Guia do home office: principais práticas para gestão de equipes remotas

Guia do home office: principais práticas para gestão de equipes remotas

Home office ou trabalho remoto, é uma prática de flexibilização, que há um bom tempo vem ganhando espaço dentro das empresas, na qual os funcionários trabalham de suas casas ou de qualquer lugar que disponha de conexão com a internet. 

Em 2020, por conta da pandemia da COVID-19, esse modelo se tornou uma realidade para muitas empresas, já que essa era a única opção viável para aderir ao isolamento social, preservando a saúde dos colaboradores, especialmente para aqueles que costumavam atuar em escritórios físicos.

Dessa forma, para que o trabalho remoto seja verdadeiramente produtivo, são necessárias algumas ações e medidas específicas por parte dos líderes e gestores, além de ferramentas de comunicação e gestão em nuvem, tanto para a distribuição das atividades quanto para manter a comunicação organizada e garantir a execução das atividades.

Pensando nisso, nós elaboramos esse guia com tudo que você precisa saber sobre o home office, que vão desde dicas de organização e gerenciamento de atividades a distância, a boas práticas para líderes:

 

Principais aspectos do home office para não perder de vista

Manter uma empresa organizada já é difícil em condições normais. Fazer uma empresa trabalhar remotamente também é uma algo, no mínimo, desafiador mesmo em condições normais. Então, ter que fazer as duas coisas juntas, em um cenário como esse, pode ser ainda mais difícil. Para garantir que as atividade continuem a fluir dentro da empresa, elencamos os 3 principais aspectos que devem ser observados mais de perto.

1) Gerenciamento de entregas

É um costume que adquirimos com escritórios físicos avaliar a quantidade de horas trabalhadas mas, quando passamos para o trabalho a distância, é importante focar nas entregas, já que elas é que vão revelar o real valor do trabalho da sua equipe.

Nesse sentido, é importante dar um voto de confiança para o time. A confiança, aliada à transparência, são as ferramentas fundamentais para evitar a microgestão. É preciso dar espaço para que a equipe consiga trabalhar, mas sempre contando com a presença do gestor, que vai estar constantemente avaliando a qualidade das entregas, e claro, prestando apoio e dando orientações sempre que foi necessário.

2) Ferramentas de comunicação

Para que o trabalho remoto funcione, os membros da equipe precisam se comunicar e, além disso, visualizar o trabalho que está sendo feito por cada um Para isso, é importante contar com ferramentas, seja de chat ou videoconferência, e também definir um lugar para centralizar toda a informação do que está ocorrendo na empresa, que pode ser um Quadro kanban no Runrun.it ou até mesmo uma planilha. O importante é definir a fonte da verdade ou a central de acompanhamento dos projetos, para que todos possam ficar na mesma página.

3) Rituais

Ao trabalhar remotamente é importante começar e finalizar o dia fazendo um check-in e um check-out, que nada mais é do que avisar seus colegas de equipe que você está disponível ou que finalizou o expediente, através da ferramenta de comunicação escolhida por vocês. Isso evita qualquer constrangimento que alguém possa sentir ao fazer uma solicitação de aprovação ou de ajuda, sem saber se a pessoa está ou não trabalhando. 

A maioria dos rituais que colaboram para o andamento do trabalho remoto são emprestados da metodologia ágil, como as dailys e as weeklys. 

A daily tem um formato muito simples: é uma reunião diária, de no máximo 20 minutos, na qual as pessoas tem um tempo limitado para falar sobre 3 itens simples: 

  • O que eu fiz ontem
  • O que pretendo fazer hoje
  • Existe algum bloqueio/impedimento para realização das minhas tarefas.
 

Se, na daily, a palavra de ordem é objetividade, na weekly, a conversa pode ser um pouco mais longa, justamente para colocar em pauta assuntos que demandam mais reflexão, como definição de estratégias ou análise de briefing, por exemplo.

Censo do trabalho remoto

Com o trabalho remoto se tornando uma realidade para muitos brasileiros, nós do Runrun.it realizamos em maio de 2020 uma pesquisa com mais de 300 CEOs, diretores e gerentes, de setores como consultoria, tecnologia, marketing e publicidade, mostrou que apesar da grande maioria (80% dos entrevistados) experimentar apenas agora o trabalho remoto pela primeira vez, 85,6% gostaria de continuar em home office, mesmo após a o fim da pandemia e o relaxamento das medidas de isolamento social. 

Considerando apenas as agências de comunicação – cujo trabalho costuma demandar uma grande interação diária entre as pessoas – a modalidade era novidade para quase metade dos entrevistados (44%). Porém, 63% dos entrevistados afirmaram que gostariam de  trabalhar remotamente apenas alguns dias por semana, 17% deles gostariam de trabalhar totalmente a distância e apenas 20% têm interesse em voltar ao presencial em tempo integral. 

Os benefícios apontados na pesquisa, e que podem ajudar a justificar o desejo da maioria em permanecer remotamente, foram: gastar menos tempo com deslocamento (97%), horários flexíveis (66,7%) e estar mais próximo dos familiares e animais de estimação (54,5%). Ou seja, fatores que estão diretamente envolvidos com melhor uso do tempo livre e qualidade de vida são vistos como pontos positivos. 

Os líderes e gestores também apontaram os principais desafios: falta de interação pessoal entre colegas de trabalho (72,7%) e dificuldade de comunicação e colaboração (48,5%), itens diretamente relacionados ao exercício da vida em sociedade, que foi afetado, entre outros fatores, também pelo cenário atual de isolamento no qual estamos vivendo. 

Fazendo um comparativo entre empresas dos setores de consultoria e tecnologia, nas quais apenas 8% desejam trabalhar presencialmente, as agências apresentam uma dificuldade maior em se adaptar a trabalhar remotamente: líderes de agências reportaram mais dificuldades com a solidão (30% versus 19%), motivação (21% versus 7%) e um sentimento da falta de interação com colegas (73% versus 55%) em relação aos outros dois setores mencionados.

Benefícios e desafios do home office 

Como nós já comentamos nos resultados da pesquisa acima, trabalhar a distância traz tanto desafios quanto benefícios. ainda mais para as empresas que começaram há pouco tempo nessa modalidade. Pensando no lado dos benefícios, segundo pesquisa da Gallup o trabalho remoto ajuda os colaboradores a: 

Como a equipe está distante, os processos precisam estar bem definidos, o que força as empresas e as lideranças a priorizar seus recursos para criar fluxos de trabalho eficientes, estruturar a comunicação de forma que nada se perca e manter documentos e registros em um só lugar. Tudo isso estruturado já é, por si só, um ótimo benefício a todos. O investimento em tecnologia e segurança da informação também se faz necessário para disponibilizar dados para os profissionais em qualquer lugar e horário.

Sem as ferramentas necessárias, nem uma descrição específica do que precisa ser feito, qualquer profissional se sente perdido. O que nos leva a pensar nos desafios que as lideranças enfrentam na hora de construir e gerenciar um time remoto.

Segundo Kevin Eikenberry e Wayne Turmel, autores de “The Long-Distance Leader: Rules for Remarkable Remote Leadership”, as maiores dúvidas e angústias do gestor com relação ao trabalho remoto são:

Tratam-se de desafios que, como já dissemos, têm a ver com processos e também com saber gerenciar um time – seja ele remoto ou não. Com o agravante de que um time remoto está muito mais suscetível a se perder sem uma liderança eficiente.

No próximo tópico abordaremos questões intrínsecas as habilidades dos gestores que estão liderando equipes remotas e como algumas adaptações são necessárias para garantir o sucesso de uma operação em home office. Porém, no momento, não podemos deixar de citar também em quais áreas a tecnologia – que já é uma grande facilitadora do home office – deve atuar no dia a dia da sua gestão: 

  • Ter a visão do todo e acompanhar todos os projetos da empresa; 
  • Definir as prioridades e urgências do dia ou da semana; 
  • Se comunicar de forma clara e transparente; 
  • Acompanhar de forma automatizada métricas e KPIs;  
  • Realizar cobranças munido de informações que condizem com a realidade do que está sendo desenvolvido.
 

Habilidades do gestor de equipes remotas 

Depois de alguns meses de gestão a distância, muitos líderes já perceberam que as diferenças de ambiente resultaram também em diferenças no modo de fazer gestão, assim como as habilidades que são necessárias também mudaram. 

Qualidades normalmente reconhecidas como de um líder como autoconfiança e carisma no cenário remoto acabam perdendo espaço para a proatividade e confiabilidade. Isso é o que nos mostra um estudo publicado no Journal of Business and Psychology, no qual os pesquisadores entrevistaram estudantes universitários que estavam completando seus trabalhos durante a pandemia, de forma remota, sobre quais características eles gostariam que seus líderes tivessem. 

Para Cody Reeves, um dos co-autores do estudo, no ambiente virtual a pessoa que se destaca é aquela que é capaz de auxiliar outras pessoas. “Aqueles que tiram um tempo para ajudar outras pessoas com suas atividades tem mais chances de serem vistos como líderes”, afirma Reeves. 

Nesse momento, ações acabam valendo mais do que palavras. A contribuição de um gestor precisa ficar clara para o time, porque do contrário você acaba destruindo o espírito de equipe ou mesmo um senso de comunidade que, que fica mais sensível em um ambiente remoto, mas é essencial para fazer trabalho funcionar. 

As principais habilidades para fazer gestão a distância são: 

  • Capacidade de se comunicar de forma clara: os gestores são o principal ponto de contato entre o board e a equipe, por isso ser transparente e repassar informações de forma completa garante que todos fiquem cientes do que está acontecendo na empresa e ainda possam desenvolver suas tarefas evitando o retrabalho por falta de direcionamento; 
  • Construir relacionamentos de confiança: a distância tira do radar do gestor o famoso “feeling”, ou seja, a percepção de que a equipe está trabalhando apenas pelo fato de passar horas no escritório. Como não existe mais a possibilidade disso acontecer, é necessário estabelecer uma relação de confiabilidade entre as partes para garantir que o trabalho possa fluir sem desconfianças e cobranças excessivas que podem vir a atrapalhar a motivação e a produtividade. 
  • Delegar tarefas: construir confiança não é uma tarefa simples e muito menos que vai acontecer do dia para noite, porém você pode começar por delegar tarefas para o seu time e acompanhar o desenvolvimento delas, assim você vê de perto as competências e do time e fortalece o relacionamento. 
  • Oferecer feedbacks construtivos: não deixe que a distância afete as relações de trabalho, por isso tenha em mente que é muito importante realizar feedbacks com uma certa frequência, seja para realizar alinhamentos ou dar novos direcionamentos para os membros da sua equipe. 
  • Organização: ter uma rotina organizada e com tarefas priorizadas é fundamental para garantir a produtividade da semana, além de instruir corretamente os colaboradores sobre quais são os próximos passos. Um gestor desorganizado em home office apenas prejudica a equipe. 
  • Motivar a equipe: manter as equipes motivadas sempre foi um desafio, independente do ambiente, porém no home office podemos identificar facilmente a diferença que um ambiente engajador tem na equipe.
 

[Webinar] Vulnerabilidade: sua maior força como líder

As habilidades de um líder estão mudando aos poucos para se adaptar ao novo ambiente e pensando nisso, nosso CEO, Antonio Carlos Soares, conversou com Nathália Beividas sobre vulnerabilidade na liderança e os resultados positivos que ela pode trazer para você e sua equipe. Confira! 

Motivação em home office 

A motivação em home office não se dá de forma orgânica, como pode acontecer em alguns casos presenciais. Por isso, existem ações que líderes podem tomar, desde o momento da contratação, para garantir a produtividade. São elas: 

  1. 1. Propósito da empresa;
  2. 2. Autogestão e saúde mental; 
  3. 3. Relacionamento de confiança; 
  4. 4. Comunicação clara e transparente; 
  5. 5. Senso de pertencimento. 
 

Como podemos notar, confiança e comunicação transparente são temas que acabam se repetindo com uma certa frequência quando o assunto é home office, mas isso apenas reforçar a importância dessas questões para liderar de forma consciente e justa. 

Dessa forma, os telas de autogestão e saúde mental, são destacados nesse sentido de dar autonomia para que os membros da equipe possam organizar suas rotinas da melhor forma para cumprir com as entregas desejadas, sem exigir a disponibilidade infinita, que vai além das horas de trabalho acordadas.   

Em relação ao propósito da empresa, é importante que ele seja claro e esteja totalmente intricado na cultura organizacional. Dessa forma, fica mais fácil identificar os perfis desejados em um processo de contratação, porque você já sabe o que se encaixa ou não e também alinha as expectativas com os novos funcionários. 

Assim, as conquistas da empresa vão se refletir também na progressão de carreira dos colaboradores, o que gera motivação para atingir as metas, já que nesse caso elas são compartilhadas. Por isso, ao fazer um processo seletivo, além de considerar as competências técnicas, também tenha em mente as características que compõem o perfil que corresponde ao propósito da empresa, até mesmo para garantir a retenção de talentos.

[Webinar] Como líderes podem motivar equipes remotas 

Nosso CEO, Antonio Carlos Soares, elaborou esse webinar especial, onde ele aborda com mais profundidade os itens acima e ainda te conta quais são os principais erros, para você evitar cometê-los na hora de motivar a sua equipe. Assista abaixo: 

Além dos itens já mencionados, não podemos deixar de falar sobre o senso de pertencimento que é fundamental para estabelecer vínculos e responsabilidades com a empresa e ajuda os funcionários a entender o “porquê” de as coisas estarem sendo feitas e quais são os impactos que as tarefas realizados por eles possuem no todo da organização. 

Esse sentimento deve ser aflorado já nos primeiros passos depois da contratação, durante o onboarding remoto.

Onboarding remoto

O onboarding remoto, nada mais é do que realizar as práticas de integração de um novo colaborador, de forma 100% online. 

O processo de onboarding, ainda que presencial, leva de 2 semanas a 3 meses, dependendo da complexidade do cargo e das atividades que ele vai desempenhar. Cargos de liderança que exigem que a pessoa domine por completo as atividades da área e consiga fazer interface com outros setores  da empresa e com os membros do board pode exigir muito mais tempo e dedicação. 

É claro que o primeiro passo é ter em mente que esse processo vai levar um pouco mais de tempo do que presencial, porque muitas coisas que são percebidas no ambiente ou até mesmo através da linguagem corporal acabam ficando de fora desse processo online. Além disso, outras informações precisarão ser reforçadas para garantir que o novo colaborador entenda a importância daquilo para a empresa. 

Boas práticas no onboarding remoto

1) Suporte e logística: é importante se certificar que todos tenham acesso às ferramentas adequadas para garantir a execução das tarefas e a comunicação, o que em alguns casos pode incluir o envio de computador, cadeira, câmera e outros itens para o novo funcionário, com as configurações e sistemas necessários.

Garantir o acesso aos ambientes online da empresa é igualmente essencial. Ao ingressar, o ideal é que já tenham sido criadas e configuradas a conta de email, ferramentas de chats e de videoconferência, além outras plataformas virtuais utilizadas por sua equipe como

2) Integração: Começar um novo emprego no presencial já pode ser complicado para conhecer seus novos colegas, no ambiente remoto se não existir uma prática de incentivo pode ser que a pessoa nunca se sinta parte do grupo. Por isso, uma ideia interessante para fazer com que o colaborador se sinta confortável é designar um outro funcionário da área que será seu mentor durante o período de integração. Alguém que possa acompanhá-lo, se mostre disponível e compreenda o bastante a respeito da função para poder tirar dúvidas via chat ou call sempre que necessário. 

Uma outra atitude importante que pode sanar muitas dificuldades desse primeiro momento é definir as expectativas de forma clara com os novos contratados. Isso é essencial para qualquer processo de integração, mas no onboarding remoto isso se torna ainda mais importante. Afinal, trabalhar sem saber ao certo o que é esperado de você é extremamente angustiante e afeta a produtividade. 

3) Informações: procure sempre ser claro e registrar de alguma forma os principais pontos, para que se o colaborador tiver alguma dúvida possa consultar as informações com facilidade. Além disso, procure dosar a quantidade de informações que serão passadas de uma vez, já que é preciso também um tempo de absorção do que está sendo dito. 

[Webinar] Onboarding remoto para novos funcionários em home office

Para conferir outras dicas do que fazer em um onboarding remoto e também saber como nós organizamos o nosso processo aqui no Runrun.it, você pode assistir ao webinar abaixo, como  nosso CEO, Antonio Carlos Soares. 

Ferramenta de gestão para o home office

Além de todas as práticas e habilidades que podem ser desenvolvidas pelo gestor de equipe remotas, você também precisa contar com as ferramentas certas para garantir que todos estão na mesma página. Por isso, você pode contar com o Runrun.it, uma plataforma completa que pode ser acessada de qualquer lugar e permite que você organize as tarefas do time por prioridade e ainda acompanhe os status de todos os projetos, sem precisar de reuniões de acompanhamento. Além disso, através dos relatórios gerenciais você acompanha todas as métricas e indicadores essenciais da sua equipe. Crie sua conta grátis agora: https://runrun.it

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4 thoughts on “Guia do home office: principais práticas para gestão de equipes remotas

  1. Tenho trabalhado com nossos alunos da disciplina de Gestão de Pessoas, muitos desses conteúdos publicados por vcs. já que metade da sala faz estágios e vem trabalhando remotamente e todos tem sido impactados por esse novo modelo de relações, um aprendizado novo e diferenciado para a realidade futura deles.

    1. Ficamos imensamente felizes em saber que nosso conteúdo está sendo lido na sala de aula (mesmo que virtual) e que está agregando neste momento tão delicado, Antonio.

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