Por vezes associada à presença de robôs no ambiente de trabalho, a automação de tarefas é uma das etapas da gestão de processos, na qual são identificadas as tarefas que se repetem com frequência e por isso, podem ser executadas por softwares ou aplicativos.
Essa atualização dos processos de trabalho permite que os profissionais antes responsáveis por essas funções atuem agora de forma analítica e na elaboração de estratégias, enquanto as máquinas e dispositivos digitais assumem as partes operacionais.
Atualmente, softwares como o Runrun.it atuam como aliados dos profissionais, trazendo agilidade, efetividade e segurança para diferentes projetos. Neste artigo, você irá entender os benefícios da automação de tarefas e como aprimorar suas atividades utilizando as funções automatizadas da nossa plataforma.
- O que é a automação de tarefas?
- Os benefícios da automação de tarefas
- 9 exemplos de automação com o Runrun.it
O que é a automação de tarefas?
A automação de tarefas é um processo que aumenta exponencialmente a nossa produtividade, pois quanto mais tecnologia incorporamos no nosso dia a dia, mais nosso trabalho passa de operacional para estratégico.
Com o objetivo de simplificar as ações do trabalho, a automação de tarefas beneficia diferentes segmentos ao passar a execução das atividades mais burocráticas para as máquinas, dando mais liberdade para as pessoas combinarem suas capacidades criativas e analíticas em prol de projetos inovadores.
Se tudo começou pelas linhas de produção, hoje em dia a automação de tarefas está presente nos departamentos de vendas, logística, recursos humanos e marketing.
Os benefícios da automação de tarefas
A automação de tarefas entrega aos gestores novas formas de assumir o controle sobre as suas atividades diárias, economizar recursos e dedicar mais tempo para a gestão de pessoas, pensando em melhorias para o clima organizacional.
A seguir, vamos destacar algumas das vantagens mais evidentes oportunizadas pela automação das tarefas.
Comunicação acessível
Com sistemas automatizados, é possível integrar a comunicação em um único canal. Dessa maneira, as informações mais importantes para a realização das tarefas ficam visíveis a todos.
Ou seja, a automação de tarefas elimina os ruídos de comunicação entre os diferentes departamentos da mesma empresa, pois os profissionais podem consultar materiais e dados em um único local, sem perder nenhum detalhe no caminho.
Economia de custos
O processo de automação de tarefas facilita a integração de plataformas, o que reduz exponencialmente os gastos com atividades mais mecânicas.
A partir da implementação dos recursos automatizados, os profissionais podem ser alocados para outras funções, que contribuem para o planejamento das operações, deixando que os sistemas façam os processos operacionais.
>> Leitura recomendada: Dicas essenciais para automação de processos
O uso de ferramentas automatizadas facilita também a identificação de erros e desperdícios, o que por consequência reduz os casos de refação, economizando tempo e recursos preciosos.
Aumento de produtividade
A programação automática das atividades representa uma otimização dos processos e uma redução do tempo aplicado para a execução das tarefas.
Quando os colaboradores trabalham em sinergia com tais dispositivos, há um nítido aumento da produtividade e eficiência. Por exemplo, na produção de relatórios, os sistemas auxiliam na coleta de dados, cabendo ao profissional interpretar as informações mais relevantes para montar a sua apresentação.
Padronização dos processos
A padronização das operações é um elemento muito valioso para as empresas alcançarem um crescimento escalável, pois todos os processos vão estar bem definidos e organizados.
Com a automação de tarefas, a execução das atividades segue um modelo pré-estabelecido, mantendo o ritmo produtivo dentro das normativas da organização e reduzindo o índice de falhas.
9 exemplos de automações com o Runrun.it
O software de gestão Runrun.it é especialista em fazer você ganhar tempo e coordenar profissionais da forma mais prática e eficiente possível. Aqui listamos algumas tarefas que os usuários adoram automatizar:
1. Timesheet automático
Substituto das planilhas de horas, o timesheet automático, representado pelo play na tarefa, registra quanto tempo foi dedicado pelo profissional na realização de cada trabalho.
Mais que oferecer aos gestores os dados de rentabilidade dos clientes e a produtividade de cada profissional, o play na tarefa auxilia os próprios colaboradores a planejarem suas rotinas de maneira mais clara e eficiente, o que ajuda a desenvolver a autogestão do tempo.
No vídeo abaixo, mostramos como aprimorar a sua experiência no Runrun.it utilizando o timesheet.
2. Criação de Relatórios
Quanto mais você usar o Runrun.it, mais informações você terá sobre a produtividade de cada profissional e o andamento dos trabalhos.
Graças à automação de tarefas, os relatórios do Runrun.it são compostos de informações coletadas no uso da plataforma, cabendo aos gestores apenas utilizar os filtros para extrair dados sobre a capacidade dos colaboradores, os custos do projeto, a projeção de orçado x realizado e outros indicadores dos relatórios gerenciais.
3.Agendamento e Priorização de tarefas
Ao longo da jornada de trabalho, determinadas atividades se repetem com frequência, muitas delas em dias determinados.
Para que não seja necessária a abertura manual de novas tarefas todas as vezes, você pode deixá-las agendadas para que no dia e horário elas entrem automaticamente no seu fluxo de trabalho.
A configuração da repetição da atividade em seu calendário é bastante simples, sendo criada ainda na tela inicial de abertura de tarefas. Outra opção é classificar a tarefa como ongoing, ou seja, deixá-la permanente em sua rotina.
>> Leitura recomendada: Conheça os principais tipos de tarefas para organizar o seu trabalho
Outra funcionalidade na qual a automação de tarefas aparece é na marcação de prioridades. Ao sinalizar uma atividade urgente, ela imediatamente irá ocupar o topo da sua lista de demandas, reforçando a necessidade de ser realizada em breve.
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4. Alocação de usuários por etapa
Em trabalhos em equipe, os profissionais entram em diferentes momentos para a realização de suas funções. Para que isso não se perca de vista, o Runrun.it conta com a alocação do usuário por etapa, uma forma automatizada de definir quando uma determinada tarefa (e seu respectivo responsável) irá participar ativamente da execução daquela atividade.
5. Sequência de responsáveis
Para organizar melhor as tarefas interdependentes, o Runrun.it possui automações que facilitam a passagem de bastão das atividades, como a sequência de responsáveis.
Incluída na aba de regras das tarefas, esse mecanismo aponta quais são os itens que devem ser entregues antes (pré-requisitos) e depois (subsequentes) a finalização de uma atividade específica, deixando claro qual é o momento certo de dar o play na tarefa.
6. Ajuste automático do cronograma de tarefas
Muitas vezes, pequenas alterações modificam todo o cronograma de entregas. Por isso, contar com um ajuste automático faz toda a diferença, não só pela economia de tempo mas pelo acompanhamento em tempo real das entregas.
No Runrun.it, ao modificar a data de início de uma tarefa, você atualiza os prazos automaticamente de uma vez. Melhor ainda: ao localizar as atividades interligadas no gráfico de Gantt, basta mover a barra para ajustar o cronograma de maneira prática.
7 – Crie tarefas a partir dos Formulários do Runrun.it
A automação do trabalho está presente no software quando o assunto é a organização de informações e a criação de tarefas. Isso é possível graças ao recurso Formulário, no qual você consegue solicitar materiais e dados à sua equipe, clientes e parceiros por meio de um questionário personalizado.
Ao abrir a funcionalidade, você identifica qual projeto ou tarefa precisa de maiores detalhes, seleciona os campos de preenchimento e habilita as opções de compartilhamento para enviar o formulário aos seus colegas ou pessoas externas.
Assim que os questionários são preenchidos com informações, arquivos, links e imagens, eles entram na sua lista de produção como uma nova atividade, com todos os itens completos e prontinhos para que tudo seja feito com clareza e eficiência.
8 Gráfico de Burnup
Cruzar dados e ajudar você a dar previsibilidade ao fluxo de trabalho. Essa é a missão do gráfico que combina prazo e orçamento estimados.
Presente nas telas de projeto, a automação coleta todos os registros relativos às tarefas e entregas realizadas, bem como os recursos aplicados em cada etapa. Logo, a cada mudança realizada, a plataforma mostra o gráfico e mostra se os indicadores estão dentro dos parâmetros desenvolvidos.
9. Estimativa de esforço
No Runrun.it, você também sabe a hora que a tarefa será concluída pela equipe. Para isso, primeiro você atribui o tempo que cada tarefa necessita para ser executada.
Uma vez no sistema, o software faz os cálculos e pode sinalizar a estimativa de esforço da equipe para alcançar uma meta.
Entrou com um trabalho na fila de prioridades? Com a estimativa de esforço e o timesheet automatizado, o Runrun.it diz para você quando tudo ficará pronto. Isso é importantíssimo para dar feedbacks reais para stakeholders e identificar os gargalos no fluxo de trabalho.
Como você pode perceber com as automações do Runrun.it, você tem o controle sob a gestão de tarefas. Faça o teste gratuito da plataforma e comprove os benefícios de automatizar tarefas: https://runrun.it/
