O que é kanban e como implantar essa metodologia ágil

Kanban é um framework ágil ideal para fazer o acompanhamento de tarefas e identificar gargalos no fluxo de trabalho  que pode ser adotado por qualquer tipo de equipe por ser intuitivo, visual e adaptável a diferentes projetos. 

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Neste texto, você vai entender como funciona a ferramenta kanban na prática e descobrir como ele pode aprimorar o seu workflow. 

 

O que é kanban e como ele surgiu?

A metodologia Kanban foi criada pela empresa automobilística japonesa Toyota, na década de 1960, e faz parte do método JIT (Just in Time), um sistema de administração da produção que possibilita fazer somente o imprescindível para concluir a etapa de um processo de fluxo de trabalho contínuo. Em outras palavras: fazer apenas o que é necessário, quando preciso e na quantidade ideal.

Em meio à falta de recursos e diante da necessidade de se modernizar para acompanhar as mudanças do mercado, a Toyota precisava remodelar sua administração e buscar por uma gestão por resultados.

Logo, a visibilidade do kanban facilitou muito o trabalho das equipes de produção e montagem. Isso porque o sistema melhorou a comunicação entre os funcionários, a padronização das atividades, a definição de prazos e a redução de desperdícios.

O kanban na prática

Para a utilização, a metodologia kanban propõe o uso de cartões ou post-its em um quadro para indicar e acompanhar o andamento dos fluxos de produção nas empresas. 

Em sua estrutura, o kanban é composto por três elementos principais:

  • Cartões: os também chamados cards contém as descrições das tarefas e/ou ações previstas, como responsáveis, prazos, prioridades, sequências de atividades, entre outros pontos. 
  • Colunas: são as representações visuais das etapas do fluxo de trabalho de cada área e projeto desde as tarefas ainda não iniciadas até as entregues. 
  • Quadro: o kanban board é uma espécie de tabuleiro no qual os cards percorrem todos os status referentes à produção da atividade, deixando todos os envolvidos na mesma página sobre o progresso das tarefas. 
 

>> Leitura recomendada: Como o kanban pode ser usado por uma equipe de marketing

Os tipos de kanban 

Um dos principais motivos do Kanban ser um dos modelos preferidos para visualizar o workflow é justamente a sua flexibilidade a diferentes contextos. Até por isso, existem três tipos mais comuns da ferramenta. Vamos conhecê-los? 

Kanban de produção 

É o mais adotado pelas empresas, possuindo a estrutura tradicional de três partes: backlog (lista de tarefas não iniciadas), atividades em desenvolvimento e as entregues. 

Seu formato torna simples qualquer movimentação realizada no quadro, fazendo que todos saibam o que está evoluindo conforme o cronograma do projeto e quais demandas estão encavaladas por conta de gargalos que interromperam o fluxo de trabalho. 

Kanban de movimentação 

Este modelo de kanban é visto principalmente nas indústrias, onde tem o intuito de controlar as entradas e saídas do estoque. 

O kanban de movimentação tem suas semelhanças com o de produção, já que também faz uso de cartões. No entanto, as informações preenchidas nos cards são referentes exclusivamente a detalhes dos produtos e pedidos realizados. 

Outra característica diferente são as etapas. Simbolizadas por cores distintas, elas mostram a disponibilidade dos itens no estoque, para que o controle produtivo permaneça em dia, como no modelo abaixo, aplicado pela fábrica de Toyota.

Exemplo de um kanban de movimentação utilizado por indústrias para controle de estoque
Kanban de movimentação | Runrun.it

E-Kanban ou Kanban Online

Por fim, temos a versão Kanban online, que é incorporada por  gerenciadores de trabalho que se preocupam em deixar equipes na mesma página como o Runrun.it

A principal vantagem do quadro kanban online é a praticidade e agilidade para executar os processos de qualquer lugar com a garantia que os demais envolvidos nas tarefas e projetos estão sendo atualizados em tempo real sobre as movimentações.

Por isso, o Runrun.it é tudo que você precisa para manter a comunicação e produtividade na sua equipe.

7 benefícios do sistema Kanban

O painel kanban nada mais é do que uma maneira simples e visual de organizar de modo eficiente as tarefas e o fluxo de trabalho. Isso é possível a partir de alguns benefícios do kanban, confira quais são: 

1. Visão geral das tarefas

Seja físico ou digital, o kanban é visual. Isso é especialmente útil em situações em que várias pessoas ou equipes participam do gerenciamento de um mesmo projeto ou processo, permitindo que eles planejem suas tarefas atuais e as seguintes de forma coordenada. 

Por isso, ao invés de fazer com que as pessoas trabalhem isoladamente, o sistema kanban permite que todos na empresa tenham uma melhor compreensão e apreciação do que outras pessoas e equipes estão fazendo. 

O líder de área, por sua vez, consegue enxergar quem está fazendo o que e quantas etapas faltam para um projeto ser finalizado.

2. Facilidade de usar

O kanban na prática é fácil de entender, assim os colaboradores não perdem tempo tentando compreender o funcionamento do sistema, mas sim o adaptam para a sua realidade de trabalho com muito mais agilidade. 

Desta forma, a simplicidade permite que todos participem com facilidade e comprem a ideia.

3. Centralizando de informações

O software kanban tem processos inclusivos que permitem que as pessoas tenham acesso a mais informações. 

No Runrun.it, com simples cliques é possível conhecer os projetos desenvolvidos por outros setores e acessar as informações permitidas por meio de cartões completos, uma vez que os dados sobre os responsáveis, prazos, prioridades, sequência de atividades e recursos disponíveis estão preservados em um só lugar. 

4. Otimização do fluxo de trabalho

O kanban contribui para que haja menos desperdício nas operações, tornando tudo mais prático e conciso. Partes redundantes ou desnecessárias podem ser removidas, enquanto outras, simplificadas. 

Ou seja, o fluxo de trabalho é facilitado, sem comprometer a qualidade. Isso significa uma constante melhora na produtividade.

5. Comunicação integrada

Como o uso do kanban fornece uma visão do todo, isso incentiva uma melhor cooperação e comunicação entre pessoas e equipes internas ou externas.

Os profissionais poderão ajustar melhor seus cronogramas e prazos, porque sabem exatamente o que as outras pessoas estão fazendo. 

6. Tarefas claras e priorizadas

O cronograma kanban aprimora o foco, pois com uma visão ampla dos processos e do fluxo de trabalho o gestor fica mais capacitado para decidir o que deve ser priorizado para atingir os objetivos e metas dentro do prazo estabelecido.

7. Melhora a distribuição de tarefas

Ao adotar o uso de um programa kanban, os gestores conseguem perceber a movimentação de tarefas de maneira mais dinâmica, e em complemento com outras funcionalidades de gestão do tempo do Runrun.it, acompanhar o trabalho sem fazer microgestão, ou seja, sem cobranças vigilantes ou arbitrárias. 

Assim, o gestor precisa apenas acessar o quadro para saber o que está acontecendo com a equipe, facilitando também o gerenciamento de tarefas.

>>Leitura recomendada: Guia para descomplicar a Gestão de Projetos

kanban online

Modelos de kanban do Runrun.it para potencializar seu workflow

No Runrun.it, você não apenas acessa o sistema kanban como escolhe os modelos de quadro testados e aprovados por nossos clientes para organizar áreas e projetos. 

Mesmo selecionando um template pronto, você pode personalizá-lo da maneira como quiser para que tenha o fit ideal da maneira como a sua equipe trabalha.

Escolha os modelos de kanban do Runrun.it para:

  • Campanha de marketing
  • E-mail marketing
  • Pipeline de vendas
  • Design de produto
  • Design Sprint
  • Desenvolvimento de software
  • Sprint retrospectiva
  • Recrutamento
  • Onboarding de novos funcionários
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