Como implementar a gestão ágil em times criativos

Como implementar a gestão ágil em times criativos

A gestão ágil é um verdadeiro “presente” da indústria de softwares para organizações de todos os setores. É natural que empresas e times da indústria criativa tenham dificuldades de adotar frameworks ágeis que delimitam regras. Por outro lado, ao longo dos anos, essa área tem sentido a necessidade de buscar processos que auxiliem em uma melhor organização dos projetos. É aí que o agile pode ser extremamente útil se bem aplicado.

 

Recapitulando a gestão ágil

Antes de começar, uma breve noção do conceito: metodologia ágil, ou agile, surgiu no campo de desenvolvimento de softwares, na esteira do Manifesto Ágil (datado de 2001).

A partir de uma versão publicada de um software, ainda que não absolutamente completa, foi possível evoluí-lo de acordo com as necessidades do cliente e das demandas da sociedade. Do contrário, o produto final demoraria tanto para ficar pronto que poderia se tornar obsoleto. Afinal, é melhor ter uma versão pronta – e com a possibilidade de ser melhorada com o tempo – do que passar todo o processo sem uma oferta, e depois ela ficar ultrapassada (e perder para um concorrente).

A gestão ágil nasceu na indústria de TI, mas recentemente se espalhou por todos os setores da economia, e empresas de diversos portes, tornando-se, assim, uma resposta a problemas da hierarquia burocrática que sempre engessou processos no mundo corporativo. 

Gestão em times criativos: como era, como é e como pode ser

Após estabelecermos relações entre o modelo ágil e outras áreas que não apenas a de tecnologia, chega o momento de aprofundar as conexões entre seus pilares e o marketing. Vejamos, agora, de que forma o conceito de gestão ágil pode contribuir para tornar o gerenciamento de equipes criativas mais eficiente, flexível e produtiva.

Uma boa forma de dar início a essa aproximação é por meio da análise do Relatório CHAOS. Você já ouviu falar do estudo? Trata-se de um documento de referência produzido anualmente pelo Standish Group, organização norte-americana de empresas de software que faz pesquisas e oferece consultoria focada no desenvolvimento.

Elaborado desde 1994, o CHAOS tem como objetivo apresentar um detalhado retrato da indústria de desenvolvimento. E cada nova edição traz inúmeros insights a respeito de modelos de gestão – tanto para a indústria de softwares como para fora dela.

Vejamos três ensinamentos fundamentais que o CHAOS trouxe recentemente. Ainda que dirigidos à indústria de desenvolvimento, já podemos associá-los a momentos diferentes da gestão ágil de times criativos:

1. Redefinindo o fator de sucesso de um projeto

Antigamente, a gestão de uma equipe criativa era o caos – mas não o do relatório, a bagunça, mesmo. Não havia processos e tampouco organização. Os briefings dos projetos eram ineficientes, pobres e, em consequência, o trabalho era mal feito – o que gerava muito retrabalho. Sem falar na questão do prazo (ou a falta dele, claro): assim como equipes de TI, equipes criativas sempre sofreram com o tempo dado para a realização das tarefas. Ou seja, cenário de terra devastada, mesmo.

No entanto, as coisas mudam. Sobretudo em relação aos critérios que balizavam o desempenho de um projeto, como prazo, orçamento e escopo. De acordo como Relatório CHAOS mais recente destacou o fato de que nenhum deles está relacionado aos resultados dos clientes. E para defender essa hipótese, os pesquisadores citam diversos projetos de desenvolvimento considerados bem-sucedidos nos três aspectos, mas que deixaram os clientes insatisfeitos.

Então, os estudiosos do Standish Group tomaram uma decisão arrojada: trocar a medida “escopo” por uma que indicasse o valor percebido pelo cliente. E isso resultou em uma queda de 7% na taxa de projetos bem-sucedidos. É um dado eloquente. Significa que, se as empresas de desenvolvimento começarem a medir a si próprias da mesma forma que os clientes o fazem, vão constatar que seus desempenhos são, no mínimo, 7% piores do que imaginam.

De acordo com o relatório, somente essa informação já é motivo o bastante para que a gestão de projetos tradicional – centrada em escopo, prazo e custos – seja definitivamente descartada. E isso vale também para times criativos e seus clientes, sejam externos ou internos.

2. Aumentando as chances de sucesso

Além do foco em quesitos que indiquem a satisfação do cliente, o Relatório CHAOS também apresenta três pontos que contribuem para ampliar as chances de um projeto ser bem-sucedido. São eles:

a) Priorização de projetos pequenos

Independentemente de outros fatores, projetos menores têm mais chance de ser bem sucedidos. De acordo com o relatório, mais da metade dos projetos de maior magnitude dão um retorno de valor baixo ou muito baixo; somente esse fato já serviria para que tais grandes projetos jamais recebessem o sinal verde para serem realizados. Antes, devem ser “quebrados” em vários pequenos trabalhos, com fluxos e etapas próprios.

A prática é conhecida como “entrega contínua”, uma abordagem de engenharia de software em que as equipes produzem em ciclos curtos, garantindo que os produtos possam ser lançados a qualquer momento e de forma confiável. A entrega contínua destina-se a criar, testar e liberar software mais rapidamente e com maior frequência. Afinal, grandes lotes e longas filas são universalmente ruins para os negócios.

b) Realização de projetos ágeis

Quanto ao modelo agile, o Relatório CHAOS não deixa dúvidas: levando em consideração todos os projetos avaliados, os ágeis têm um potencial 350% maior de dar certo.

Quando se trata de projetos menores, essa diferença diminui bem, para 32%. Mas, assumindo que os grandes projetos serão compartimentados em projetos menores, essa pequena diferença vai se acumulando, resultando em números muito maiores. Conforme o relatório, este é mais um motivo para que empresas de desenvolvimento abandonem de vez o processo em cascata.

c) Treinamento do time agile

As informações sugerem, também, que a cada vez que uma equipe sobe de nível, a tendência de sucesso do projeto aumenta em 23%. Nesse sentido, o espectro é amplo: dos times menos preparados e capacitados até os mais habilidosos e ágeis, há um aumento de 224% nas chances de sucesso.

Metodologias para colocar a gestão ágil em prática

Repare que automaticamente é possível transportar os princípios da indústria de software para o universo do marketing. Mas lembre-se: é preciso colocar o pensamento e os conceitos das metodologias ágeis acima dos frameworks. Antes de tentar aplicar qualquer framework, é importante olhar para o Manifesto e entender em que pontos ele pode ser adaptado à sua gestão.

Forçar a utilização de um modelo poderá atropelar o momento de transição. A aplicação de uma gestão ágil passa por uma mudança cultural dentro da empresa, que deve acontecer de cima para baixo, como já falamos.

Para exercitar e aprofundar essa mentalidade do agile para o seu ambiente vamos conhecer algumas metodologias e ferramentas ágeis que atendem a esses princípios.

Kanban

Uma das mais famosas ferramentas de gestão de todos os tempos corresponde a vários desses princípios do manifesto. Principalmente quando se trata de aprimoramento contínuo, simplicidade na gestão, engajamento do time e comunicação entre colaboradores, pois os principais benefícios do kanban são exatamente esses. 

  • A maior prioridade é satisfazer o cliente, por meio da entrega adiantada e contínua de software de valor;
  • Assume-se que software funcional é a medida primária de progresso;
  • Pessoas relacionadas a negócios e desenvolvedores devem trabalhar em conjunto e diariamente, durante todo o curso do projeto.
 

E para conhecermos a ferramenta, precisamos voltar ao Japão de meados dos anos 1960. Na época, a montadora Toyota passava por um momento crítico: faltavam recursos e a estrutura da empresa estava ultrapassada. Algo na operação precisava mudar, e rápido.

O kanban surge aí. A palavra em japonês significa “tabuleiro”, e o sistema propõe a utilização de cartões (post-its ou, atualmente, cards online) em um quadro para indicar e acompanhar, de maneira clara e visual, prática e utilizando poucos recursos, o andamento dos fluxos de produção nas empresas.

Kanban board aplicado ao marketing

O princípio do kanban pode perfeitamente ser aplicado a qualquer segmento de gestão. Mas, quando se trata de marketing, o quadro faz a diferença, porque permite que você aumente a produtividade e controle melhor as tarefas realizadas. Ou seja, é filosofia agile em sua forma mais essencial.

Como framework, o kanban tem o objetivo de facilitar as etapas e entregas de produtos e serviços. No marketing, isso é importante porque se trata de uma área que está em constante movimento, e que precisa contar com sistemas mais flexíveis e organizados de gestão. 

Se sua equipe tem dificuldades em realizar as entregas dentro do prazo, ou fica assustada com as mudanças quase que diárias do mercado, não tenha dúvida: é hora de adotar o kanban board para marketing. 

O kanban é uma ferramenta que possibilita que os principais itens de controle estejam ao alcance de toda a sua equipe. Como dissemos, trata-se de um quadro (impresso ou digital) que apresenta o fluxo de produção de seus projetos de marketing.

A primeira medida para a aplicação é obter o engajamento do time. O engajamento é importante porque, no kanban board para marketing, cada colaborador é responsável por manter o painel sempre atualizado.

Outra questão importante é a localização do painel: deve estar em um lugar de fácil acesso, em que todos possam vê-lo. Afinal, a ideia é, justamente, que ele seja interativo e que todos possam se informar a partir dali.

Vale lembrar, ainda, que o kanban board para marketing deve ser baseado no valor entregue. As pessoas da sua equipe têm uma certa autonomia sobre suas responsabilidades, e essencialmente perseguem a mesma missão, que é continuamente eliminar desperdícios e remover obstáculos.

Scrum

Scrum é a metodologia ágil na essência, criada para a gestão de projetos de desenvolvimentos de software. É ela que estabelece os ciclos de trabalho (tipicamente mensais) chamados de Sprints, dos quais já falamos. O Sprint representa um bloco de tempo dentro do qual um conjunto de atividades deve ser executado. 

Princípios ágeis atendidos:

  • Deve-se dedicar contínua atenção à excelência técnica e ao bom design, o que aumenta a agilidade;
  • Deve-se aceitar mudanças de requisitos, mesmo no fim do desenvolvimento. Processos ágeis se adequam a mudanças, para que o cliente possa tirar vantagens competitivas;
  • Assume-se que software funcional é a medida primária de progresso;
  • Assume-se que o método mais eficiente e eficaz de transmitir informações para um time de desenvolvimento é uma conversa cara a cara.
 

Essa divisão do tempo é especialmente importante para a gestão de projetos de marketing, sobretudo por conta da comunicação proporcionada ao time. Pois, antes, realiza-se uma reunião de planejamento; e, durante os Sprints, a cada novo dia, os colaboradores envolvidos realizam um breve encontro (normalmente de manhã), que é chamada de Daily Scrum, ou Scrum Diário. O objetivo é disseminar conhecimento sobre o que foi feito no dia anterior, identificar obstáculos e priorizar o trabalho do dia que se inicia.

Ao final de um Sprint, a equipe apresenta as funcionalidades implementadas em uma Reunião de Revisão do Sprint. Finalmente, faz-se uma Retrospectiva do Sprint e a equipe parte para o planejamento do próximo bloco de tempo. Assim reinicia-se o ciclo, operando-se da mesma forma. 

Implantando o Scrum na gestão de projetos de marketing

Para implantá-lo em sua gestão, você precisa primeiro elaborar um backlog do projeto – que é uma lista com tarefas de marketing exigidas pelo líder do negócio ou pela equipe de marketing para que certos objetivos sejam atingidos.

Assim, durante a reunião de planejamento do Sprint, o time revisa o backlog e chega a um consenso a respeito das tarefas a serem realizadas durante o período. A realização dessas tarefas é monitorada pelo Scrum Master, ou o gestor do projeto, sempre por meio das reuniões diárias. Nessas reuniões, cada participante deve ser capaz de responder a três perguntas principais: 

  • O que eu fiz ontem?
  • O que vou fazer hoje?
  • Existem alguns obstáculos no meu caminho?
 

No geral, a metodologia Scrum é bastante simples. Um benefício dela é que pode ser conciliada com outras ferramentas – com o próprio kanban ou outras formas de gestão à vista, por exemplo. A essência, aqui, é organizar o fluxo de trabalho e priorizar o engajamento e a comunicação da equipe, o que atende a diversos daqueles princípios ágeis estabelecidos anteriormente. 

Agilidade na ponta dos dedos

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