Teste um gerenciador de tarefas para marketing e pare de apagar incêndios

Teste um gerenciador de tarefas para marketing e pare de apagar incêndios

No papel de gestor de marketing, você recebe demandas de diversos departamentos da empresa, enquanto cria suas próprias demandas da área. É cobrança para todo lado. Sempre há diversos projetos em andamento ao mesmo tempo e, sem uma forte organização, não importa quantas pessoas fazem parte da sua equipe. Sempre parece que falta gente, falta tempo e o departamento vive apenas apagando incêndios. Então pode ligar a sirene, porque agora você vai investir 15 minutos para apagar um incêndio que gera tantos outros. Você vai aprender um pouco sobre as vantagens de um gerenciador de tarefas para marketing.

Se você se interessou por este artigo, já deu um grande passo, que é a intenção de organizar o fluxo de tarefas e mensurar o desempenho da sua equipe. Você sabe muito bem que boas metas podem revolucionar a sua gestão. Basta incluir a ferramenta certa manter processos eficientes de forma prática, sem burocratizar as relações na empresa.

Um gestor de tarefas de marketing ajuda você a automatizar processos, além de orientar e monitorar a equipe. Tudo para a performance crescer ao máximo. Vamos pegar o Runrun.it como exemplo. Nele, você inclui listas de tarefas, relacionando-as à pessoa responsável e ao prazo, claro. No sistema você compartilha informações sobre cada projeto, objetivos, metas, cronogramas, e deixa tudo registrado em um só local, sem necessidade daquele emaranhado de e-mails, mensagens, bilhetes e atas de reunião.

O importante do gerenciador de tarefas é que ele não ajuda só o gestor da equipe a realizar projetos simultâneos, mas ajuda cada membro da equipe também. Porque cada um do time de marketing terá um guia do que fazer, da prioridade das tarefas e sua importância para o todo.

O gerenciador de tarefas para marketing não substitui o gestor

O gerenciador de tarefas é o braço direito do gestor. Ele não o substitui. As decisões continuam sendo tomadas por você. O que acontece é que será muito mais fácil ter uma visão geral para decidir, além de você não gastar tempo cobrando ou organizando a agenda das pessoas. Por isso, vale relembrar as quatro etapas básicas de todo projeto de marketing, e como o gerenciador facilita a vida em cada uma destas etapas:

1) Planejamento

O projeto não começa com você saindo por aí fazendo cronogramas. Primeiro, é preciso responder perguntas aparentemente óbvias. Por quê? Como? Quem? Pergunte-se sempre qual é o problema que precisa ser solucionado. Isso será crucial para definir o escopo do projeto. Quando você define a razão para o projeto existir, uma coisa puxa a outra.

Sabendo o porque, você dimensiona o trabalho e automaticamente consegue fazer estimativas dos recursos que serão alocados (tanto materiais quanto o capital humano investido) e o tempo que os recursos precisam para efetivamente trazer a solução que você precisa.

Nessa etapa da estimativa e dimensionamento do plano, é preciso saber instantaneamente sobre o fluxo de trabalho da sua equipe. E é aí que o gerenciador entra. Com tudo rodando em um sistema, você confere em um painel de controle quando aquele talento ficará livre, ou o quanto sua equipe consegue absorver desta nova demanda que você está criando.

2) Plano de ação

Quebre as grandes tarefas em tarefas menores. Acrescente estimativas de tempo (sim, primeiro estimativas) que vão orientar o custo desse projeto. É chegada a hora de juntar a equipe em uma primeira reunião. As estimativas de tempo se transformam em um cronograma dividido com todos.

Agora é a hora de colocar as tarefas dentro do sistema. Com o Runrun.it é fácil incluir a tarefa, ligando-a a uma pessoa responsável e a uma agenda. Você pode duplicar a tarefa, alterar alguns detalhes e pronto, já está distribuindo rapidamente para sua equipe uma grande lista com prioridades e metas. Com o plano de ações assim compartilhado de forma prática e transparente, a implementação fica mais natural.

3) Implementação e monitoramento

Aqui o gerenciador de tarefas de marketing mostra a que veio. Você consegue acompanhar o andamento do projeto e quem está fazendo o que. Indicadores de performance de cada um da sua equipe se tornam cristalinos.

Mas cuidado para esse controle todo não subir à cabeça. O monitoramento deve servir para corrigir rotas, não para punir funcionários. A equipe tem que ter ciência de que o gerenciador de tarefas é um grande aliado para a melhoria da performance individual e consequentemente do grupo. Se o painel indica algum atraso ou ajuste de estimativa de custos, concentre-se no problema e não na pessoa que permitiu que você soubesse dele.

Acrescente reuniões semanais de follow up para debater rapidamente os resultados indicados pelo gerenciador. E use a ferramenta para manter os stakeholders informados. Um report rápido pode ajustar expectativas e compartilhar responsabilidades.

4) Fechamento

Tudo precisa de um fim. Uma conclusão que permita o aprendizado e o aprimoramento de trabalhos futuros. Se estamos falando de um projeto contínuo, faz ainda mais sentido um fechamento de ciclos ou etapas. O gerenciador de tarefas aqui ajuda você a extrair relatórios e analisar dados de performance de forma rápida. Está tudo registrado em um só local para você tirar um retrato e conferir o que funcionou muito bem e o que poderia ser melhor.

Aqui entra o papel do gestor de motivar a equipe. Com os dados do gerenciador de tarefas, você pode dar feedback individual e fazer sua equipe crescer em qualquer situação. Porque um sucesso coletivo pode mascarar um profissional acomodado, ou um projeto descontinuado pode desestimular quem deu o sangue pela empresa e estava obtendo ótima performance.

Já está com vontade de organizar aquele novo projeto que você precisa começar? Aqui tem um passo a passo de como montar o plano de marketing no Runrun.it

Mas eu não posso anotar mais nada?

Tem gente que não abandona o post-it no monitor. E não há problema algum. Mas que fique claro: com um gerenciador de tarefas online, post-its, bilhetes e listinhas na agenda têm papel secundário. Podem ajudar a materializar alguns avisos, ou simplesmente satisfazer hábitos.

O fato é que serão itens supérfluos e o andamento do seu projeto não vai depender daquele pedacinho de papel. Isso significa que as informações estarão sempre disponíveis da forma mais fácil e organizada possível.

O Runrun.it é uma mão na roda. É fácil de inserir tarefas, fácil de duplicá-las e alterar detalhes para agilizar esse processo de inclusão das tarefas. Uma vez no sistema você consegue compartilhar com os envolvidos automaticamente. Acompanha o timetracking para saber quanto tempo foi gasto em cada tarefa e reúne toda a comunicação corporativa de uma forma fácil de consultar e interagir.

Faça um teste com o Runrun.it. Depois de fazer suas primeiras listas e observar como as metas estão sendo alcançadas, você pensará “como eu fazia sem um bom gerenciador de tarefas antes?”. Para testar gratuitamente, acesse: http://runrun.it

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