Guia da Reunião de Trabalho Produtiva – Como usar bem o tempo e driblar a ansiedade

Guia da Reunião de Trabalho Produtiva – Como usar bem o tempo e driblar a ansiedade

Podemos dizer que existem dois gritos de guerra quando a briga é sobre a necessidade de reuniões. De um lado, defendem: Reuniões são um veneno. Do outro, rebatem: Veneno é a falta de foco de quem conduz a reunião. Isso sem contar, é claro, aqueles que silenciosamente se conformam: reunião de trabalho é um mal necessário. Independentemente de qual seja o seu lado, uma coisa é certa…

Mesmo repleta de pessoas inteligentes, uma reunião de trabalho pode não levar a lugar algum – ou levar a uma bela dor de cabeça, e atrasos, e desavenças veladas, e muita produtividade jogada fora. É o que acontece se falta atitude de líder e visão estratégica a quem convoca a reunião. Da mesma forma, mesmo uma pessoa plenamente capacitada no que faz pode se embaralhar toda numa apresentação, por ansiedade.

Diante dessas questões, apresentamos um guia ilustrado para reuniões mais tranquilas e produtivas. Com discussões, estudos e infográficos, para você sair daqui melhor do que entrou – diferente do que deve ter acontecido em muitas reuniões na sua vida.

Reunião de trabalho: Ter ou Não ter? A resposta não vem de imediato. Antes, é preciso avaliar o que dizem aqueles que defendem e aqueles que rejeitam a prática de convocar uma reunião de trabalho para discussões, brainstorm e tomadas de decisão. Afinal, em que momentos reuniões fazem sentido, e quando são dispensáveis? Com que frequência e qual a duração ideal? Vamos aos posicionamentos. Um deles é também o seu.

Sim: Reuniões são necessárias

reunião de trabalho
Ilustração: James Graham

“Reuniões não são tóxicas. Na verdade, deturpar o conceito de ‘reunião de trabalho’ porque muitas delas são tediosas é fugir da questão. Isso só me faz lembrar de uma regra que aprendi muito tempo atrás: Reunião não substitui liderança.” Para Jay Garmon, que disse o que você acaba de ler no artigo “Okay, enough with the ‘meetings are toxic’ crap” (“Chega dessa besteira de ‘reuniões são tóxicas’”), as reuniões com  seus colegas trazem, senão sempre, quase sempre, respostas e ideias melhores do que o trabalho solitário, repleto de e-mails, ligações e chamadas por vídeo.

“Fazer reuniões diárias é esclarecedor quanto um projeto atinge um ponto crítico, porque evita mal-entendidos e atrasos na entrega. Não há quem duvide. Elas podem não ser prazerosas, mas reuniões nestes casos são fundamentais”, ele complementa. No entanto, Garmon concorda com quem tem verdadeiro pavor por reunião de trabalho. E cita as duas situações mais comuns que levam a esse sentimento negativo.

Situação 1 | Reunião para discussão

Alguém envia um relatório da semana. Ninguém lê. O/A líder fica chateado(a) e agenda uma reunião de trabalho com toda a equipe para examinar o relatório. Estas reuniões são chatas e fazem todo mundo odiar a ideia de reuniões. O que deu errado? O/A líder em momento algum perguntou por que ninguém estava lendo o relatório. Se o relatório não está ajudando as pessoas a fazer seu trabalho, por que está sendo escrito? E se o relatório pudesse ajudar, mas ninguém houvesse lido mesmo assim, é papel da liderança solucionar o mau desempenho – não marcar uma reunião para constranger as pessoas. Isso é usar a reunião como substituto para a liderança.

Situação 2 | Reunião para tomar decisão

Tomar uma decisão requer escolher uma prioridade em detrimento de outra. Se o/a líder não sabe o que fazer e não quer ser responsabilizado(a) por uma escolha ruim, convoca uma reunião com todos os envolvidos para chegar a um acordo. Mas, podem acontecer duas coisas: A) a decisão é adiada para “o assunto ser estudado” ou B) todos discutem até cansarem e concordarem com um certo curso de ação, de modo que a culpa seja de todos e, portanto, ninguém seja culpado.

Esse tipo de reunião acaba se tornando rotineira, já que as prioridades do negócio precisam de ajustes regulares, e passa a ser adotado para “discutir novas ideias” também. São momentos de tédio, que levam a poucos resultados e fazem todos detestarem o conceito de reunião. O que houve de errado? Outra vez, uma reunião de trabalho está sendo usada como substituta de uma boa liderança.

O que você pensa a respeito?

Acredita que reuniões costumam ser usadas como um recurso para líderes se esquivarem de liderar? Ou seja, as pessoas reproduzem uma tradição – que é convocar reuniões – em vez de se questionarem sobre sua relevância, sobre formas alternativas e mais estimulantes de resolver a questão. Bem, vejamos o que têm a dizer aqueles que defendem um modelo em que a reunião é exceção na rotina. Provavelmente, podem nos dar boas dicas para torná-las mais produtivas (quando forem inevitáveis).

Não: Por um mundo com menos reuniões

reunião de trabalho
Ilustração: James Graham (New York Times) 

Não faltam pesquisas que praticamente imploram pela redução do número e da duração de reuniões. E o que podemos inferir com elas, de antemão, é: reuniões não podem acontecer por qualquer razão, interromper a rotina sem aviso prévio e terminar quando necessário. Christian Barbosa, especialista brasileiro em produtividade, destaca em entrevista ao Blog Runrun.it que “em um ano, a cada 100 profissionais que participam de reuniões improdutivas, uma empresa pode perder 600 mil reais”.

No artigo “Meet is murder” (“Reunião é assassinato”), publicado no New York Times, Virginia Heffernan destaca que 15% do tempo de uma organização é gasto em reuniões e que o rombo causado por elas nos EUA chega a US$ 37 bilhões por ano. A razão? A queda na produtividade dos profissionais envolvidos.

“Não há nada mais tóxico para a produtividade do que uma reunião”, diz um manifesto da 37 Signals, que detalha, “Elas quebram seu dia em pedacinhos, interrompendo o fluxo de trabalho natural. Geralmente são sobre temas abstratos e costumam transmitir uma quantidade mínima de informações por minuto. Há pelo menos uma pessoa que desperdiça o tempo de todos com um comentário nonsense. Desfocam do assunto principal muito facilmente. Frequentemente têm pautas tão vagas que ninguém de fato sabe o seu propósito. E, por fim, exigem uma preparação que as pessoas raramente têm condições de fazer.” A solução, então, qual é?

reunião de trabalho

 

Três especialistas defendem seus métodos

Além do infográfico acima, apresentamos também os métodos de reunião de trabalho de Paul Graham, Stewart Butterfield e Brian Robertson – nomes de peso quando o assunto é gestão e produtividade.

1. Paul Graham

Cofundador da Y Combinator (um dos mais renomados fundos de investimentos do mundo de startups) reflete em seu ensaio “Maker’s Schedule, Manager’s Schedule”: “Não é verdade que o seu espírito exulta de alegria quando você pensa que vai ter um dia inteiro livre para trabalho, sem nem uma reunião sequer? Bem, isso significa que você fica deprimido quando não pode ter um dia assim.”

O que ele propõe, como demonstra o título de seu ensaio, é que existem dois tipos de rotina profissional: a do criador (maker) e a do gerente (manager). “A rotina do gerente é para os diretores. Você pode bloquear várias horas do dia para uma única tarefa se preciso, mas por padrão você muda o que está fazendo a cada hora. Para quem leva essa rotina, participar de uma reunião se resume a encontrar uma vaga na agenda.”

“Já a rotina do criador, comum entre programadores e escritores,” ele diz, “é dividida em longas horas”, às vezes, antes e depois do almoço. Afinal, “você não pode escrever ou programar bem em blocos de 1h. Isso é suficiente apenas para começar. Uma única reunião no meio da tarde pode destruir o dia, porque o divide em duas partes pequenas demais para realizar qualquer tarefa complexa. Para alguém com rotina de criador, ter uma reunião não se limita a mudar de uma tarefa para outra. Altera o modo como a pessoa trabalha.”

Entrevistado pelo NYTimes, ele explica o que considera uma reunião de trabalho ideal: ‘‘Não há mais do que quatro ou cinco participantes, e eles se conhecem e confiam uns nos outros. Eles passam rapidamente por uma lista de questões abertas enquanto fazem alguma outra coisa, almoçam, por exemplo. Não há apresentações. Ninguém tenta impressionar ninguém. Mal veem a hora de encerrar e voltar ao trabalho.’’

2. Stewart Butterfield

Fundador e CEO do Slack, ele propõe um modelo que diz preservar a camaradagem e a utilidade da reunião de trabalho: a reunião online, ou em outras palavras, via Slack. Lançado em 2013, o aplicativo mobile conquistou equipes e companhias de diversos setores e portes, com sua praticidade para criar e organizar grupos de conversa, chamados “channels”, e pela capacidade de compartilhar arquivos pesados.

“O Slack permite que os times tenham tanto conversas em tempo real [como no WhatsApp, Skype ou numa reunião presencial] quanto conversas com tempo de espera [como no e-mail]”, diz Butterfield, que destaca o fato de todas as informações trocadas ficarem arquivadas para a tomada de decisão posterior.

3. Brian Robertson

Autor do método de gestão Holacracy, defende outro conceito sobre reunião de trabalho. Cético em relação às estruturas corporativas predominantes, que, segundo ele, levaram à falência de bancos em 2009, Robertson publicou Holacracy, o livro onde argumenta que “as vozes das minorias precisam de um espaço para registrarem os problemas que os outros não veem” e que “uma empresa deve funcionar como um organismo evolucionário”. Ele explica.

O sistema Holacrático é baseado em pequenas células de pessoas chamadas Círculos. Cada círculo deve realizar “reuniões táticas”, numa frequência semanal ou quinzenal, para follow-up e “reuniões de governância”, numa frequência um pouco menor, quinzenal ou mensal, o que envolve dar espaço para que cada participante fale.

Mais especificamente, as reuniões holocráticas são compostas por momentos que Robertson chama de Tensão, que é quando as pessoas expressam suas preocupações sobre questões administrativas da empresa, processos adotados, projetos, ou mesmo, preocupações pessoais. E todos ficam livres para fazer Perguntas de esclarecimento, que só depois de postas à mesa, são seguidas pelas Reações – as respostas. Alguém, batizado de Facilitador(a), fica encarregado de conduzir tudo.

Acontece o intervalo e todos podem falar o quanto quiserem, e como quiserem. “Todo tipo de reação é bem-vinda, desde críticas intelectuais até explosões emocionais.” Ao retornarem o foco, acontecem diversas etapas, como Aperfeiçoamento, Clarificação, Objeções e Integração, que basicamente consistem em dar a voz e a vez a todos, organizadamente, para exporem e se ajudarem. Por fim, todos os presentes são convidados a compartilhar uma sugestão para melhorar a próxima reunião. Fim de papo.

Um dos preceitos principais dessa metodologia é extirpar a inibição. Mesmo aqueles que não são tímidos podem se retrair numa reunião e jamais apontar melhorias ou ideias para o dia a dia da empresa ou evolução da marca. Despertar o diálogo não é uma tarefa simples, sobretudo porque exige tato de quem lidera para notar se alguém ainda se sente desconfortável, ou se prefere colaborar de outra forma, que não seja, por exemplo, propondo ideias criativas, mas sim praticando seu pensamento analítico.

No entanto, há sempre meios de fomentar a criatividade da equipe, mesmo entre aqueles que não estão acostumados com essa modalidade de inteligência. Afinal, existem diversos tipos de inteligência, não se esqueça.

>> Teste recomendado: Qual seu temperamento?

>> Leituras recomendadas: Instigue a criatividade do seu time | Hora de dar adeus ao seu bloqueio criativo

Brilhe na sua próxima reunião de trabalho

Por falar em propor ideias, é bem provável que você, mais cedo ou mais tarde, tenha de fazer uma apresentação para sua liderança ou para a diretoria da empresa – um sinal de que você está bem cotado(a) e uma chance para expressar seu talento. Aqui vai um infográfico com dicas as mais práticas possíveis.
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(Bônus) Como fazer uma ata de reunião de trabalho?

Por mais informal que seja seu ambiente de trabalho, as decisões tomadas em reuniões podem ser registradas e divulgadas aos participantes e a quem interessem. Para isso, existe a ata de reunião. O portal Produzindo indica o que compõe uma ata eficaz:

1. Data, local, horário de início e fim da reunião (para que se saiba onde e quando as decisões foram tomadas);
2. Pessoas presentes e seus cargos (todos devem saber por quem as decisões foram tomadas);
3. Pauta da reunião (para saber o propósito para o qual as pessoas se reuniram);
4. Discussões (motivo para as decisões tomadas e abandonadas, evitando que a mesma discussão se repita);
5. Registro das decisões (para formalizar o que de fato foi acordado entre os participantes), e
6. Compromissos (os prazos para execução das tarefas, e porventura, o dia, horário, local e participantes da próxima reunião).

É importante lembrar que a ata deve ser um documento sucinto, de fácil leitura e identificação (em especial) das decisões tomadas. E uma ata que não abranja todos estes itens ficará incompleta, deixando os leitores com dúvidas sobre algum aspecto da reunião.

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