Por que o trabalho híbrido é o favorito para o pós-pandemia?

Por que o trabalho híbrido é o favorito para o pós-pandemia?

Trabalho híbrido é um modelo no qual se alternam, na semana, os dias no escritório e os dias em home office. Essa forma não é novidade e cada vez mais as tendências sobre o futuro do trabalho apontam que as empresas estão inclinadas a adotar o trabalho híbrido como padrão. Essa adesão também se deve por vantagens econômicas: um exemplo é que, com o trabalho híbrido, o escritório físico pode ser um espaço menor e consequentemente mais barato.

No entanto, essa popularização ocorre também porque o home office deu certo em pontos estratégicos, do contrário, o híbrido estaria fora de cogitação. Depois de um certo tempo de trabalho remoto, as empresas viram cair por terra seus receios com a produtividade no home office e foram desafiadas a desenvolver uma liderança que contemplasse as especificidades do remoto. Da mesma forma, gestores e colaboradores precisaram se abrir para testar novas possibilidades de comunicação e colaboração.

Este artigo também está disponível em áudio no player abaixo:

 

Como alguns ainda encontram desafios substanciais em termos de saúde e bem-estar, muito por conta da influência da pandemia na saúde mental no home office, o trabalho híbrido se mostra como uma solução para problemas relacionados à exaustão, como mostra uma pesquisa recente do Runrun.it em que 43% das 1.500 pessoas ouvidas têm dificuldades de se desconectar no fim do expediente. Esse tipo de  comportamento é nocivo e pode acabar apagando as fronteiras entre lazer e trabalho e, em casos mais extremos, resultar em burnout. No entanto, isso também se deve ao fato de que alguns líderes podem não ter conseguido readaptar a forma como avaliam a produtividade dos colaboradores, que antes estava ancorada na percepção visível do esforço de cada um e hoje depende de softwares de gestão e do exercício constante de confiança entre as pessoas.

Mesmo diante desses desafios, os trabalhadores puderam ressignificar a forma como veem o papel do escritório físico. Com isso, algumas concepções sobre o que é ideal na rotina de trabalho foram atravessadas por desejos de mais flexibilidade e bem-estar, aspectos que às vezes eram tratados como distantes do dia a dia de uma empresa mais conservadora, mas quando o trabalho ocupou a sala e o quarto de muitas casas esses fatores foram unidos de maneira produtiva. 

Por mais que o formato híbrido não seja a realidade massiva, por conta do risco sanitário, gestores e empresas já estruturam maneiras de unir as vantagens do modelo sem prejudicar o crescimento profissional das equipes e o desempenho da instituição. Se a sua empresa também está lidando com esses questionamentos, acompanhe as dicas do nosso artigo.

 

Panorama geral: trabalho remoto vs. trabalho híbrido

“Se houve uma lição aprendida em sociedade é que nos tornamos mais conectados em algum sentido, porque o mundo todo está passando pela mesma situação”, afirmou Walter Lee, Head da divisão Ásia-Pacífico na NEC Consulting, no relatório elaborado pela TechRepublic em parceria com a Microsoft sobre o processo de adaptação ao “novo normal”. Para ele, todos nós tivemos que nos adaptar rapidamente ao novo modelo de trabalho remoto, ainda no início de 2020.

Mas, como serão as coisas daqui para frente? Para começar a entender melhor o cenário futuro, primeiro precisamos analisar alguns dados. Uma pesquisa realizada em maio de 2021 pelo Instituto de Pesquisa de Economia Política da Universidade de Stanford revelou que 55% dos trabalhadores norte-americanos gostariam de trabalhar no modelo híbrido. 

No Reino Unido, a expectativa é de que o grupo de trabalhadores remotos regulares dobre de 18% (porcentagem de antes da pandemia) para 37%. Esses dados foram coletados pelo Chartered Institute of Personnel and Development (CIPD), uma associação para profissionais da área de recursos humanos. 

Na China, Alicia Tung, COO (Chief Operating Officer) do Instituto Great Place to Work, acredita que em cerca de 10 anos a divisão em porcentagem do trabalho será algo em torno de 60/40 entre presencial e remoto. 

No Brasil, através de pesquisas realizadas pelo Runrun.it com cerca de 300 profissionais de agências de marketing, vimos que 57,5% dos colaboradores afirmam que gostariam de continuar trabalhando remotamente cinco vezes por semana no futuro. Por outro lado, entre os gestores ouvidos pelo Runrun.it em maio de 2020, esse número é quase três vezes menor. Contudo, a vontade de trabalhar a distância alguns dias da semana é muito similar para colaboradores (81,5%) e gestores (82,7%), de acordo com os resultados dessa pesquisa.

Ou seja, como podemos observar o cenário está bem dividido e cada empresa está gerenciando a questão da forma que considera a melhor. Enquanto empresas como o Facebook ainda não têm data de retorno para o modelo presencial, algumas já retornaram às atividades no escritório e outras ainda optam por deixar que cada funcionário escolha a melhor opção. 

Essa situação é completamente normal, porém como se organizar a longo prazo? Como fica o fluxo de trabalho, a organização das tarefas do time, a transparência na comunicação e mesmo a estrutura física de como seria o escritório ideal? Isso é o que você acompanha nos próximos tópicos. 

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Para que serve o escritório agora?

A discussão a longo prazo sobre trabalho híbrido precisa ser ancorada na questão sobre qual é o papel dos escritórios na rotina das equipes. Isso significa refletir sobre quais atividades só podem ser feitas presencialmente ou seriam melhor executadas no escritório físico. Para responder essa pergunta, as empresas precisam incluir as perspectivas dos colaboradores. São eles que sabem melhor do que ninguém quais tarefas ganham um up no presencial. Além disso, cada setor vai ter uma impressão sobre o real valor do escritório. Para a área de vendas, por exemplo, há uma relevância que para o marketing pode ser diferente. 

Em geral, o que vem sendo observado é que as organizações pretendem deixar para o remoto tarefas que precisam de alta concentração ou levam muito tempo (deep work) e para o presencial reuniões com brainstorm, com clientes e dinâmicas de grupo, que têm um desenvolvimento melhor quando as pessoas conseguem se ver. Além disso, projetos complexos ou com muitas etapas interdependentes podem ser realizados no escritório com a equipe completa, assim a comunicação flui com mais facilidade e a tomada de decisão é mais ágil. Contando com isso, empresas vêm pensando em não estabelecer dias para o trabalho remoto e presencial, mas distribuir as idas ao escritório em horas, assim a sua equipe pode trabalhar no escritório somente naquilo que é realmente essencial e deixar as demais funções para o home office.

De qualquer modo, as organizações precisam enxergar o remoto e o presencial como parceiros e iguais no formato híbrido, ou seja, evitar atribuir as idas ao escritório como a capacidade de entregar um trabalho melhor em detrimento de atividades feitas em home office. Essa divisão pode minar a própria maneira como os líderes avaliam as tarefas entregues. Para isso, o caminho é encaixar as atividades em remotas ou presenciais de acordo com as especificidades de cada modelo.

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Liderança no modelo híbrido

Há dois aspectos a serem considerados nesse tema, o primeiro é o que a pesquisa Work Trend Index, conduzida pela Edelman Data X Intelligence com 31 mil pessoas em janeiro de 2021, mostrou: que os gestores estão conseguindo prosperar mais na carreira em comparação aos colaboradores que não têm poder de decisão. O estudo não apresenta os motivos para essa disparidade, mas quando aborda os principais desafios da equipe destaca a sobrecarga de trabalho como principal vilão para a experiência em home office ser prazerosa.

Nas entrelinhas, isso significa que os colaboradores estão sendo demandados de uma forma intensa de tal maneira que não conseguem focar em outros aspectos individuais do trabalho, como o network. Por outro lado, o número de entregas do setor são positivas e o gestor pode receber mais facilmente promoções.

O segundo aspecto é que, na nossa pesquisa sobre estresse e burnout nas empresas, todos os marcadores de exaustão foram maiores entre os respondentes em cargo de colaborador do que entre os gestores. Em relação à satisfação, os funcionários são os que menos enxergam valor no trabalho exercido, são 54% contra 64% entre os líderes, e no tocante à perspectiva de progredir na carreira, apenas 39% contra 51% dos gestores. 

Um dos reflexos dessa exaustão é que os colaboradores estão menos inclinados a seguir no remoto do que os líderes, assim o trabalho híbrido é visto como a solução para um problema que pode continuar. Isso porque, a gestão à distância permanece no modelo híbrido e os colaboradores podem se sentir desmotivados em trabalhar de casa se perceberem que no presencial a delegação de tarefas é mais justa. Com isso, as empresas podem lidar com um aumento do índice de turnover e terem dificuldades em implementar com assertividade o trabalho híbrido.

Para evitar isso, as dicas de gestão no trabalho híbrido são: 

  • Fortaleça sua coleta de dados transparentes sobre a produtividade dos colaboradores;
  • Capacite a sua equipe para a flexibilidade da própria jornada como a dos colegas;
  • Invista em espaço e tecnologia para unir os mundos físico e digital;
  • Nunca deixe de analisar a exaustão digital dos colaboradores;
  • Faça feedbacks frequentes; 
  • Crie benefícios para atender de maneira justa os dois formatos;
  • Fortaleça a comunicação assíncrona na equipe;
  • Ajuste a forma como você conduz as reuniões para que nenhum membro fique desfalcado.
 

Os líderes como orquestradores do trabalho híbrido

A atenção nos pontos de maior sensibilidade no home office, como comunicação e conexão com a equipe e tarefas delegadas, precisam ser prioridade dos líderes principalmente para que não falte equilíbrio. “Em empresas onde alguns trabalham à distância e outros não, os trabalhadores remotos receberam menos promoções, menos capacitação e menos feedback sobre seu desempenho por estarem um pouco fora de vista”, afirma a professora de Recursos Humanos e Organização da Universidade Aberta da Catalunha e especialista em teletrabalho, Eva Rimbau, em entrevista ao El País. 

Para Joseph Sweeney, conselheiro do IBRS, a verdadeira mudança de paradigma está na percepção de que é o trabalho colaborativo que torna os resultados mais evidentes, ou seja, a ideia de que existe uma única estrela no time cai por terra quando falamos de entregas remotas ou híbridas. 

Por isso, ao adotar o trabalho híbrido é importante que gestores se preocupem em equilibrar os dias e quem vai ou não ao escritório, para evitar que apenas aquilo que é visto seja levado em consideração. E é aqui que a gestão do tempo adquiri um novo significado, obrigando gestores a pensar de forma mais modular na hora de distribuir as atividades para que as equipes possam trabalhar de forma síncrona e assíncrona, evitando exigir que todos estejam online ao mesmo tempo, dependendo uns dos outros para tomar decisões pequenas. Do contrário, a longo prazo, esse desequilíbrio pode gerar conflitos entre os membros da equipe, aumentar o índice de turnover e causar queda na produtividade. 

Ademais, é importante também que as empresas se preocupem em desenvolver programas de reconhecimento e promoção, evitando injustiças e considerando as entregas realizadas e não o esforço percebido, prevenindo a tomada de decisão arbitrária. A longo prazo, isso vai se refletir na retenção de talentos e na manutenção do capital intelectual da organização.

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Cultura organizacional e trabalho híbrido

A cultura organizacional de uma empresa é composta pelo conjunto de valores e comportamentos que são esperados de todos os colaboradores. Na maioria dos casos, está relacionada à missão, visão e valores, mas também é composta por ações orgânicas e adquiridas pela percepção e consciência no dia a dia.  

Ou seja, a cultura vai muito além das regras escritas de uma empresa e é importante que isso também seja estendido para o trabalho remoto, justamente para assegurar que o sentimento de pertencimento seja cultivado desde o onboarding.

Outro ponto importante também se refere a como a empresa está organizando as jornadas dos trabalhadores e avaliando as entregas. “Isso aponta para uma mudança real na forma como pensamos sobre as atividades feitas e em como interpretamos uma semana tradicional de trabalho. O novo normal será híbrido no sentido de que é possível que as pessoas trabalhem de casa ou do escritório, mas também será híbrido em termos de horas do dia e quanto trabalho é feito de segunda a sexta-feira versus fim de semana. Todos nós aprendemos a lição sobre como podemos ser produtivos e flexíveis”, aponta Katy Dundas, Head de Marketing do Microsoft Teams.

Dessa forma, a linha entre trabalho e vida pessoal vai se tornando ainda mais tênue. Em termos de cultura de empresa – e claro, dentro da legislação do seu país ou estado – é importante garantir o equilíbrio entre esses dois momentos para que realmente o trabalho híbrido possa representar a “união do melhor dos dois mundos”. 

Além do mais, como já comentamos acima, o ambiente físico também colabora para transparecer o espírito e a forma com a qual as empresas esperam que o trabalho aconteça. 

Ambiente de trabalho

Antes da pandemia, a agência britânica NOVOS tinha um contrato tradicional com um coworking, o WeWork, onde trabalhavam todos os funcionários. Porém, com a pandemia eles abandonaram esse contrato e passaram a trabalhar em grande parte de forma remota e aderiram ao We Membership, onde pagam um valor para alugar o espaço algumas vezes por mês. O CEO da NOVOS, Antonio Wedral, em entrevista à BBC explicou também que anteriormente eles possuíam apenas funcionários das redondezas de Londres, e atualmente, há colaboradores até da Polônia. Para ele, esse modelo tem funcionado bem, já que é possível aproveitar o ambiente físico quando necessário e manter o trabalho remoto, inclusive, contratando talentos de outras cidades, estados ou até países. 

Dessa forma, a pandemia (uma mudança externa) impactou na configuração física de trabalho, que resultou em mudanças culturais dentro da empresa, afinal, agora é possível trabalhar mais tempo de forma remota e ainda incluir no time pessoas com outras nacionalidades e culturas. 

A pesquisadora de comportamento organizacional da Universidade Carnegie Mellon, Anita Williams Woolley, acredita que a tendência é que os espaços físicos destinados ao trabalho presencial sejam cada vez menores. Para ela, esses espaços serão voltados para encontros e reuniões, a ideia é que as famosas “baias” deem lugar para espaços de trabalho que sejam mais compatíveis com as necessidades daqueles que estão nos escritórios. 

Dessa forma, como a cultura é fluida, mutável e está presente em cada um dos colaboradores é importante ter em mente essa necessidade de acompanhar os impactos gerados pelas mudanças e procurar gerar conexões, evitando que as pessoas se sintam apenas como “entregadores de tarefa”. 

>>Leitura recomendada: Microgestão pode gerar macroproblemas. Veja como evitá-los

Comunicação e trabalho híbrido 

Garantir que a comunicação está fluindo de forma transparente e que todos estão recebendo as informações que precisam já não é uma tarefa fácil quando estamos em um modelo presencial. 

Portanto, no trabalho híbrido é preciso adotar ainda mais cuidados. De acordo com o pesquisador organizacional do Institut Européen d’Administration des Affaires (INSEAD), Marco Minervini, também em entrevista à BBC, nesses casos você corre o risco de criar um grupo “in” (presencial) e um grupo “out” (home office), tratando cada um de uma forma, selecionando as informações de forma desproporcional ou ainda privilegiando um determinado grupo, criando gaps de evolução dentro da empresa e aumentando as chances de conflito entre os grupos.

Durante a quarentena, muitas empresas buscaram por alternativas para criar momentos de socialização, ainda que de forma online, com o objetivo de manter as conexões que já existiam no escritório. Porém, esse tipo de ação só funcionou em ambientes que já tinham essa cultura pré-estabelecida, do contrário é pouco provável que esse tipo de interação traga os resultados esperados. 

É claro que diante desse obstáculo não é necessário desistir! Afinal, antes tarde do que nunca. Porém, isso significa que você vai ter que começar a fazer um trabalho de base, com pequenos estímulos e mudanças, para que todos comecem a interagir e se conectar aos poucos. 

Portanto, a comunicação vai ter que continuar sendo cada vez mais clara e transparente. Até mesmo porque os líderes não podem correr o risco de passar informações divergentes para a equipe ou, pior ainda, informar apenas um grupo. São esses cuidados que te ajudam a evitar conflitos na gestão, porém será um eterno ponto de atenção. 

[Webinar] Comunicação não-violenta no trabalho remoto 

Além desse cuidado com a informação passada, há a atenção sobre a forma como gestores e equipes estão se comunicando entre si. Para isso, a comunicação não-violenta (ou CNV) é uma abordagem voltada para a forma como expressamos nossas necessidades. Esquematizada pelo psicólogo americano Marshall Rosenberg, um de seus maiores preceitos é que para praticá-la você precisa adotar o hábito da escuta empática, já que isso vai te ajudar a identificar os sentimentos e as necessidades das pessoas ao nosso redor. 

As quatro noções básicas da comunicação não-violenta são: 

  1. 1. Evitar julgamentos.
  2. 2. Reconhecer emoções desconfortáveis.
  3. 3. Identificar necessidades não atendidas.
  4. 4. Viabilizar a convivência.
 

Seguir os ensinamentos da CNV faz parte de um movimento que começa com um interesse pessoal, que pode acabar te ajudando a lidar melhor com a sua equipe, ainda mais nessa situação híbrida. Para saber mais sobre o assunto, confira a conversa do nosso CEO, Antonio Carlos Soares, com Debora Gaudêncio, facilitadora de diálogos. Para conferir a entrevista completa é só assistir ao vídeo abaixo: 

>>Leitura recomendada: 5 problemas reais de comunicação que atrapalham o andamento da sua empresa e como evitá-los

Tecnologia no trabalho híbrido

“Na maioria das vezes, a relutância em aderir ao home office estava relacionado ao conceito ultrapassado de como os líderes deveriam fazer gestão, ou seja, eles precisavam “ver” e  policiar o trabalho de sua equipe para ter certeza de que tudo estava sendo feito de acordo com o esperado”, afirma Sarah Kaine, professora da Universidade de Tecnologia de Sydney e membro do Centre for Business and Social Innovation CBSI, quando perguntada sobre o porquê de muitas empresas hesitaram na adoção ao trabalho remoto, descartando a possibilidade de isso estar relacionado a limitações tecnológicas. 

O fato é que, por conta da pandemia, a transformação digital deixou de ser algo a ser planejado nos próximos cinco anos, para algo que deveria ter acontecido ontem, sendo fundamental para garantir a sobrevivência de muitas empresas. 

Um estudo realizado pelo Capterra (uma plataforma de busca e comparação de softwares) com 409 funcionários de pequenas e médias empresas (com até 250 funcionários), de diversos setores de todo o país, concluiu que 47% das PMEs entrevistadas não tinham nenhum plano de gestão de continuidade de negócios e foi necessário alocar recursos financeiros do dia para a noite para manter a empresa funcionando e se adequar à nova realidade, como é o exemplo dos negócios que precisam se reestruturar para fazer atendimentos por delivery. 

De acordo com a pesquisa, 63% dos gerentes responsáveis pela compra de softwares das empresas consultadas afirmam que seus negócios adotaram novas ferramentas como resposta à Covid-19. Nesse sentido, softwares de comunicação e segurança do trabalho no home office ganharam destaque, isso porque, eles se tornam os primeiros pontos de atenção e que precisam ser resolvidos com mais agilidade. 

Outro tipo de ferramenta que chama atenção são as de assistência ou atendimento aos clientes. Entre todos os gerentes ouvidos, 86% consideram a retenção de clientes importante ou muito importante no curto prazo. 

Softwares de colaboração e gestão de projetos aparecem em sequência, com 29% e 28%, respectivamente. Não é à toa que muitos consideram esse período como uma aceleração de tendências e consequentemente da transformação digital.   

A importância de um software de gestão do trabalho

Pensando no trabalho híbrido, é fundamental que todos na empresa possam acessar as informações necessárias de qualquer lugar, já que elas podem estar um dia no escritório e no outro em casa. E é aí que entram os sistemas de armazenamento em nuvem que se tornaram cada vez mais populares, assim como a necessidade de adotar políticas de proteção e segurança de dados, para evitar qualquer vazamento que seja prejudicial à empresa. 

Garantir a segurança da informação no home office começa na escolha de bons softwares e com as melhores práticas de uso acessíveis a todos. Para isso, você pode adotar uma plataforma como Runrun.it, um software de gestão em formato SaaS (software as a service), que permite que as informações sejam acessadas por todos, independentemente do lugar que estejam, e sem a necessidade de salvar os dados em ambientes físicos, garantindo mais segurança e integridade dos dados. Além disso, o Runrun.it foi reconhecido como o software de gestão mais fácil de usar do mundo, segundo a empresa norte-americana de avaliação de ferramentas digitais G2 Crowd, com isso há maior agilidade no processo de adaptação à plataforma que vai guiar o trabalho. Crie sua conta e teste grátis: https://runrun.it

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Link de pesquisas e artigos citados:

 

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