Investir na abertura de uma empresa é um sonho realizado para muitos empreendedores. E para que uma corporação prospere, é fundamental existir um planejamento eficiente e boas práticas de como organizar uma empresa.
Muitas vezes, apesar da qualidade do produto ou serviço oferecido, uma companhia se vê em situação organizacional irremediável, que a leva à falência. Segundo levantamento realizado pelo IBGE, 48% das empresas nacionais fecham antes de completar seus três anos de vida.
Os motivos para a quebra são variados, como a visão voltada unicamente para o lucro, a inexperiência com a gestão, desperdício de recursos, investimentos arriscados e aí por diante.
Por isso, o passo mais importante para que uma operação tenha vida longa (e saudável) é entender as melhores formas de como organizar uma empresa. Neste artigo separamos 6 dicas validadas por especialistas para te ajudar a estruturar a sua corporação e adotar boas práticas de gestão.
- Tenha uma gestão de processos estruturada
- Organize a gestão da informação
- Cuide dos recursos e controle gastos
- Centralize a sua comunicação
- Realize o planejamento estratégico
- Use o melhor da tecnologia
1. Tenha uma gestão de processos estruturada
Para alcançar o propósito de organizar uma empresa, é preciso dominar a gestão de processos. Afinal de contas, essa prática se tornou um dos principais diferenciais que uma empresa pode ter.
É por meio da gestão de processos que você pode assumir o controle das atividades, promovendo a interação entre as várias tarefas realizadas na organização, pelos diversos departamentos.
Pode organizar, enxugar e dar mais produtividade à gestão. Assim, aquele produto especial vai se tornar uma oferta ainda mais atraente para o mercado. E o mais importante: a sua empresa vai se consolidar.
A gestão de processos é tradicional, mas se contrapõe ao estilo gerencial por departamentos, seções e setores. Ao adotá-la, você encontra o caminho para organizar a sua empresa, já que o método ajuda a:
- Aumentar a satisfação do cliente e a produtividade das equipes;
- Garantir a execução dos objetivos e dos procedimentos;
- Otimizar processos;
- Visualizar as atividades em cadeia;
- Conseguir mais eficácia, eficiência e transparência.
- Compreender o valor dos processos;
- Reutilizar os recursos já existentes;
- Monitorar processos em tempo real;
- Diminuir custos.
Com essa postura, sua empresa sempre terá o hábito de rever, melhorar e padronizar as operações, garantindo a participação efetiva dos envolvidos, independente do nível hierárquico, e o comprometimento com a qualidade.
2. Organize a gestão da informação
Outro pilar importante para organizar uma empresa é a gestão da informação, que cuida dos dados e documentações existentes. Nesse contexto, é crucial implementar sistemas eficientes para coletar, organizar e armazenar essas informações de maneira acessível.
A capacidade de extrair insights valiosos desses dados não apenas aprimora a tomada de decisões, mas também proporciona uma visão mais clara do ambiente de negócios, permitindo que a empresa identifique oportunidades e antecipe desafios.
A gestão da informação também contribui para a eficiência operacional, eliminando redundâncias e melhorando a comunicação interna. Ao facilitar o acesso rápido e seguro às informações relevantes, os processos internos tornam-se mais ágeis, reduzindo o tempo necessário para a execução de tarefas e aumentando a produtividade.
Isso, por sua vez, ajuda a organizar a sua empresa e fortalece a capacidade de se adaptar às mudanças do mercado de forma mais ágil e eficaz.
3. Cuide dos recursos e controle gastos
Muitas vezes, a bagunça pode ser de ordem financeira. Você não sabe direito quem são os seus credores e devedores, não tem uma estimativa dos recursos utilizados ou tem dificuldade para precificar seus produtos e serviços.
Para organizar uma empresa, um passo inicial é contar com um software de gestão para monitorar os custos de cada projeto e processo realizado, e não apenas os financeiros. É importante se atentar aos recursos humanos e de tempos aplicados na tarefa. Dessa forma, você consegue verificar a real rentabilidade da empresa.
Depois que descobrir essas métricas fundamentais, fica mais fácil precificar e cobrar aquilo que você oferece, que é o outro lado fundamental desse controle financeiro.
Por isso, tire um tempo para verificar a saúde das contas e elaborar uma tática de como o seu produto ou serviço será cobrado. Isso vai influenciar diretamente no sucesso e na organização de seu negócio.
4. Centralize a sua comunicação
Uma das causas para bagunçar a sua empresa são os ruídos de comunicação. A falta de alinhamento interno e externo, dados perdidos e a comunicação por múltiplos canais complica a ação de organizar uma empresa.
A chave para esse problema está na centralização da comunicação em um único canal. Ferramentas como softwares de gestão auxiliam nessa prática, pois integram diferentes formatos de mensagens, como anexos, comentários, chats e e-mails, evitando que detalhes importantes fiquem perdidos no meio do caminho.
Com a comunicação organizada, a sua empresa ganha em transparência e efetividade. Tendo os processos alinhados, os profissionais conseguem mostrar o resultado dos esforços realizados e assim receber o merecido reconhecimento.
5. Realize o planejamento estratégico
É impossível não considerar o planejamento estratégico nessa lista de dicas para organizar a sua empresa, afinal de contas, ele é vital para a organização empresarial, cumprindo o papel de guia para orientar ações e decisões rumo aos objetivos de longo prazo.
Ao definir metas claras e estabelecer as diretrizes para alcançá-las, o planejamento estratégico oferece uma visão abrangente do futuro desejado pela empresa. Essa visão compartilhada é importante para arrumar toda a organização, garantindo que todos os departamentos e equipes estejam alinhados na busca dos mesmos objetivos.
Vale ressaltar que o planejamento estratégico possibilita uma alocação eficiente de recursos, sejam eles financeiros, humanos ou tecnológicos.
Ao identificar as prioridades e áreas-chave de investimento, a empresa pode direcionar seus recursos de maneira estratégica, otimizando a eficiência operacional e contribuindo para a sustentabilidade e crescimento sustentável da organização.
6. Use o melhor da tecnologia
Num cenário totalmente informatizado, é claro que as ferramentas tecnológicas teriam sua parcela de importância para organizar uma empresa.
Hoje, absolutamente todos os processos, sejam eles estratégicos ou operacionais, acontecem por intermédio da tecnologia e suas inúmeras plataformas. Embora todas elas possuam funcionalidades que facilitam a organização dos negócios, existem aquelas totalmente focadas nesse objetivo.
É o caso do Runrun.it, o software de gestão do trabalho que toda empresa deve ter. Completo, o sistema abrange diferentes partes da rotina profissional, desde a organização das tarefas ao relacionamento com o cliente.
Intuitivo e funcional, o software otimiza a organização das empresas por meio da criação de fluxos de trabalho personalizados de acordo com a sua necessidade, utilizando automações para dar autonomia e agilidade ao dia a dia.
Com quadros e formulários, você deixa todos na mesma página, simplificando a coleta e organização da informação e o compartilhamento com usuários externos. Além disso, você acompanha os recursos investidos por atividade e cliente nos dashboards customizados, entendendo assim como equilibrar as suas finanças.
Com tantos recursos à sua disposição para organizar a empresa, sobra tempo para realizar o planejamento estratégico, definir o plano de ação e tomar decisões assertivas para o seu negócio. Ou seja, fica fácil colocar em prática essas dicas de como organizar uma empresa. Faça o teste grátis: http://runrun.it
