O que é kanban e como ele pode ajudar na organização do trabalho

Se é sua necessidade é fazer o controle de tarefas de uma equipe para entender prazos, produtividade ou identificar gargalos no fluxo de trabalho que essa tarefa percorre, você pode adotar o kanban, que é um framework da gestão ágil que funciona para diversos tipos de equipe, já que ele é muito visual e facilmente adaptável à sua realidade.  

Mas o que é kanban? É um método organizacional que visa aumentar a produtividade e otimizar a gestão do trabalho. O termo significa “tabuleiro”, e o sistema visa acompanhar, de maneira visual, prática e utilizando poucos recursos, o andamento dos fluxos de produção nas empresas. Saiba mais sobre o que é kanban e como ele pode auxiliar a gestão do trabalho:

• O que é kanban
• Kanban e gestão à vista
• 7 benefícios do sistema Kanban
• FAQ sobre Kanban
• A metodologia kanban na era digital

 

O que é kanban

A metodologia kanban foi criado pela japonesa Toyota na década de 1960 e faz parte da metodologia JIT (Just in Time), um sistema de administração da produção que determina que deve ser feito somente o imprescindível para realização da etapa seguinte do processo, em um fluxo de trabalho contínuo. Em outras palavras: fazer apenas o que é necessário, quando necessário e na quantidade necessária.

Em meio à falta de recursos e diante da necessidade de se modernizar para acompanhar as mudanças do mercado, a empresa precisava mudar sua metodologia de gestão e procurar por uma gestão por resultados. Era preciso agir rápido e urgentemente para criar um novo sistema de manufatura. Assim, inspirados pelo livro Today and Tomorrow, de Henry Ford, os gestores da Toyota desenvolveram o kanban. 

Na Toyota em dificuldade, a visualidade do kanban facilitou muito o trabalho das equipes de produção e montagem. Porque o sistema melhorou a comunicação entre os colaboradores, bem como o entendimento de quais peças precisavam ser repostas e quando. A padronização também foi auxiliada pelo sistema, assim como a redução de desperdícios.

A metodologia kanban propõe a utilização de cartões ou post-its em um quadro para indicar e acompanhar, de maneira visual, prática e utilizando poucos recursos, o andamento dos fluxos de produção nas empresas. De um lado do quadro, ficam as tarefas que precisam ser executadas, o que pode ser chamado de “Backlog”. E, do outro, as etapas de execução: em andamento e entregue. Você pode alterar o nome dessas etapas de acordo com seus processos internos. Conforme as tarefas são desempenhadas, o cartão ou post-it é colocado no campo correspondente ao status da tarefa.

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Kanban e gestão à vista

Gestão à vista  é um modelo que possibilita que os principais itens de controle estejam ao alcance de toda a equipe e o kanban propicia exatamente isso. Um dos objetivos da gestão à vista é que toda a equipe esteja completamente inteirada sobre os andamentos dos projetos. E o kanban é uma ótima forma de se obter isso visualmente.

A metodologia kanban também tem a ver também com gestão de processos e com a metodologia ágil, que tem como um de seus princípios “processos ágeis promovem um ambiente sustentável” e entregas contínuas. Além disso, o kanban logo se tornou aderente às metodologias ágeis, como XP (eXtreme Programming) e o Scrum.

Caso você tenha interesse em saber um pouco mais a respeito, nesse vídeo aqui falamos sobre o que é a metodologia ágil e como aplicá-la no dia a dia da sua empresa:

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7 benefícios do sistema Kanban

O kanban nada mais é que uma maneira simples e visual de organizar as tarefas e o fluxo de trabalho, tornando tudo muito mais eficiente. Os benefícios do sistema kanban são: 1. visão do todo; 2. simplicidade; 3. acesso às informações; 4. facilita o fluxo de trabalho; 5. incentiva a comunicação; e 6. prioridade e metas claras e 7. menos microgestão. Vamos ver detalhadamente cada um deles a seguir. 

1. Visão do todo

Seja físico ou digital, o kanban é visual. Isso é especialmente útil em situações em que várias pessoas ou grupos coordenam e cooperam em um mesmo projeto, ou processo, permitindo que eles planejem suas tarefas atuais e as seguintes. 

O kanban oferece uma visão do todo, ou seja, uma perspectiva holística de um processo. Ao invés de fazer com que as pessoas trabalhem isoladamente, o sistema kanban permite que todos na empresa tenham uma melhor compreensão e apreciação do que outras pessoas e equipes estão fazendo. O líder de área, por sua vez, consegue ter uma visão concreta de quem está fazendo o que e quantas etapas faltam para um projeto ser finalizado. 

O especialista em visualização de dados Noah Iliinsky resume perfeitamente em um artigo: “O cérebro humano é extremamente voltado para a análise visual. Ele capta uma enorme quantidade de dados através dos olhos. Quando esses dados chegam ao cérebro, são processados ​​rapidamente por uma espécie de ‘software’ sofisticado, especializado em reconhecimento de formas e correspondência de padrões.” 

Essa correspondência de padrões, segundo Iliinsky, torna a apresentação visual de informações tão benéfica, pois nos ajuda a identificar tendências, lacunas e discrepâncias. Em outras palavras, nos permite ver o verdadeiro significado dos dados.

2. Simplicidade

A idéia e o conceito por trás do kanban são fáceis de entender. É isso que o torna atraente para quase todas as áreas de uma empresa. A simplicidade permite que todos participem com facilidade e comprem a ideia.

3. Acesso à informação

O kanban tem processos inclusivos que permitem que as pessoas tenham acesso a mais informações. Ele dá a todos mais conhecimento corporativo, o que é particularmente útil para pessoas que têm pouco entendimento de um sistema complexo, como novos funcionários. No fim da cadeia, ele empodera as pessoas e incentiva a autonomia.

4. Facilita o fluxo de trabalho

O kanban contribui para que haja menos desperdício nas operações, tornando tudo mais prático e conciso. Partes redundantes ou desnecessárias de um processo podem ser removidas, enquanto outras podem ser simplificados. Ou seja, o fluxo de trabalho pode ser facilitado, sem comprometer a qualidade. Isso significa uma constante melhora na produtividade.

5. Incentivo à comunicação

Como o uso do kanban fornece uma visão do todo, isso incentiva uma melhor cooperação e comunicação entre pessoas e equipes. Os colaboradores poderão ajustar melhor seus cronogramas e prazos, porque sabem exatamente o que as outras pessoas estão fazendo. Por extensão, isso também serve como meio de controle e equilíbrio, no qual as ineficiências e gargalos ao longo do processo podem ser eliminados.

6. Prioridades e metas claras

O kanban aprimora a capacidade de foco pois, com uma visão ampla dos processos e do fluxo de trabalho, o gestor fica mais capacitado para decidir o que de deve ser priorizado para atingir os objetivos e metas estabelecidas.

7. Menos microgestão 

Quando dizemos que um gestor está fazendo microgestão significa que ele está centralizando tarefas sem delegar, fazendo cobranças arbitrárias, supervisionando de forma insistente e, até mesmo, bisbilhotando a vida dos colaboradores. Ao adotar o uso da metodologia kanban e também da gestão a vista, a tendência é que esse comportamento diminua de forma considerável, já que os entraves e o andamento das entregas fica visível para todos. Assim, o gestor precisa apenas acessar o quadro para saber o que está acontecendo com a equipe, facilitando também o gerenciamento de tarefas.

>>Leitura recomendada: Guia para descomplicar a Gestão de Projetos

FAQ sobre Kanban: 

A metodologia kanban na era digital

Existem ferramentas online que incorporam os preceitos ágeis do kanban para auxiliar sua gestão. O próprio Runrun.it é uma delas, uma vez que permite que você tenha uma visão do todo, acompanhando, em tempo real, o andamento de todas as demandas e projetos realizados.

No final, todos ficam engajados nos mesmos objetivos, sem desperdiçar tempo e recursos. E o que é melhor: focados na rota que você traçar para o crescimento da empresa. Por isso, conte com o Quadros, o kanban que traz a visão do todo, um timesheet automático e um Dashboard customizável com métricas de desempenho, alocação do tempo e que permite o monitoramento das tarefas em tempo real. Crie sua conta grátis: http://runrun.it