Os diferenciais de contar com um gerenciador de tarefas para marketing

Os diferenciais de contar com um gerenciador de tarefas para marketing

Para as agências e departamentos de marketing, gerenciar múltiplos projetos é uma rotina, ficando sob a competência do gestor a administração das campanhas e demandas solicitadas por clientes e outros setores da empresa. Por isso, contar com um gerenciador de tarefas para marketing é determinante para que as equipes possam estruturar seus projetos e realizar entregas que estão alinhadas com as expectativas dos parceiros e consumidores. 

Atualmente, os gerenciadores de tarefas para marketing ganharam status de essenciais para o planejamento de comunicação e para as ações cotidianas atribuídas aos profissionais responsáveis, pois envolvem funcionalidades que vão desde a construção do cronograma de ações à conclusão do projeto, passando pela etapa de delegar de tarefas, aprovar materiais, comunicação com os times e outros recursos que fazem a diferença no resultado final. 

Então, para evitar que a sua rotina seja apenas de apagar incêndios e de correr atrás dos prazos, preparamos esse artigo para explicar todas as vantagens de um gerenciador de tarefas para marketing. 

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Os desafios do marketing na gestão de tarefas 

Assim como outros segmentos do mercado, a área de marketing possui suas próprias expressões, que descrevem percalços e costumes típicos do setor de atuação. Uma das mais ouvidas nas agências e setores de marketing nas organizações é o “apagar incêndio”. Essa gíria é referente ao senso de urgência que predomina no departamento, na qual o número de demandas é alto e o prazo para a entrega curto. Diante dessa dinâmica, a tática utilizada é a resolução das tarefas mais emergenciais, que possuem um tempo limitado para sua execução e são as mais exigidas pelos clientes ou pelos líderes de outras áreas. 

Frente a esse cenário, quando uma demanda é concluída, já existem outras que adquirem o rótulo de urgentes, impedindo que o workflow flua naturalmente. Essas situações geralmente acontecem por falhas no planejamento ou no gerenciamento das tarefas, fazendo com que as demandas se acumulem e por consequência, gerem a sobrecarga de trabalho. 

Outro processo que costuma provocar dores de cabeça é o acompanhamento das tarefas ou ausência dele. Isso acontece quando não há um gerenciador de tarefas para marketing para centralizar as informações e acompanhar em qual etapa do projeto cada integrante da equipe está trabalhando. Isso abre espaço para a microgestão e para o desalinhamento das atividades, causando por muitas vezes a interrupção da sequência das atividades e a refação das tarefas, o que desmotiva os integrantes da equipe. 

>>Leitura recomendada: Como manter a criatividade da equipe no home office 

Não ter um gerenciador de tarefas para marketing pode causar também um desalinhamento na comunicação, que é outro problema constante. O desencontro de informações acontece quando não há um canal unificando as mensagens, deixando a troca de comentários espalhada em plataformas de marketing, e-mail ou até no Whatsapp. Outro fator complicador é o número excessivo de pedidos de refação, que além de ser uma prática pouco lucrativa, reduz a produtividade dos envolvidos. 

Todos esses impasses podem ser resolvidos com a adoção de uma ferramenta completa como o gerenciador de tarefas para marketing, que entrega diversos benefícios para o ambiente de trabalho, como veremos a seguir. 

As funcionalidades do gerenciador de tarefas para marketing

Você provavelmente sabe que bons sistemas automatizados podem revolucionar a gestão dos seus projetos. Atuando na área do marketing, é preciso que os gestores e líderes também utilizem um organizador de tarefas para manter o fluxo das demandas e mensurar o desempenho da sua equipe, bem como uma plataforma que ofereça filtros e widgets personalizados para a criação de relatórios de acompanhamento. 

Com um gerenciador de tarefas para marketing é possível automatizar processos, além de orientar e monitorar o time, de forma a incentivar o melhor resultado e a transformar os colaboradores em uma equipe de alta performance. A seguir, separamos em tópicos as melhores práticas do gerenciador de tarefas.

Organização de prioridades 

Em um departamento de marketing, a gestão de pauta é uma das etapas primordiais. A partir dessa fase, são distribuídas as responsabilidades de trabalho entre os integrantes da equipe, além de pensar em uma sequência lógica para os temas e projetos mais relevantes para o período selecionado. 

A partir de uma estrutura básica ou ferramentas já conhecidas, é possível delegar as funções conforme as capacidades e cargos ocupados, assim como prever o tempo de duração de cada um dos ciclos, bem como o prazo final de entrega. Com um gerenciador de tarefas como o Runrun.it, os gestores têm a facilidade de criar tarefas ricas em detalhes, incluindo o briefing do projeto, marcando as pessoas alocadas a cada função e estabelecendo filtros de prioridade, para que as demandas mais importantes fiquem destacadas das demais. 

Tela do gerenciador de tarefas mostrando a prioridade das tarefas

Além disso, as tarefas podem ser visualizadas em um só lugar por meio da ferramenta Quadros, que utiliza o formato tradicional do kanban, simplificando o acesso da equipe de marketing ao mesmo tempo que documenta todas as atividades e interações feitas pelos usuários, mantendo um registro fiel e preciso das ações feitas durante todo o projeto. 

Planejamento 

É preciso entender que o gerenciador de tarefas para marketing não substitui o trabalho do gestor ou coordenador do departamento, mas o auxilia a agilizar as fases mais procedurais e na gestão do tempo, permitindo a criação de uma agenda de tarefas organizada e a dedicar seu tempo para criar um planejamento estratégico efetivo. 

Vale lembrar que o projeto de marketing não começa com a produção de cronogramas. Primeiro, é preciso responder perguntas que parecem óbvias, mas que formam a base de um planejamento. É importante usar métodos como o 5W2H, que estruturam o escopo do projeto, separando envolvidos, locais, decisões e recursos para trazer a solução que você precisa. 

Tendo as etapas e as estimativas de duração dimensionadas, é preciso voltar o olhar para o fluxo de trabalho da equipe. O gerenciador de tarefas para marketing entra nesse momento, ao proporcionar o controle das operações em um só lugar, mostrando quem são os integrantes com a agenda mais livre, ou seja, prontos para receber novas atribuições. 

Tela do gerenciador de tarefas para marketing mostrando o painel principal

Acompanhamento das tarefas 

Os gerenciadores de tarefas para marketing suprem uma necessidade vista tanto no escritório quanto no home office: o monitoramento da execução das tarefas. Com o Runrun.it, você consegue acompanhar o andamento do projeto e quem está fazendo o quê. Além disso, o software apresenta indicadores de performance e capacidade de cada membro da equipe, tornando a relação entre os profissionais transparente e harmoniosa.   

Mas é preciso ter atenção para que esse controle todo não suba à cabeça. O monitoramento deve servir para corrigir rotas, não para punir funcionários. A equipe tem que ter ciência de que o gerenciador de tarefas para marketing é um grande aliado para a melhoria da performance individual e consequentemente do grupo. Se o painel indica algum atraso ou ajuste de estimativa de custos, concentre-se no problema e não na pessoa que permitiu que você soubesse dele.

Acrescente reuniões semanais de follow-up para debater rapidamente os resultados indicados pelo gerenciador. E use o gerenciador de tarefas para marketing para manter os stakeholders informados. Um relatório rápido pode ajustar expectativas e compartilhar responsabilidades.

Alocação de tarefas responsável 

Devido à quantidade de atribuições, a equipe de marketing precisa muitas vezes lutar contra o tempo para dar conta de tantas entregas sem prorrogar os prazos. Por essa pressão, o líder precisa gerenciar múltiplos projetos e nessa dinâmica, alguns profissionais podem realizar diversas tarefas ao mesmo tempo, o que é prejudicial para o resultado final e para a saúde mental do colaborador. 

Por isso, o ideal é que o gerenciador de tarefas para marketing tenha um indicador de capacidade, que apontará a disponibilidade da equipe durante a semana. No Runrun.it, esse monitoramento é visto pelo gráfico de Gantt, uma ferramenta que mostra o desempenho dos funcionários de acordo com a distribuição dos trabalhos e informa quais são aqueles que possuem a agenda preenchida no período desejado. 

Gif do gerenciador de tarefas para marketing mostrando o gráfico de capacidade

A partir dessas informações, o gestor tem um entendimento mais nítido das possibilidades de cada um e com isso, pode planejar uma alocação de tarefas mais justa e equilibrada, preservando o bem-estar da equipe, mantendo a disposição e o engajamento para os projetos mais importantes. 

Comunicação integrada 

Ter todos os participantes de um projeto na mesma página é um sonho para qualquer departamento e agência de marketing. Portanto, uma ferramenta que alinhe a comunicação é sempre bem-vinda, e um gerenciador de tarefas para marketing completo promove a integração das informações em um só lugar. 

Uma das funcionalidades do Runrun.it, o usuário convidado, permite o envio e o compartilhamento de materiais para a aprovação de clientes e profissionais externos ao software, fazendo com que os feedbacks sejam mais rápidos e assertivos e, por consequência, a entrega dos projetos seja mais eficiente.

Gif do gerenciador de tarefas para marketing mostrando o compartilhamento de materiais

Com o novo recurso, há também ganhos com a agilidade na comunicação, já que todos os envolvidos na tarefa se mantêm atualizados em tempo real com as decisões tomadas pelo cliente e qual o real impacto deles no projeto. A precisão na comunicação se torna ainda mais essencial no trabalho remoto, já que as tarefas estão bem definidas para todos, as suas equipes conseguem focar mais na qualidade das entregas.

O gerenciador de tarefas para marketing ideal 

Completo e funcional, o Runrun.it é um grande aliado para a equipe de marketing. Com ele é fácil de inserir tarefas e duplicar atividades, alterar os detalhes, detalhar prazos e compartilhar arquivos e projetos. A ferramenta ainda conta com um timesheet automatizado para saber quanto tempo foi gasto em cada tarefa e reúne toda a comunicação corporativa de uma forma fácil de consultar e interagir.

Faça um teste com o Runrun.it. Depois de fazer suas primeiras listas e observar como as metas estão sendo alcançadas, você pensará “como eu fazia sem um bom gerenciador de tarefas para marketing antes?”. Para testar gratuitamente, acesse: http://runrun.it

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