Recentemente, postamos aqui no blog um artigo com tudo o que você precisa saber sobre kanban. Acontece que a metodologia é tão versátil que pode ser aplicada aos mais diversos segmentos – o marketing entre eles, claro. Então, queremos compartilhar com você um manual de aplicação do chamado kanban board para marketing.
Mas o que é kanban, mesmo?
Para entender a ferramenta, precisamos voltar ao Japão de meados dos anos 1960. Na época, a montadora Toyota passava por um momento crítico: faltavam recursos e a estrutura da empresa estava ultrapassada. Algo na operação precisava mudar, e rápido.
Foi quando nasceu o kanban. O termo significa “tabuleiro”, e o sistema propõe a utilização de cartões (os famosos post-its – ou, atualmente, cards online) em um quadro para indicar e acompanhar, de maneira visual, prática e utilizando poucos recursos, o andamento dos fluxos de produção nas empresas.
A criação foi inspirada pelo sistema de organização e funcionamento dos supermercados norte-americanos, que recolocavam mercadorias nas prateleiras a partir do momento em que elas eram vendidas.
Kanban board para marketing
Como dissemos, o princípio do kanban pode perfeitamente ser aplicado a qualquer segmento de gestão. Quando se trata de marketing, o quadro faz a diferença, porque permite que você aumente a produtividade e controle melhor as tarefas realizadas.
O kanban é relacionado ao agile marketing, de que falamos neste artigo. Ou seja, é um framework que tem o objetivo de facilitar as etapas e entregas de produtos e serviços. No marketing, isso é importante porque se trata de uma área que está em constante movimento, e que precisa contar com sistemas mais flexíveis e organizados de gestão.
Se sua equipe tem dificuldades em realizar as entregas dentro do prazo ou fica assustada com as mudanças do mercado, não tenha dúvida: é hora de adotar o kanban board para marketing.
Implementando o kanban board para marketing
O kanban é também um recurso de gestão à vista. Ou seja, uma ferramenta que possibilita que os principais itens de controle estejam ao alcance de toda a sua equipe. Funcionam assim como KPI dashboards e painéis que apresentam dados ou informações gerenciais rápida e facilmente visualizados e interpretados por todos – para saber mais sobre esses recursos, leia este nosso artigo sobre gestão à vista.
Como dissemos, trata-se de um quadro (impresso ou digital) que apresenta todo o fluxo de produção de seus projetos de marketing. Abaixo apresentamos 3 exemplos para você usar em sua gestão. Você pode criar as colunas (ou etapas) que desejar, e quantos fluxos forem necessários em sua operação:
1. Briefing/Pauta – Produção – Revisão/Aprovação – Refação – Publicação
2. Briefing – Criação – Revisão – Refação – Aprovação – Publicação
3. Pesquisa – Conteúdo – Diagramação – Revisão – Correção – Divulgação
Clique aqui para usar o exemplo
(vá em “Arquivo” e “Fazer uma cópia” para criar um arquivo no seu
Google Drive, poder editar e usar com sua equipe)
Considerações importantes na hora de implantar
A primeira medida para a aplicação é obter o engajamento do time. Aliás, aqui no blog temos conteúdos que podem ser muito úteis nesse sentido: este texto, sobre avaliação 360 graus e este, com um teste para você mensurar o engajamento do seu time. O engajamento é importante porque, no kanban board para marketing, cada colaborador é responsável por manter o painel sempre atualizado.
Outra questão importante é a localização do painel: deve estar em um lugar de fácil acesso, em que todos possam vê-lo. Afinal, a ideia é, justamente, que ele seja interativo e que todos possam se informar a partir dali.
Vale lembrar, ainda, que o kanban board para marketing deve ser baseado no valor entregue. As pessoas da sua equipe têm uma certa autonomia sobre suas responsabilidades, e essencialmente perseguem a mesma missão, que é continuamente eliminar desperdícios e remover obstáculos.
E um importante benefício da metodologia é que ela não exige mudanças no processo ou na cultura da sua empresa. Na maioria das vezes, o kanban é mais fácil de ser implementado do que o Scrum, mesmo que o impacto seja menor.
Se você não sabe o que é Scrum, mais um motivo para ler nossos artigos sobre como rodar Scrum no Runrun.it e sobre agile marketing.
O pensamento do kanban board para marketing na era digital
Existem ferramentas online que incorporam os preceitos ágeis do kanban para auxiliar sua gestão. O próprio Runrun.it é uma delas, uma vez que permite que você acompanhe, em tempo real, o andamento dos seus projetos e processos internos. Uma forma de visualização inteligente é o Quadros, um recurso exclusivo que permite criar fluxos de trabalho diferentes para tarefas de um mesmo projeto que possam pertencer a áreas de diferentes, por exemplo. Ao arrastar os cards pela etapa do fluxo, o Runrun.it fornece o tempo média que as tarefas permanecem em cada etapa, o que facilita a identificação de gargalos. Além disso, as pessoas conseguem visualizar seu papel dentro do processo como um todo.
No final, todos ficam engajados nos mesmos objetivos, sem desperdiçar tempo e recursos. Faça um teste grátis agora mesmo: http://runrun.it.
