O que é kanban e como ele pode ajudar na organização do trabalho

O kanban é um método organizacional que visa aumentar a produtividade e otimizar a realização das tarefas e das entregas. O termo significa “tabuleiro”, e o sistema visa acompanhar, de maneira visual, prática e utilizando poucos recursos, o andamento dos fluxos de produção nas empresas. Saiba mais sobre o que é kanban e como ele pode auxiliar a gestão do trabalho:

• O que é kanban
• Kanban e gestão à vista
• 6 benefícios do sistema Kanban
• A metodologia kanban na era digital

 

O que é kanban

A metodologia kanban foi criado pela japonesa Toyota na década de 1960 e faz parte da metodologia JIT (Just in Time), um sistema de administração da produção que determina que deve ser feito somente o imprescindível para realização da etapa seguinte do processo, em um fluxo de trabalho contínuo. Em outras palavras: fazer apenas o que é necessário, quando necessário e na quantidade necessária.

Em meio à falta de recursos e diante da necessidade de se modernizar para acompanhar as mudanças do mercado, a empresa precisava mudar sua metodologia de gestão e procurar por uma gestão por resultados. Era preciso agir rápido e urgentemente para criar um novo sistema de manufatura. Assim, inspirados pelo livro Today and Tomorrow, de Henry Ford, os gestores da Toyota desenvolveram o kanban. 

Na Toyota em dificuldade, a visualidade do kanban facilitou muito o trabalho das equipes de produção e montagem. Porque o sistema melhorou a comunicação entre os colaboradores, bem como o entendimento de quais peças precisavam ser repostas e quando. A padronização também foi auxiliada pelo sistema, assim como a redução de desperdícios.

A metodologia kanban propõe a utilização de cartões ou post-its em um quadro para indicar e acompanhar, de maneira visual, prática e utilizando poucos recursos, o andamento dos fluxos de produção nas empresas. De um lado do quadro, ficam as tarefas que precisam ser executadas, o que pode ser chamado de “Backlog”. E, do outro, as etapas de execução: em andamento e entregue. Você pode alterar o nome dessas etapas de acordo com seus processos internos. Conforme as tarefas são desempenhadas, o cartão ou post-it é colocado no campo correspondente ao status da tarefa.

>> Leitura recomendada: Como o kanban pode ser usado por uma equipe de marketing

Kanban e gestão à vista

Gestão à vista  é um modelo que possibilita que os principais itens de controle estejam ao alcance de toda a equipe e o kanban propicia exatamente isso. Um dos objetivos da gestão à vista é que toda a equipe esteja completamente inteirada sobre os andamentos dos projetos. E o kanban é uma ótima forma de se obter isso visualmente.

A metodologia kanban também tem a ver também com gestão de processos e com a metodologia ágil, que tem como um de seus princípios “processos ágeis promovem um ambiente sustentável” e entregas contínuas. Além disso, o kanban logo se tornou aderente às metodologias ágeis, como XP (eXtreme Programming) e o Scrum.

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6 benefícios do sistema Kanban

O kanban nada mais é que uma maneira simples e visual de organizar as tarefas e o fluxo de trabalho, tornando tudo muito mais eficiente. Os benefícios do sistema kanban são: 1. visão do todo; 2. simplicidade; 3. acesso às informações; 4. facilita o fluxo de trabalho; 5. incentiva a comunicação; e 6. prioridade e metas claras. Vamos ver detalhadamente cada um deles a seguir. 

1. Visão do todo

Seja físico ou digital, o sistema kanban é visual. Isso é especialmente útil em situações em que várias pessoas ou grupos coordenam e cooperam em um mesmo projeto, permitindo que eles planejem suas tarefas atuais e as seguintes. 

O kanban oferece uma visão do todo, ou seja, uma perspectiva holística de um processo. Ao invés de fazer com que as pessoas trabalhem isoladamente, o sistema kanban permite que todos na empresa tenham uma melhor compreensão e apreciação do que outras pessoas e equipes estão fazendo. O gestor, por sua vez, consegue ter uma visão concreta de quem está fazendo o que e quantas etapas faltam para um projeto ser finalizado. 

O especialista em visualização de dados Noah Iliinsky resume perfeitamente em um artigo: “O cérebro humano é extremamente voltado para a análise visual. Ele capta uma enorme quantidade de dados através dos olhos. Quando esses dados chegam ao cérebro, são processados ​​rapidamente por uma espécie de ‘software’ sofisticado, especializado em reconhecimento de formas e correspondência de padrões.” 

Essa correspondência de padrões, segundo Iliinsky, torna a apresentação visual de informações tão benéfica, pois nos ajuda a identificar tendências, lacunas e discrepâncias. Em outras palavras, nos permite ver o verdadeiro significado dos dados.

2. Simplicidade

A idéia e o conceito por trás do kanban são fáceis de entender. É isso que o torna atraente para quase todas as áreas de uma empresa. A simplicidade permite que todos participem com facilidade e comprem a ideia.

3. Acesso à informação

O kanban tem processos inclusivos que permitem que as pessoas tenham acesso a mais informações. Ele dá a todos mais conhecimento corporativo, o que é particularmente útil para pessoas que têm pouco entendimento de um sistema complexo, como novos funcionários.

4. Facilita o fluxo de trabalho

O kanban contribui para que haja menos desperdício nas operações, tornando tudo mais prático e conciso. Partes redundantes ou desnecessárias de um processo podem ser removidas, enquanto outras podem ser simplificados. Ou seja, o fluxo de trabalho pode ser facilitado, sem comprometer a qualidade. Isso significa uma constante melhora na produtividade.

5. Incentivo à comunicação

Como o uso do kanban fornece uma visão do todo, isso incentiva uma melhor cooperação e comunicação entre pessoas e equipes. Os colaboradores poderão ajustar melhor seus cronogramas e prazos, porque sabem exatamente o que as outras pessoas estão fazendo. Por extensão, isso também serve como meio de controle e equilíbrio, no qual as ineficiências e gargalos ao longo do processo podem ser eliminados.

6. Prioridades e metas claras

O kanban aprimora a capacidade de foco pois, com uma visão ampla dos processos e do fluxo de trabalho, o gestor fica mais capacitado para decidir o que de deve ser priorizado para atingir os objetivos e metas estabelecidas.

>>Leitura recomendada: Guia para descomplicar a Gestão de Projetos

A metodologia kanban na era digital

Existem ferramentas online que incorporam os preceitos ágeis do kanban para auxiliar sua gestão. O próprio Runrun.it é uma delas, uma vez que permite que você tenha uma visão do todo, acompanhando, em tempo real, o andamento de todas as demandas e projetos realizados.

No final, todos ficam engajados nos mesmos objetivos, sem desperdiçar tempo e recursos. E o que é melhor: focados na rota que você traçar para o crescimento da empresa. Por isso, conte com um timesheet automático e um Dashboard customizável com métricas de desempenho, alocação do tempo e que permite o monitoramento das tarefas em tempo real. Faça o teste grátis agora: http://runrun.it