Lei do Bem – como realizar corretamente o controle de horas dos projetos

Lei do Bem – como realizar corretamente o controle de horas dos projetos

*Guest post de Felipe Meiroz, da IDR Consultoria, especializada em incentivos fiscais e financeiros

A Lei do Bem atualmente é o principal mecanismo do governo de fomento ao desenvolvimento tecnológico no mundo corporativo, criada com o objetivo de aumentar a competitividade das empresas do país.

Em linhas gerais, aproximadamente 20,4% do que uma empresa gasta com inovação pode ser abatido do cálculo do imposto de renda e contribuição social. Na prática, é como se o governo subsidiasse um quinto do valor de um projeto de inovação por meio de renúncia fiscal. Pense no que sua empresa poderia fazer com estes 20% de economia no desenvolvimento de uma nova tecnologia. Gostou? Pois é, isto que torna a Lei do Bem tão atraente.

>> Por que você vai querer enquadrar sua empresa na Lei do Bem? Veja aqui quanto sua empresa ganhar e os requisitos para participar

Entretanto, apesar de extremamente vantajosa, a Lei do Bem ainda é muito pouco utilizada, considerando-se o universo de empresas que poderiam se beneficiar do incentivo. Além da falta de informação e desconhecimento, o principal motivo é que a equipe tributária costuma encontrar bastante dificuldade prática na hora de aplicar o benefício fiscal, pois a legislação exige alguns tipos de controles que as empresas não costumam ter ou realizar.

Nesta linha, uma das principais dificuldades encontradas é conseguir contabilizar as horas exatas que cada um dos colaboradores da equipe de desenvolvimento dedicou aos projetos de inovação. Isso ocorre ainda de forma mais acentuada quando há diversos projetos e vários colaboradores em tempo parcial trabalhando neles simultaneamente, que aumenta a complexidade do problema.

Assim, surgem as questões: Como saber o tempo que cada pessoa investiu em cada projeto para calcular seu gasto específico e também o custo total do projeto? E também como gerar as evidências e controles das horas trabalhadas nos projetos de modo a atender os requisitos da legislação, e que ainda sejam auditáveis em uma eventual fiscalização da Receita Federal?

Neste post iremos discorrer sobre estes dois problemas práticos, e indicar a melhor maneira de solucioná-los, maximizando o uso do incentivo e ao mesmo tempo criando os controles e evidências necessários ao processo.

Como funciona o processo de contabilização do incentivo fiscal?

Antes de começar, precisamos esclarecer alguns detalhes sobre como funciona o processo de cálculo do benefício fiscal, o qual é diretamente proporcional ao montante gasto com os projetos de pesquisa e desenvolvimento.

Tudo começa na identificação dos projetos e atividades enquadráveis como inovação tecnológica. Após isso, é necessário relacionar as despesas relativas a estes projetos, bem como os gastos com a mão-de-obra envolvida, ou seja, os recursos humanos e as horas despendidas nestas atividades.

Aqui está o principal gargalo e a maior desafio para as empresas. Quando os colaboradores trabalham em tempo integral nos projetos fica fácil contabilizar, já que o valor gasto com o funcionário é basicamente a folha de pagamento e as horas gastas coincidem com o ponto eletrônico. Mas como controlar as horas daquele profissional que trabalha no projeto de inovação apenas algumas horas do dia?

Por que o controle de horas é importante para a Lei do Bem

Quando a empresa se depara com esta situação, o que acontece muitas vezes é que se decide simplesmente ignorar as horas desses profissionais e não os contabilizar como dispêndios do projeto. Apesar de parecer prático, o que acontece é que se a equipe é grande, perde-se muito em termos do incentivo por simplesmente desconsiderar todos os colaboradores em tempo parcial.

Por isso, é fundamental que a empresa consiga controlar corretamente as horas gastas por cada profissional nas diversas atividades, em diversos projetos. Assim, é possível calcular exatamente quais profissionais e quantas horas foram alocadas, o que maximiza o uso da Lei do Bem, trazendo ganhos de caixa diretos para a empresa.

Somente com um controle preciso do número de horas de cada funcionário é que se torna possível segregar quais projetos, atividades e pessoas entrarão na Lei do Bem e quais ficarão de fora. Sem uma boa gestão do tempo de trabalho corre-se um grande risco de misturar o que é P&D (Pesquisa & Desenvolvimento) com o que não é, podendo gerar erros ou incertezas que se tornam riscos na utilização do incentivo.

Entretanto, infelizmente o que encontramos na prática é que:

A maioria das empresas não possui um sistema de registro de horas

Essa é a realidade. Mesmo que exista um software para o controle do apontamento de horas, a maior parte das vezes ele é subutilizado, ou mesmo utilizado incorretamente ou apenas parcialmente.

Isso ocorre porque normalmente existe uma aversão natural da equipe em realizar o apontamento de horas. Pelo lado do colaborador, apontar horas corretamente é considerado perda de tempo, gasto de forma indireta, e ainda acaba por dar uma transparência à gestão do que ele está realizando no dia a dia, o que muitas vezes é indesejado.

Além disso, a maioria dos softwares existentes também são pouco funcionais, difíceis de utilizar, e possuem interface pouco intuitiva. Somado a isso, muitos deles não possuem funcionalidades voltadas a gerar relatórios e/ou indicadores úteis aos gestores, e ainda carecem de uma inteligência na forma de requisitos que possam facilitar sua vida na hora de realizar a gestão da equipe.

Isso faz com que, pelo lado dos gestores, o trabalho de ter que criar uma cultura de apontamento de horas muitas vezes não compense os resultados, porque a ferramenta de software utilizada não provê para ele ganhos significativos em termos de aumento de produtividade da equipe.

Assim, nenhum dos lados da empresa vê vantagens neste apontamento correto, o que acaba não sendo realizado direito, gerando prejuízos gerenciais, além de prejudicar a correta utilização da Lei do Bem.

Como ter total controle das horas dos colaboradores – o caso do Runrun.it

O Runrun.it é um software que oferece todas as ferramentas necessárias para o controle das horas investidas pelas equipes de sua empresa em projetos de P&D. A instrução normativa é bastante específica: “II – a empresa possua, para o projeto incentivado, controle das atividades desenvolvidas e respectivas horas trabalhadas.”

O processo pode se tornar bem complexo, com dissemos acima. Normalmente existe uma dificuldade muito grande em fazer o registro, afinal, várias equipes podem estar envolvidas em projetos de inovação ao mesmo tempo em que trabalham em outras atividades. Mas vamos à solução.

O Runrun.it tem recursos criados especialmente para automatizar a coleta, o armazenamento e a comprovação de todas as informações necessárias para a comprovação dos investimentos. Isso se dá por três motivos:

1. Hierarquia Cliente > Projeto > Tarefa

Cada tarefa no Runrun.it necessariamente deve ser atrelada a um projeto e, este, a um cliente. Então o sistema poderá separar os esforços investidos em projetos de P&D dos demais. Se num determinado dia um colaborador está integralmente dedicado a um projeto específico, ou apenas por alguns minutos, essa hierarquia dos dados permitirá que se comprove o tempo empenhado nele. No plano Corporate, ainda é possível criar dois níveis entre o cliente e o projeto, chamados de grupo e subgrupo de projeto. Isso permitirá ter maior granularidade nas informações captadas.

Cada tarefa possui ainda um log específico para descrição, comentários, aprovações e revisões. Isso é fundamental para dar robustez à alocação realizada, de forma a se reduzir o risco de glosa e de rejeição dos lançamentos e cálculos realizados.

2. Time tracking integrado

A organização das informações não seria suficiente se não houvesse um sistema de registro de tempo fácil de usar. Não raro, as planilhas de horas costumam ser negligenciadas pelas equipes, alterando de forma significativa a documentação das horas investidas nos projetos. Com um time tracking integrado, o Runrun.it facilita essa tarefa para o colaborador, evitando que ele deixe de notificar sobre a atividade: basta dar “play” na tarefa ao começar a trabalhar, “pause” ao pausá-la e “entregar” ao finalizá-la. É simples e intuitivo.

3. Relatórios gerenciais e integração

O Runrun.it oferece mais de 10 relatórios gerenciais, através dos quais é possível ver dados sobre o tempo investido por colaborador, equipe ou pela empresa inteira em tarefas, projetos e clientes, e também ser notificado se o prazo para a finalização de um projeto tende a ultrapassar o desejado. De posse da alocação detalhada das horas, o Runrun.it cruza automaticamente este dado com o Custo Horário dos recursos (visível apenas para Admin e Gestores da conta) e calcula o valor em Reais investido nos projetos de inovação, detalhadamente. O custo é demonstrado por projeto, pessoa e tarefa, minuciosamente.

Se a sua empresa tiver um sistema de gestão de custos próprio, é possível integrá-la ao Runrun.it através da API. Dessa maneira, todas as informações inputadas pelos colaboradores na ferramenta serão migradas automaticamente para o seu sistema, facilitando a produção dos relatórios necessários para a comprovação dos investimentos em P&D.

Atendendo os requisitos da Lei do Bem

O atendimento da exigência legal se dobra em dois aspectos: gerar as informações corretas para o cálculo do incentivo e a prestação de contas a ser realizada para o Ministério de Ciência e Tecnologia, e ainda criar evidências que comporão um dossiê de uso do incentivo, que deve ser armazenado pela empresa por cinco anos em caso de fiscalização pela Receita Federal.

Assim, é importante que o sistema de controle de horas gere as seguintes informações em forma de relatório, registro a registro:

  • colaborador,
  • data,
  • hora,
  • número de horas,
  • atividade desenvolvida,
  • projeto,
  • subprojeto (se houver),
  • sendo opcional informações como cliente, local, etc.

Além disso, se possível o sistema deve incluir o CPF e o número de matrícula do colaborador.

Com isso, automaticamente a empresa gera de modo rápido e prático as informações a ser informadas no formulário eletrônico de prestação de contas, além de garantir os registros do controle de horas de forma correta, os quais, armazenados no dossiê do incentivo, garantirão a segurança da rastreabilidade dos dispêndios em caso de fiscalização pela Receita.

Por último, é importante mencionar também que há outro requisito necessário para que a empresa atenda em relação aos trabalhadores que dedicam tempo parcial aos projetos de inovação. A Receita exige que haja um registro no contrato de trabalho explicitando que eles exercem “atividades de pesquisa tecnológica e desenvolvimento de inovação tecnológica” – para saber mais, leia a instrução normativa nº 1187-2011.

Apesar de tanto esforço, a utilização da Lei do Bem vale a pena?

Em linhas gerais, a resposta é sim. Apesar de exigir uma etapa inicial de ajustes na criação e implementação de uma ferramenta e processos adequados de controle de horas, além das atividades de identificação dos projetos de inovação e dispêndios a eles associados, a utilização da Lei do Bem traz grandes benefícios às empresas.

A significativa economia em termos de redução de carga tributária leva a empresa a intensificar seus esforços em P&D, o que pode significar um salto de competitividade e aumento considerável de receita. Além disso, a criação destes controles aumenta a eficiência da gestão e também a visibilidade gerencial dos custos e horas trabalhadas nos projetos, trazendo ganhos de produtividade. Esses dois fatores tendem a compensar em muito o trabalho de aplicação do incentivo.

Em nossa experiência, temos casos de clientes que vêm utilizando a Lei do Bem por anos a fio, alcançando uma economia fiscal de milhões de reais.

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