Depender da aprovação de clientes ou outras pessoas externas à sua empresa pode representar gargalos de tempo entre o contato com o responsável e o compartilhamento da decisão com todos os envolvidos na demanda. Pensando nisso, em maio de 2021, o Runrun.it lançou a funcionalidade de usuário externo para compartilhar as suas tarefas. Umas das mais pedidas pelos nossos clientes.
Isso significa que agora pessoas de fora da sua empresa conseguem colaborar e se comunicar com a sua equipe. Também é possível compartilhar o progresso em porcentagem e a etapa atual de suas tarefas, deixando todos na mesma página.
Essa melhoria no Runrun.it, que já é solução completa para gestão, representa a centralização de todas as etapas da produção do seu projeto em uma única plataforma e comunicação em tempo real. A funcionalidade faz sentido para a sua rotina de trabalho? Então, confere como o usuário externo pode facilitar a sua rotina:
- Centralização e agilidade: o que o usuário externo possibilita?
- Benefícios do usuário externo no Runrun.it
- Runrun.it uma plataforma completa para gestão
Centralização e agilidade: o que o usuário externo possibilita?
A funcionalidade de usuário externo surgiu a partir da necessidade das empresas de se comunicar com clientes e outras pessoas responsáveis pela aprovação de materiais em uma única plataforma, ao invés de dispersar o trabalho da equipe em mais de uma ferramenta de comunicação.
Para dar uma solução a esse problema, o Runrun.it agora possibilita compartilhar os anexos e o progresso das suas tarefas com pessoas externas à conta da sua empresa para colaborarem de maneira ágil com o trabalho da sua equipe. Tudo apertando só um botão e mantendo a comunicação em uma mesma plataforma.
Se você já conhece a interface do Runrun.it, vai perceber que um novo botão faz parte do layout das tarefas. Agora tem a opção “Compartilhar”. Com essa opção você insere quantos usuários externos forem necessários e eles recebem o link especial e seguro para acessar o material compartilhado.
Não precisa se preocupar em avisar que enviou o material, pois a pessoa recebe um e-mail automático do Runrun.it. Diferentemente dos usuários da sua conta, esses e-mails não consomem licenças do seu plano e não é necessário estar vinculado a nenhum tipo de conta do Runrun.it para ser um usuário externo. É uma forma fluida e segura de compartilhar os arquivos da sua empresa.
Quando o usuário externo acessa o link enviado por e-mail, ele é redirecionado para um ambiente externo e seguro para a sua empresa, com acesso permitido apenas para os e-mails compartilhados. Nessa tela, o usuário externo consegue ver os arquivos compartilhados, aprová-los, rejeitá-los e deixar comentários. Tudo sem custos adicionais!
A funcionalidade de aprovar ou reprovar um arquivo surge justamente da necessidade de dar concretude às decisões, não deixando espaço para dúvidas sobre a opinião do cliente a respeito do material compartilhado.
Já se você compartilha também o progresso das suas tarefas, em uma única tela o usuário externo consegue visualizar todas as informações para compreender a que passo o projeto está e o que ainda preciso ser feito.
Se a sua necessidade também é apenas compartilhar arquivos, sem a necessidade da aprovação desses materiais, você consegue enviar somente os arquivos que deseja compartilhar com o usuário externo. Da mesma forma, a pessoa é sinalizada pelo e-mail e consegue fazer o download automático do material.
>> Leitura recomendada: Organize sua empresa utilizando a gestão de tarefas
Atualização automática
Com a possibilidade de compartilhar tarefas com usuários externos, torna-se ainda mais importante acompanhar as ações em tempo real. Para isso, o Runrun.it te atualiza com e-mails automáticos sobre as movimentações nas suas tarefas. Não precisa procurar cada tarefa, você é notificado quando:
- Uma tarefa é compartilhada com alguém;
- Há novas mensagens nos comentários do anexo;
- Há aprovação e reprovação de anexos;
- Alguém desfaz a aprovação ou a reprovação;
- Um novo anexo é inserido.
Os usuários externos também recebem e-mails automáticos com as notificações que impactam nas decisões, como quando:
- Uma tarefa é compartilhada com ele;
- Há novas mensagens nos comentários do anexo;
- Novas atualizações na tarefa.
Todos os e-mails dos usuários externos ficam salvos no sistema para agilizar na hora de fazer compartilhamentos futuros com os mesmos contatos. A gestão desses e-mails está disponível na aba “conta da empresa”. Nela, você vê a quantidade de usuários externos, quais são os e-mails ou pode deletá-los.
Desabilitar a funcionalidade
A funcionalidade é ativada automaticamente em todas as contas. Mas o Runrun.it é flexível: caso você queira desabilitar a funcionalidade, você pode fazer de duas formas.
1. Apenas uma tarefa: Na própria tarefa, clicando no botão “Compartilhar” e selecionando “desabilitar compartilhamento de tarefa”;
2. Todas as tarefas da conta: vá em Configurações e desmarque a opção “permite compartilhamento de informações em páginas externas”
Benefícios do compartilhamento de tarefas no Runrun.it
Centralizar todo o fluxo de trabalho e as informações traz várias vantagens para a gestão do trabalho da sua equipe e para o controle sobre os direcionamentos que a sua empresa está seguindo, a partir da avaliação de clientes e outros responsáveis. Por isso, a funcionalidade de usuário externo do Runrun.it beneficia a sua rotina em quatro pontos que detalhamos a seguir.
1. Agilidade na comunicação
Quando você compartilha os materiais para aprovação com o Runrun.it, garante que todos os envolvidos na tarefa se atualizem em tempo real sobre as decisões do cliente e como isso impacta no projeto. A agilidade e a precisão na comunicação são ainda mais essenciais no trabalho remoto, já que é mais fácil ter desencontros de informação. Além disso, quando as informações basilares já estão bem definidas para todos, as suas equipe consegue focar mais na qualidade das entregas.
2. Feedback rápido e assertivo
A funcionalidade de usuário externo foi desenvolvida também com o propósito de deixar os feedbacks mais transparentes, objetivos e ágeis. Por isso, as opções de aprovar ou reprovar são essenciais para seguir a avaliação do material, o que não deixa dúvidas sobre a opinião de clientes e outros responsáveis pela aprovação. A partir disso, a equipe tem um entendimento claro sobre os próximos passos.
3. Centralização da comunicação
A agilidade da comunicação e do feedback é alcançada, em grande parte, porque a funcionalidade de usuário externo do Runrun.it centraliza toda a comunicação em uma única plataforma, o que deixa todos na mesma página em tempo real. O trabalho da sua equipe não fica disperso em várias ferramentas de comunicação, o que ainda garante maior segurança dos dados da sua empresa. Além disso, você tem a certeza de que o cliente aprovou a última versão do material.
4. Histórico do fluxo das informações
Se você já conhece o Runrun.it, sabe que a plataforma tem uma política de registrar todas as ações realizadas nas tarefas para facilitar o controle das informações, o que é essencial para empresas comprometidas com as práticas de compliance. Agora que você consegue compartilhar as tarefas com usuários externos responsáveis por aprovar arquivos, continua tendo à mão todos esses registros de decisões que são importantes para controlar o fluxo de informação que guia o trabalho da sua equipe.
Runrun.it uma plataforma completa para gestão
O Runrun.it é software de gestão de projetos e tarefas, isso significa que a plataforma tem uma infraestrutura completa para o planejamento de projetos. Dentro da ferramenta, o plano pode ser construído com o gráfico Gantt, que serve como um cronograma em que você distribui o planejamento em etapas e em tarefas, em seguida faz conexões entre os prazos de entrega e os alocados. A outra maneira é por meio da metodologia ágil Kanban, em que o seu projeto é organizado em um quadro dividido em etapas e as tarefas são representadas por cartões que indicam em qual etapa uma tarefa se encontra e o que ainda precisa ser feito.
Com o Runrun.it, você também consegue coletar os dados de produtividade da sua equipe, como tempo investido em cada tarefa ou projeto e volume de entregas. Essas métricas ficam disponíveis em formato de tabelas e gráficos no seu dashboard personalizável, ou seja: em uma única tela você acompanha todo o trabalho da sua equipe.
Além disso, você pode cruzar essas informações de maneira automática, assim estabelecer prazos assertivos identificando o tempo necessário para a entrega de uma tarefa pela disponibilidade do seu colaborador. Também consegue examinar a rentabilidade dos seus projetos, analisando o custo da hora-homem pelo tempo investido em cada tarefa. Se você ainda não tem uma gestão completa na sua empresa, crie a sua conta no Runrun.it e teste grátis: https://runrun.it
