Como fazer um modelo de projeto melhor do que o previsto

Como fazer um modelo de projeto melhor do que o previsto

Somos constantemente lembrados de que a esmagadora maioria dos projetos são concluídos com o orçamento estourado, depois do deadline desejado e diferente do escopo original. Mas, as melhores práticas de gerenciamento de projetos nos lembra que, se for iniciado com êxito, minuciosamente planejado e bem executado, as métricas indicarão melhores resultados. Com isso em mente, e com base nos cinco principais indicadores de desempenho (conclusão de projetos no prazo, dentro do orçamento e de acordo com o escopo, os padrões de qualidade e os benefícios empresariais pretendidos), aqui estão dicas importantes de como elaborar um modelo de projeto ideal e completar este processo desafiador com os melhores resultados. 

Alinhamento dos propósitos do projeto com a estratégia de negócios

A capacidade de entender por que motivo seu projeto é fundamental para a missão da sua organização e como ele se encaixa no plano estratégico global é um componente chave para o sucesso. Ser capaz de relacionar o sucesso do seu projeto com todas as metas e estratégias organizacionais é uma maneira fácil de aumentar a dedicação de cada membro da equipe envolvida. Há evidências de que alinhamento entre escopo de projeto, portfólio de projetos e estratégia de negócios da organização garantem melhores resultados.

Em um grande projeto de pesquisa realizado pela PWC, que teve como objetivo identificar tendências e melhores práticas de gerenciamento de projetos, cerca de 80% das empresas entrevistadas afirmaram que há uma forte correlação entre estratégia e portfólio de projetos em sua organização. Com maior alinhamento entre projetos e estratégia de negócios, as organizações podem esperar que o portfólio de projetos tenha maior impacto sobre o sucesso do negócio.

Planejamento real

É importante planejar o trabalho por meio de um documento de definição do projeto. Ela é a principal entrega para o planejamento e descreve todos os seus aspectos a um nível elevado. Uma vez aprovado pelo cliente e as partes interessadas, torna-se a base para a execução. Uma das principais constatações da pesquisa realizada pela PWC é que  erros de estimativa durante a fase de planejamento continuam a ser o maior fator (32%) de falhas nos projetos, e com grande tendência de agravamento.  

Gerenciar o plano de trabalho e o orçamento

Depois que o projeto foi planejado o suficiente, mãos à obra. Em teoria, uma vez que você já tem um acordo sobre a sua definição do projeto e que os procedimentos de plano de trabalho e de gerenciamento estão no lugar, o único desafio é executar seus planos e processos corretamente. Mas, infelizmente, nenhum projeto procede inteiramente como foi estimado e planejado.

Reveja o plano de trabalho para determinar como você está progredindo no cronograma e no orçamento. Se o projeto for pequeno, pode ser a cada semana. Para projetos maiores, a frequência pode ser a cada duas semanas. Identificar as atividades que foram concluídas durante o período anterior e atualizar o plano de trabalho é fundamental para se manter fiel ao prazo e ao orçamento.

Gerenciar os custos de um projeto significa monitorar o orçamento e olhar se os gastos reais são maiores do que inicialmente estimado. Como o desempenho financeiro são os principais indicadores de sucesso do projeto, as organizações precisam estabelecer processos formais para seu gerenciamento. A análise da PWC valida isso ao apontar que 54,9% das empresas  entrevistadas que demonstraram bons resultados orçamentários afirmaram que as premissas orçamentárias foram claramente documentadas e avaliadas, e 57,5% afirmaram que as verbas são alocadas ao projeto de acordo com a fase em que ele está e só são liberadas mediante aprovação de um comitê.

A Gestão de Projetos não é um recurso de emergência!

Esta é, de longe, a questão que as organizações mais têm dificuldade em entender. O gerenciamento de projetos não é um recurso de emergência para ser usado quando o projeto está prestes a afundar como o Titanic. Não é algo feito para combater o planejamento defeituoso que foi realizado. Em vez disso, o gerenciamento de projetos é uma metodologia com começo, meio e fim. E a falta de suas melhores práticas na organização, independentemente de seu tamanho e do valor do dólar, só pode resultar em um mau desempenho.

Um conjunto de processos sistemático e organizado traz ordem e eficiência à gestão de projetos. E diferencia as empresas que são capazes de entregar melhores resultados, de modo consistente, daquelas que não são. Entre os aspectos considerados nessa área, estão:

  • padronização e institucionalização de processos do gerenciamento de projetos;
  • priorização de projetos e aplicação de um ciclo de vida de projeto padrão;
  • uso de técnicas de portfólio de projetos;
  • utilização de metodologias no gerenciamento de projetos;
  • gerenciamento de portfólio e gerenciamento de projetos Agile;
  • utilização de melhores práticas de gerenciamento de comunicação,
  • e ênfase em certificações de gerenciamento de projetos.

O uso de metodologias já estabelecidas de gerenciamento de projetos aumenta o sucesso registrado nos principais indicadores de desempenho de qualidade, escopo, orçamento, cronograma e benefícios para os negócios. Para cada um dos cinco indicadores de desempenho, os dados da pesquisa mostram que o uso de uma metodologia  aumenta a chance de as organizações cumprirem os objetivos do projeto. Além disso, essas práticas monitoram, controlam e registram a qualidade durante todo o ciclo de vida do projeto para indicar onde houve sucesso e onde precisa melhorar.

Sistemas e Ferramentas

São fundamentais para a adaptação eficaz às mudanças em todo o ciclo de vida do projeto. Segundo a pesquisa da PWC, o uso de softwares de gerenciamento de projetos promove níveis mais elevados de desempenho do portfólio e maior satisfação com as práticas de uma organização.

Além disso, sistemas e processos estruturados são difíceis de criar, mas com um retorno grandioso. 70% dos entrevistados pela PWC, por exemplo, afirmaram que têm uma estrutura adequada de organização de projetos que descreve claramente a equipe de projeto e a sua estrutura hierárquica. Com metodologias de comunicação eficazes, as equipes de projeto e as organizações podem aumentar a qualidade, o escopo e os benefícios do projeto para os negócios.  

Alterações no escopo podem afetar cada indicador, e as ferramentas usadas devem estar prontas para se adaptar a essas mudanças. Sem a implantação desses sistemas básicos, os projetos correm o risco de não cumprir com as metas. Os indicadores de desempenho que ferramentas e softwares oferecem permitem que as organizações acompanhem seu progresso. Quando as ferramentas de gerenciamento de projetos são adotadas, as organizações podem controlar melhor esses elementos básicos.

Pessoas e equipes

Apesar dos desafios que as organizações enfrentam na contratação de pessoas talentosas, é vital para o sucesso dos projetos ter uma equipe de gerenciamento de projetos que apresente o conjunto correto de qualificações, experiência e treinamento. As principais constatações da PWC nessa área foram: qualificação e experiência da equipe de projeto e programas de desenvolvimento e de treinamento. O gerente de projetos é um elemento crítico para o sucesso nos principais indicadores de desempenho. Aliás, 87% dos entrevistados que disseram ter um gerenciamento de orçamento de projetos bem-sucedido em sua organização também afirmaram que seus gerentes de projeto possuem experiência compatível e adequada ao gerenciamento de projetos semelhantes por tamanho de projeto e área de negócios. E cerca de 80% dos entrevistados ainda afirmaram que os gerentes de projeto, gerentes de qualidade e gerentes de orçamento tem experiência adequada para conduzir um projeto até a sua conclusão bem-sucedida.

Sergio Ricardo Master Penedo, coordenador de Cursos de Graduação do Instituto Brasileiro de Tecnologia Avançada, IBTA,  explica que o grande “problema” com o qual gerentes de projetos lidam ao se deparar com iminentes estouros de prazo e de orçamento, e até mesmo a descaracterização de projetos que conduzem, acaba sendo basilar: a qualidade da equipe que coordena/conduz. “Este entrave só pode ser sanado por meio da adequada formação de profissionais envolvidos no projeto em questão, de modo a trazer o devido suporte no que toca à definição de prazos e custos compatíveis com as demandas. Cabe também ao bom gerente de projetos navegar por variados campos de conhecimento atrelados à Administração, como gestão de equipes, gestão de custos e planejamento de capacidades, diz o professor.” 

Entretanto, mesmo que os gerentes assumam uma grande responsabilidade, o sucesso também depende do desempenho de outras pessoas que estão em funções importantes (como membros da equipe, clientes e stakeholders). Assim, competências bem desenvolvidas de gestão de pessoas são fundamentais para um elevado nível de maturidade em gestão de projetos.

Concluindo…

Dada a alta taxa de falhas de projeto, é possível pensar que as empresas ficam felizes em somente ter seu projeto acabado com algum grau de sucesso. Esse não é o caso. As organizações esperam projetos que sejam concluídos mais rápidos, de forma mais barata e muito melhor. E a única maneira de fazer estes objetivos ser cumpridos é através do uso de processos, ferramentas e técnicas eficazes de gestão de projetos.

Fica constatado que as três principais fórmulas de sucesso de um projeto estão ligadas ao processos de alinhar o portfólio à estratégia da organização, usar metodologias para gerenciar o portfólio de projetos e realizar avaliações periódicas. As organizações que empregam essas abordagens ampliam a probabilidade de seus projetos cumprirem o cronograma, o escopo, os padrões de qualidade, o orçamento, o prazo e os benefícios para os negócios. Além de promover mudanças, incorporar inovações, medir os progressos e gerar valor de forma muito mais competitiva.

Use um software de gestão como seu aliado!

Conheça o Runrun.it, o software criado com o objetivo de tornar o trabalho dos gestores de projetos muito mais fácil, fornecendo indicadores de produtividade automáticos, relatórios sofisticados como o Gantt, além de gráficos com a projeção de entrega dos projetos, e relatórios automáticos de custos. Baseado na metodologia de pilhas de tarefa, você verá como é simples definir o que é prioridade no Runrun.it. Experimente grátis: http://runrun.it

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios estão marcados com *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>