A gestão de pauta serve para distribuir a demanda de trabalho de maneira estratégica e produtiva na rotina das equipes.
A função faz parte de agências de comunicação, marketing, mesmo de redações jornalísticas ou locais em que o fluxo de informação é intenso e há pressão por todos os lados: prazos, clientes, fornecedores e até mesmo setores internos.
Como é comum existir interdependência nas tarefas, uma mudança representa alterações em outras atividades. Portanto, cabe ao setor ou responsável pela gestão de pauta planejar como as modificações podem ser realizadas sem abalar completamente o fluxo de trabalho, não prejudicar a qualidade da entrega e nem afetar o orçamento previsto para a tarefa.
Pode parecer que essa conta não fecha, mas para quem está acostumado a lidar com contratempos no planejamento, há várias dicas para você conseguir fazer essa gestão de maneira eficiente. Acompanhe o nosso artigo para saber quais são:
- O que é gestão de pauta?
- Qual a importância da gestão de pauta?
- 5 vantagens da gestão de pauta
- Como fazer uma gestão de pauta assertiva?
O que é gestão de pauta?
A gestão de pauta é uma área comum em empresas de médio e grande porte, justamente porque o fluxo de informações e de trabalho é maior e por isso precisa de uma equipe para gerenciar o tráfego de atividades de maneira assertiva e evitar a sobrecarga de trabalho.
Por isso, as responsabilidades desse setor são acompanhar e monitorar as etapas do trabalho, desde o atendimento até a entrega. Assim, uma boa gestão de pautas consegue avaliar o desempenho do trabalho e registrar as melhores práticas com determinado cliente, fazendo os ajustes necessários no planejamento para as pautas não encavalarem e não ocorrerem atrasos.
O ideal é que essa gestão seja feita em um único lugar e que ele seja automatizado. Isso porque a tomada de decisão precisa ser ágil e para isso é indispensável contar com todas as informações necessárias.
Para quem ainda se aventura em Excel ou outras ferramentas manuais, há diversos entraves que deixam todo o processo mais lento e com ruídos. Por isso, adotar um software de gestão como o Runrun.it para ter a visão do todo sobre o fluxo de trabalho e informações em um só lugar, é um passo de extrema importância para tornar esse processo mais fluído.
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Qual a importância da gestão de pauta?
Toda empresa precisa contar com processos organizados para evitar ruídos e retrabalho. Afinal, para colocar um projeto em pé é necessário contar com informações precisas e direcionamentos claros. E é justamente isso é o que a gestão de pauta oferece.
Cabe à gestão identificar prioridades, definir prazos realistas para que as entregas sejam feitas com qualidade, garantir que os trabalhos sejam feitos dentro do timing e que mudanças no planejamento não abalem completamente as estruturas do projeto.
Como você pode ver, são muitas funções estratégicas que precisam ser executadas por uma pessoa focada no cruzamento de informações e, quando feito de maneira assertiva, aumenta a produtividade, diminui gargalos, melhora a organização de próximos planejamentos, bem como garante projetos mais rentáveis.
Isso porque uma boa gestão de custos passa pelas informações de tempo investido na entrega do trabalho e as ferramentas necessárias para executar a demanda. Além de rentabilidade do cliente, a gestão de pauta também garante que as melhores práticas sejam integradas na rotina da empresa. Já que o responsável por acompanhar os projetos consegue identificar mais facilmente quais ações foram as melhores.
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5 vantagens da gestão de pauta
A gestão de pauta tem vários benefícios que são identificados no andamento do projeto, como as modificações feitas de maneira assertiva para garantir qualidade e entrega dentro da data definida, mas ainda há vantagens de médio e longo prazo, que não dizem respeito àquele ou este projeto, mas sim sobre a competitividade da sua empresa para se manter ágil sem deixar de lado a eficiência. Confira algumas das vantagens abaixo:
1. Melhor gestão de projeto
A gestão de pauta garante que o fluxo de trabalho ocorra de forma natural e eficiente, pois as informações mais cruciais para a gestão de projetos estão centralizadas em um setor ou responsável que pode tomar decisões ágeis levando em conta todas as etapas do projeto, recursos necessários, prazos realistas e os colaboradores envolvidos.
2. Cronograma de projetos mais assertivo
Nem sempre é possível cumprir à risca o que foi planejado, mas quando se tem uma gestão de pauta é mais fácil construir um planejamento de projeto realista para a sua empresa e flexível a ponto de absorver mudanças necessárias sem prejudicar a credibilidade com o cliente. Além disso, modificações podem gerar insights sobre o modo de fazer as coisas, com a gestão de pauta esses aprendizados não passam despercebidos.
3. Minimização de riscos
Correr riscos faz parte do desenvolvimento de qualquer projeto, dependendo do seu tamanho e de quantas equipes estão envolvidas. Entretanto, correr riscos não significa tomar decisões sem cautela e deixar de acompanhar o progresso e os custos do projeto. Além de que, a gestão de pauta não pode ser resumida a apagar incêndios, mas sim de um acompanhamento saudável e constante.
4. Agilidade na tomada de decisões
O tempo é fundamental no processo de tomada de decisão. Isso porque você não pode demorar a ponto de perder o timing e nem reagir à situação no impulso e sem ser estratégico.
Por isso, a operação da gestão de pauta é organizada de forma que você sempre tenha as informações necessárias à mão e conforme você lida com os imprevistos fica mais fácil saber qual caminho tomar, justamente por isso centralizar as decisões se torna uma ferramenta de produtividade para a sua empresa.
5. Maior satisfação do cliente
Como a gestão de pauta garante que tudo saia conforme o combinado com o cliente, fica simples garantir a satisfação. Além disso, com a centralização das informações você consegue atualizar o cliente de maneira ágil e assertiva, o que dá uma sensação de organização e comprometimento com o trabalho solicitado.
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Como fazer uma gestão de pauta assertiva?
Como vimos, a gestão de pautas traz várias vantagens que dependem de alguns fatores para deixar todos na mesma página e agilizar o processo de informação, principalmente no home office, já que não conseguimos ir até a mesa das pessoas para nos atualizarmos sobre as demandas. Então, as dicas são:
Tenha uma boa comunicação
A verdade é que para qualquer setor funcionar bem, é indispensável que a comunicação seja clara e objetiva. Para as agências, isso deve começar já no briefing, onde as informações mais relevantes sobre o cliente precisam ser agrupadas de maneira clara e simples, deixando na mesma página qualquer pessoa independente do envolvimento.
Além de clareza, o planejamento do projeto precisa estar organizado para que todos compreendam a sua parte no todo, o que é esperado deles e qual é o prazo. Para isso, você pode contar com um cronograma de projetos como o do Runrun.it. As informações ficam visíveis de maneira simples, o que deixa a rotina da sua equipe mais fluida.
Para facilitar a comunicação, também é importante acompanhar o progresso do projeto e assegurar que todos tenham as informações atualizadas, como alguma etapa integrada ou movida do planejamento, uma data de entrega alterada, essas informações precisam estar acessíveis a todos.
Esteja próximo dos gestores
Para fazer o acompanhamento e checar se há obstáculos, é imprescindível ter um contato com os gestores. Para isso, você pode ter reuniões diárias ou semanais com os líderes para alinhar informações, como saída e entrada de talentos, o que impacta diretamente nos prazos, mas que não faz parte do cronograma. Além disso, como os líderes estão próximos de quem coloca a mão na massa, eles são a fonte mais confiável para definir quais colaboradores os são mais qualificados para determinada tarefa.
Adote uma ferramenta de gestão de tarefas
Como a gestão de pauta conta com muitas informações é importante que esse processo seja automatizado para que você possa investir tempo na análise dos dados e tomar as decisões mais estratégicas. Para isso, existem ferramentas, como o Runrun.it, que cuidam automaticamente dessa organização. As soluções de automação permitem que o atendimento saiba indicar quando as entregas serão feitas e que a criação tenha ideia exata do volume de trabalho a ser realizado (e da duração de cada etapa). Trata-se de sistemas que acompanham os prazos da produção, e que possibilitam ao tráfego monitorar tudo.
Já para os gestores, a plataforma ajuda a avaliar se os recursos alocados para determinados clientes estão de acordo com a rentabilidade dos mesmos e ainda melhoram a comunicação interna, já que você consegue se comunicar com a sua equipe pela ferramenta e alocar pessoas de outros setores para a acompanhar o andamento da tarefa..
Com essas dicas e adotando uma ferramenta como o Runrun.it, você certamente conseguirá montar uma gestão de pauta estratégica e muito mais produtiva. Com a ferramenta ao seu lado, a sua agência terá um fluxo de trabalho definido e poderá otimizar os processos da sua equipe, melhorando a produtividade das pessoas, aumentando a qualidade das entregas e deixando os clientes mais satisfeitos. Crie a sua conta e teste grátis: http://runrun.it
