Para as agências e departamentos de marketing, gerenciar múltiplos projetos é uma rotina, ficando sob a competência do gestor a administração das campanhas e demandas solicitadas por clientes e outros setores da empresa. Por isso, contar com um gerenciador de tarefas para marketing é determinante para que as equipes possam estruturar seus projetos e realizar entregas que estão alinhadas com as expectativas dos parceiros e consumidores.
Atualmente, os gerenciadores de tarefas para marketing ganharam status de essenciais para o planejamento de comunicação e para as ações cotidianas atribuídas aos profissionais responsáveis, pois envolvem funcionalidades que vão desde a construção do cronograma de ações à conclusão do projeto, passando pela etapa de delegar de tarefas, aprovar materiais, comunicação com os times e outros recursos que fazem a diferença no resultado final.
Então, para evitar que a sua rotina seja apenas de apagar incêndios e de correr atrás dos prazos, preparamos esse artigo para explicar todas as vantagens de um gerenciador de tarefas para marketing.
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- Os desafios do marketing na gestão de tarefas
- As funcionalidades do gerenciador de tarefas para marketing
- O gerenciador de tarefas para marketing ideal
Os desafios do marketing na gestão de tarefas
Assim como outros segmentos do mercado, a área de marketing possui suas próprias expressões, que descrevem percalços e costumes típicos do setor de atuação. Uma das mais ouvidas nas agências e setores de marketing nas organizações é o “apagar incêndio”. Essa gíria é referente ao senso de urgência que predomina no departamento, na qual o número de demandas é alto e o prazo para a entrega curto. Diante dessa dinâmica, a tática utilizada é a resolução das tarefas mais emergenciais, que possuem um tempo limitado para sua execução e são as mais exigidas pelos clientes ou pelos líderes de outras áreas.
Frente a esse cenário, quando uma demanda é concluída, já existem outras que adquirem o rótulo de urgentes, impedindo que o workflow flua naturalmente. Essas situações geralmente acontecem por falhas no planejamento ou no gerenciamento das tarefas, fazendo com que as demandas se acumulem e por consequência, gerem a sobrecarga de trabalho.
Outro processo que costuma provocar dores de cabeça é o acompanhamento das tarefas ou ausência dele. Isso acontece quando não há um gerenciador de tarefas para marketing para centralizar as informações e acompanhar em qual etapa do projeto cada integrante da equipe está trabalhando. Isso abre espaço para a microgestão e para o desalinhamento das atividades, causando por muitas vezes a interrupção da sequência das atividades e a refação das tarefas, o que desmotiva os integrantes da equipe.
>>Leitura recomendada: Como manter a criatividade da equipe no home office
Não ter um gerenciador de tarefas para marketing pode causar também um desalinhamento na comunicação, que é outro problema constante. O desencontro de informações acontece quando não há um canal unificando as mensagens, deixando a troca de comentários espalhada em plataformas de marketing, e-mail ou até no Whatsapp. Outro fator complicador é o número excessivo de pedidos de refação, que além de ser uma prática pouco lucrativa, reduz a produtividade dos envolvidos.
Todos esses impasses podem ser resolvidos com a adoção de uma ferramenta completa como o gerenciador de tarefas para marketing, que entrega diversos benefícios para o ambiente de trabalho, como veremos a seguir.
As funcionalidades do gerenciador de tarefas para marketing
Você provavelmente sabe que bons sistemas automatizados podem revolucionar a gestão dos seus projetos. Atuando na área do marketing, é preciso que os gestores e líderes também utilizem um organizador de tarefas para manter o fluxo das demandas e mensurar o desempenho da sua equipe, bem como uma plataforma que ofereça filtros e widgets personalizados para a criação de relatórios de acompanhamento.
Com um gerenciador de tarefas para marketing é possível automatizar processos, além de orientar e monitorar o time, de forma a incentivar o melhor resultado e a transformar os colaboradores em uma equipe de alta performance. A seguir, separamos em tópicos as melhores práticas do gerenciador de tarefas.
Organização de prioridades
Em um departamento de marketing, a gestão de pauta é uma das etapas primordiais. A partir dessa fase, são distribuídas as responsabilidades de trabalho entre os integrantes da equipe, além de pensar em uma sequência lógica para os temas e projetos mais relevantes para o período selecionado.
A partir de uma estrutura básica ou ferramentas já conhecidas, é possível delegar as funções conforme as capacidades e cargos ocupados, assim como prever o tempo de duração de cada um dos ciclos, bem como o prazo final de entrega. Com um gerenciador de tarefas como o Runrun.it, os gestores têm a facilidade de criar tarefas ricas em detalhes, incluindo o briefing do projeto, marcando as pessoas alocadas a cada função e estabelecendo filtros de prioridade, para que as demandas mais importantes fiquem destacadas das demais.
Além disso, as tarefas podem ser visualizadas em um só lugar por meio da ferramenta Quadros, que utiliza o formato tradicional do kanban, simplificando o acesso da equipe de marketing ao mesmo tempo que documenta todas as atividades e interações feitas pelos usuários, mantendo um registro fiel e preciso das ações feitas durante todo o projeto.
Planejamento
É preciso entender que o gerenciador de tarefas para marketing não substitui o trabalho do gestor ou coordenador do departamento, mas o auxilia a agilizar as fases mais procedurais e na gestão do tempo, permitindo a criação de uma agenda de tarefas organizada e a dedicar seu tempo para criar um planejamento estratégico efetivo.
Vale lembrar que o projeto de marketing não começa com a produção de cronogramas. Primeiro, é preciso responder perguntas que parecem óbvias, mas que formam a base de um planejamento. É importante usar métodos como o 5W2H, que estruturam o escopo do projeto, separando envolvidos, locais, decisões e recursos para trazer a solução que você precisa.
Tendo as etapas e as estimativas de duração dimensionadas, é preciso voltar o olhar para o fluxo de trabalho da equipe. O gerenciador de tarefas para marketing entra nesse momento, ao proporcionar o controle das operações em um só lugar, mostrando quem são os integrantes com a agenda mais livre, ou seja, prontos para receber novas atribuições.
Acompanhamento das tarefas
Os gerenciadores de tarefas para marketing suprem uma necessidade vista tanto no escritório quanto no home office: o monitoramento da execução das tarefas. Com o Runrun.it, você consegue acompanhar o andamento do projeto e quem está fazendo o quê. Além disso, o software apresenta indicadores de performance e capacidade de cada membro da equipe, tornando a relação entre os profissionais transparente e harmoniosa.
Mas é preciso ter atenção para que esse controle todo não suba à cabeça. O monitoramento deve servir para corrigir rotas, não para punir funcionários. A equipe tem que ter ciência de que o gerenciador de tarefas para marketing é um grande aliado para a melhoria da performance individual e consequentemente do grupo. Se o painel indica algum atraso ou ajuste de estimativa de custos, concentre-se no problema e não na pessoa que permitiu que você soubesse dele.
Acrescente reuniões semanais de follow-up para debater rapidamente os resultados indicados pelo gerenciador. E use o gerenciador de tarefas para marketing para manter os stakeholders informados. Um relatório rápido pode ajustar expectativas e compartilhar responsabilidades.
Alocação de tarefas responsável
Devido à quantidade de atribuições, a equipe de marketing precisa muitas vezes lutar contra o tempo para dar conta de tantas entregas sem prorrogar os prazos. Por essa pressão, o líder precisa gerenciar múltiplos projetos e nessa dinâmica, alguns profissionais podem realizar diversas tarefas ao mesmo tempo, o que é prejudicial para o resultado final e para a saúde mental do colaborador.
Por isso, o ideal é que o gerenciador de tarefas para marketing tenha um indicador de capacidade, que apontará a disponibilidade da equipe durante a semana. No Runrun.it, esse monitoramento é visto pelo gráfico de Gantt, uma ferramenta que mostra o desempenho dos funcionários de acordo com a distribuição dos trabalhos e informa quais são aqueles que possuem a agenda preenchida no período desejado.
A partir dessas informações, o gestor tem um entendimento mais nítido das possibilidades de cada um e com isso, pode planejar uma alocação de tarefas mais justa e equilibrada, preservando o bem-estar da equipe, mantendo a disposição e o engajamento para os projetos mais importantes.
Comunicação integrada
Ter todos os participantes de um projeto na mesma página é um sonho para qualquer departamento e agência de marketing. Portanto, uma ferramenta que alinhe a comunicação é sempre bem-vinda, e um gerenciador de tarefas para marketing completo promove a integração das informações em um só lugar.
Uma das funcionalidades do Runrun.it, o usuário convidado, permite o envio e o compartilhamento de materiais para a aprovação de clientes e profissionais externos ao software, fazendo com que os feedbacks sejam mais rápidos e assertivos e, por consequência, a entrega dos projetos seja mais eficiente.
Com o novo recurso, há também ganhos com a agilidade na comunicação, já que todos os envolvidos na tarefa se mantêm atualizados em tempo real com as decisões tomadas pelo cliente e qual o real impacto deles no projeto. A precisão na comunicação se torna ainda mais essencial no trabalho remoto, já que as tarefas estão bem definidas para todos, as suas equipes conseguem focar mais na qualidade das entregas.
O gerenciador de tarefas para marketing ideal
Completo e funcional, o Runrun.it é um grande aliado para a equipe de marketing. Com ele é fácil de inserir tarefas e duplicar atividades, alterar os detalhes, detalhar prazos e compartilhar arquivos e projetos. A ferramenta ainda conta com um timesheet automatizado para saber quanto tempo foi gasto em cada tarefa e reúne toda a comunicação corporativa de uma forma fácil de consultar e interagir.
Faça um teste com o Runrun.it. Depois de fazer suas primeiras listas e observar como as metas estão sendo alcançadas, você pensará “como eu fazia sem um bom gerenciador de tarefas para marketing antes?”. Para testar gratuitamente, acesse: http://runrun.it
