A situação é bem comum: uma empresa tem um produto fenomenal. Marca forte, consolidada no mercado. Parece impossível que ela perca seu market share, que seja alcançada pela concorrência, mas… nos bastidores, tudo é uma bagunça. A administração está de pernas para o ar. Gastos desnecessários, departamentos batendo cabeça, perda de tempo com atividades improdutivas, completa ausência de fluxo de trabalho… Pouco tempo é necessário para um competidor chegar e atacá-la com armas que ela não previa. Nesse caso, não tem jeito. Por melhor que seja um produto, se a gestão não entrar no eixo, ele certamente terá prazo curto de validade. Por isso, o passo mais importante para que uma operação tenha vida longa (e saudável) é entender as melhoras formas de como organizar uma empresa.
São muitos os motivos que levam à bagunça. Empresas familiares, gestões inconsequentes que só visam ao lucro, falta de qualificação dos gestores, e por aí vai. Muitas vezes, também, o gestor até é preparado, mas erra querendo acertar. Seja qual for o motivo ou a gravidade da bagunça, o fato é que existe tanta gente nessa situação que a todo momento surgem práticas, ferramentas e dicas sobre como organizar uma empresa.
Se esse é o seu caso, não se desespere! Preocupar-se e procurar se informar a respeito já é um bom sinal. Então, para te ajudar, elaboramos um passo a passo para botar a casa em ordem:
1. Conhecer mais sobre gestão de processos
Organizar uma empresa tem tudo a ver com a gestão de processos. A disciplina se tornou um dos principais diferenciais que uma empresa pode ter.
É por meio da gestão de processos que você pode assumir o controle das atividades, promovendo a interação entre as várias tarefas realizadas na organização, pelos diversos departamentos. Pode organizar, enxugar e dar mais produtividade à gestão. Assim, aquele produto matador vai se tornar uma oferta ainda mais atraente para o mercado. E o mais importante: a sua empresa vai se consolidar.
Trata-se de uma forma já tradicional de se gerir, mas que se contrapõe ao estilo gerencial por departamentos, seções e setores. E, a julgar pelo número espantoso de empresas que a vêm adotando para organizar suas operações, a prática torna-se uma alternativa cada vez mais difundida.
Então, primeira missão para saber como organizar uma empresa: aprofundar-se nos conhecimentos sobre gestão de processos. O assunto é amplo, mas você já pode começar aqui pelo blog, mesmo. Porque há muito conteúdo que pode te ajudar: este artigo conta sobre gestão de processos na crise; aqui, você aprende sobre design thinking na gestão de processos; e este conta como uma gestão de processos vai diferenciar sua empresa.
2. Um sócio pode ser a solução. Ou o problema
É normal que empreendedores e gestores assumam a bronca sozinhos. Assim como é normal que pessoas precisem de um sócio que as completem, que dê mais segurança e ajude no caminho de organizar os negócios.
Seja como for: se você tem um sócio ou se está sozinho, vale reavaliar a situação. No caso de uma sociedade, muitas vezes a bagunça da empresa pode ser reflexo dos desencontros entre os sócios. Por mais que eles se complementem em algumas atividade importantes, é necessária uma sinergia extrema para que tudo fique no lugar.
Mas, caso você esteja sozinho, deve estar batendo o escanteio e correndo para cabecear ao mesmo tempo. Comandar uma empresa, não importa o tamanho, dá muito trabalho, e é fácil perder o pulso das atividades. Por isso, vale considerar convocar reforços. Alguém que tenha o perfil administrador, organizado.
Caso você seja o diretor de uma grande empresa e sua área esteja desorganizada, a dica é a mesma: talvez você precise de um braço direito para colocar a casa em ordem.
3. Controle gastos e saiba o quanto cobrar por aquilo que você oferece
Muitas vezes, a bagunça pode ser de ordem financeira. Você não sabe direito qual a cliente paga mais, não sabe se há gastos desnecessários nas tarefas executadas, e por aí vai.
Uma primeira forma de ajustar essa falha é utilizando uma ferramenta de gestão como o Runrun.it, um verdadeiro gestor online, que permite não só que você monitore os gastos de cada tarefa executada (por meio de um simples cálculo hora/homem), como também acompanhe quanto tempo é investido nessas tarefas. Com a solução, você também consegue verificar a rentabilidade de cada cliente.
Depois que descobrir essa métricas fundamentais, fica mais fácil precificar e cobrar aquilo que você oferece, que é o outro lado fundamental desse controle financeiro.
Por isso, tire um tempo para verificar a saúde das contas e elaborar uma tática de como o seu produto ou serviço será cobrado. Isso vai influenciar diretamente no sucesso e na organização de seu negócio.
4. Cuide da estrutura da sua comunicação
Por último, vale lembrar que muitas vezes a causa da bagunça em uma empresa é a (falta de) comunicação. O caos pode começar num e-mail e terminar numa reunião – que aconteceu para explicar o e-mail. É uma epidemia que acontece todos os dias em incontáveis empresas que, sem querer, acabam desmotivando o time e embaralhando as prioridades.
>>Leitura recomendada: O problema da sua empresa não é (só) falta de comunicação
Nesse caso, o Runrun.it também pode ser um fiel aliado da sua gestão. Porque o trabalho fica organizado numa hierarquia: toda tarefa pertence a um projeto, e todo projeto pertence a um cliente. Você pode se comunicar com outra pessoa, tanto dentro das tarefas, deixando comentários e anexos, quanto dentro dos projetos, usando o aplicativo Docs do Runrun.it.
Muitos gestores contam que, com o uso da solução, deixa de fazer sentido manter a comunicação interna via e-mail, chat do e-mail, ou pior, o WhatsApp, para se comunicar no trabalho. Isso ocorre porque o Runrun.it é intuitivo. Com ele, a comunicação fica organizada, e todos os colaboradores terão como demonstrar o quanto trabalham para serem reconhecidos. Ou seja, fica fácil colocar essas dicas de como organizar uma empresa. Faça o teste grátis da ferramenta aqui: http://runrun.it
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