Kanban: saiba como gerenciar suas tarefas com este método

Ideal para fazer o controle de tarefas, visualizar a produtividade e identificar gargalos no fluxo de trabalho, o kanban é um framework da gestão ágil que pode ser adotado por qualquer tipo de equipe, principalmente por ser intuitivo, visual e adaptável a diferentes projetos. 

Sem tempo para ler? Escute o artigo clicando no player:

Mas de fato, o que é o sistema kanban? Trata-se de um método organizacional que visa, de maneira prática, acompanhar o andamento dos fluxos de produção e aumentar a produtividade nas empresas. 

Neste texto, você vai entender melhor o funcionamento do kanban e descobrir como ele pode aprimorar a sua gestão de trabalho. 

• O que é kanban?
• O kanban na metodologia ágil
• Os tipos de kanban
• 7 benefícios do sistema Kanban
• A metodologia kanban na era digital

 

O que é kanban e como ele surgiu

A metodologia kanban foi criada pela empresa automobilística japonesa Toyota, na década de 1960, e faz parte do método JIT (Just in Time), um sistema de administração da produção que possibilita fazer somente o imprescindível para concluir a etapa de um processo de fluxo de trabalho contínuo. Em outras palavras: fazer apenas o que é necessário, quando necessário e na quantidade necessária.

Em meio à falta de recursos e diante da necessidade de se modernizar para acompanhar as mudanças do mercado, a Toyota precisava remodelar sua administração e buscar por uma gestão por resultados.

Logo, foi preciso agir rápido para criar um novo sistema de manufatura. Assim, inspirados pelo livro “Today and Tomorrow”, do norte-americano Henry Ford, os gestores da Toyota desenvolveram o kanban. 

Para a empresa, a visibilidade do kanban facilitou muito o trabalho das equipes de produção e montagem. Isso porque o sistema melhorou a comunicação entre os funcionários, a padronização das atividades, a definição de prazos e a redução de desperdícios.

O kanban na prática

A metodologia kanban propõe a utilização de cartões ou post-its em um quadro para indicar e acompanhar o andamento dos fluxos de produção nas empresas. 

Em sua estrutura, o kanban é habitualmente composto por três elementos principais:

• Cartões: nos cards são descritas as tarefas ou ações previstas para a realização de projetos e campanhas. Dentro deles, é possível alocar responsáveis, definir prazos, marcar prioridades, estabelecer sequências de atividades, entre outros pontos. 
• <>Colunas: são as representações visuais das etapas dos fluxos de trabalho. No kanban elas se dividem em “Backlog”, onde ficam as demandas que precisam ser executadas, mas ainda não iniciaram; “Em execução”, representando os jobs em andamento e ”Entregues” comporta as tarefas já finalizadas. 
• <>Quadro: também chamado de kanban board é uma espécie de tabuleiro no qual os cards percorrem todos os status referentes à produção da atividade, facilitando o acompanhamento dos envolvidos sobre o progresso das ações. 

 

Vale ressaltar, que apesar de possuírem nomenclaturas pré-definidas, as colunas do kanban podem ser nomeadas de acordo com o projeto em execução. Assim, cada departamento pode adequar seu fluxo conforme a característica de suas atividades.

>> Leitura recomendada: Como o kanban pode ser usado por uma equipe de marketing

O kanban na metodologia ágil

Nascida na indústria de softwares, a metodologia ágil é um modelo de gestão que propõe uma alternativa aos modelos mais tradicionais de administração, inserindo pontos primordiais no que diz respeito ao desenvolvimento de produtos, trazendo agilidade nas mudanças, interação com os clientes e funcionalidade nas entregas realizadas. 

Entre os frameworks mais utilizados pelos adeptos da gestão ágil está o kanban, justamente por proporcionar que os principais itens de controle estejam ao alcance da equipe, estimulando a prática da gestão à vista. 

Por promover um ambiente saudável com entregas contínuas, o kanban logo foi incorporado a outros modelos ágeis, como como XP (eXtreme Programming) e o Scrum.

Caso você tenha interesse em saber um pouco mais a respeito, no vídeo abaixo falamos sobre o que é a metodologia ágil e como aplicá-la no dia a dia da sua empresa:

>> Leitura recomendada: Como o marketing ágil pode melhorar seus resultados

Os tipos de kanban 

Um dos principais motivos de o Kanban ser um dos modelos preferidos para visualizar e controlar o workflow é justamente a sua flexibilidade a diferentes contextos. 

Até por isso, existem três tipos mais comuns da ferramenta. Vamos conhecê-los? 

Kanban de produção 

É o mais adotado pelas empresas, possuindo a estrutura tradicional de três partes: backlog, atividades em desenvolvimento e tarefas entregues. 

Seu formato torna simples qualquer movimentação realizada no quadro, fazendo que todos saibam o que está evoluindo conforme o cronograma e quais demandas estão paralisadas por conta de gargalos que interrompem o fluxo de trabalho. 

Para reforçar as características de cada atividade, os cartões presentes nessa versão de kanban podem ser personalizados com cores, para categorizar por tipo de tarefa e status. 

Kanban de movimentação 

Este modelo de kanban é visto principalmente nas indústrias, onde tem o intuito de controlar as entradas e saídas do estoque. 

O kanban de movimentação tem suas semelhanças com o de produção, já que também faz uso de cartões. No entanto, as informações preenchidas nos cards são referentes a detalhes dos produtos e pedidos realizados. 

Outra característica diferente são as etapas. Simbolizadas por cores distintas, elas mostram a disponibilidade dos itens no estoque, para que o controle produtivo permaneça em dia, como no modelo abaixo, aplicado pela fábrica de Toyota.

E-Kanban 

Por fim, temos a versão digital do Kanban, que é incorporada aos softwares de gestão, como o Runrun.it. 

A principal vantagem desse tipo de kanban é a praticidade e agilidade para executar os processos rotineiros, sobretudo por permitir o acesso em dispositivos virtuais, como desktops, tablets e smartphones. 

Assim, as equipes conseguem manter a comunicação remota sem perder nenhum detalhe do que acontece no fluxo de trabalho. 

7 benefícios do sistema Kanban

O kanban nada mais é do que uma maneira simples e visual de organizar de modo eficiente as tarefas e o fluxo de trabalho. Isso é possível a partir de alguns benefícios do sistema kanban, confira quais são: 

1. Visão geral das tarefas

Seja físico ou digital, o kanban é visual. Isso é especialmente útil em situações em que várias pessoas ou grupos coordenam e cooperam em um mesmo projeto ou processo, permitindo que eles planejem suas tarefas atuais e as seguintes. 

O kanban oferece uma visão do todo. Por isso, ao invés de fazer com que as pessoas trabalhem isoladamente, o sistema kanban permite que todos na empresa tenham uma melhor compreensão e apreciação do que outras pessoas e equipes estão fazendo. 

O líder de área, por sua vez, consegue enxergar quem está fazendo o que e quantas etapas faltam para um projeto ser finalizado, algo ainda mais benéfico no home office.

2. Facilidade de usar

O conceito por trás do kanban é fácil de entender, assim os colaboradores não perdem tempo tentando compreender o funcionamento do sistema, mas sim o adaptam para a sua realidade de trabalho com muito mais agilidade. Desta forma, a simplicidade permite que todos participem com facilidade e comprem a ideia.

3. Centralizando de informações

O kanban tem processos inclusivos que permitem que as pessoas tenham acesso a mais informações. 

No Runrun.it, com simples cliques é possível conhecer os projetos desenvolvidos por outros setores e coletar as informações relevantes por meio de cartões completos, uma vez que as informações sobre os responsáveis, prazos, prioridades, sequência de atividades e recursos disponíveis estão agregadas em um só lugar. 

4. Otimização do fluxo de trabalho

O kanban contribui para que haja menos desperdício nas operações, tornando tudo mais prático e conciso. Partes redundantes ou desnecessárias podem ser removidas, enquanto outras, simplificadas. 

Ou seja, o fluxo de trabalho é facilitado, sem comprometer a qualidade. Isso significa uma constante melhora na produtividade.

5. Comunicação integrada

Como o uso do kanban fornece uma visão do todo, isso incentiva uma melhor cooperação e comunicação entre pessoas e equipes internas.

Os profissionais poderão ajustar melhor seus cronogramas e prazos, porque sabem exatamente o que as outras pessoas estão fazendo. 

6. Tarefas claras e priorizadas

O kanban aprimora a capacidade de foco, pois com uma visão ampla dos processos e do fluxo de trabalho o gestor fica mais capacitado para decidir o que deve ser priorizado para atingir os objetivos e metas dentro do prazo estabelecido.

7. Melhora a distribuição de tarefas

Ao adotar o uso do kanban, os gestores conseguem perceber a movimentação de tarefas de maneira mais dinâmica e em complemento com outras ferramentas, como o gantt e os relatórios, mensurar a capacidade de cada usuário, sem fazer microgestão, ou seja, sem cobranças vigilantes ou arbitrárias. 

Assim, o gestor precisa apenas acessar o quadro para saber o que está acontecendo com a equipe, facilitando também o gerenciamento de tarefas.

>>Leitura recomendada: Guia para descomplicar a Gestão de Projetos

Utilize o kanban no Runrun.it para aumentar a produtividade

Existem ferramentas online que incorporam os preceitos ágeis do kanban para auxiliar sua gestão. O próprio Runrun.it é uma dessas plataformas, uma vez que permite que você realize a gestão de tarefas e acompanhe todos os projetos em tempo real. 

Funcional, o kanban online do Runrun.it faz com que sua equipe fique engajada em torno dos mesmos objetivos, sem desperdícios de tempo e recursos, possibilitando que todas as ações sejam focadas no crescimento da empresa. Para aproveitar todos os recursos do Runrun.it, crie sua conta e teste grátis: http://runrun.it