O que é kanban e como ele pode ajudar na organização da rotina de trabalho

Sabe aqueles grandes painéis repletos de post-its de todas as cores? Sim, o famoso sistema que ainda é o método de organização favorito de muitos de nós. Esses boards com blocos de notas coláveis podem parecer arcaicos ou ultrapassados, mas ainda são muito utilizados na organização pessoal e até em grandes projetos. Isso acontece porque existe uma importante metodologia por trás de tudo isso. Saiba agora o que é kanban.

O que é kanban? De onde vem?

Como você já deve ter notado, o nome é de origem oriental. Mais especificamente japonesa, pois foi na Terra do Sol Nascente que a prática teve origem. Aconteceu nos anos 60, na fábrica da montadora Toyota – que passava por um momento crítico. Em meio à falta de recursos e diante da necessidade de se modernizar para acompanhar as mudanças do mercado, a empresa precisava mudar sua metodologia de gestão e procurar por uma gestão por resultados.

Era preciso agir rápido e urgentemente para criar um novo sistema de manufatura. Assim, inspirados pelo livro Today and Tomorrow, de Henry Ford, os gestores da Toyota desenvolveram duas metodologias. Uma foi o JIT (Just In time), um sistema de administração da produção que determina que tudo deve ser produzido, transportado ou comprado na hora exata.

O outro foi justamente o kanban, que nasceu inspirado no sistema de organização e funcionamento dos supermercados americanos, ao recolocar mercadorias nas prateleiras a partir do momento em que elas eram vendidas.

O termo significa “tabuleiro”, e o sistema propõe a utilização de cartões (os famosos post-its ou até hoje em dia cards em uma visualização online) em um quadro para indicar e acompanhar, de maneira visual, prática e utilizando poucos recursos, o andamento dos fluxos de produção nas empresas.

Conheça o RR-Board®: uma versão inovadora do kanban tradicional no Runrun.it. Com ele, você tem um panorama dinâmico de acordo com os projetos, o volume de tarefas, as estimativas de entrega e a lista de prioridades das pessoas.

 

Um exemplo sempre ajuda

Claro. Imagine que você instale, na sua empresa, um grande quadro dividido ao meio. Em um lado, ficam as tarefas que precisam ser executadas o que pode ser chamado de “Backlog”. E, no o outro, as etapas de execução (“em andamento” e “entregue”). Os nomes é você que escolhe de acordo com seus processos internos.

Aqui falamos sobre o uso do backlog em dois textos. Confira:

• O Backlog chegou ao Runrun.it! O que é e como usar
  
• Backlog: a lista que ajuda a refinar o desenvolvimento dos produtos

 

De acordo com o kanban, conforme as tarefas são desempenhadas, o cartão ou o post-it é colocado no campo correspondente ao status da tarefa. Simples, não é? Você provavelmente já pratica o kanban sem saber.

Funciona de verdade?

Na Toyota em dificuldade, a visualidade do kanban facilitou muito o trabalho das equipes de produção e montagem. Porque o sistema melhorou a comunicação entre os colaboradores, bem como o entendimento de quais peças precisavam ser repostas e quando. A padronização também foi auxiliada pelo sistema, assim como a redução de desperdícios.

“Mas isso foi nos anos 60”, você pode dizer. De fato, eram outros tempos. Hoje, temos uma infinidade de ferramentas muito mais modernas, até mesmo as adaptações do kanban para as plataformas online. Há também quem faça esse tipo de gestão por e-mail. Mas, responda rápido: assumindo que sua caixa de e-mails esteja lotada, quanto tempo você perde localizando informações de atualizações de status sobre o andamento de projetos?

Certamente é mais fácil e prático substituir a enorme quantidade de e-mails, planilhas e listas de pendências por um quadro, em que apenas a mudança da coluna ou de cor do card aponte o status da tarefa para toda a equipe.

>> Leitura recomendada: Gestão de projetos no Runrun.it com Scrum

Tem a ver com gestão à vista, então?

Exatamente, ainda que de forma simplificada. Porque, uma vez que a gestão à vista é um modelo que possibilita que os principais itens de controle estejam ao alcance de toda a equipe, o kanban propicia exatamente isso.

Tem a ver, também, com gestão de processos e com a metodologia ágil, que tem como um de seus princípios “processos ágeis promovem um ambiente sustentável” e entregas contínuas. Além disso, o kanban logo se tornou aderente às metodologias ágeis, como XP (eXtreme Programming) e o Scrum.

Assim, é fundamental que todo o time esteja completamente inteirado sobre os andamentos dos projetos. E o kanban pode ser uma ótima forma de se obter isso visualmente. Para saber mais, leia este artigo do blog sobre a metodologia ágil.

>> Leitura recomendada: Como o marketing ágil pode melhorar seus resultados

Por que o kanban funciona?

Porque, quando seu time acompanha os processos visualmente, fica mais fácil organizar e limitar a quantidade de tarefas – e, com isso, priorizar atividades. Outra grande vantagem é que o sistema torna mais fácil a circulação de informações, contribuindo assim para um ambiente mais colaborativo na sua empresa.

Ao adotar o kanban, você vai constatar que ficará fácil detectar problemas escondidos, atrasos e falhas. Ou seja, trata-se de uma ferramenta que também ajuda a encontrar soluções mais eficientes para melhorar seus processos.

>>Leitura recomendada: Guia para descomplicar a Gestão de Projetos

Colocando o kanban em prática

Agora que você já sabe o que é kanban, a primeira medida para a aplicação é conseguir o engajamento do time. Aliás, aqui no blog temos conteúdos que podem ser muito úteis nesse sentido: este texto, sobre avaliação 360 graus e este, com um teste para você mensurar o engajamento do seu time. O engajamento é importante, porque, no kanban, cada colaborador é responsável por manter o painel sempre atualizado.

Outra questão importante é a localização do painel: deve estar em um lugar de fácil acesso, em que todos possam vê-lo. Afinal, a ideia é, justamente, que ele seja interativo e que todos possam se informar a partir dali.

Mas, e se seu kanban fosse digitalizado? E se, como na vida real, seus colaboradores estivessem envolvidos em outros projetos e você pudesse ter o controle disso – sendo que cada movimentação de card também afetasse a lista de tarefa da pessoa e, por consequência, o prazo de entrega? Só o Runrun.it tem essa opção, com o recurso RR-Board®. Saiba como funciona neste post.

O pensamento do kanban na era digital

Existem ferramentas online que incorporam os preceitos ágeis do kanban para auxiliar sua gestão. O próprio Runrun.it é uma delas, uma vez que permite que você acompanhe, em tempo real, o andamento de todas as demandas e projetos realizados.

No final, todos ficam engajados nos mesmos objetivos, sem desperdiçar tempo e recursos. E o que é melhor: focados na rota que você traçar para o crescimento da empresa. Por isso, conte com um timesheet automático e um Dashboard customizável com métricas de desempenho, alocação do tempo e que permite o monitoramento das tarefas em tempo real. Faça o teste grátis agora: http://runrun.it