BPM: como implementar essa prática de gestão na sua empresa

BPM: como implementar essa prática de gestão na sua empresa

BPM é a sigla para Business Process Management (em português, Gestão de Processos de Negócio), um conjunto de práticas voltadas para a melhoria contínua dos processos internos da empresa e cujo principal objetivo é sincronizar as estratégias do negócio às expectativas e necessidades dos clientes. 

Nesse artigo, vamos falar sobre os principais aspectos do BPM, as vantagens e as etapas de implementação dessa prática: 

 

O que é BPM?

O BPM pode ser encarado como uma disciplina gerencial, ou seja, um conjunto de práticas e princípios de gestão que são aplicados aos processos. Entretanto, ele não pode ser confundido com uma metodologia ou uma estrutura rígida de negócio: se trata mais de uma capacidade organizacional e de gestão de processos. Utilizando o BPM, é possível definir, executar, monitorar e gerenciar as diversas etapas de um fluxo de trabalho de forma mais efetiva. 

Alguns dos conceitos mais importantes para a compreensão do BPM são: 

  1. Mapeamento: consiste em investigar e documentar todos os detalhes sobre o funcionamento do negócio, o que permite conhecer mas a fundo os processos e identificar possíveis gargalos, além de prever recursos e estimar custos.
  2. Padronização: organiza e formaliza os processos, desenvolvendo um padrão a ser seguido por todos os colaboradores. Afinal, os processos dentro da empresa são executados por várias pessoas, que precisam entender o que é esperado delas em cada atividade em que estão envolvidas.
  3. Otimização: conjunto de ações para melhorar o desempenho do negócio, visando identificar oportunidades de melhoria e encontrar maneiras de aperfeiçoar os processos e buscar melhores resultados através da redução de custos e otimização de tempo, por exemplo.
 

Aspectos do BPM

Estratégias e Objetivos

Toda empresa tem uma visão de futuro e objetivos a sua frente. Mas, para atingir essas metas, é preciso que os processos estejam alinhados ao planejamento estratégico. 

São vários os desafios que uma empresa pode enfrentar para alcançar seus principais objetivos: pode ser que os processos não estejam claros o bastante ou, ainda, que os líderes estejam encontrando dificuldades na hora de gerenciá-los de forma a performar melhor e entregar valor ao cliente. Também pode acontecer da organização nem ter objetivos muito claros e, assim, fica difícil destinar recursos e esforços para os processos certos.

Assim, se faz necessário ter uma operação adequada, que coloque em prática as ações necessárias para o cumprimento do planejado para atingir os objetivos organizacionais. 

Cultura

Implantar as boas práticas de BPM exige, muitas vezes, uma mudança profunda na cultura organizacional. É preciso ter em mente que as pessoas estão acostumados a fazer as coisas do seu jeito, mas que isso nem sempre está de acordo com o BPM. 

Existem, ainda, empresas cuja cultura interna não é orientada por processos e possui uma estrutura fragmentada em que cada departamento trabalha de forma completamente autônoma e sem ter uma visão completa do fluxo de trabalho. 

Muitas vezes, as organizações dividem seus processos por setores, mas é importante lembrar que o BPM trata de processos ponta a ponta, independentemente dos setores que participam da execução das atividades. Por isso, é importante que a implementação do BPM abranja a empresa como um todo. 

Políticas

O BPM demanda a existência de alguns controles sobre a gestão de processos. É preciso ter uma governança que estabeleça políticas, normas e diretrizes que direcionem a execução dos processos. Isso garante a segurança da organização, o cumprimento dos padrões definidos e o alinhamento da conduta dos funcionários.

Em resumo: 

 

Vantagens do BPM

Quando o BPM é implementado corretamente, a empresa observa diversas melhorias internas, como:

Transparência nos Processos

Todos os funcionários ficam cientes do funcionamento dos processos e podem executar suas atividades com mais qualidade e aderindo aos objetivos da empresa. Isso melhora a comunicação entre os membros da equipe e faz com que todos passem a enxergar melhor os resultados do seu trabalho no todo, o que também contribui para a motivação. 

Maior Controle de Qualidade

O BPM prevê o estabelecimento de indicadores de desempenho que mostram a performance da empresa com relação aos seus processos, promovendo maior controle sobre a qualidade. Esses indicadores são uma forma simples e direta de acompanhar a performance dos processos e controlar o andamento das atividades de forma a saber se tudo está correndo conforme o planejado e de acordo com os objetivos do negócio. 

Aumento na Produtividade

A facilitação dos fluxos de trabalho contribui para o aumento da produtividade da equipe. Afinal, quando os processos e etapas estão padronizados e são seguidos corretamente, há menos retrabalho e desvios de comunicação. 

Etapas de implementação do BPM

Para implementar o BPM na sua empresa, você pode seguir as seguintes etapas: 

1. AS-IS

O AS-IS (que em português pode ser traduzido como “assim como é”) consiste em levantar e mapear os processos da organização como são no presente. Se trata do estado atual dos processos. O ideal é que esse seja um momento colaborativo – todas as pessoas da equipe devem ser incentivadas a falar sobre o que pensam sobre o funcionamento da empresa e trocar suas percepções sobre como é o fluxo de trabalho atual. 

2. TO-BE

O TO-BE (em português, “o que será”) é o momento em que serão definidas as mudanças a serem feitas. Com base nos processos identificados anteriormente na fase do AS-IS, é feito o desenho das melhorias que deverão ser implementadas de forma a melhorar o desempenho e trazer resultados melhores para a organização. 

3. Implementação

A fase da implementação consiste em pôr em prática aquilo que foi desenhado no TO-BE. Para isso, é necessário ter conhecimentos em gestão de projetos que dêem todo o suporte necessário à implementação dos novos processos, de forma a diminuir os riscos que toda mudança profunda pode trazer  a uma empresa. Nesse sentido, cabe também adotar uma boa política de gerenciamento de riscos

4. Monitoramento e gestão de performance

Monitorar é acompanhar o desempenho dos processos para verificar se eles estão performando como esperado ou precisam de revisões. Para isso, você pode fazer uso de um sistema de indicadores de performance com KPIs que demonstrem a contribuição de cada parte do processo para o todo. 

Uma ferramenta para auxiliar na implementação do BPM

O Runrun.it é a ferramenta ideal para te auxiliar na gestão de processos através do BPM. Na plataforma, você consegue configurar o seu fluxo de trabalho, definir os responsáveis pelas tarefas e as etapas pelas quais cada atividade passa. Nosso Quadros, ou kanban que traz a visão do todo no Runrun.it, permite acompanhar de forma dinâmica o processo de ponta a ponta. E, de forma automática, o sistema oferece o tempo médio que as tarefas permanecem em cada coluna e o tempo do processo todo (lead time).

Através dos relatórios e do nosso Dashboard, você pode acompanhar em tempo real todas as métricas e indicadores da sua empresa, além de extrair informações importantes para as fases de monitoramento e gestão dos processos. Crie uma conta grátis agora mesmo: http://runrun.it

BPM

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios estão marcados com *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>