BPM é uma disciplina que une um conjunto de práticas de gestão, que são aplicadas aos processos gerenciais da empresa. O BPM é diferente de uma metodologia, trata-se mais de uma capacidade organizacional e de gestão de processos.
Nesse artigo você vai conferir os principais aspectos dessa prática, como o BPM se insere na gestão empresarial, as etapas de implementação, vantagens e em quais casos o BPM não é recomendado no gerenciamento de processos.
Acompanhe este post clicando no player abaixo:
- Entendendo o que é e para que serve o BPM
- BPM na gestão de processos
- Como funciona o BPM em uma empresa
- Etapas de implementação do BPM
- Vantagens e desvantagens do BPM
- Quando a rigidez do BPM não favorece seu negócio
- Uma ferramenta para auxiliar na implementação do BPM
Entendendo o que é e para que serve o BPM
A disciplina BPM (Business Process Management – em português, Gestão de Processos de Negócio), é utilizada para definir, executar, monitorar e gerenciar todas as etapas de um fluxo de trabalho. Muitas vezes, as organizações dividem seus processos por setores, por isso é importante lembrar que o BPM trata de processos de ponta a ponta, independentemente das áreas que participam da execução das atividades. Portanto, a implementação do BPM precisa abranger a empresa como um todo.
Desta forma, há uma sincronização dos processos do negócio e essa organização permite que os processos sejam automatizados e padronizados.
BPM na gestão de processos
Implantar as boas práticas de BPM exige, muitas vezes, uma mudança profunda na cultura organizacional. É preciso ter em mente que as pessoas estão acostumadas a fazer as coisas do seu jeito, e isso não está de acordo com a padronização que o BPM exige.
Existem, ainda, empresas cuja cultura interna não é orientada por processos e possui uma estrutura fragmentada em que cada departamento trabalha de forma completamente autônoma e sem ter uma visão completa do fluxo de trabalho.
Portanto, no momento da implementação as pessoas podem ter a sensação de que estão perdendo a autonomia, mas na verdade o processo está sendo desenhado de forma clara, definindo papéis, ações, visando a melhora a comunicação e produtividade do processo como um todo.
Gestão de processos em uma empresa
Em vista dessa organização, o BPM demanda a existência de alguns controles sobre a gestão de processos para que os papéis e ações sejam de fato seguidos continuamente. Por isso, é preciso ter uma governança que estabeleça políticas, normas e diretrizes que direcionam a execução dos processos. Isso garante a segurança da organização, o cumprimento dos padrões definidos e o alinhamento da conduta dos funcionários.
Neste sentido, a aplicação de melhorias e mudanças nos processos é realizada de forma coordenada, facilitando a sua adesão. É como se uma empresa de crédito implementasse uma nova fase no fluxo de aprovação. A gestão desse processo deve desenhar como será agora o fluxo de trabalho entre a fase anterior, a nova e a posterior. Ou seja: responsáveis, canais, quando as ações estão prontas para serem entregues a uma nova fase, etc.
>> Leitura recomendada: Objetivos e metas: ajustando o foco para empresa e colaboradores crescerem juntos
Como funciona o BPM em uma empresa
Se a sua empresa tem processos que se beneficiam com a padronização do BPM. Veja como implementá-lo!
Primeiramente, a sua empresa precisa ser orientada para o mapeamento dos processos existentes; padronizá-los e otimizá-los. Entenda abaixo:
Mapeamento de processos
Consiste em investigar e documentar todos os detalhes sobre o funcionamento do negócio, o que permite conhecer mais a fundo os processos e identificar possíveis gargalos, além de prever recursos e estimar custos.
Para fazer um mapeamento de processos na sua empresa, veja o passo a passo abaixo:
Padronização
Etapa para organizar e formalizar os processos BPM, desenvolvendo um padrão a ser seguido por todos os colaboradores.
Afinal, os processos dentro da empresa são executados por várias pessoas, que precisam entender o que é esperado delas em cada atividade em que estão envolvidas. Confira algumas vantagens da padronização de processos com BPM:
- É possível prever e tomar decisões tendo como base erros e acertos registrados;
- A equipe se sente mais segura de estar executando os processos da maneira correta;
- As pessoas assumem o senso de responsabilidade pela sua parte no fluxo de trabalho;
- Se reduz a grande maioria de erros humanos.
Para padronizar o processo de trabalho, as empresas apostam em gerenciadores de tarefas como o Runrun.it, uma vez que as definições de como as coisas devem funcionar são organizadas de forma visual no Quadro de fluxo de trabalho, facilitando a compreensão do todo; o que cada pessoa assume e as partes envolvidas.
Otimização
Conjunto de ações para melhorar os processos do negócio identificados pela equipe. As sugestões devem ser testadas visando encontrar oportunidades de melhoria e maneiras de aperfeiçoar os processos para buscar melhores resultados através da redução de custos e otimização de tempo. Outros benefícios são:
- Queda nas ocorrências de erros e inconsistências;
- Melhor utilização de produtos e serviços contratados pela empresa;
- Aumento na satisfação do cliente.
Etapas de implementação do BPM
Para implementar o BPM na sua empresa, você pode seguir as seguintes etapas:
1. AS-IS
O AS-IS (que em português pode ser traduzido “assim como é”) consiste em levantar e mapear os processos da organização como são no presente.
Se trata do estado atual dos processos. O ideal é que esse seja um momento colaborativo – todas as pessoas da equipe devem ser incentivadas a falar sobre o que pensam do funcionamento da empresa e trocar suas percepções sobre como é o fluxo de trabalho atual.
2. TO-BE
O TO-BE (em português, “o que será”) é o momento em que serão definidas as mudanças a serem feitas.
Com base nos processos identificados anteriormente na fase do AS-IS, é feito o desenho das melhorias que deverão ser implementadas de forma a melhorar o desempenho e trazer resultados melhores para a organização.
3. Implementação
A fase da implementação consiste em pôr em prática aquilo que foi desenhado no TO-BE. Para isso, é importante ter conhecimentos em gestão de tarefas que deem todo o suporte necessário à implementação dos novos processos, de forma a diminuir os riscos que toda mudança profunda pode trazer a uma empresa. Nesse sentido, cabe também adotar uma boa política de gerenciamento de riscos.
4. Monitoramento e gestão de performance
Monitorar é acompanhar o desempenho dos processos para verificar se eles estão performando como esperado ou precisam de revisões.
Para isso, você pode fazer uso de um sistema de indicadores de performance com KPIs que demonstrem a contribuição de cada parte do processo para o todo.
Vantagens e desvantagens do BPM
Quando o BPM é implementado corretamente, a empresa observa diversas melhorias internas nos processos de trabalho, como:
Padronização de processos
Todos os profissionais ficam cientes do funcionamento dos processos e podem executar suas atividades com mais qualidade e aderindo aos objetivos da empresa.
Isso melhora a comunicação entre os membros da equipe e faz com que todos passem a enxergar melhor os resultados do seu trabalho no todo, o que também contribui para a motivação.
Maior Controle de Qualidade
O BPM prevê o estabelecimento de indicadores de desempenho que mostram a performance da empresa com relação aos seus processos, promovendo maior controle sobre a qualidade.
Esses indicadores são uma forma simples e direta de acompanhar a performance dos processos e controlar o andamento das atividades de forma a saber se tudo está correndo conforme o planejado e de acordo com os objetivos do negócio.
Com o Runrun.it, você mantém os dados de performance das entregas à vista com o dashboard customizável. Assim consegue acompanhar o andamento das atividades para tomar decisões de reorganização de prazos, alocados e estratégias.
Otimização do fluxo de trabalho
A facilitação dos fluxos de trabalho contribui para o aumento da produtividade da equipe. Afinal, quando os processos e etapas estão padronizados e são seguidos corretamente, há menos retrabalho e desvios de comunicação.
Aumento na Produtividade
As pessoas ganham em foco no trabalho, empresas que adotam o BPM costumam investir em automação de processos, o que libera o tempo dos funcionários para entregas de valor e existe um senso maior de responsabilidade pela parte do trabalho em que foi envolvido sem perder a colaboração com o todo do projeto.
Quando a rigidez do BPM não favorece seu negócio
Existem casos em que modelar o processo em um fluxograma não é idealizar, mas sim executar e acompanhar os resultados dentro um padrão rígido, inclusive para descobrir riscos caso algo não tenha sido feito ao pé da letra.
Por exemplo nos processos de construção de aeronaves, que segue severas normas da ANAC para que o projeto de fato decole. Ou seja, processos que podem seguir do ponto A ao B de maneira padronizada sem perder o pragmatismo.
Metodologias ágeis flexibilizam a gestão de processos
No entanto, se esse não for o caso de uso da sua empresa, as ferramentas de BPM não simplificam nem facilitam a sua vida. Pelo contrário, sua insatisfação com os processos atuais permanecerá. Isso porque uma parcela significativa dos processos da sua empresa estarão sujeitos ao incontrolável: as intempéries do momento.
Os acontecimentos internos e externos principalmente afetam o ritmo da entrega, e porque não a ordem do que foi planejado. Responder às mudanças com rapidez e consistência é o diferencial do método ágil nessas circunstâncias.
E tenha em mente que mudanças não são sinônimo de falta de controle. Neste sentido, mesmo que você tenha processos com potencial de serem padronizados e outros que exigem maleabilidade para não te paralizar, o que une esses dois cenários é a organização de demandas.
Ou seja: o que falta em muitos casos na gestão de processos é a formalização da entrada de demandas, a colaboração durante a execução e a mensuração da eficiência das entregas. Na maioria dos casos, a missão de uma área de uma grande empresa é realizar entregas com rapidez, qualidade e dentro de um padrão de operação consistente com seu compliance. Os gestores são cobrados pelas entregas e tudo que fica parado no meio do processo, é uma bomba relógio esperando para explodir no seu colo.
Uma ferramenta para auxiliar na implementação do BPM
O Runrun.it é a ferramenta ideal para te auxiliar na gestão de processos através do BPM. Na plataforma, você consegue configurar o seu fluxo de trabalho, definir os responsáveis pelas tarefas e as etapas pelas quais cada atividade passa.
Nosso Quadros, ou kanban que traz a visão do todo no Runrun.it, permite acompanhar de forma dinâmica o processo de ponta a ponta. E, de forma automática, o sistema oferece o tempo médio que as tarefas permanecem em cada coluna e o tempo do processo todo (lead time).
Através dos relatórios e do nosso Dashboard, você pode acompanhar em tempo real todas as métricas e indicadores da sua empresa, além de extrair informações importantes para as fases de monitoramento e gestão dos processos. Crie uma conta grátis agora mesmo: http://runrun.it
