecem por meio dessas reuniões.

4) Segurança no home office

No presencial, proteger os dados da sua empresa também é importante, mas como no trabalho remoto muitas pessoas costumam usar seus próprios computadores, o tema ganha ainda mais relevância para evitar ciberataques. Por isso, para a segurança de informações no home office utilize ferramentas de gestão que preservam seus dados na nuvem, evitando assim que informações sensíveis fiquem salvas no computador dos colaboradores e vulneráveis a acessos externos.

Censo do trabalho remoto: qual é a experiência dos gestores com home office?

Com o trabalho remoto se tornando uma realidade para muitos brasileiros, nós do Runrun.it realizamos, em maio de 2020, uma pesquisa com mais de 300 CEOs, diretores e gerentes de setores como consultoria, tecnologia, marketing e publicidade. Esse estudo  nos mostrou que apesar da grande maioria (80% dos entrevistados) experimentar apenas agora o trabalho remoto pela primeira vez, 85,6% gostaria de continuar em home office, mesmo após o fim da pandemia e o relaxamento das medidas de isolamento social. 

Considerando apenas as agências de comunicação – cujo trabalho costuma demandar uma grande interação diária entre as pessoas – a modalidade era novidade para quase metade dos entrevistados (44%). Porém, 63% das pessoas ouvidas afirmaram que gostariam de trabalhar remotamente apenas alguns dias por semana, 17% delas gostariam de continuar em home office e apenas 20% têm interesse em voltar ao presencial em tempo integral. 

Os benefícios apontados na pesquisa, e que podem ajudar a justificar o desejo da maioria em permanecer no trabalho remoto, foram: gastar menos tempo com deslocamento (97%), horários flexíveis (66,7%) e estar mais próximo dos familiares e animais de estimação (54,5%). Ou seja, fatores diretamente envolvidos com melhor uso do tempo livre e qualidade de vida são vistos como pontos positivos. 

Os líderes e gestores também apontaram os principais desafios: falta de interação pessoal entre colegas de trabalho (72,7%) e dificuldade de comunicação e colaboração (48,5%), itens diretamente relacionados ao exercício da vida em sociedade, que foi afetado, entre outros fatores, também pelo cenário atual de isolamento no qual estamos vivendo. 

Fazendo um comparativo entre empresas dos setores de consultoria e tecnologia, nas quais apenas 8% desejam trabalhar presencialmente, as agências apresentam uma dificuldade maior em se adaptar ao home office: líderes de agências reportaram mais dificuldades com a solidão (30% versus 19%), motivação (21% versus 7%) e um sentimento da falta de interação com colegas (73% versus 55%) em relação aos outros dois setores mencionados.

>> Leitura recomendada: Cronograma de projetos: como e porque utilizar essa ferramenta de planejamento

Benefícios e desafios do home office 

Como nós já comentamos nos resultados da pesquisa acima, trabalhar a distância traz desafios e benefícios para a sua equipe, ainda mais para as empresas que começaram há pouco tempo nessa modalidade. Pensando no lado das vantagens, segundo a pesquisa da Gallup, “State of the American Workplace”, o trabalho remoto ajuda os colaboradores a: 

home office

Como a equipe está distante, os processos precisam estar bem definidos, o que força as empresas e as lideranças a priorizar seus recursos para criar fluxos de trabalho eficientes, estruturar a comunicação de forma que nada se perca e manter documentos e registros em um só lugar. Tudo isso estruturado já é, por si só, um ótimo benefício a todos. O investimento em tecnologia e segurança da informação também se faz necessário para disponibilizar dados para os profissionais em qualquer lugar e horário.

Sem as ferramentas necessárias, nem uma descrição específica do que precisa ser feito, qualquer profissional se sente perdido. Isso nos leva a pensar nos desafios que as lideranças enfrentam na hora de fazer a gestão no trabalho remoto.

Segundo Kevin Eikenberry e Wayne Turmel, autores de “The Long-Distance Leader: Rules for Remarkable Remote Leadership”, as maiores dúvidas e angústias do gestor com relação ao trabalho remoto são:

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Tratam-se de desafios que, como já dissemos, têm a ver com processos e também com saber gerenciar um time – seja ele remoto ou não. Com o agravante de que um time remoto está muito mais suscetível a se perder sem uma liderança eficiente.

No próximo tópico abordaremos questões intrínsecas as habilidades dos gestores que estão liderando equipes remotas e como algumas adaptações são necessárias para garantir o sucesso de uma operação em home office. Porém, no momento, destacamos dicas de como a tecnologia  pode ser uma grande facilitadora da gestão no home office: 

  • Ter a visão do todo e acompanhar os projetos da empresa; 
  • Definir as prioridades e urgências do dia ou da semana; 
  • Se comunicar de forma clara e transparente; 
  • Acompanhar de forma automatizada métricas e KPIs;  
  • Fazer a gestão do trabalho a partir de informações transparentes para não cair na microgestão.
 

 >> Leitura recomendada: Nômade digital: o que é e como preparar sua empresa para esse profissional

Habilidades do gestor de equipes remotas 

Depois de meses de gestão a distância, muitos líderes já perceberam que as diferenças de ambiente resultaram também em diferenças no modo de fazer gestão, assim como as habilidades que são necessárias também mudaram. 

Portanto, qualidades normalmente reconhecidas como de um líder, tais como autoconfiança e carisma, no cenário remoto acabam perdendo espaço para a proatividade e confiabilidade. Isso é o que nos mostra um estudo “Who Emerges into Virtual Team Leadership Roles?”, publicado no Journal of Business and Psychology, no qual os pesquisadores entrevistaram estudantes universitários que estavam completando seus trabalhos de forma remota durante a pandemia sobre quais características eles gostariam que seus líderes tivessem. 

Para Cody Reeves, um dos co-autores do estudo, no ambiente virtual a pessoa que se destaca é aquela capaz de auxiliar outras pessoas. “Aqueles que tiram um tempo para ajudar outras pessoas com suas atividades têm mais chances de serem vistos como líderes”, afirma Reeves. 

Nesse momento, ações acabam valendo mais do que palavras. A contribuição de um gestor precisa ficar clara para o time, porque do contrário você acaba desestimulando o trabalho em equipe ou mesmo o senso de comunidade que fica mais sensível em um ambiente remoto, mas é essencial para fazer o trabalho funcionar bem. 

Por isso, as principais dicas de habilidades para fazer gestão a distância são: 

  • Capacidade de se comunicar de forma clara: os gestores são o principal ponto de contato entre o board e a equipe, por isso ser transparente e repassar informações de forma completa deixa todos na mesma página, mais confiantes sobre as decisões da empresa e ainda evita retrabalho por falta de direcionamento; 
  • Construir relacionamentos de confiança: a distância tira do radar do gestor o famoso “feeling”: a percepção de que a equipe está trabalhando apenas pelo fato de passar horas no escritório. Como não existe mais a possibilidade disso acontecer, é necessário estabelecer uma relação de confiabilidade entre as partes para garantir que o trabalho possa fluir sem desconfianças e cobranças excessivas que podem vir a atrapalhar a motivação e a produtividade no home office. 
  • Acompanhar a produtividade por métricas: construir relações de confiança não é uma tarefa simples e muito menos que vai acontecer do dia para noite. Por isso, o ideal é que você acompanhe a produtividade das tarefas delegadas por meio de métricas que vão te dar informações transparentes sobre o empenho dos colaboradores, inclusive, evitar a sobrecarga de trabalho
  • Oferecer feedbacks construtivos: no home office se torna ainda mais essencial dar feedbacks frequentes e construtivos para  alinhar metas ou dar novos direcionamentos para os membros da sua equipe. 
  • Organização: ter uma rotina organizada e com tarefas priorizadas é fundamental para garantir a produtividade da semana, além de instruir corretamente os colaboradores sobre quais são os próximos passos. 
  • Motivar a equipe: os times tendem a ficar menos motivados no home office, por isso é importante encontrar formas de engajar a sua equipe com o trabalho.
 

[Webinar] Vulnerabilidade: sua maior força como líder

Como vimos acima, as habilidades de um líder estão mudando aos poucos para se adaptar ao novo ambiente e pensando nisso, nosso CEO, Antonio Carlos Soares, conversou com Nathália Beividas sobre vulnerabilidade na liderança e os resultados positivos que ela pode trazer para você e sua equipe. Confira! 

Motivação em home office 

A motivação em home office não se dá de forma orgânica, como pode acontecer em alguns casos presenciais. Por isso, as dicas que os líderes podem tomar, desde o momento da contratação, para garantir a produtividade são: 

  1. 1. Reforçar o propósito da empresa;
  2. 2. Autogestão e saúde mental; 
  3. 3. Relacionamento de confiança; 
  4. 4. Comunicação clara e transparente; 
  5. 5. Senso de pertencimento. 
 

Como podemos notar, confiança e comunicação transparente são temas que acabam se repetindo com uma certa frequência quando o assunto é home office, mas isso apenas reforça a importância dessas questões para liderar de forma consciente e justa. 

Dessa forma, os temas de autogestão e saúde mental são destacados nesse sentido de dar autonomia para que os membros da equipe possam organizar suas rotinas da melhor forma para cumprir com as entregas desejadas, sem exigir a disponibilidade infinita, que vai além do expediente.   

Em relação ao propósito da empresa, é importante que ele seja claro e esteja totalmente intricado na cultura organizacional. Dessa forma, fica mais fácil identificar os perfis desejados em um processo de contratação, porque você já sabe o que se encaixa ou não e também alinha as expectativas com os novos funcionários. 

Assim, as conquistas da empresa vão se refletir também na progressão de carreira dos colaboradores, o que gera motivação para atingir as metas, já que nesse caso elas são compartilhadas. Por isso, ao fazer um processo seletivo, além de considerar as competências técnicas, também tenha em mente as características que compõem o perfil que corresponde ao propósito da empresa, até mesmo para garantir a retenção de talentos.

[Webinar] Como líderes podem motivar equipes remotas 

Outro webinar que pode te ajudar a liderar no home office é este no qual o nosso CEO, Antonio Carlos Soares, aborda com mais profundidade os itens acima e ainda te conta quais são os principais erros, para você evitar cometê-los na hora de motivar a sua equipe. Assista abaixo:

Além dos itens já mencionados, não podemos deixar de falar sobre o senso de pertencimento que é fundamental para estabelecer vínculos e responsabilidades com a empresa e ajuda os colaboradores a entender o “porquê” das coisas estarem sendo feitas e quais são os impactos que as tarefas possuem no todo da organização. 

Esse sentimento deve ser aflorado já nos primeiros passos depois da contratação, durante o onboarding remoto.

Onboarding remoto

O onboarding remoto nada mais é do que realizar as práticas de integração de um novo colaborador de forma 100% online. O processo de onboarding, ainda que presencial, leva de 2 semanas a 3 meses, dependendo da complexidade do cargo e das atividades que ele vai desempenhar. Cargos de liderança que exigem que a pessoa domine por completo as atividades da área e consiga fazer interface com outros setores da empresa e com os membros do board podem exigir muito mais tempo e dedicação. 

É claro que o primeiro passo é ter em mente que esse processo vai levar um pouco mais de tempo do que presencial, porque muitas coisas que são percebidas no ambiente presencial ou até mesmo através da linguagem corporal acabam ficando de fora desse processo online. Além disso, outras informações precisarão ser reforçadas para garantir que o novo colaborador entenda a importância daquilo para a empresa. 

Boas práticas no onboarding remoto

1) Suporte e logística: é importante se certificar que todos tenham acesso às ferramentas adequadas para garantir a execução das tarefas e a comunicação, o que em alguns casos pode incluir o envio de computador, cadeira, câmera e outros itens para o novo colaborador.

Garantir o acesso aos ambientes online da empresa é igualmente essencial. Ao ingressar, o ideal é que já tenham sido criadas e configuradas a conta de email, ferramentas de chats e de videoconferência, além outras plataformas virtuais utilizadas por sua equipe como

2) Integração: Começar um novo emprego no presencial já pode ser complicado para conhecer seus novos colegas, no ambiente remoto se não existir uma prática de incentivo pode ser que a pessoa nunca se sinta parte do grupo. Por isso, uma ideia interessante para fazer com que o colaborador se sinta confortável é designar um outro funcionário da área que será seu mentor durante o período de integração. Alguém que possa acompanhá-lo, se mostre disponível e compreenda o bastante a respeito da função para poder tirar dúvidas via chat ou call sempre que necessário. 

Uma outra atitude importante que pode sanar muitas dificuldades desse primeiro momento é definir as expectativas de forma clara. Isso é essencial para qualquer processo de integração, mas no onboarding remoto isso se torna ainda mais importante. Afinal, trabalhar sem saber ao certo o que é esperado de você é extremamente angustiante e afeta a produtividade. 

3) Informações: procure sempre ser claro e registrar de alguma forma os principais pontos, para que se o colaborador tiver alguma dúvida possa consultar as informações com facilidade. Além disso, procure dosar a quantidade de informações que serão passadas de uma vez, já que é preciso também um tempo de absorção do que está sendo dito. 

[Webinar] Onboarding remoto para novos funcionários em home office

Para conferir outras dicas do que fazer em um onboarding remoto e também saber como nós organizamos o nosso processo aqui no Runrun.it, você pode assistir ao webinar abaixo, como  nosso CEO, Antonio Carlos Soares.

Saúde mental no home office

Junto com o trabalho remoto, a pandemia fez aumentar debates em torno da saúde mental no home office. Isso porque muitas pessoas têm encontrado dificuldades de equilibrar cuidados com o bem-estar físico e mental diante das limitações do isolamento social e essas dificuldades são potencializadas quando a gestão do trabalho remoto é feita a partir da microgestão, o limita a sensação de confiança, e sem respeito ao horário do expediente. 

Como resultados, muitas pessoas têm desenvolvido Síndrome de Burnout, um distúrbio psíquico relacionado ao esgotamento mental e físico no trabalho. Uma pesquisa nossa do Runrun.it sobre estresse e burnout nas empresas realizada com mais de 1.500 pessoas observou que:

  • 61% afirmam se sentir esgotado física e mentalmente no fim do expediente;
  • 55% têm estado com estresse moderado;
  • 45% se sentem sobrecarregados no trabalho;
  • 43% dizem ter dificuldade de se desconectar do trabalho.
 

Esse sentimento de fadiga no trabalho afeta a produtividade no home office, pois conforme apresenta o nosso estudo, os entrevistados admitem que a eficiência e a qualidade das entregas diminuem. Portanto, para garantir o bem-estar da sua equipe no trabalho remoto, adote os seguintes cuidados:

 

>> Leitura recomendada: Gestão do tempo no trabalho: 10 técnicas testadas e aprovadas

Ferramenta de gestão para o home office

Além de todas as práticas e habilidades que podem ser desenvolvidas pelo gestor de equipe remotas, você também precisa contar com as ferramentas certas para garantir que todos estão na mesma página. Por isso, você pode contar com o Runrun.it, uma plataforma completa que pode ser acessada de qualquer lugar e permite que você organize as tarefas do time por prioridade e ainda acompanhe os status de todos os projetos, sem precisar de reuniões de acompanhamento. Além disso, através dos relatórios gerenciais você acompanha todas as métricas e indicadores essenciais da sua equipe. Crie sua conta e teste grátis: https://runrun.it

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Links de pesquisas e artigos mencionados:

 

4 thoughts on “Home office: guia completo para gestão de equipes remotas

  1. Tenho trabalhado com nossos alunos da disciplina de Gestão de Pessoas, muitos desses conteúdos publicados por vcs. já que metade da sala faz estágios e vem trabalhando remotamente e todos tem sido impactados por esse novo modelo de relações, um aprendizado novo e diferenciado para a realidade futura deles.

    1. Ficamos imensamente felizes em saber que nosso conteúdo está sendo lido na sala de aula (mesmo que virtual) e que está agregando neste momento tão delicado, Antonio.

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