Do planejamento à entrega de projeto: dicas para uma gestão bem-sucedida

Do planejamento à entrega de projeto: dicas para uma gestão bem-sucedida

Poucos momentos se comparam àquele em que conquistamos um novo cliente, ou que fechamos a entrega de um grande projeto. Claro, se trata do reconhecimento de um trabalho bem feito, que por isso merece ser celebrado. No entanto, nesses momentos, muitas vezes só pensamos na entrega, sem nos ater a todo o processo que levará até ela, o que acaba constituindo 99% do trabalho. E para que novos clientes continuem chegando – e novos projetos continuem surgindo -, é preciso que haja a garantia de entrega de projeto por meio de uma gestão eficiente.

Não tem alternativa: a boa entrega de projeto requer um gerenciamento apurado. Uma prática que, de acordo com este texto do blog Business2Community, transcende as habilidades do gestor, tornando-se uma ciência que envolve planejamento, execução, acompanhamento e mensuração dos resultados.

Assim sendo, existem boas práticas que ajudam você a aprimorar cada uma dessas etapas. Vamos lá:

1. Adote uma ferramenta de gestão

Esta é, sem dúvida, a dica mais importante para a boa gestão de projetos – e para a garantia da entrega de projeto. Uma ferramenta de gestão, como o Runrun.it, será seu braço direito ao longo de todo o trabalho, do planejamento à entrega.

Com a plataforma, você consegue economizar tempo e recursos, automatizar tarefas burocráticas e focar no que realmente importa: o desenho e a execução do projeto. Isto sem falar nos indicadores de produtividade automáticos, além de gráficos com a projeção de entrega dos projetos e a previsão de possíveis atrasos, e relatórios automáticos de custos.

>> Leitura recomendada: Quais os ingredientes do planejamento de projetos?

2. Defina o escopo do projeto

Agora é hora de definir a estrutura do projeto e todas as tarefas envolvidas nele. Neste ponto, o Runrun.it, também será imensamente útil, porque, com ele, você poderá determinar e delegar todas as atividades referentes ao projeto, acompanhando o andamento de cada uma.

Vale lembrar, também, que mudanças inevitavelmente ocorrerão durante o ciclo de vida da maioria dos projetos. E caso essas mudanças impactem o escopo depois de iniciado o projeto, todos os envolvidos (cliente e equipe) precisam entender exatamente como ela irá interferir nas datas das entregas e nos custos.

Para mitigar o efeito dessas mudanças tardias, é preciso detalhar e documentar tudo ao máximo. E aqui você pode contar com o Runrun.it, uma vez que essas informações serão sempre registradas, e toda a comunicação será formalizada de maneira transparente. Tudo sob a sua supervisão, na ponta dos dedos e ao alcance dos olhos.

>>Leitura recomendada: Guia para descomplicar a Gestão de Projetos

3. Organize um cronograma viável e cumpra

A entrega de projeto com qualidade depende de um cronograma realista. Não adianta prometer mundos e fundos e depois não cumprir. Por isso, é indispensável que você, como gestor(a), organize um cronograma factível e, acima de tudo, compreensível por todo o time.

Você deve pensar no cronograma como uma ferramenta de comunicação de gestão. Afinal, ele indica se um projeto está ou não no caminho certo, de modo que precisa ser facilmente interpretado e avaliado. Quanto mais preciso e detalhado for o cronograma, maiores as chances de o projeto ser concluído no tempo.

Nesta etapa, o Runrun.it também ajuda a tornar a sua gestão eficiente. Porque a plataforma te permite construir o melhor caminho até a entrega, estimando o tempo dedicado a cada atividade. Além disso, é possível construir um fluxo de trabalho completo e organizado tornando sua gestão mais ágil e também criar uma sequência de responsáveis para a realização de cada tarefa. E para saber mais sobre o assunto, leia nosso artigo sobre cronograma de projetos.

4. Cuide da gestão de custos: sem ela, não existe entrega de projeto

Uma vez estimado o tempo de cada tarefa, é hora de avaliar os custos – e de monitorá-los. A forma mais fácil de fazer isso é calcular quanto vale a hora de trabalho de cada colaborador. Basta somar o valor que a empresa gasta com ele por mês (salário, benefícios e impostos) e dividir por 192 (24 dias x 8 horas, ou o número de horas trabalhadas em um mês). Dessa forma, você saberá se o valor que cobra para executar um projeto está de acordo com o que é gasto.

Mas quantificar esses valores ao longo de um projeto é uma das tarefas burocráticas de que falamos anteriormente. Investir seu tempo nela pode fazer com que outras atividades fiquem “descobertas”. Por isso, o Runrun.it é importante para automatizar esse controle. Você poderá aposentar as planilhas e as calculadoras para se dedicar ao que realmente importa.

>> Leitura recomendada: Descubra como fazer a gestão de custos

5. Foque também na gestão de tempo

Você deve ter percebido que, em todas essas etapas, o tempo é fundamental. No fundo, trata-se do ativo mais valioso da sua empresa, e nenhum projeto será bem-sucedido se ele não for bem administrado. Como o assunto está sempre em pauta aqui no blog, para te ajudar nesse ponto, recomendamos as leituras dos seguintes artigos:

 

6. Tudo pronto? Então é hora de escolher a metodologia

Agora que você definiu o escopo, organizou o cronograma, estimou a duração das tarefas e previu o quanto elas vão custar, chega a hora de arregaçar as mangas e executar o projeto. Aqui no blog, já abordamos diversas vezes as metodologias de gestão de projeto mais eficazes da atualidade. É o momento, então, de você escolher aquela que se encaixa melhor no seu fluxo de trabalho. Veja alguns exemplos:

Waterfall

Esta é considerada a forma mais tradicional de gerenciar projetos. Na metodologia Waterfall (cascata, em inglês), todas as etapas são seguidas de forma sequencial. As fases básicas geralmente são de definição de requisitos, planejamento, execução e validação, e podem variar dependendo do tipo de iniciativa.

É recomendada para projetos de grande escala, com equipes de funções mais tradicionais, em que o planejamento minucioso e um processo mais previsível são primordiais. No entanto, é considerada rígida, uma vez que, se uma tarefa que foi considerada concluída precisa ser alterada, voltar atrás para refazer pode ser dispendioso.

Metodologias ágeis

Os modelos ágeis de gestão de projetos são, sem dúvida, o melhor caminho para equipes menores, em que é preciso flexibilidade diante de constantes mudanças na execução das atividades. Além disso, uma metodologia assim propõe a participação mais próxima do cliente, iterações mais curtas e testes automatizados.

Isso não significa, porém, que uma metodologia ágil não possa ser empregada em grandes projetos. Há inclusive uma tendência de se combinar elementos das duas metodologias, a tradicional e a ágil, selecionando os pontos que funcionam melhor para o projeto em questão. O importante é conhecer a fundo essas formas para que, ao final do trabalho, exista a garantia da entrega de projeto.

Alguns dos modelos ágeis são a metodologia de pilha, o kanban e o scrum. E para conhecer tudo sobre o assunto, não perca este nosso artigo sobre metodologia ágil.

Resumindo: uma boa ferramenta de gestão faz a diferença

Como você deve ter visto, escolher um software de gestão de projetos proporciona ganhos de tempo e dinheiro. Por isso, trabalhar com uma plataforma para garantir a sua entrega, como é o caso do Runrun.it, é fundamental. Braço direito do gestor, se trata de um software completo criado para facilitar o trabalho no desenvolvimento de projetos.

Baseado em métodos ágeis, você verá como é simples definir o que é prioridade, distribuir tarefas e enxergar todo o funcionamento da sua empresa em uma única tela, com nosso Dashboard. E, com isso, trabalhar mais tranquilamente para a entrega de projetos. Experimente grátis: http://runrun.it.

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