Do planejamento à entrega de projeto: dicas para uma gestão bem-sucedida

Do planejamento à entrega de projeto: dicas para uma gestão bem-sucedida

Poucos momentos se comparam àquele em que conquistamos um novo cliente ou que fechamos a entrega de um grande projeto. Claro, se trata do reconhecimento de um trabalho bem feito que, por isso, merece ser celebrado. No entanto, nesses momentos, muitas vezes só pensamos na entrega, sem nos ater a todo o processo que levará até ela, o que acaba constituindo a maior parte do trabalho. E para que novos clientes continuem chegando – e novos projetos continuem surgindo -, é preciso que haja a garantia de entrega de projeto por meio de uma gestão eficiente.

Não tem alternativa: a boa entrega de projeto requer um gerenciamento apurado. Uma prática que, de acordo com um artigo do blog Business2Community, transcende as habilidades do gestor, tornando-se uma ciência que envolve planejamento, execução, acompanhamento e mensuração dos resultados.

Assim sendo, existem boas práticas que ajudam você a aprimorar cada uma dessas etapas. Confira

 

Adote uma ferramenta de gestão

Esta é, sem dúvida, a dica mais importante para a boa gestão de projetos – e para a garantia da entrega de projeto. Uma ferramenta de gestão, como o Runrun.it, será seu braço direito ao longo de todo o trabalho, do planejamento à entrega.

Com a plataforma, você consegue economizar tempo e recursos, automatizar tarefas burocráticas e focar no que realmente importa: o desenho e a execução do projeto. Isto sem falar nos indicadores de produtividade automáticos, além de gráficos com a projeção de entrega dos projetos e a previsão de possíveis atrasos, e relatórios automáticos de custos.

Aba do runrun.it onde é possível fazer a gestão de custos antes da entrega de projeto
No Runrun.it, você pode fazer a gestão de recursos e estimar a entrega de projetos

>> Leitura recomendada: Dicas para realizar o planejamento de projetos 

Com o gerenciador de projetos, sua equipe pode centralizar as informações em apenas um canal de comunicação, o que favorece a agilidade na aprovação e entrega de projetos. Uma das vantagens oferecidas pelo Runrun.it é a funcionalidade do usuário convidado, na qual é possível enviar arquivos, materiais ou estágio atual das atividades para clientes e profissionais externos à plataforma. Dessa forma, todos os detalhes são alinhados na mesma tela.

Função do usuário convidado, onde você pode compartilhar materiais antes da entrega de projetos

Defina o escopo do projeto

Agora é hora de definir o escopo do projeto. Esse documento traz todos os detalhes das etapas, funções e características de todo o trabalho que precisa ser feito pela equipe até a entrega do produto ou serviço ou para alcançar um determinado resultado. 

Montado a partir de informações previamente selecionadas em entrevistas com  o cliente, brainstormings com a equipe, análise de dados, pesquisa de mercado etc. Ele define, inclusive, o que não faz parte do projeto, controlando o que pode ser adicionado ou excluído durante a execução dele, guiando todos os membros da equipe, reduzindo custos e aumentando a eficiência do trabalho. 

>> Leitura recomendada: EAP: o que é e porque é importante montar corretamente a estrutura analítica do seu projeto

Neste ponto, uma ferramenta como o Runrun.it, também é imensamente útil, porque, com o software de gestão , você poderá determinar e delegar todas as atividades referentes ao projeto, acompanhando o andamento de cada uma.

Vale lembrar, também, que mudanças inevitavelmente ocorrerão durante o ciclo de vida da maioria dos projetos. E caso essas mudanças impactem o escopo depois de iniciado o projeto, todos os envolvidos (cliente e equipe) precisam entender exatamente como ela irá interferir nas datas das entregas e nos custos.

Para mitigar o efeito dessas mudanças tardias, é preciso detalhar e documentar tudo ao máximo. Com um gerenciador de projetos como o Runrun.it, você organiza as informações de maneira  visível para todos os envolvidos no projeto acompanharem cada atualização. Com criptografia de ponta a ponta, os dados mais importantes são armazenados na nuvem, oferecendo a segurança necessária para que nenhum detalhe seja perdido.

>>Leitura recomendada: Cronograma de projetos: como e porque utilizar essa ferramenta de planejamento

Organize um cronograma viável e cumpra a entrega de projetos

A entrega de projeto com qualidade depende de um cronograma realista. Não adianta prometer mundos e fundos e depois não cumprir. Por isso, é indispensável que você, como gestor ou gestora, organize um cronograma factível e, acima de tudo, compreensível por todo o time.

Você deve pensar no cronograma como uma ferramenta de comunicação de gestão. Afinal, ele indica se um projeto está ou não no caminho certo, de modo que precisa ser facilmente interpretado e avaliado. Quanto mais preciso e detalhado for o cronograma, maiores as chances de o projeto ser concluído a tempo.

Nesta etapa, mais uma vez o Runrun.it ajuda a tornar a sua gestão eficiente. Porque a plataforma te permite construir o melhor caminho até a entrega, estimando o tempo dedicado a cada atividade. Além disso, é possível construir um fluxo de trabalho completo e organizado tornando sua gestão mais ágil e também criar uma sequência de responsáveis para a realização de cada tarefa.

Gestão do tempo no Runrun.it

 Cuide da gestão de custos: sem ela, não existe entrega de projeto

Uma vez estimado o tempo de cada tarefa, é hora de avaliar os custos – e de monitorá-los. A forma mais fácil de fazer isso é calcular quanto vale a hora de trabalho de cada colaborador. 

Para isso, basta somar o valor que a empresa gasta com ele por mês (salário, benefícios e impostos) e dividir por 192 (24 dias x 8 horas, ou o número de horas trabalhadas em um mês). Dessa forma, você saberá se o valor que cobra para executar um projeto está de acordo com o que é gasto.

Mas quantificar esses valores ao longo de um projeto é uma das tarefas burocráticas de que falamos anteriormente. Investir seu tempo nela pode fazer com que outras atividades fiquem “descobertas”. Por isso, o Runrun.it é importante para automatizar esse controle. Você poderá aposentar as planilhas e as calculadoras para se dedicar ao que realmente importa.

>> Leitura recomendada: Descubra como fazer a gestão de custos

 Foque também na gestão de tempo

Você deve ter percebido que, em todas essas etapas, o tempo é fundamental. No fundo, trata-se do ativo mais valioso da sua empresa, e nenhum projeto será bem-sucedido se ele não for bem administrado. 

Um dos elementos principais para que a gestão de tempo seja precisa é o timesheet, um recurso utilizado para acompanhar e medir quanto tempo você e sua equipe demoram para concluir uma determinada demanda ou um projeto. A importância do timesheet está também na garantia do foco nas tarefas prioritárias em determinado estágio do projeto e na entrega de projetos no prazo para o cliente.

Um timesheet automático é um diferencial para que a avaliação do tempo aplicado na tarefa seja precisa. Para que o controle aconteça adequadamente, o Runrun.it conta com o recurso de play na tarefa. Funciona assim: para iniciar uma atividade, o usuário clica no botão em formato de “play” e automaticamente, a plataforma passa a registrar o tempo decorrido até a pausa ou o avanço da demanda outra fase do projeto. 

Dessa maneira, ao idealizar a quantidade de horas necessárias para um projeto durante o planejamento, o gestor terá uma estimativa baseada em dados, tornando a previsão de entrega de projeto mais realista, sem causar transtornos ou sobrecarga de trabalho. 

Gif representando o play e pause na tarefa, ação importante para a entrega de projetos no Runrun.it

 Metodologias de gestão 

Agora que você definiu o escopo, organizou o cronograma, estimou a duração das tarefas e previu o quanto elas vão custar, chega a hora de arregaçar as mangas e executar o projeto. Nesse momento, entram em ação as metodologias de gestão, que vão estruturar os passos necessários de acordo com o seu fluxo de trabalho. Os exemplos mais conhecidos são: 

Waterfall

Esta é considerada a forma mais tradicional de gerenciar projetos. Na metodologia Waterfall (cascata, em inglês), todas as etapas são seguidas de forma sequencial. As fases básicas geralmente são de definição de requisitos, planejamento, execução e validação, e podem variar dependendo do tipo de iniciativa.

Geralmente, é  recomendada para projetos de grande escala, com equipes de funções mais tradicionais, em que o planejamento minucioso e um processo mais previsível são primordiais. No entanto, é considerada rígida, uma vez que, se uma tarefa que foi considerada concluída precisa ser alterada, voltar atrás para refazer pode ser dispendioso.

Metodologias ágeis

Adotar a gestão ágil para realizar os projetos é  , sem dúvida, o caminho mais indicado para equipes enxutas, em que é preciso flexibilidade diante de constantes mudanças na execução das atividades. Além disso, uma metodologia assim propõe a participação mais próxima do cliente, iterações mais curtas e testes automatizados.

Isso não significa, porém, que uma metodologia ágil não possa ser empregada em grandes projetos. Há inclusive uma tendência de se combinar elementos das duas metodologias, a tradicional e a ágil, selecionando os pontos que funcionam melhor para o projeto em questão. O importante é conhecer a fundo essas formas para que, ao final do trabalho, exista a garantia da entrega de projeto.

Uma boa ferramenta de gestão faz a diferença

Como você deve ter visto, escolher um software de gestão de projetos proporciona ganhos de tempo e dinheiro. Por isso, trabalhar com uma plataforma para garantir a sua entrega, como é o caso do Runrun.it, é fundamental. Braço direito do gestor, se trata de um software completo criado para facilitar o trabalho no desenvolvimento de projetos.

Baseado em métodos ágeis, você verá como é simples definir o que é prioridade, distribuir tarefas e enxergar todo o funcionamento da sua empresa em uma única tela, com nosso Quadros. E, com isso, trabalhar mais tranquilamente para a entrega de projetos. Experimente grátis: http://runrun.it.

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Conteúdo mencionado: 

https://www.business2community.com/strategy/7-essential-steps-to-successful-business-projects-a-useful-roadmap-02065913

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