Você provavelmente já ouviu falar da expressão “telefone sem fio”. É utilizada para descrever o que ocorre quando uma mensagem, ao ser comunicada entre as pessoas, pode ser distorcida, corrompida, alterada. Um tremendo perigo, já que uma informação errada pode comprometer todo um trabalho. Acontece quando não há uma comunicação eficaz – e qualquer organização está sujeita a esse problema. E como conhecemos suas dores na hora de formalizar essa comunicação, resolvemos listar algumas dicas e aprendizados para te ajudar a superá-las.
O que significa a formalização na comunicação?
Significa adotar medidas que eliminem justamente os riscos do “telefone sem fio”. Que anulem os ruídos na comunicação entre seus fornecedores, aqueles “diz-que-diz-que” que costumam causar problemas muito maiores do que a própria distorção na mensagem. Porque, às vezes, uma vírgula mal colocada em uma mensagem de e-mail pode ter efeitos catastróficos para uma relação e, consequentemente, para todo um trabalho.
É fácil termos uma ideia do tamanho da importância de uma comunicação eficaz em um ambiente corporativo. Basta constatarmos que, mesmo quando colaboradores estão interessados em cumprir tarefas, se não estiverem bem informados sobre os objetivos da agência, a vontade de dar o máximo é reduzida. Uma comunicação sólida e formalizada faz com que os colaboradores “vistam a camisa” da companhia, sentindo-se partes importantes do processo.
O que pode causa ruídos na comunicação de uma organização?
De acordo com Peter Drucker, o “pai da administração moderna”, falhas e ruídos de comunicação são responsáveis por 60% dos problemas corporativos. Quando a comunicação interna é formalizada e eficiente, erros, retrabalho, conflitos e desmotivação deixam de fazer parte da rotina da empresa.
O perigo das ferramentas pessoais
As ferramentas pessoais são grandes responsáveis por esses ruídos. Por exemplo, o WhatsApp: o acesso ao aplicativo pode ser instável (basta lembrarmos dos frequentes mandados da justiça para bloqueá-lo); a segurança das informações é uma incógnita; e, por fim, o aplicativo é muito pessoal. Ou seja, não foi desenvolvido para uma gestão, de modo a se integrar a outras ferramentas. Tudo isso pode causar ruídos na sua comunicação – o que pode levar a conflitos.
O Facebook também traz riscos parecidos. Além de ser uma ferramenta de uso mais pessoal, não há certeza da privacidade das informações, os dados são compartilhados via aplicativos e a rede já apresentou algumas falhas de segurança.
Ou mesmo um simples e-mail. Uma mensagem mal interpretada, e pronto: o estrago está feito. Além disso, há sempre a desculpa (algumas vezes real) da mensagem ter ido parar na pasta de “spam”. O problema é que, em todo esse processo, você certamente perdeu tempo e recursos preciosos.
Sem falar da dificuldade que é encontrar um arquivo ou uma conversa quando a sua comunicação é “informal”. Imagine se o cliente liga exigindo o último layout de uma campanha pra já, e você demora a achá-lo? Ou, pior ainda, não acha? Pois é. Certamente, terá problemas.
Como desenvolver uma comunicação eficaz?
Em relação aos casos acima, a sugestão é formalizar a comunicação com uma ferramenta “oficial”, utilizada por todos da empresa. Uma solução como o Runrun.it, que estrutura a forma como você e seu time se comunicam.
No Runrun.it, toda tarefa pertence a um projeto e todo projeto pertence a um cliente. Você pode se comunicar com qualquer pessoa tanto dentro das tarefas, deixando comentários e anexos, quanto dentro dos projetos, usando o aplicativo Docs da própria solução (veja aqui como funciona).
Saem os ruídos, entra a comunicação organizada
Hoje, muitos gestores de agências revelam que, com o uso da solução, a comunicação interna via email, chat de email ou WhatsApp (para trabalho) perde o sentido. Isso ocorre porque o Runrun.it é intuitivo. Com ele, a comunicação fica organizada, e todos os colaboradores terão como demonstrar o quanto trabalham para serem reconhecidos.
Considerando que o processo de comunicação somente é bem-sucedido quando o destinatário recebe, compreende e interpreta a mensagem, considerar as características do time que vai usá-la é essencial para o sucesso dessa ferramenta. Nesse sentido, o processo de comunicação deve ter como foco o perfil dos colaboradores da organização em questão.
Não consigo eliminar o uso dos e-mails, mas gostaria de atenuar problemas gerados por eles
Neste caso, existem algumas artimanhas para, por exemplo, você identificar ruídos e mentiras na troca de emails. Pequenos detalhes aos quais você pode ficar mais atento e, quem sabe, bater um papo com a equipe, caso seja necessário. Olha só:
1. Falta de pronomes pessoais
Nem sempre as pessoas gostam de assumir erros – e optam pela mentira. Então, é comum que elas “apaguem” pronomes pessoais de suas mensagens inverdadeiras. Por exemplo: em vez de “eu atrasei porque eu fiquei preso no trânsito”, escreveriam “atrasei porque fiquei preso no trânsito”.
Ou, ainda, imagine que você escreva a um fornecedor reclamando de uma entrega que não ocorreu conforme o esperado. Em vez de assumir e afirmar que “meu time seguiu as instruções que recebemos”, ele diria “o time seguiu as instruções que foram dadas”.
2. Linguagem evasiva
Mentiras flagrantes em e-mails deixam uma trilha perigosa de documentação. Por isso, as pessoas se sentem mais confortáveis em mentir por omissão, utilizando-se de argumentos vagos.
Um bom exemplo desse tipo de mentira ocorre quando você envia um e-mail a um colaborador para questionar sobre o status de uma tarefa. Alguém que não tenha nada a esconder vai responder com detalhes bem específicos. Mas, se as coisas não estiverem indo bem, a pessoa pode dar uma resposta breve e sem compromisso, do tipo: “o projeto está indo bem. Estamos fazendo progressos consideráveis”.
3. Inconsistências temporais
Quando alguém começa a mentir, o cérebro dessa pessoa enfrenta dificuldades para registrar a linha do tempo dos fatos que culminaram na inverdade. Por exemplo: quando relata algo do passado, é típico que a pessoa mude para o presente; isso ocorre porque a mentira está sendo criada naquele momento.
Se a pessoa estiver distorcendo a verdade sobre uma reunião, poderá escrever algo do tipo: “Conversei com o cliente ontem, e ele diz que ele gosta da ideia que apresentamos” (também omitindo o pronome pessoal, claro). A sentença começa no passado, mas muda para o presente.
Lembre-se de que, com uma ferramenta como o Runrun.it, contratempos como estes podem ser evitados. Porque você acompanha detalhadamente a evolução dos projetos. Está tudo ali, sem omissões, sem ruídos, sem perda de tempo. Bom para o colaborador e para o gestor. Faça hoje mesmo um teste grátis: http//runrun.it
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