Como fazer um modelo de projeto do zero

Como fazer um modelo de projeto do zero

O que você vai encontrar neste artigo sobre modelo de projeto: 

 

O que é modelo de projeto?

O modelo de projeto é um conjunto de informações, no qual fica pré-estruturado e pré-definido tudo que deve ser feito em um projeto padrão. Ele contém as características, etapas e o fluxo de trabalho de cada projeto.

Construir um bom modelo de projeto é o primeiro passo para que você evite os principais problemas de gestão – que são uma verdadeira dor de cabeça: orçamento estourado, entrega fora do prazo e resultado diferente do escopo original.

As informações contidas nele vão te auxiliar durante o processo de desenvolvimento do projeto e até que ele seja concluído com sucesso. Os cinco principais indicadores de desempenho de um projeto são:

  1. 1. Entrega no prazo
  2. 2. Dentro do orçamento estabelecido
  3. 3. De acordo com o escopo 
  4. 4. Apresentando padrões de qualidade 
  5. 5. Se encaixando nos objetivos da empresa
 

Com isso em mente, nós trouxemos algumas dicas para você sair desse post e já começar a colocar a mão na massa e gerenciar projetos com cada vez mais qualidade e eficiência.

Como construir um modelo de projeto do zero?

Para construir um modelo de projeto do zero, você vai precisar seguir 5 passos (que estão listados abaixo, de forma mais detalhada): 1. Reúna informações relevantes; 2. Estabeleça etapas; 3. Desenhe um fluxo; 4. Defina responsáveis, e 5. Teste.

Lembrando que os projetos possuem características variadas que dependem do tipo de serviço prestado – que pode ser uma assessoria, uma equipe de TI, uma consultoria, ou uma agência de publicidade -, do cliente para qual o projeto se destina, assim como do tempo de duração dele.

1) Determine informações padrão para todos os projetos

Neste primeiro momento, é hora de identificar quais são as informações relevantes e que te ajudarão a acompanhar esse projeto no futuro.

Elas podem ser mais básicas, como o nome do cliente, título padronizado do projeto, um código de identificação (que será importante na hora de gerar relatórios), ou até dados mais específicos, como o que não pode faltar no seu briefing, escopo, premissas, área responsável, entre outros.

2) Estabeleça quais são as etapas

Agora é hora de definir quais são as fases macro, pelas quais vão passar as tarefas dos seus projetos. Quanto mais realistas forem essas etapas, mais fácil será para você fazer a gestão do tempo e definir quais são as partes mais importantes e as mais críticas do projeto.

Essa é uma forma de garantir que o processo seja otimizado e que nenhum etapa será pulada, independente de quem está assumindo determinada função no momento do desenvolvimento do projeto.Isso também contribui para a manutenção da qualidade das entregas e no relacionamento saudável com o seu cliente.

3) Determine o fluxo 

O fluxo de trabalho vai determinar qual é o caminho que as atividades do seu projeto vão percorrer na empresa. É importante que ele seja flexível e capaz de se adaptar às possíveis mudanças que podem ocorrer e que a gestão de processos seja eficiente, para não burocratizar as ações entre departamentos. 

4) Escolha os responsáveis 

Um bom gestor precisa ter ao seu lado pessoas em que ele confia para delegar tarefas. Quando todos do time entendem as suas responsabilidades, fica mais simples acompanhar o que todos estão fazendo. Além de que, com a confiança estabelecida o gestor assume um papel de orientador e pode se preocupar com outros tópicos do nosso  guia de gestão de projetos.

5) Monte e teste o seu modelo

Agora que você já reuniu todas as informações relevantes, definiu as etapas, desenhou o fluxo e designou os responsáveis, está na hora de montar o modelo e testá-lo. Durante esse período é importante analisar se ele é capaz de comportar todos os processos da sua empresa, se as entregas foram feitas com qualidade e dentro do tempo, se não houve burocratização de processos e, claro, se você conseguiu gerenciar tudo com eficiência.

Depois de elaborar e testar o seu modelo de projeto, chegou a hora de fazer a gestão de cada um deles, sempre levando em consideração os 5 indicadores de desempenho de entrega de projetos, que já mencionamos acima.

Como alinhar os propósitos do projeto com a estratégia de negócios da empresa?

Com maior alinhamento entre projetos e estratégias, as organizações podem esperar que o portfólio tenha maior impacto sobre o sucesso do negócio, é o que afirma, uma pesquisa realizada pela PWC, que teve como objetivo identificar tendências e melhores práticas de gerenciamento de projetos. 

Cerca de 80% das empresas entrevistadas afirmaram que há uma forte correlação entre estratégia e portfólio de projetos em sua organização.

A capacidade de entender por que seu projeto é fundamental para a missão da sua organização e como ele se encaixa no plano estratégico global é um componente chave para o sucesso. Além disso, relacionar o sucesso dos projetos com todas as metas e estratégias organizacionais é uma maneira fácil de aumentar a dedicação de cada membro da equipe envolvida.

Como não estourar o orçamento de um projeto?

Gerenciar os custos de um projeto significa monitorar o orçamento e olhar se os gastos reais são maiores do que inicialmente estimado. Como o desempenho financeiro é um dos principais indicadores de sucesso do projeto, as organizações precisam estabelecer processos formais para seu gerenciamento. 

A análise da PWC valida isso ao apontar que 54,9% das empresas entrevistadas que demonstraram bons resultados orçamentários afirmaram que as premissas orçamentárias foram claramente documentadas e avaliadas, e 57,5% afirmaram que as verbas são alocadas ao projeto de acordo com a fase em que ele está e só são liberadas mediante aprovação de um comitê.

Reveja o plano de trabalho para determinar como você está progredindo no cronograma e no orçamento. Se o projeto for pequeno, pode ser a cada semana. Para projetos maiores, a frequência pode ser a cada duas semanas. Identificar as atividades que foram concluídas durante o período anterior e atualizar o plano de trabalho é fundamental para se manter fiel ao prazo e ao orçamento.

>> Leitura recomendada: Você está mesmo fazendo a gestão de custos ou está perdendo dinheiro? Descubra agora

Sistemas e Ferramentas de gestão, como utilizá-las?

Segundo a pesquisa da PWC, o uso de softwares de gestão e processos promove níveis mais elevados de desempenho e maior satisfação com as práticas de uma organização.

Isso porque, através desses sistemas, você pode automatizar algumas ações, como a criação de templates para projetos e sua aplicação, tudo isso com apenas alguns cliques. 

O Runrun.it, por exemplo, é uma ferramenta que te dá a possibilidade de criar quantos modelos de projeto você precisar, facilitando a criação das tarefas no sistema, alocando responsáveis e determinando o fluxo do seu processo, até que ele seja finalizado. 

Com essa estrutura definida, você consegue acompanhar todas as fases do projeto, além de ter certeza que todas as demandas foram distribuídas e já estão sendo executadas. 

O Runrun.it também melhora a comunicação na sua empresa porque tudo ficará centralizado e registrado. Ou seja, nenhuma solicitação de aprovação ou pedido de refação vai ficar perdido na sua caixa de entrada de e-mails. 

Dica: Está em dúvida sobre qual software é mais adequado às necessidades da sua empresa? Assista ao nosso webinar abaixo e descubra: 

Pessoas e equipes

Um modelo de projeto bem estruturado é fundamental para conquistar uma entrega satisfatória e de qualidade. Porém, as pessoas envolvidas, tanto as responsáveis pela execução, quanto as por gerenciar o processo, também merecem atenção. 

Por isso, é importante que você determine quais são os responsáveis pelas demandas, ou pelas etapas do projeto, assim como quem deve acompanhar a evolução, se o andamento do fluxo está sendo feito da maneira correta e quem deve realizar as aprovações, para que o projeto avance rapidamente. 

Além disso, é preciso destacar a relevância do gestor de projetos, já que, de acordo com pesquisa da PWC, ele foi considerado um elemento crítico para o sucesso nos principais indicadores de desempenho. 87% dos entrevistados que disseram ter um gerenciamento de orçamento de projetos bem-sucedido também afirmaram que seus gerentes de projeto possuem experiência compatível e adequada para o gerenciamento de projetos semelhantes, seja por tamanho de projeto ou por área de negócios.

Esse sucesso pode ser potencializado quando o(a) gestor(a) possui a visão geral do que acontece. Por isso, é importante que você utilize um software que registra em qual tarefa cada um está trabalhando, o que está demorando para ser aprovado ou se está havendo muito retrabalho, por exemplo. Além disso, você  conseguir avaliar a produtividade dos colaboradores, até porque, o desempenho da equipe é crucial para um bom resultado do projeto. 

Sergio Ricardo Master Penedo, coordenador de Cursos de Graduação do Instituto Brasileiro de Tecnologia Avançada, IBTA, explica que o grande “problema” com o qual gerentes de projetos lidam ao se deparar com eminentes estouros de prazo e de orçamento, – e, até mesmo, a descaracterização de projetos que conduzem – é a qualidade da equipe que coordena/conduz. 

“Este entrave só pode ser sanado por meio da adequada formação de profissionais envolvidos no projeto em questão, de modo a trazer o devido suporte no que toca à definição de prazos e custos compatíveis com as demandas. Cabe também ao bom gerente de projetos navegar por variados campos de conhecimento atrelados à Administração, como gestão de equipes, gestão de custos e planejamento de capacidades”, diz o professor. 

>> Leitura recomendada: 5 habilidades para aprimorar sua gestão de equipes

Gestão eficiente: um desafio 

Dada a alta taxa de falhas de projeto, é possível pensar que as empresas ficam felizes em somente ter seu projeto acabado com algum grau de sucesso. Esse não é o caso. As organizações esperam projetos que sejam concluídos mais rápidos, de forma mais barata e muito melhor. E a única maneira de fazer estes objetivos ser cumpridos é através do uso de processos, ferramentas e técnicas eficazes de gestão de projetos.

Fica constatado que as três principais fórmulas de sucesso de um projeto são: 

  1. 1. Alinhamento do portfólio à estratégia da organização
  2. 2. Aplicação de metodologias para gerenciar o portfólio de projetos 
  3. 3. Realizar avaliações periódicas
 

Como podemos observar, escolher a ferramenta que possui as qualidades certas para você gerenciar o seu projeto é fundamental para criar padrões, determinar processos e registrar e formalizar tudo que está sendo feito pela sua equipe. Muitas vezes, uma das maiores dificuldades de um gestor é ver com clareza tudo que está acontecendo na empresa e a ferramenta certa pode te ajudar com isso.  

Use um software de gestão como seu aliado!

Como você acompanhou em nosso artigo, não é nada fácil ser um gestor de projetos, criar modelos e ainda gerenciar o desenvolvimento deles, respeitando o orçamento, o prazo e o escopo que foram determinados. Entretanto, existem ferramentas que te auxiliam nessa tarefa, como o Runrun.it. 

Através do nosso sistema, você consegue automatizar a criação de projetos, por meio dos modelos que são criados e adaptados por você, de acordo com a sua necessidade. Al[em disso, você vai ter uma visão do todo, determinando processos e fluxos, para que você possa acompanhar o trabalho dos colaboradores e entregar tudo no prazo. Comece agora: http://runrun.it

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