Hoje em dia, pode se dizer que os métodos ágeis, furaram a bolha das indústrias de tecnologia e são amplamente difundidos em outras áreas de atuação, como nas agências de marketing e escritórios de engenharia. Um dos frameworks mais conhecidos é o scrum, uma prática que ajuda a dividir os projetos mais complexos em ciclos mais curtos, otimizando o tempo das entregas, além de oferecer maior abertura para mudanças durante a execução das tarefas.
Um ótimo aliado na gestão de projetos, com o scrum é possível aumentar o foco na execução das atividades propostas, além de criar um ambiente mais colaborativo para a melhora contínua dos resultados. Nesse artigo, vamos apresentar para você as origens do scrum, suas funcionalidades na gestão de equipes e como aproveitar os benefícios dessa técnica nas rotinas da sua empresa. Confira!
- Como o scrum começou
- Os benefícios do scrum
- O aumento do senso de coletividade
- Comunicação alinhada
- Organização das tarefas
- Velocidade atrelada à produtividade
- Abrace a gestão ágil
Como o scrum começou
Ao pesquisar sobre o método scrum, o nome mais frequente associado à metodologia é o de Jeff Sutherland, que, junto ao seu parceiro de trabalho Ken Schwaber, documentou a técnica de gerenciamento de tarefas adotada por eles na empresa Easel Corporation, uma desenvolvedora de softwares estadunidense.
No entanto, Jeff efetivou a prática baseado no artigo O novo jogo de desenvolvimento de novos produtos, publicado pelos professores Hirotaka Takeuchi e Ikujiro Nonaka na Harvard Business Review, em 1986. No texto, os autores detalharam as características de um novo modelo de gerenciamento de projetos popular em empresas automotivas orientais, que utilizava equipes reduzidas com profissionais multidisciplinares e apresentavam resultados mais eficientes.
Nos estudos, a fórmula de trabalho foi associada a um movimento do rugby, no qual os atletas se agrupam para repetir uma jogada. Usando os princípios do revezamento, repetição e do trabalho em equipe, a prática foi abordada com uma visão corporativa e com foco no desenvolvimento e gerenciamento de produtos.
A lógica é a de criar uma sequência básica para que a equipe aprimore as versões dos projetos apresentados, reduzindo o risco de insatisfação e entregando um resultado moderno e de acordo com as pretensões do cliente. Hoje o scrum é um dos frameworks mais conhecidos de gestão ágil e foi levado com sucesso para empresas de diferentes segmentos.
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Os benefícios do scrum na prática
Como todo mecanismo, a aplicação do scrum é regida por conceitos e fases, como as já conhecidas sprints. Nesse artigo, nosso objetivo é atrelar as vantagens oferecidas por esse framework à gestão do trabalho. Para saber ainda mais sobre as estruturas e ciclos dessa metodologia ágil, recomendamos também a leitura do artigo O que é scrum e como aplicar na sua rotina, produzido em parceria com a Voitto.
Então, vamos conhecer os benefícios do scrum na rotina de trabalho?
Aumento do senso de coletividade
Visando um processo mais ágil e colaborativo, a formação de uma equipe no método scrum segue a regra básica compartilhada por Jeff Bezos, CEO da Amazon. O princípio é simples: para a realização de um projeto, a equipe deve ser enxuta o suficiente para ser alimentada por duas pizzas.
No scrum, os times são compostos por três categorias de profissionais multifacetados: o primeiro é o Product Owner (Dono do produto), que possui um amplo conhecimento do projeto e possui uma relação mais próxima com o cliente final. Na sequência, temos o Scrum Master, responsável por comandar as ações de cada sprint e atuar como um facilitador para auxiliar os desenvolvedores diante dos desafios. E claro, há o time de desenvolvimento, formado por profissionais de diferentes categorias que vão criar as funcionalidades solicitadas na reunião inicial.
Uma das práticas rotineiras durante o processo de scrum são os encontros diários (reuniões chamadas de “Dailys Scrum”) e semanais, onde cada integrante compartilha com o restante do grupo seus progressos e eventuais dificuldades encontradas ao desempenhar seu trabalho. Mais que um monitoramento das ações, esse momento de abertura possibilita uma cooperação entre áreas, reajustes de tarefas e um direcionamento eficaz dos objetivos planejados, o que fortalece o senso de comunidade no trabalho.
Ao perceber que pode contar com o auxílio dos líderes e demais colegas, a pessoa adquire um sentimento de confiança sobre suas habilidades e irá aumentar a sua disposição em cada atividade, não apenas por uma ordem superior, mas pelo desejo de superar barreiras e contribuir na construção de um produto ou serviço inovador, o que também colabora para o espírito de equipe.
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Comunicação alinhada
Ter uma comunicação transparente com os funcionários e com os clientes é o desejo da maioria das corporações, principalmente no que diz respeito à distribuição de tarefas dentro das equipes. Quando se trabalha com grandes times, a informação pode ter ruídos e há a probabilidade de o resultado entregue não corresponder às expectativas dos stakeholders.
Para incentivar a cultura de equipes reduzidas e evitar a microgestão, o scrum estimula a criação de um canal único para realizar a distribuição de tarefas, compartilhar arquivos e passar as informações necessárias. Com essas ações, o clima organizacional fica mais leve e permite a imersão dos colaboradores dentro do desenvolvimento do projeto.
Outra maneira de integrar todo o time em torno de um propósito único é utilização de ferramentas que possibilitam o acompanhamento das atividades, como é o caso do Runrun.it, um software de gestão que deixa todos na mesma página por meio de um quadro de kanban ou em um gráfico de gantt.
Outra fonte de feedback para o time são as Dailys Scrum. Elas são bastante positivas para a evolução profissional, preparando para novas soluções e ciclos que serão desenvolvidos no futuro. Por fim, a comunicação aberta na scrum não se restringe ao contato interno, mas também convida o cliente para participar mais ativamente das entregas.
Organização das tarefas
Para realizar uma boa gestão de tarefas é preciso mais que programas e pessoas: é preciso se valer de metodologias que garantam a efetivação de todas as etapas do fluxo de trabalho conforme o planejado. E nesse caso, o scrum preenche essa lacuna com louvor.
Como falamos na introdução do artigo, uma das vantagens do scrum é a repartição de um processo mais complexo em tarefas mais simples de serem executadas. Nesse caso, é importante separar as demandas por ordem de prioridade e você pode fazer isso listando todas as atividades em tópicos em uma checklist, que facilita a conferência das etapas já cumpridas e daquelas que precisam ser revisadas ou iniciadas na sequência.
Outro recurso que irá guiar a realização das tarefas é o roadmap. Esse método funciona como um mapa rodoviário, mostrando qual é o melhor caminho para você cumprir a sua meta e descrevendo as funções com riqueza de detalhes, fazendo assim que o seu produto ou serviço seja entregue conforme o esperado.
Todas essas ferramentas citadas possuem um ponto em comum: a clareza de transformar uma ideia em algo visual e material. Checklists, roadmaps e cronogramas podem ser exemplificados em painéis, murais ou em dashboards virtuais para smartphones e desktops. Ou seja: as tarefas podem ser acompanhadas e modificadas pelas lideranças e outros membros da equipe em qualquer momento do fluxo de trabalho.
Além disso, a prática do scrum evita a interdependência das tarefas, ou seja, uma atividade não precisa ser finalizada para que outra comece. Elas podem ser desempenhadas por diferentes profissionais ao mesmo tempo e serem ajustadas em parceria durante os alinhamentos. Assim, nenhum participante fica com tempo ocioso, o que reflete na velocidade de entrega e na produtividade.
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Velocidade atrelada à produtividade
Em empresas mais apegadas aos modelos convencionais, a informação de que uma nova funcionalidade ou programa interno será implementado pode causar arrepios nos colaboradores. Isso porque os métodos tradicionais carregam uma rigidez em seus processos, com pouca flexibilidade e prazos que podem ser prolongados por várias vezes, gerando o famoso temido retrabalho.
Já com o scrum, os ajustes podem ser aplicados em qualquer etapa de criação. O surgimento de novas propostas de mudanças são debatidas abertamente com as pessoas envolvidas, para que a solução seja encontrada coletivamente e colocada em prática, sem que o progresso das atividades seja interrompido.
Por sua flexibilidade, o scrum gera um combo de resultados. Primeiro, garante velocidade de execução, pois os obstáculos são rapidamente resolvidos e todo o time estará focado em prosseguir no projeto. Segundo, haverá ganho na produtividade com a execução de tarefas simultâneas. Com isso, há um ganho de tempo valioso, que poderá ser utilizado em outros procedimentos, que irão agregar mais valor para as pessoas da sua equipe e para o próprio negócio.
Abrace a gestão ágil
Para sua empresa permanecer alinhada às tendências do mercado, você pode contar com uma ferramenta como o Runrun.it. O software é um grande aliado na hora de integrar a equipe, organizar e administrar as demandas.
Com a plataforma, você pode ter a visão completa do projeto graças a função quadros e equilibrar a distribuição de tarefas usando o gráfico de gantt. Com os recursos oferecidos pelo software, é possível mensurar o tempo utilizado nos processos, elaborar relatórios com informações apuradas e seguras e tomar decisões assertivas, que irão resultar na melhoria da produtividade da sua equipe. Conheça todas as funcionalidades e faça um teste gratuito agora mesmo: http://runrun.it
Pesquisas e assuntos mencionados
https://hbr.org/1986/01/the-new-new-product-development-game
