Você sabia que a disposição das mesas no seu escritório interfere nos resultados da sua empresa? Por incrível que pareça, é o que mostra uma recente pesquisa O estudo revela que, para incrementar a performance dos colaboradores, para além de investir em treinamentos, ferramentas e recompensas, os líderes e gestores devem considerar uma prática tão simples quanto eficaz: rearranjar as cadeiras no ambiente de trabalho. Pois é. Saber como organizar o escritório é fundamental para o aumento da produtividade. E, se você pensar bem, é uma das medidas mais baratas e rápidas, também.
Já abordamos como organizar uma empresa neste artigo. E neste, damos dicas sobre como trabalhar em equipe. No entanto, agora vamos conhecer os insights que a pesquisa trouxe sobre organização de escritório.
A distância entre nós
Realizada em parceria entre a empresa de gestão de talentos Cornerstone OnDemand e a Harvard Business School, a pesquisa foi intitulada “Planning Strategic Seating to Maximize Employee Performance” (em português, numa tradução livre: “Planejando estrategicamente a disposição das cadeiras maximiza a performance de colaboradores”). É o primeiro estudo a realizar esse tipo de cruzamento entre onde sentam os funcionários e o desempenho deles.
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De cara, a pesquisa já traz alguns insights bem interessantes. Por exemplo, sobre como a distância entre duas mesas pode afetar a performance de dois colaboradores – em várias medidas. E mais: a investigação mostra que, se você colocar os tipos certos de funcionários próximos uns aos outros, o desempenho organizacional tende a crescer em até 15%.
Amostragem, métricas e medidas da análise
Para chegar aos resultados, os pesquisadores analisaram dados de mais de dois mil funcionários em diversas locações dos EUA e da Europa durante um período de dois anos. E uma das principais conclusões foi a de que o(a) vizinho(a) importa e muito para um(a) colaborador(a). Ou seja, a disposição organizacional faz toda a diferença.
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E para medir as performances, os pesquisadores estabeleceram uma métrica chamada “Spillover” – que, em português, pode ser entendido como “transbordamento”, ou ainda “efeito colateral”. A métrica permitiu entender o quanto a vizinhança de mesa atrapalha ou estimula os colaboradores em três quesitos: produtividade (quanto tempo leva para realizar uma tarefa?); efetividade (quantas vezes um colaborador precisa “escalar” seu trabalho para que outro colaborador o resolva?); qualidade (quão satisfeito está quem recebeu a tarefa concluída?).
Como organizar o escritório de acordo com cada perfil de profissional
A pesquisa também levou em consideração três tipos de profissionais, baseados nos seus níveis de desempenho: alta, média e baixa produtividade.
E aqui aparecem os achados mais interessantes da pesquisa: quando um funcionário de baixa produtividade está próximo de outros que sejam altamente produtivos, o “Spillover”, ou efeito colateral, é mais intensamente alterado. Por outro lado, os efeitos colaterais são apenas incidentais quando um colaborador produtivo é exposto a outros cujo desempenho é menor.
E a pesquisa apresenta, ainda, outros pontos interessantes:
- Trabalhadores produtivos devem ser posicionados próximos a trabalhadores de qualidade;
- Generalistas devem ser mantidos em grupos;
- Essa configuração resultou em um ganho de produtividade de 13% e de efetividade de 17%.
Revelando e eliminando as ameaças de comportamentos tóxicos
A pesquisa também aponta que os efeitos colaterais (Spillover) podem se estender a performances bem negativas por meio de comportamentos antiéticos e perigosos.
Ao medir a extensão de quanto um “colaborador tóxico” (por exemplo, alguém que agrida, ainda que verbalmente, a organização ou as pessoas) influencia os outros, o estudo descobre que o desempenho negativo desses trabalhadores “contamina” os outros da mesma forma que ocorre o efeito colateral positivo.
Para solucionar o problema – além do possível desligamento do funcionário tóxico, claro -, os autores do estudo recomendam surveys (pesquisas online). De acordo com eles, a prática captura a forma como colaboradores se sentem em relação ao ambiente de trabalho, e seus gestores podem eliminar esse tipo de ameaça.
O estudo também sugere que um simples “desvio” aumenta a probabilidade de o colaborador se tornar tóxico em 150%. Por isso, é fundamental que você se mantenha sempre vigilante.
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O mapa das cadeiras importa, e muito
Não tem saída. Considerar com cuidado onde cada colaborador da sua equipe ou da sua empresa vai se sentar é extremamente importante, em vários sentidos.
Os resultados da pesquisa mostram que uma organização pode elevar significativamente a performance organizacional somente pelo rearranjo espacial – sem grandes investimentos em cursos, por exemplo.
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É evidente que diferentes organizações terão diferentes tipos de tarefas – e diferentes tipos de Spillovers. No entanto, uma vez que uma empresa identifica quais desses Spillovers existem em seu escritório e como eles afetam diferentes perfis de trabalhadores, os gestores devem levá-los em consideração na organização do ambiente.
Afinal, o espaço físico – existente em praticamente todas as organizações e barato de ser “gerenciado” – pode ser um recurso muito importante. E que você, como líder, deve utilizar a favor da produtividade da sua empresa.
Espaço bem organizado? Então use uma ferramenta para integrar os colaboradores
Seja qual for a disposição espacial da sua empresa, você vai precisar de uma ferramenta de gestão para integrar todo mundo. Como o Runrun.it, que organiza todo o trabalho numa hierarquia: cada tarefa pertence a um projeto, e todo projeto pertence a um cliente. Você pode se comunicar com outra pessoa, tanto dentro das tarefas, deixando comentários e anexos, quanto no mural das equipes.
Além disso, o Runrun.it é intuitivo. Com ele, a comunicação fica organizada, e todos os colaboradores terão como demonstrar o quanto trabalham para serem reconhecidos. Ou seja, fica fácil colocar em prática essas dicas de como organizar o escritório. Faça o teste grátis da ferramenta aqui: http://runrun.it
