Quantas vezes você já ouviu algum colega de trabalho reclamar que sobreviveu a mais uma longa reunião que poderia ter sido resolvida através de um e-mail? Participar de reuniões de equipe consideradas muito produtivas e assertivas pode ser um evento raro na vida de quem está habituado a trabalhar em escritórios. Mas por quê?

Sabemos que o objetivo básico de uma reunião é ter uma discussão que não poderia ocorrer de outra forma. Entretanto, a falta de um planejamento com metas específicas e de uma boa pauta que preveja seu andamento muitas vezes pode levar as reuniões de equipe ao fracasso mesmo antes dela começar. 

A seguir, veremos algumas perguntas que você deve se fazer antes de partir para suas reuniões de equipe e, assim, evitar os erros mais comuns que transformam qualquer reunião em uma grande cilada.

1. Devo rever minhas reuniões de equipe?
2. Quais os objetivos dessa reunião?
3. Temos uma pauta produtiva?
4. Quais estratégias adotadas na reunião ajudarão a atingir os objetivos?
5. Qual é o papel de cada um?
6. Como evitar que essa reunião seja improdutiva?

1. Devo rever minhas reuniões de equipe?

Essa é a primeira pergunta que você deve se fazer. Antes de agendar uma reunião, é importante que você tenha claro para si mesmo o porquê de você e sua equipe estarem se reunindo. Se, ao se fazer essa pergunta, você chegar à conclusão de que o problema que você deseja solucionar ou o tópico que você quer abordar poderia ser solucionado de alguma outra forma – uma troca de e-mails, um relatório ou até um papo rápido entre colegas -, a reunião será desnecessária. 

Cabe também verificar em seu calendário a real necessidade desse encontro. Muitas vezes, por puro hábito ou por conta da cultura da empresa, o gestor vê sua semana tomada por reuniões de equipe cuja pertinência pode – e deve! – ser revista. Segundo esta matéria da The Muse, líderes gastam em média de 35% a 50% do seu tempo em reuniões. Assim, se você é o tipo de líder que aceita qualquer convite de reunião, talvez seja a hora de parar e avaliar. Afinal, seu principal recurso – o tempo – é tão finito quanto o budget de sua empresa, e deve ser administrado com prudência.  

Remover reuniões supérfluas da agenda de tarefas é talvez o melhor presente que um executivo pode ganhar. Entretanto, quando as reuniões recorrentes são de fato necessárias, verifique com os outros participantes se a frequência está adequada. Uma reunião agendada semanalmente talvez poderia ser mais produtiva se ocorresse a cada 15 dias, por exemplo. 

>>  Leitura recomendada: Dicas de CEOs para fazer reuniões produtivas

2. Quais os objetivos das reuniões?

Para que uma reunião de equipe seja de fato produtiva, é essencial que se tenha claro qual o seu principal objetivo. É ele que guiará o desdobramento dos tópicos da pauta e, ao mesmo tempo, evitará que os participantes se percam ao longo da reunião. Pode ser algo pequeno, como atualizar sua equipe sobre determinado assunto, ou algo maior, como criar uma estratégia para aumentar o engajamento dos usuários. Assim que a reunião começar, repasse esse objetivo junto aos participantes.

É importante também que a reuniões de equipe comportem o objetivo pré-definido. De nada vai adiantar, por exemplo, programar uma reunião de caráter decisório se entre os participantes não estão aqueles que são responsáveis pela tomada de decisão. Algo que pode ajudar bastante na hora de planejar suas reuniões de equipe é identificar o tipo mais acertado para alcançar os objetivos. 

Listamos abaixo três tipos básicos para você identificar qual modelo vai mais ao encontro das suas metas:

Reunião para tomar decisões

Trata-se de um encontro que deve envolver somente os responsáveis pela tomada de decisão sobre o projeto que está em pauta. Aqui, cabe também se perguntar se a decisão poderia ser tomada por um indivíduo apenas em vez de ser discutida por um grupo.

Reunião de discussão ou brainstorm

A base deste encontro é o diálogo ativo entre todos os participantes. Trata-se de um momento de troca de informações, no qual os temas são colocados na mesa para consideração. Portanto, devem fazer parte dessa reunião aqueles cujas opiniões e observações são essenciais à discussão – e não necessariamente, quem decide. 

Reunião para compartilhamento de informações

Nesse tipo de reunião, uma ou duas pessoas podem ficar responsáveis por passar o acordado para os demais. Pode se tratar de uma apresentação ou treinamento, por exemplo. Lembre-se de que este tipo de reunião deve prever um tempo para questionamentos e colocações dos participantes, normalmente ao final do repasse das informações.

3. Temos uma pauta produtiva?

Agora que você já tem claro os objetivos e o tipo de reunião irá comportá-lo, está na hora de produzir uma boa pauta. Esse documento deverá ser compartilhado com todos os participantes no mínimo um dia antes da reunião para que eles tenham tempo de se organizar, separar materiais e informações necessárias ou simplesmente se inteirar a respeito dos tópicos para não passarem a reunião “boiando”. 

Veja algumas dicas de como produzir uma pauta assertiva e clara:

• Não perca seus objetivos de vista: ordene – se possível, em ordem de prioridade – os principais tópicos a serem abordados de acordo com as metas. 
• Designe tarefas a serem executadas antes da reunião: caso seja necessário que algum participante apresente dados de relatórios ou planilhas, deixe claro que isso cobrado de antemão.
• Detalhe o máximo que puder: tópicos amplos demais tendem a abrir espaço para digressões. Procure detalhar o assunto a ser abordado para que nem você nem sua equipe se percam em devaneios desnecessários. 

A pauta também será de grande ajuda na hora de guiar a reunião. De nada adianta encher a sua pauta de itens se o tempo para a realização da reunião é escasso. Lembre-se de deixar tempo o bastante para que cada item possa ser contemplado adequadamente, mesmo que isso signifique diminuir o escopo da reunião – caso contrário, a equipe sairá de mãos vazias e será necessário agendar um novo encontro. 

Lembre-se também de deixar a pauta à mostra para todos – e não deixe de segui-la! A cada 10 a 15 minutos, verifique mentalmente se vocês ainda estão dentro do assunto. Caso contrário, conduza a reunião de volta e não hesite em mudar o assunto caso ela esteja se desviando do tópico em questão. 

Se você notar que algum assunto vai extrapolar o tempo, verifique com os participantes se eles concordam se vale a pena estender o tempo de discussão. Não se esqueça que, ao se valer do tempo das pessoas, você pode estar dificultando o cumprimento de outros prazos importantes.

>>  Leitura recomendada: Manual para reuniões mais produtivas

4. Quais estratégias adotadas na reunião ajudarão a atingir os objetivos?

Determinadas práticas e atitudes tomadas durante as reuniões de equipe podem colaborar para que elas sejam mais assertivas. Resumidamente, trata-se de eliminar o que for desnecessário e focar no que realmente importa. Nem sempre uma reunião necessita de um slideshow, por exemplo. 

A disponibilidade de café e lanches também vai depender de quanto tempo a reunião está planejada para durar – em uma reunião de 30 minutos a uma hora, podem ser considerados desnecessários. O uso de notebooks e celulares atrapalha a concentração e eles devem ser deixados na bolsa. Vejamos a seguir algumas estratégias essenciais para uma reunião produtiva.

Pés no chão

É de extrema importância que as decisões tomadas durante a reunião, assim como a designação das ações posteriores que caberão a cada um, sejam tangíveis. De nada adiantará colocar deadlines irrealistas, pois a chance da pessoa não executar as tarefas no prazo é grande, o que demandará uma segunda reunião para re-alinhamento de agenda. Ou seja, uma reunião porque a primeira não foi efetiva. Quanta perda de tempo!

Atenção é imprescindível

É claro que não é possível demandar 100% de foco de todos os participantes, mas é essencial que eles consigam escutar uns aos outros. Isso pode requerer algum esforço da parte de quem está liderando a reunião. Com muita frequência, dizemos “estou chegando ao ponto” ou “responderei isso ao final”. 

Procure não se alongar desnecessariamente nos tópicos da pauta: tente ser o mais direto nas suas colocações – e os demais tenderão a fazer o mesmo. Celulares e notebooks também podem ser dispensados (a menos que sejam estritamente necessários), a fim de evitar o déficit de atenção e o trabalho paralelo. Tome nota do que está sendo discutido e incentive os demais a fazerem o mesmo. 

Plano de ações

Durante a reunião, não deixe de produzir uma ata, a qual servirá como base para o plano que deverá ser criado após a mesma. O ideal é que todos saiam do encontro com clareza do que deve ser feito, com ações e deadlines bem definidos. Após a reunião, envie um e-mail formalizando as decisões e o responsável por cada tarefa. 

5. Qual é o papel de cada um?

Um grande erro é convidar pessoas que não têm a menor necessidade de estar ali. Ao fazer isso, você estará tomando o tempo de alguém que poderia estar sendo muito mais produtivo em sua mesa. Para evitar, é imprescindível que se tenha claro qual o papel de cada um no encontro. Até mesmo para que os participantes possam compreender o que é esperado deles naquele momento e possam se preparar adequadamente. 

Para te ajudar a escolher quem vai fazer parte de uma reunião, listamos três principais perfis e suas característica, baseados neste artigo da McKinsey:

• Perfil decisório: 

Se encaixam aqui aqueles que têm a responsabilidade de tomar decisões diretamente, sem recorrer a intermediários, assim como delegar. Devem ser envolvidos em reuniões de tomada de decisão junto aos demais líderes, mas também naquelas cujo fluxo de andamento do projeto e/ou das tarefas demande uma tomada de posição por parte deles, seja uma autorização ou uma opinião apenas. Em alguns casos, podem ser chamados ao final de discussão de ideias para que eles se inteirem do resultado. 

• Perfil conselheiro: 

Eles têm voz ativa na hora de dar contexto para uma decisão e postura visionária no sentido de tentar prever no que determinada escolha pode dar. Embora não estejam habilitados a tomar decisões no lugar dos gestores, são eles que muitas vezes podem prever, em uma reunião de discussão, o que os líderes vão pensar a respeito de determinado tópico. 

E, devido à sua capacidade deliberativa, tendem a conduzir as coisas de forma a poupar um tempo que seria gasto em discussões infrutíferas. Conselheiros conseguem ver a “big picture” e, portanto, manter os participantes alinhados aos objetivos e à pauta definida.

• Perfil executivo: 

Trata-se de um perfil muito dinâmico, que tende a conduzir análises, explorar as diversas alternativas, iluminar prós e contras, e propor o curso das ações. Eles enxergam as implicações que determinadas escolhas terão no dia a dia da empresa e, portanto, sua presença em determinado tipo de reunião pode ser de extrema importância. 

Na maioria das vezes, são eles que irão preparar e trazer os dados – em forma de relatórios, planilhas e apresentações – dos quais os líderes se valerão na hora de tomar decisões.

6. Como evitar reuniões de equipe improdutivas?

Identificar quais reuniões do seu dia a dia podem não estar sendo produtivas não é tarefa fácil. Agora, imagine se você pudesse ver quanto tempo sua equipe passa em reuniões e, mais ainda, comparar com o tempo investido no desenvolvimento individual de tarefas?

Utilizar uma ferramenta de gestão do trabalho como o Runrun.it pode lhe ajudar muito neste processo reunião. 

Como o sistema registra as horas investidas em cada tarefa, você saberá quanto tempo foi despendido nas suas reuniões de equipe, sejam elas pontuais ou recorrentes, e assim identificar e analisar quais são as mais eficientes. Com o Runrun.it você também pode acompanhar em tempo real o andamento das tarefas delegadas para cada um dos participantes após o término da reunião e averiguar se os projetos estão caminhando de acordo com o que foi acertado. Interessado? Não deixe de fazer um teste grátis.