O passo a passo para fazer um modelo de projeto

O passo a passo para fazer um modelo de projeto

Contar com modelos de projetos garante uma série de benefícios para uma empresa, principalmente no que diz respeito à padronização das atividades, agilidade e produtividade. Dentro da gestão de múltiplos projetos, esses templates funcionam como uma espécie de manual, orientando as ações subsequentes e tornando a criação de novas ideias mais orgânica e eficaz.

Como tudo precisa de um início, elaboramos esse conteúdo que irá apontar os passos essenciais para criar e replicar modelos de projeto para a sua rotina de trabalho se tornar mais prática e organizada. Nesse artigo você vai encontrar: 

 

O que é modelo de projeto?

O modelo de projeto é um conjunto de informações no qual fica pré-estruturado e pré-definido tudo que deve ser feito em um projeto padrão. Ele contém as características, etapas e o fluxo de trabalho de cada projeto.

Construir um bom modelo de projeto é o primeiro passo para que você evite os principais problemas de gestão – que são uma verdadeira dor de cabeça: orçamento estourado, entrega fora do prazo e resultado diferente do escopo original.

As informações contidas no modelo de projeto vão te auxiliar desde o processo de desenvolvimento, passando pela organização de projetos até a sua entrega. Para isso, você não pode perder de vista os cinco principais indicadores de desempenho de um projeto, que  são:

  1. 1. Entrega no prazo.
  2. 2. Dentro do orçamento estabelecido.
  3. 3. De acordo com o escopo.
  4. 4. Apresentando padrões de qualidade.
  5. 5. Encaixando-se nos objetivos da empresa
 

Com isso em mente, nós trouxemos algumas dicas para você sair desse post e já começar a colocar a mão na massa e realizar a gestão de projetos com mais qualidade e eficiência.

Como construir um modelo de projeto?

Para construir um modelo de projeto do zero, é preciso lembrar que os projetos possuem características e períodos de duração distintos e variam conforme o tipo de serviço executado pela organização (pode ser uma assessoria, desenvolvimento de programas de TI, consultoria, agência de marketing e assim por diante), assim como a necessidade pretendida pelo cliente ou consumidor final.  

>> Leitura recomendada: Modelo de projeto para marketing: sete templates para você

Sendo assim, elaboramos uma passo a passo detalhado para você seguir nos próximos tópicos: 

1) Determine informações padrão para todos os projetos

Neste primeiro momento, é hora de identificar quais são as informações relevantes e que te ajudarão a acompanhar esse projeto no futuro.

>> Leitura recomendada: O guia definitivo do controle de projetos

Elas podem ser mais básicas, como o nome do cliente, título padronizado do projeto, um código de identificação (que será importante na hora de gerar relatórios), ou até dados mais específicos, como o que não pode faltar no seu briefing, escopo, premissas, área responsável, entre outros.

Tais detalhes são bem importantes, pois facilitam a visualização e compreensão dos objetivos do projeto. Uma dica bacana é deixar esses campos em branco no modelo de projeto, assim cada equipe ou profissional responsável pode preencher com os dados relativos à sua atividade, o que, sem dúvidas, garante uma economia de tempo. 

2) Estabeleça quais são as etapas do projeto

Agora é hora de definir quais são as fases macro, pelas quais vão passar as tarefas dos seus projetos. Quanto mais realistas forem essas etapas, mais fácil será para você fazer a gestão do tempo e definir quais são as partes mais importantes e as mais críticas do projeto.

Essa é uma forma de garantir que o processo seja otimizado e que nenhuma etapa será pulada, independentemente de quem está assumindo determinada função no momento do desenvolvimento do projeto. Isso também contribui para a manutenção da qualidade das entregas e no relacionamento saudável com o seu cliente. 

Para que as fases e ciclos do projetos sejam nítidos para todos os envolvidos, os gestores podem desenvolver a estrutura analítica do projeto (EAP), que é um organograma que esclarece de forma visual todas as entregas previstas e alocadas no cronograma de projetos. Abaixo, você pode conferir uma representação visual dessa metodologia: 

Modelo de projeto em uma estrutura analitica de projeto

No caso de projetos mais complexos, realizar a divisão dos processos em etapas gera benefícios para o acompanhamento e execução das atividades, que se tornam mais mensuráveis e menos pesadas. Com o Runrun.it, você pode fragmentar o projeto em processos mais enxutos e visualizar o andamento das atividades em uma mesma página. 

Gif de uma tela do Runrun.it, mostrando como fragmentar o modelo de projeto em mais etapas

3) Determine o fluxo 

O fluxo de trabalho vai determinar qual é o caminho que as atividades do seu projeto vão percorrer na empresa. É importante que ele seja flexível e capaz de se adaptar às possíveis mudanças que possam ocorrer e que a gestão de processos seja eficiente, para não burocratizar as ações entre departamentos. 

>> Leitura recomendada: Como destacar os milestones dos projetos

4) Escolha os responsáveis 

Um bom gestor precisa ter ao seu lado pessoas em que ele confia para delegar tarefas. Quando todos do time entendem as suas responsabilidades, fica mais simples acompanhar o que todos estão fazendo. Além de que, com a confiança estabelecida, o gestor assume um papel de orientador e pode se preocupar com outras prioridades da gestão de tarefas

5) Monte e teste o seu modelo de projeto

Agora que você já reuniu todas as informações relevantes, definiu as etapas, desenhou o fluxo e designou os responsáveis, está na hora de montar o modelo de projeto e testá-lo. Durante esse período, é importante analisar se ele é capaz de comportar todos os processos da sua empresa, se as entregas foram feitas com qualidade e dentro do tempo, se não houve burocratização de processos e, claro, se você conseguiu gerenciar tudo com eficiência.

Depois de elaborar e testar o seu modelo de projeto, chegou a hora de fazer a gestão de cada um deles, sempre levando em consideração os cinco indicadores de desempenho de entrega de projetos, que já mencionamos acima.

Criando modelos de projetos com técnicas tradicionais

Aproveitar as ferramentas e técnicas já conhecidas pelos profissionais é uma boa forma de tirar o modelo de projetos do papel. Pensando nisso, separamos algumas delas que podem auxiliar você nessa jornada: 

Business Model Canvas 

O Canvas online  é uma ferramenta muito útil para definir o modelo de negócios de uma empresa ou de qualquer projeto em que você for trabalhar. Com ele, um gestor e sua equipe podem projetar, visualizar e compreender melhor como a empresa irá funcionar. Ou seja, como ela irá criar valor, entregar ao cliente, estimar custos e gerar renda. 

Por consequência, a técnica possui um formato intuitivo e que pode ser reaproveitada na criação de modelos de projetos, com seus campos de descrição bem definidos, o que facilita a visibilidade de todos os aspectos relevantes para sua empresa. Além disso, elas servem como ponto de referência e de linguagem comum na hora de trabalhar cada nova hipótese.

Modelo de projeto com a estrutura do Canvas online

Ferramenta 5W2H 

Com uma estrutura simples, a matriz 5W2H também pode servir como inspiração para um modelo de projeto. Baseada em sete perguntas, ela classifica as prioridades em categorias que auxiliam na definição da sequência das atividades, isso sem falar que é um instrumento essencial para levar o plano de ação adiante. 

Matriz 5W2H que pode ser utilizada como um modelo de projeto

Os campos segmentados da tabela favorecem um entendimento maior das propostas levantadas, de quais serão os profissionais alocados e os recursos disponíveis para a execução do projeto. Sendo assim, a ferramenta serve também como um dos modelos de projeto que podem ser classificados como padrões no meio corporativo. 

Como alinhar os propósitos do projeto com a estratégia de negócios da empresa?

Com maior alinhamento entre projetos e estratégias, as organizações podem esperar que o portfólio tenha maior impacto sobre o sucesso do negócio, é o que afirma uma pesquisa realizada pela PWC, que teve como objetivo identificar tendências e melhores práticas de gerenciamento de projetos. 

Cerca de 80% das empresas entrevistadas afirmaram que há uma forte correlação entre estratégia e portfólio de projetos em sua instituição.

A capacidade de entender por que seu projeto é fundamental para a missão da sua organização e como ele se encaixa no plano estratégico global é um componente chave para o sucesso. Além disso, relacionar o sucesso dos projetos com todas as metas e estratégias organizacionais é uma maneira fácil de aumentar a dedicação de cada membro da equipe envolvida.

Como não estourar o orçamento de um projeto?

Gerenciar os custos de um projeto significa monitorar o orçamento e olhar se os gastos reais são maiores do que inicialmente estimado. Como o desempenho financeiro é um dos principais indicadores de sucesso do projeto, as organizações precisam estabelecer processos formais para seu gerenciamento. 

A análise da PWC valida isso ao apontar que 54,9% das empresas que demonstraram bons resultados afirmaram que as premissas orçamentárias foram claramente documentadas e avaliadas. Já 57,5% das companhias entrevistadas afirmaram que as verbas são alocadas ao projeto de acordo com a fase em que ele está e só são liberadas mediante aprovação de um comitê.

Uma dica para não estourar o orçamento é rever o plano de trabalho para determinar como você está progredindo no cronograma e no orçamento. Se o projeto for pequeno, pode ser a cada semana. Para projetos maiores, a frequência pode ser a cada duas semanas. Identificar as atividades que foram concluídas durante o período anterior e atualizar o plano de ação é fundamental para se manter fiel ao prazo e ao orçamento. 

>> Leitura recomendada: Você está mesmo fazendo a gestão de custos ou está perdendo dinheiro? Descubra agora

Sistemas e ferramentas de gestão, como utilizá-las?

O uso de softwares de gestão e processos promove níveis mais elevados de desempenho e maior satisfação com as práticas de uma organização.

Isso porque, através desses sistemas, você pode automatizar algumas ações, como a criação de modelo de projetos e sua aplicação, tudo isso com apenas alguns cliques. 

O Runrun.it, por exemplo, é um gerenciador de projetos que te dá a possibilidade de criar quantos modelos de projeto você precisar, facilitando a criação das tarefas no sistema, alocando responsáveis e determinando o fluxo do seu processo, até que ele seja finalizado. 

Com essa estrutura definida, você consegue acompanhar todas as fases do projeto, além de ter certeza de que todas as demandas foram distribuídas e já estão sendo executadas. 

Uma das principais vantagens de usar a plataforma para gerenciar as atividades é a funcionalidade de clonar projetos. Com essa ação, os modelos de projetos mais utilizados pela instituição podem ser copiados com um clique, sendo que as informações principais podem ser alteradas conforme a nova solicitação. 

Dessa forma, há uma redução das etapas mais procedurais, o que aumenta o tempo dedicado às ações que envolvem o planejamento dos projetos e a prática das atividades. 

Gif do Runrun.it mostrando como clonar um modelo de projeto

O Runrun.it disponibiliza variações na forma de acompanhar a evolução do projeto, na qual o usuário pode escolher entre a visualização pelo kanban, que divide as etapas em colunas, ou pelo gráfico de Gantt, que mostra as previsões de início das tarefas e o nível de capacidade de cada usuário envolvido, estabelecendo assim um critério de distribuição mais justa das tarefas. 

Gif do Runrun.it, exemplificando como é possível acompanhar um modelo de projeto com o gráfico de Ganttt

O Runrun.it também melhora a comunicação na sua empresa porque deixa tudo  centralizado e registrado. Inclusive, com a funcionalidade do usuário convidado, é possível solicitar as aprovações e pedidos de refação com profissionais externos à plataforma. Ou seja, nenhuma notificação vai ficar perdida na sua caixa de entrada de e-mails. 

Dica: está em dúvida sobre qual software é mais adequado às necessidades da sua empresa? Assista ao nosso webinar abaixo e descubra: 

Pessoas e equipes

Um modelo de projeto bem estruturado é fundamental para conquistar uma entrega satisfatória e de qualidade. Porém, as pessoas envolvidas, tanto as responsáveis pela execução, quanto as atribuídas por gerenciar o processo, também merecem atenção. 

Por isso, é importante que você determine quais serão os alocados a cada demanda e etapa do projeto, assim como quem deve acompanhar a evolução, se o andamento do fluxo está sendo feito da maneira correta e quem deve realizar as aprovações, para que o projeto avance rapidamente. 

>> Leitura recomendada: Atribua responsabilidades com a Matriz RACI

Além disso, é preciso destacar a relevância do gestor de projetos, já que, de acordo com pesquisa da PWC já mencionada neste artigo, ele foi considerado um elemento crítico para o sucesso nos principais indicadores de desempenho. Entre os entrevistados, 87% dos que disseram ter um gerenciamento de orçamento de projetos bem-sucedido também afirmaram que seus gerentes de projeto possuem experiência compatível e adequada para o gerenciamento de projetos semelhantes, seja por tamanho de projeto ou por área de negócios.

Esse sucesso pode ser potencializado quando as lideranças possuem uma visão geral do que acontece. Por isso, é importante que você utilize um software que registra em qual tarefa cada um está trabalhando, o que está demorando para ser aprovado ou se está havendo muito retrabalho, por exemplo. Além disso, você precisa conseguir avaliar a produtividade dos colaboradores, até porque o desempenho da equipe é crucial para um bom resultado do projeto. 

Sergio Ricardo Master Penedo, coordenador de Cursos de Graduação do Instituto Brasileiro de Tecnologia Avançada, IBTA, explica que o grande “problema” com o qual gerentes de projetos lidam ao se deparar com eminentes estouros de prazo e de orçamento – e, até mesmo, a descaracterização de projetos que conduzem – é a qualidade da equipe que coordena/conduz. 

“Este entrave só pode ser sanado por meio da adequada formação de profissionais envolvidos no projeto em questão, de modo a trazer o devido suporte no que toca à definição de prazos e custos compatíveis com as demandas. Cabe também ao bom gerente de projetos navegar por variados campos de conhecimento atrelados à Administração, como gestão de equipes, gestão de custos e planejamento de capacidades”, diz o professor. 

>> Leitura recomendada: 5 habilidades para aprimorar sua gestão de equipes

Gestão eficiente: um desafio 

Dada a alta taxa de falhas de projeto, é possível pensar que as empresas ficam felizes em somente ter seu projeto acabado com algum grau de sucesso. Esse não é o caso. As organizações esperam projetos que sejam concluídos mais rápido, de forma mais barata e muito melhor. E a única maneira de fazer estes objetivos serem cumpridos é através do uso de processos, ferramentas e técnicas eficazes de gestão de múltiplos projetos.

Fica constatado que as três principais fórmulas de sucesso de um projeto são: 

  1. 1. Alinhamento do portfólio à estratégia da organização.
  2. 2. Aplicação de metodologias para gerenciar o portfólio de projetos.
  3. 3. Realizar avaliações periódicas. 

Como podemos observar, escolher a ferramenta que possui as qualidades certas para você gerenciar o seu projeto é fundamental para criar padrões, determinar processos,  registrar e formalizar tudo que está sendo feito pela sua equipe. Muitas vezes, uma das maiores dificuldades de um gestor é ter transparência em tudo que está acontecendo na empresa e a ferramenta como o Runrun.it pode te ajudar com isso.  

Use um software de gestão como seu aliado!

Como você acompanhou em nosso artigo, criar modelos de projetos, gerenciar o desenvolvimento deles respeitando o orçamento, o prazo e o escopo que foram determinados não é um processo fácil. Entretanto, existem ferramentas que te auxiliam e tornam essa gestão mais simples, como o Runrun.it. 

Através do nosso sistema, você consegue automatizar a criação de projetos, por meio dos modelos que são elaborados e adaptados por você, de acordo com a sua necessidade. Além disso, você terá uma visão completa, determinando processos e fluxos, para que você possa acompanhar o trabalho dos colaboradores e entregar tudo no prazo. Crie sua conta grátis e comece agora: http://runrun.it

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