Kaizen: saiba como o método pode melhorar a produtividade da sua empresa

Kaizen: saiba como o método pode melhorar a produtividade da sua empresa

A filosofia kaizen é uma metodologia ágil que promove o aumento da produtividade e a redução dos custos a partir de melhorias que visam o aperfeiçoamento contínuo de processos com pequenas mudanças. Justamente as modificações menores são o que tornam o método tão atrativo, pois os times conseguem tomar decisões de forma ágil sem prejudicar o fluxo de trabalho. Além disso, as pequenas mudanças reunidas geram transformações significantes para o seu negócio. Se você ficou interessado nesse método, veja como aplicar na sua empresa:

 

O que é kaizen e como surgiu?

Kaizen é uma palavra de origem japonesa que significa “melhoria”, em português. Esse termo representa exatamente o que desejava o seu criador, o consultor Masaaki Imai: aperfeiçoar continuamente as práticas de trabalho dos japoneses após a Segunda Guerra Mundial em 1945. A técnica foi aplicada, inicialmente, nas indústrias do país, motor do crescimento econômico do Japão na época, mas que sofria duras desestabilizações com a perda da guerra e a invasão norte-americana. 

A partir da experiência bem-sucedida nas empresas do país, sendo o case mais conhecido  da Toyota – que vamos falar mais à frente – Imai documentou a procedimento em uma série de livros sobre como aplicar de forma assertiva a metodologia. Além disso, Imai criou o Kaizen Institute, que presta consultoria sobre o método para organizações do mundo inteiro.

Esse artigo da Mckinsey mostra que as empresas japonesas foram, por décadas, exemplos de melhorias contínuas devido à organização e disciplina que a kaizen introduziu na mentalidade de gestores e equipes. O artigo, no entanto, pondera que a metodologia pode trazer rigidez em relação à gestão e orientações externas. Portanto, a dica é unir a organização à técnica sem deixar de lado feedbacks dos clientes e a cocriação.

Como aplicar o kaizen na sua equipe?

Como vimos acima, a kaizen faz parte da mentalidade de gestão das empresas, justamente porque ela é uma filosofia. Logo, não se trata de um projeto a ser concluído, mas sim uma forma de refletir sobre a resolução de problemas e aplicar melhorias de maneira contínua. Por isso, o método é a opção ideal se você quer tornar os processos da sua empresa mais produtivos a médio e longo prazo. 

Os processos nos quais  recomendado usar a kaizen são aqueles diretamente ligados à rentabilidade da empresa, justamente os que as instituições nunca devem perder de vista, como:

  • Melhorias em produtos, serviços e práticas internas;
  • Redução de despesas e recursos;
  • Redução do tempo de entrega;
  • Melhoria do fluxo de trabalho;
  • Melhoria das condições de trabalho e redução dos danos ao meio ambiente.
 

Se você quer aperfeiçoar algum desses processos na sua empresa, adote a metodologia seguindo essas etapas de forma cronológicas:

Preparação

O primeiro passo para adotar o método é definir o responsável pela implementação, igual os “donos do projeto” que as metodologias ágeis indicam na hora de levar uma ideia à frente. 

A etapa de preparação consiste em:

  • Identificação de oportunidades de melhoria;
  • Definição da equipe;
  • Estabelecimento de metas e objetivo;
  • Elaboração de plano de ação para a execução das atividades;
  • Análise do processo;
  • Desenvolvimento de uma solução ideal.
 

Evento

Aqui o objetivo é que os colaboradores delegados para o aperfeiçoamento dos processos realizem as implementações necessárias para que a empresa possa alcançar os resultados definidos. Essa fase conta com:

  • Execução das atividades;
  • Teste das melhorias;
  • Discussão sobre o status e o andamento do projeto;
  • Monitoramento constante dos resultados.
 

Follow-up

Após a implementação das mudanças na fase de “evento”, é necessário um acompanhamento dos resultados. O follow-up garante a manutenção das modificações, gerando ajustes no que for necessário. Essa fase é a que garante a melhoria contínua, porque segue os seguintes pontos:

  • Apresentação e estudo dos resultados;
  • Padronização da solução;
  • Planejamento do futuro para o início de uma nova melhoria.
 

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O que é kaizen para Amazon e Toyota: cases práticos

Por mais que tenha sido desenvolvida no Japão, a metodologia rompeu barreiras e é aplicada com assertividade em empresas do mundo todo. Jeff Bezos, CEO e fundador da Amazon, levou a metodologia para aperfeiçoar as entregas da empresa nos Estados Unidos. 

Com a meta de padronizar o trabalho a partir da kaizen, os executivos analisaram o que estava descrito como atividade dos colaboradores e o que de fato eles faziam, retirando as lacunas entre o escrito e o feito. Além disso, uma série de pequenos problemas que alongavam um tempo de armazenamento de um produto foram mapeados e eliminados. 

Em um artigo, publicado pela McKinsey, Bezos explica que as equipes de kaizen são formadas por trabalhadores da linha de frente, engenheiros e executivos, que juntos promovem novas formas para melhorar os processos. Para ele: “A equipe kaizen deve ser avaliada pelos resultados que serão significativos para a empresa a longo prazo. Você tem que pedir às pessoas que usem seus cérebros e sua imaginação para resolver problemas”.

Já um dos cases mais famosos é a Toyota. A empresa de origem japonesa foi uma das responsáveis por impulsionar a técnica ao gerar resultados promissores com o Sistema Toyota de Produção (STP), que estabelece dois conceitos para melhorias contínuas: “jidoka” (que pode ser traduzido livremente como “automação com um toque humano”) e o “Just-in-Time”, em que cada processo produz apenas o que é necessário para o próximo processo em um fluxo contínuo.

A instituição tem uma filosofia interna que consiste na “eliminação completa de todos os desperdícios em busca dos métodos mais eficientes”. Para isso, os engenheiros responsáveis por novos produtos revisam continuamente seus processos a partir da kaizen para torná-los cada vez mais simples. Para a Toyota, as máquinas não são capazes de evoluírem sozinhas, por isso o olhar humano é valorizado na empresa.  

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Benefícios do kaizen para a produtividade da sua empresa

O foco da kaizen é o aumento da produtividade que ela gera e esse benefício está diretamente ligado a outras vantagens importantes para o sua empresa. Por exemplo, a kaizen busca maneiras de reduzir gastos sem diminuir a qualidade do serviço ou produto. Esse é um dos motivos pelo qual ela é indicada para questões de meio ambiente, pois todo recurso deve ser preservado ao máximo, de acordo com a filosofia.

Além disso, o método promove processos mais seguros, uma vez que eventuais problemas são identificados antecipadamente pelas equipes e eliminados de forma mais eficiente. Por isso, a Toyota utiliza a kaizen, pois antes de produzir mais, é preciso garantir a segurança.

A partir dessas vantagens, a kaizen possibilita um aumento da satisfação do cliente, afinal a metodologia torna a sua empresa mais eficiente em todos os âmbitos, impactando diretamente a percepção do consumidor em relação ao trabalho entregue. Por isso, a Amazon adotou a kaizen para aperfeiçoar seus processos.

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kaizen

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